FAQ voor gemeenten in verband met coronavirus (COVID-19)

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen van gemeenten aan RvIG in verband met de diverse coronamaatregelen.
Laatst gewijzigd: uitbreiding van het antwoord op vraag 18, over rijbewijzen.

Mis je een vraag? Stuur deze een e-mail naar info@rvig.nl.

Algemeen

1. Heeft RvIG een noodplan voor gemeenten?

Nee, iedere gemeente moet afhankelijk van berichtgeving zelf maatregelen treffen. Het bestaande uitwijkplan bij calamiteiten biedt in deze situatie helaas geen soelaas, anders dan het organiseren van een fysieke uitwijk.

2. Wie is verantwoordelijk voor eventuele maatregelen binnen de gemeente?

De burgemeester is verantwoordelijk voor de reisdocumenten procedures. B&W is verantwoordelijk voor de BRP-procedures.

3. Moeten de gemeentebalies open blijven?

De BRP en de uitgifte reisdocumenten vallen onder de vitale infrastructuur. Dit betekent dat het in gevallen waarin dat noodzakelijk is een inschrijving/wijziging in de BRP gedaan moet kunnen worden en dat personen een paspoort of ID-kaart moeten kunnen aanvragen. Uitgevende instanties moeten dus in principe open blijven. Aanpassingen ter voorkoming van verspreiding van het virus zijn uiteraard gewenst. Zo is het goed alleen nog op afspraak te werken
en te letten op het maximaal aantal personen aan de balie.
Het is aan te raden op de website duidelijk aan te geven wanneer en voor welke handelingen de gemeentebalie precies open is en hoe een afspraak gemaakt kan worden.


4. Hoe kan de gemeente de dienstverlening blijven verstrekken, zonder kans op besmetting van medewerkers en burgers?

Om baliemedewerkers te beschermen tegen besmetting is het mogelijk de balies te voorzien van een plexiglazen  scherm. Ook is het een optie om gebruik te maken van handschoenen als er documenten ingenomen of uitgereikt moeten worden. Vermoedelijk is de baliebezetting tot een
minimum beperkt, hierdoor ontstaat de ruimte om een balie onbezet te laten en extra afstand te creëren. Meer informatie over hoe gemeenten hiermee omgaan is te  vinden op de website van de NVVB.


5. Hoe kunnen we als gemeente overgaan tot alternatieve dienstverlening in plaats van loketbezoek?

Schakel zoveel als mogelijk over naar digitale of telefonische dienstverlening. Denk aan het doorgeven van verhuizingen en het opvragen van uittreksel. De meest recente informatie over deze specifieke processen is te vinden op de website van de NVVB.


6. Wat kan ik tegen een burger zeggen als deze zich zorgen maakt dat ze, indien nodig, niet opgenomen kunnen worden in het ziekenhuis, omdat het ID-bewijs is verlopen?

Om voor medische zorg in aanmerking te komen, moet de burger de eerste keer dat hij zich meldt bij een zorgverlener een geldig identiteitsbewijs laten zien aan de zorgverlener. Bijvoorbeeld in het ziekenhuis of bij de tandarts. De legitimatieplicht in de zorg geldt voor iedereen, dus ook voor minderjarigen jonger dan 14 jaar. Nu het i.v.m. Corona niet mogelijk is of niet voor iedereen mogelijk is om op korte termijn een geldig ID te regelen, hanteert het ministerie van VWS een praktische benadering:

  • Heeft u geen geldige ID meer, neem dan uw verlopen document mee. Op basis daarvan wordt uw aanvraag in behandeling genomen.
  • Hierbij geldt wel de afspraak tussen zorginstelling/zorgverlener en betrokkene dat betrokkene zo snel als dat weer kan alsnog zorgt voor een geldig legitimatiebewijs en dat dan alsnog laat zien aan de zorgverlener. Achteraf wordt betrokkene dan dus alsnog op de juiste wijze geïdentificeerd en wordt er weer voldaan aan de wet.

