Aandacht voor het oplossen van afwijkingen in reisdocumentgegevens

Voor het programma Verbeteren Reisdocumenten (VRS) vragen we gebruikers om afwijkingen in reisdocumentgegevens de komende maanden op te lossen.

Met het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) willen we de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het reisdocumentenstelsel naar een hoger niveau tillen.

Het reisdocumentenaanvraag- en archiefstation (RAAS) vervangen we door een nieuw centraal systeem. Het centraal opslaan van gegevens in een nieuwe kernregistratie moet ervoor zorgen dat gegevens altijd actueel online toegankelijk zijn. Reisdocument-gerelateerde gegevens worden gemigreerd naar de kernregistratie. De gegevens bevinden zich momenteel in de RAAS-en, het huidige basisregister reisdocumenten (BR), GBA(-V) en PIVA(-V) (categorie 12).

Voor die datamigratie hebben we jouw hulp nodig! De gegevens die in RAAS zijn opgenomen over reisdocumenten, hebben we vergeleken met de  gegevens uit categorie 12 op de persoonslijsten. Voor een goede kwaliteit van de data die we migreren, is het belangrijk dat de gegevens overeenkomen. Voor een groot deel is dit inderdaad zo, maar niet alle gegevens komen overeen. Er zijn kleine afwijkingen ontstaan, doordat gegevens handmatig overgenomen zijn in de BRP. Dit betreft vooral typefouten bij reisdocumentnummers, waarbij bijvoorbeeld de hoofdletter O is opgenomen in plaats van het cijfer 0 of het cijfer 1 in plaats van de hoofdletter I.

Hulp nodig

We vragen jou om in september, oktober en november te controleren of onderstaande controles in de BestandsControleModule (BCM) bevindingen voorkomen onjuistheden opleveren  en die te corrigeren. Deze controles in de BCM hebben betrekking op reisdocumentengegevens en specifiek op het reisdocumentnummer en het reisdocumentsoort.

Het betreft: 

L0015      L2600

L1089      L2601

L1376      L2602

L1523      L2603

L2241      L2604

L2599

De controleregels selecteer je in de Kwaliteitsmonitor bij “gegevens in detail”, aan de rechterkant van het scherm, door te filteren op het controlenummer.

Controleregel L2241 (Onjuiste opbouw reisdocumentnummer) is hiervoor in september tijdelijk uitgebreid: ook de reisdocumentnummers van al ingehouden documenten worden (naast de nog in bezit zijnde documenten en vermiste documenten) nu gecontroleerd. Deze documenten worden namelijk ook opgenomen in de kernregistratie en een onjuist reisdocumentnummer of documentsoort leidt tot uitval bij de datamigratie. Deze tijdelijke uitbreiding van de controle heeft geen effect op de Zelfevaluatie eind van dit jaar. Voordat de run voor de Zelfevaluatie in november gestart wordt, wordt deze controleregel weer aangepast in de oorspronkelijke staat.

Wat zijn de gevolgen als de afwijkingen niet opgelost worden?

Als het nummer niet juist is, kan geen goede link gelegd worden naar het uitgereikte document in het RAAS, waar wel een correct documentnummer staat. Hierdoor kan de status van het document (I ‘ingehouden/ingeleverd’, V ‘vermist’ of R ‘van rechtswege vervallen’) in categorie 12 niet worden bijgewerkt in het nieuwe basisregister. Daardoor krijgt het document misschien niet de juiste status na de datamigratie. Dit kan gevolgen hebben voor de documentverificatie door instanties en daardoor voor de burger.

Reisdocumenten ouder dan 11 jaar opschonen

Wij vragen in deze periode ook extra aandacht voor het opschonen van reisdocumenten die ouder zijn dan 11 jaar. Mochten afwijkingen voorkomen in deze nummers dan is het fijn als de gegevens verwijderd zijn voordat de datamigratie plaatsvindt.

Op deze manier kunnen we er samen voor zorgen dat de juiste gegevens opgenomen worden in de nieuwe kernregistratie. Daar plukken we in de toekomst samen de vruchten van.