Versiebeheer HUP 3.1

Op deze pagina worden de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 3.0 toegelicht.

1. Nieuwe procedures in HUP 3.1

1.1 Een overlijden rondom wijziging categorie 08 Verblijfplaats (7.3.2.9)

De nieuwe procedure 7.3.2.9 beschrijft hoe om te gaan met een wijziging in categorie 08 Verblijfplaats, als die is verwerkt na de datum van overlijden. Is de adreswijziging, emigratie of infrastructurele wijziging verwerkt voordat het overlijden op de persoonslijst is opgenomen, dan laat u categorie 08 ongewijzigd.


Het alternatief van deze procedure zou betekenen dat de opschorting vanwege het overlijden moet worden teruggedraaid, vervolgens de adreswijziging ongedaan moet worden gemaakt en dat tot slot het overlijden opnieuw op de persoonslijst moet worden opgenomen. De berichtgeving aan afnemers hierover zou heel verwarrend zijn. Om eventuele hinder bij afnemers en nabestaanden te voorkomen, is dus niet voor deze oplossing gekozen.


De procedure zoals beschreven in 7.3.2.9 van de HUP kan betekenen dat er een categorie 08 Verblijfplaats is opgenomen met een ingangsdatum geldigheid (rubriek 08.85.10) die ligt na de datum van overlijden (rubriek 06.08.10). De persoonslijst is dan mogelijk niet meer in de gemeente aanwezig waar deze eigenlijk had moeten zijn. Dit is correct, zolang de datum van opneming in categorie 06 Overlijden (rubriek 06.86.10) ligt na de datum van opneming in categorie 08 Verblijfplaats (rubriek 08.86.10). Na het opnemen van het overlijden (de datum in rubriek 06.86.10) mag u uiteraard geen wijzigingen meer opnemen die rechtsgeldig zijn (element 85.10) na de datum van overlijden (rubriek 06.08.10).

1.2 Correctie van de datum van adreswijziging (7.3.2.10)

In de nieuwe procedure 7.3.2.10 is beschreven hoe een onjuiste datum van een adreswijziging moet worden gecorrigeerd. Er zijn daarbij verschillende situaties uitgewerkt. Aan de ene kant kan er sprake zijn van een adreswijziging die feitelijk al heeft plaatsgevonden. Dan kan de datum van adreswijziging ‘te vroeg’ of ‘te laat’ zijn opgenomen. Aan de andere kant kan er sprake zijn van een adreswijziging die feitelijk nog niet heeft plaatsgevonden, maar al wel (en dus ‘te vroeg’) is verwerkt. In de procedure wordt met een voorbeeld uitgelegd hoe u dit verwerkt.

1.3 Correctie na toevoegen kindgegevens (PL kind) (7.3.2.11)

In de nieuwe procedure 7.3.2.11 is beschreven hoe u categorie 09 Kind moet corrigeren, als blijkt dat er onjuiste gegevens zijn opgenomen bij het uitvoeren van de procedure toevoegen kindgegevens (brondocumentomschrijving “PL kind”). Deze procedure beschrijft dat u de gegevens in één handeling corrigeert. U neemt de daadwerkelijke ingangsdatum geldigheid op en u neemt daarbij ook direct het A-nummer en BSN over, zonder nog een procedure aanvullen gerelateerdengegevens uit te moeten voeren. Een voorbeeld is toegevoegd aan de procedure.

2. Inhoudelijke wijzigingen in bestaande procedures

Naast nieuwe procedures, bevat HUP 3.1 ook een aantal inhoudelijke wijzigingen in bestaande procedures. Er wordt hierbij een andere werkwijze voorgeschreven. Hieronder zijn deze wijzigingen toegelicht.

2.1 Nationaliteitsgegevens kunnen nog niet worden vastgesteld (6.2)

Procedure 6.2 beschrijft nu dat u nationaliteit “Onbekend” moet opnemen als de nationaliteitsgegevens (nog) niet kunnen worden vastgesteld, maar u wel tot inschrijving overgaat. In HUP 3.0 stond dat u in dat geval geen categorie 04 Nationaliteit moest opnemen. Deze werkwijze is gewijzigd. In november 2018 bent u hierover geïnformeerd via onze website www.rvig.nl. Het opnemen van de nationaliteit “Onbekend” volgt uit de bepaling in artikel 2.15, derde lid, Wet BRP. Van deze situatie is bijvoorbeeld sprake als de nationaliteit nog niet kan worden opgenomen omdat eerst registratie bij de betreffende autoriteiten moet plaatsvinden. Een ander voorbeeld is het niet beschikken over een opgevraagde mededeling van de IND ingevolge artikel 2.17 van de Wet BRP, terwijl u wel tot inschrijving moet overgaan. In deze situaties neemt u nationaliteit “Onbekend” op.