Basisregistratie personen

7. Blijft de Kwaliteitsmonitor voor gemeenten beschikbaar en is informatie actueel?

De kwaliteitsmonitor (KWM) blijft normaal beschikbaar en de gemeente ontvangt zoals gebruikelijk maandelijks de geconstateerde afwijkingen uit de bestandscontrolemodule (BCM). Markeerverzoeken kunnen naar RvIG gestuurd worden en deze worden vooralsnog normaal afgehandeld.


8. Wat gebeurt er met de verzoeken voor het opvragen van brondocumenten na  hervestiging?

De verzoeken worden op dit moment niet meer behandeld. We zijn afhankelijk van de bezetting op kantoor en de postkamer waarbij wordt gekozen om de meest kritische processen voorrang te geven. Wij adviseren de gemeente om de burger te vragen de benodigde documenten te
overleggen.


9. Wat moet ik doen als een burger zich wil (her)vestigen in Nederland vanuit het Caribisch deel van het Koninkrijk en de burger kan geen aangifte van vertrek (verhuisbericht) van het eiland overleggen?

In verband met de coronamaatregelen kan het voorkomen dat de afdeling Burgerzaken op het betreffende eiland met aangepaste openingstijden werkt. Wanneer de burger aangifte van (her)vestiging bij een Nederlandse gemeente doet zonder het verhuisbericht te overleggen, moet de gemeente contact opnemen met het eiland van vertrek. Verzoek dan per e-mail, namens om uw gemeente, de betreffende afdeling Burgerzaken op het eiland om de burger alsnog uit te schrijven en de PIVA-PL aan uw gemeente op te sturen.

De e-mailadressen zijn:
Bonaire: burgerzaken@bonairegov.com
Curaçao: info.bsbv@gobiernu.cw
Aruba: info@censo.aw
St.Maarten: burgerzakensxm@sintmaartengov.org
Saba: censusmail@sabagov.nl
St.Eustatius: census.office@statiagov.com


10. Betekent rechtmatig verblijf, bij een inschrijving van een vreemdeling op basis van verblijf en adres, dat er een verblijfsdocument nodig is voor registratie in de BRP of ook dat kan worden aangetoond dat men in procedure is?


Uit artikel 8 Vreemdelingenwet blijkt dat vreemdelingen die ‘in procedure’ zijn ook rechtmatig verblijf in de zin van de Vreemdelingenwet kunnen genieten. Bijvoorbeeld in het kader van een ingediende aanvraag om een verblijfsvergunning. Dit geldt echter niet in alle gevallen.
Bij twijfel kan contact worden opgenomen met de Ketenservicelijn van de IND via 088 0430 500
om te horen of er sprake is van rechtmatig verblijf dan wel of betrokkene ‘in procedure’ is.


11. Welke regels gelden voor mensen die vanuit het buitenland in Nederland komen wonen en eerst 2 weken in quarantaine moeten verblijven?

Iedere nieuwe inwoner meldt zich binnen 5 dagen in persoon bij de gemeente waar hij zijn woonadres heeft om schriftelijke aangifte van verblijf en adres te doen. Vrijwel alle gemeenten zijn vanwege de coronamaatregelen overgestapt op dienstverlening op afspraak. De nieuwe inwoner die in Nederland komt wonen, moet in dit geval binnen 5 dagen na vestiging een afspraak maken met de gemeente waar hij of zij woont. Het maken van een afspraak kan telefonisch en (meestal) digitaal. Bij het maken van de afspraak moet de nieuwe inwoner erop letten dat de afgesproken datum na de periode van thuisquarantaine ligt. De inschrijving wordt met terugwerkende kracht op de datum van het maken van de afspraak geregistreerd. Ook is het mogelijk dat de nieuwe inwoner door een meerderjarige gemachtigde wordt ingeschreven. Deze regel is verankerd in de Wet BRP, artikel 2.49, derde lid, en artikel 30, eerste lid, van het Besluit BRP.
Meer informatie is ook te vinden in hoofdstuk 4 van de HUP.

Reisdocumenten

12. Onze gemeente wil een of meerdere deellocaties sluiten, hoe kan ik de reisdocumenten uitgeven die op deze locaties zijn aangevraagd?

Documenten mogen fysiek uitgereikt worden op een andere locatie dan waar het document is aangevraagd. De registratie van de uitreiking moet wel nog worden verwerkt in het werkstation-RAAS op de locatie waar het document in aangevraagd. Houd daarom een goede registratie bij van
de fysiek uitgereikte documenten. De levering op een andere locatie is niet mogelijk. Wanneer de dienstverlening op een locatie wordt gestopt (en dus geen aanvragen meer in behandeling worden genomen op die locatie) wordt na 3 à 4 werkdagen ook geen levering meer gedaan op die locatie. Levering van de documenten wordt gedaan op de locatie waar het document is aangevraagd. De documenten moeten ook worden ingeklaard op het werkstation-RAAS op de locatie waar het document is aangevraagd. De gemeente kan de documenten van de gesloten locatie overbrengen naar de locatie die nog open is mits dit met beveiligd transport wordt gedaan. Dit kan door Mikro-pakket worden verzorgd of door 2 medewerkers van de gemeente in een auto.

13. Moeten de back-up schijven (van de RAAS-systemen) elke dag gewisseld worden?

Ja, dit moet. Zolang de locatie open is, is dit de regel. Als een locatie sluit, moet er na de laatste openingsdag en nadat de laatste aangevraagde documenten ingeklaard zijn (3 à 4 werkdagen) een back-up worden gemaakt, in verband met
productie. Na deze laatste back-up wordt het proces opgeschort tot aan het moment dat de locatie weer open gaat.


14. Onze gemeente overweegt om reisdocumenten tijdelijk niet meer uit te reiken aan de balie. Op welke wijze kunnen we reisdocumenten eventueel versturen?

Reisdocumenten die naar adressen binnen Nederland worden verstuurd, moeten aangetekend worden verzonden. Deze mogelijkheid mag alleen in uiterste nood toegepast worden (bijvoorbeeld als de 3 maandentermijn in zicht is). Telefonisch overleg met de burger is dan wenselijk om
afspraken te maken over het in persoon in ontvangst nemen van het aangetekende stuk. Deze mogelijkheid kan alleen worden toegepast als het oude document al onbruikbaar retour was gegeven bij de aanvraag of ingenomen en vernietigd. Als de aanvrager het oude document meekreeg omdat het bij de aanvraag nog geldig was mag het document niet verstuurd worden totdat dit is ingeleverd. Naar adressen in het buitenland (voor de grensgemeenten) kunt u het beste gebruik maken van DHL en geldt uiteraard dezelfde werkwijze zoals boven beschreven.


15. Moet de gemeente de kennisgeving versturen aan een inwoner van wie het reisdocument bijna verloopt?

De kennisgeving moet worden verstuurd. De kennisgeving kan worden uitgebreid met een extra alinea over de door jouw gemeente getroffen maatregelen voor het aanvraagproces reisdocumenten. Zo kan je aangeven dat een burger alleen in uiterste nood een nieuw document
moet aanvragen.


16. Kan de gemeente soepel omgaan met de 3-maandentermijn voor het afhalen van een paspoort of identiteitskaart?

Als een paspoort of ID-kaart niet binnen 3 maanden wordt opgehaald nadat het voor uitreiking ter beschikking is gesteld, wordt het aan het verkeer onttrokken. Uitreiken van het paspoort of IDkaart is na 3 maanden dus niet meer mogelijk. Het is aan te bevelen, voordat de 3-maandentermijn is verstreken, contact op te nemen met de aanvrager om na te gaan of de persoon het document alsnog kan komen halen binnen de gestelde termijn of dat het opgestuurd moet worden.