Procedure 6.2 bevat meer informatie over het opnemen van nationaliteit “Onbekend” en het opnemen van “Staatloos”. Waar is beschreven dat u nationaliteit “Onbekend” opneemt als er eerst registratie bij de betreffende autoriteiten moet plaatsvinden voordat een nationaliteit wordt verkregen, is een voorbeeld gegeven van een kind dat in Nederland wordt geboren en Portugese ouders heeft. Hoewel het kind voorafgaand aan het moment van registratie bij de Portugese autoriteiten geen nationaliteit heeft, neemt u niet op de persoonslijst op dat het kind “Staatloos” is. Er is namelijk een concreet uitzicht op een nationaliteit, er is slechts een administratieve handeling nodig om de Portugese nationaliteit op te nemen.
Soms kunnen personen niet door een eenvoudige administratieve handeling of op een andere relatief eenvoudige wijze aanspraak maken op een nationaliteit. Bij deze “duurzame” staatlozen is sprake van een wezenlijk andere situatie. Denk bijvoorbeeld aan een kind dat alleen in  familierechtelijke betrekking tot de moeder staat, terwijl de moeder geen nationaliteit kan doorgeven aan het kind. Denk ook aan iemand die uitsluitend de nationaliteit bezit van een land dat niet door Nederland wordt erkend. In deze gevallen is er geen concreet uitzicht op een  nationaliteit en registreert u de staatloosheid in beginsel wel.

2.2 Nieuwe circulaire adresonderzoek BRP (6.3)

Er is een nieuwe circulaire over het uitvoeren van adresonderzoeken. Hoewel de wijzigingen in de HUP als gevolg hiervan vrij beperkt zijn, is het wel belangrijk kennis te nemen van deze nieuwe circulaire.

2.3 Tabel 39 Akteaanduiding (bijlage 1)

In vorige versies van de HUP was de landelijke tabel 39 Akteaanduiding vrijwel volledig opgenomen. Deze tabel bepaalt welke letter u als aktesoort op de derde positie in het aktenummer (element 81.20) moet opnemen. De nieuwe HUP kent een verwijzing naar de landelijke tabel 39 Akteaanduiding. Bijzonderheden over de aktesoort zijn in bijlage 1 opgenomen. Daarnaast is daarin een tabel opgenomen met een toelichting op de inschrijvingsakten (Haagse akten).

3. Verduidelijkingen in bestaande procedures

Een aantal onderwerpen zijn duidelijker beschreven in HUP 3.1. Hieronder zijn deze onderwerpen toegelicht.

3.1 Vertaling en transliteratie

In procedure 3.3.7.1 staat dat transliteratie nodig is als in een buitenlands brondocument gebruik is gemaakt van een ander alfabet dan het Latijnse. Transliteratie is het omzetten van tekens uit het ene alfabet in tekens van het andere alfabet. Bij vertaling naar het Nederlands wordt dit gedaan door een beëdigde vertaler. Transliteratie is bijvoorbeeld nodig bij documenten waarin gebruik is gemaakt van het Chinese, Griekse, Cyrillische of Vietnamese schrift.

3.2 Wijziging geslachtsnaam met onbekende ingangsdatum geldigheid

Procedure 3.3.7.5 beschrijft hoe een geslachtsnaamswijziging te verwerken als op het overgelegde brondocument niet is vermeld wanneer de naamswijziging is ingegaan. In de procedure is nu beschreven dat als er bij het actualiseren aan de hand van de beschikbare brondocumenten niet is af te leiden wat de ingangsdatum geldigheid is, de volgende oplossingen mogelijk zijn (waarvan u er één moet kiezen):

  • betrokkene overlegt op een later tijdstip alsnog een brondocument waaruit de ingangsdatum geldigheid valt te herleiden,
  • u neemt een verklaring onder eed of belofte als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder e, van de Wet BRP af voor de ingangsdatum geldigheid, of
  • u ontleent de gewijzigde naamgegevens aan een overgelegd paspoort, waarbij u de datum van afgifte van het paspoort gebruikt voor de ingangsdatum geldigheid.