17. Is het mogelijk om de reisdocumenten op een ander tijdstip te laten bezorgen?

Nee, vooralsnog is dit niet mogelijk. Zorg ervoor dat een ontvangstbevoegde tussen 7.30 uur en 9.00 uur (of het reguliere tijdstip vooraf afgesproken) op de locatie aanwezig is om de documenten in ontvangst te nemen.


18. Zijn er buitenlandse documenten die, ondanks dat die al verlopen zijn, toch nog geldig zijn als identiteitsvaststelling i.v.m. de coronamaatregelen?

 Ja, er zijn een aantal landen die de geldigheid van hun documenten verlengen i.v.m. de coronamaatregelen. Deze landen kan je opzoeken in DISCS. In de basis geldt dat diverse paspoorten en identiteitskaarten, die in Nederland als wettelijk IDmiddel gelden, administratief verlengd zijn door andere EU-lidstaten. Hierdoor is de geldigheid
zoals op het fysieke document vermeld, voor een aantal landen, niet langer doorslaggevend; een document met een verlopen geldigheidsdatum kan dus nog geldig zijn:

  • Paspoorten en identiteitskaarten uitgegeven door Bulgarije, Hongarije, Italië, Kroatië, Luxemburg, Malta, Portugal, Roemenië, Slowakije, Tsjechië en het Verenigd Koninkrijk geldt dat deze lidstaten een administratieve verlenging hebben doorgevoerd. De duur van de verlening verschilt per lidstaat en per document.  Documenten uit deze lidstaten waarvan de geldigheidsdatum op het document is verstreken en die volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID) gelden als ID-middel, blijven een geldig ID-middel omdat de betreffende lidstaat de geldigheidsduur heeft verlengd.
  • Paspoorten en identiteitskaarten uit de andere EU-lidstaten zijn niet administratief verlengd. Documenten uit deze lidstaten waarvan de datum is verstreken gelden onder de WID niet als geldige documenten. Deze documenten worden niet geaccepteerd als document om binnen Europa te reizen.
  • De geldigheidsduur van rijbewijzen van de EU-Lidstaten die tussen 1 februari en 1 december zijn verlopen, wordt met 9 maanden extra verlengd. Omdat de geldigheid van het rijbewijs wordt verlengd, is het in die verlengde periode ook nog te gebruiken als identiteitsbewijs. Dit geldt alleen in de gevallen waarbij het rijbewijs ook wordt geaccepteerd als ID-middel.

NB: Voor Nederlandse paspoorten waarvan de datum is verstreken geldt dat deze niet administratief verlengd zijn. Daarmee vallen ze niet onder de WID als geldig ID-middel. Deze verlopen documenten worden niet geaccepteerd als document om binnen Europa te reizen.

Registratie niet-ingezetenen

19. Wat gebeurt er met door RvIG ontvangen RNI-gerelateerde post?

Post ten aanzien van wijzigingsverzoeken van de laatste woongemeente of verzoeken om documentindicaties te plaatsen worden vertraagd afgehandeld. Post ten aanzien van het opvragen van brondocumenten wordt niet behandeld.

Landelijke Aanpak Adreskwaliteit

20. Gaat de signaallevering door?

Vooralsnog gaat de levering van LAA-signalen gewoon door. Zodra dit definitief is, worden gemeenten via de WALAA hierover geïnformeerd. Gemeenten kunnen contact opnemen met hun accountmanager, als zij expliciet geen signalen wensen te ontvangen.


21. Wat doe ik met openstaande LAA-signalen?

Huisbezoeken zullen, met in achtneming van de maatregelen en adviezen van het kabinet en het RIVM, niet of in mindere mate worden uitgevoerd. Let wel, de afweging of een huisbezoek noodzakelijk is wordt door de gemeente gemaakt. Signalen in de WALAA blijven staan tot deze op
een later moment worden opgepakt. Administratief vooronderzoek kan uiteraard doorgang vinden zonder huisbezoek.

Vragen over de burgerlijke stand en voorbeelden van maatregelen bij burgerzaken kun je nalezen op de website van de NVVB.