3.3 Bij aangifte van verblijf en adres informeren over deelname Europese verkiezingen

U moet bij de aangifte van verblijf en adres door een niet-Nederlandse EU-onderdaan de betrokkene informeren over het recht om een verzoekschrift in te dienen voor deelname aan de Europese verkiezingen in Nederland. Hiervoor is het zogenaamde Y32-formulier beschikbaar. Dit is beschreven in procedure 4.0.7.7 en 6.8 van de HUP.

3.4 Niet alle gegevens van niet-ingezetenen overnemen

Bij het opnemen van categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap en 09 Kind op een persoonslijst kan blijken dat de gerelateerde in de RNI is geregistreerd. U ontleent dan groep 01 Identificatienummers aan de persoonslijst van de gerelateerde, maar de  gegevens voor groep 02 Naam, 03 Geboorte en indien van toepassing 04 Geslacht ontleent u aan een brondocument. Gegevens van niet-ingezetenen zijn namelijk niet authentiek. Dit is opgenomen in diverse procedures vanaf 4.1.2.2.

3.5 Opnemen kindgegevens in categorie 09

Bij het opnemen van gegevens in categorie 09 Kind over een kind dat zelf geen ingeschrevene is, zijn vaak vragen over de noodzaak van het  overleggen van een bewijs dat het kind in leven is. Artikel 2.11 van de Wet BRP bepaalt dat er geen gegevens over een kind worden opgenomen als het kind op het moment van eerste inschrijving van de ouder geen ingeschrevene is en al is overleden. U mag daarom vragen om een bewijs
waaruit blijkt dat het kind nog in leven is. Dit is opgenomen in procedure 4.1.9. Overigens moeten de gegevens van een kind dat na de inschrijving van de ouder is geboren altijd worden opgenomen, zelfs als het kind inmiddels is overleden.

3.6 Verwijderen van indicatie document

Procedure 4.2 en 4.3 beschrijft dat een indicatie document die is opgenomen op een PL die wordt ontvangen uit de RNI, moet worden verwijderd na het verwerken van de betreffende documenten. Het is ook mogelijk om de indicatie direct bij binnenkomst van de PL te verwijderen. Let er wel op dat u dan vastlegt met betrekking tot welke persoonslijsten er nog brondocumenten moeten worden verwerkt.

3.7 Stellen van presentievraag bij bekend worden van buitenlands persoonsnummer

In procedure 6.2.20 staat dat als op een later moment het buitenlands persoonsnummer van een ingezetene bekend wordt, u opnieuw een presentievraag moet stellen. Het kan zijn dat u dan een andere persoonslijst vindt met hetzelfde buitenlands persoonsnummer. In dat geval onderzoekt u of het een dubbelinschrijving betreft.

3.8 Ingangsdatum geldigheid gezag

In procedure 6.6.1 is toegelicht wat de ingangsdatum geldigheid is bij het registreren van de gezagsverhouding.

3.9 Gegevens ontlenen aan een ander brondocument dan de PIVA-PL

In HUP 3.0 (procedure 7.21.3.1) is opgenomen dat u de PIVA-PL niet mag gebruiken voor categorie 04 Nationaliteit, 08 Verblijfplaats en 12 Reisdocument. Er zijn enkele voorbeelden toegevoegd van brondocumenten die u wel voor deze categorieën kan gebruiken.

3.10 Opvragen onderzoeksdossier m.b.t. niet-ingezetene

In stap 11 van procedure 4.2 Vestiging van een nooit-ingezetene en 4.3 Hervestiging van een ex-ingezetene staat dat u in bepaalde situaties een onderzoeksdossier moet opvragen. Hoewel de tekst niet is gewijzigd, wijzen wij u erop dat het onderzoeksdossier in de praktijk vrijwel nooit moet worden opgevraagd bij de RNI. Waarschijnlijk moet u het dossier bij de laatste bijhoudingsgemeente opvragen. Het onderzoeksdossier wordt bij
vertrek naar het buitenland namelijk niet opgestuurd naar de RNI, maar blijft in de gemeente van vertrek.

4. Vervallen procedures

Naast nieuwe, gewijzigde en verduidelijkte procedures, is er ook een vervallen procedure. Procedure 7.17 Ambtshalve handelingen is komen te vervallen. De informatie is voldoende verwerkt in andere relevante procedures.