Aanvullende informatie zelfevaluatie 2020

De afronding van de zelfevaluatie 2020 komt weer in zicht. In de kwaliteitsmonitor zien we dat ondanks Covid-19, gemeenten toch al bezig zijn met de uitvoering van de zelfevaluatie voor 2020. 
Gedurende de cyclus van de Zelfevaluatie informeren we gebruikers met regelmaat over de volgende onderwerpen:

•    Inhoudelijke controle persoonslijsten
•    Definitief maken vragenlijsten en inhoudelijke controle persoonslijsten
•    Toelichting proces verantwoording BRP (ENSIA)
•    Toelichting proces verantwoording Reisdocumenten (ENSIA)

Inhoudelijke controle persoonslijsten

Voor het onderdeel inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten vragen wij je aandacht om de controle op de kwaliteit van de gegevens zo goed als mogelijk is uit te voeren. In veel gemeenten is de archivering van brondocumenten al digitaal en daardoor toegankelijker voor controles op afstand. Mocht je in de huidige omstandigheden niet over alle benodigde brondocumenten kunnen beschikken, dan is er in de kwaliteitsmonitor de mogelijkheid om dit bij het laatste a-nummer bij het onderwerp ‘Brondocument ontbreekt’ in de toelichting een van de onderstaand opties als nummer te vermelden.
1.    Brondocumenten zo veel mogelijk bij gezocht.
2.    Brondocumenten gedeeltelijk (minimaal) bij gezocht.
3.    Brondocumenten niet bij gezocht.

Let op: Pas nadat je het onderdeel ‘inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten’ in de kwaliteitsmonitor afgerond en definitief gemaakt hebt, kun je de vragenlijst BRP definitief maken. 
Afhankelijk van de situatie en de maatregelen kunnen wij op dit moment niet bepalen of het nader onderzoek door de minister en de onderzoeken naar de resultaten van 2020 digitaal of lokaal plaats zullen vinden. Uiteraard hopen wij net als jullie dat we weer langs kunnen komen en samen met jullie de resultaten kunnen doornemen.

Definitief maken vragenlijsten en inhoudelijke controle persoonslijsten

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten en de inhoudelijke controle van de persoonslijsten is 31 december 2020. 
De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluaties moeten uiterlijk 14 februari 2021 worden verstuurd. 
Voor de BRP is dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Voor Reisdocumenten, de aangewezen gemeenten, de openbare lichamen en de RNI is dit alleen aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Toelichting proces verantwoording BRP (ENSIA) 2020

In dit onderdeel worden de stappen voor het uitvoeren van de verantwoording BRP toegelicht. Het uittreksel BRP met domeinresultaten uit de kwaliteitsmonitor en het uittreksel BRP (ENSIA resultaten) vormen gezamenlijk de verantwoording van de zelfevaluatie BRP en dienen beide afzonderlijk in de kwaliteitsmonitor te worden geüpload onder het tabblad ‘uploaden in de kwaliteitsmonitor’.
De stappen voor de verantwoording zijn als volgt:
1. Aanvullen en ondertekenen uittreksels BRP

  • Het uittreksel BRP (ENSIA-resultaten) vul je handmatig aan met het benoemen van de oorzaak/oorzaken waardoor er geen 100%-score is behaald. Het verstrekken van een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van de Autoriteit Persoonsgegevens of het Ministerie van BZK. Indien je de toelichting niet aanvult, geef je hier ‘niet van toepassing’ aan.
  • Alternatief uittreksel: Je kunt ook dit jaar gebruik maken van een nieuwe oplegnotitie voor de verantwoording over de zelfevaluatie BRP. Deze oplegnotitie is meer een ‘in-controle-verklaring’ van het college. Het gebruik van de oplegnotitie is niet verplicht. Wanneer je ervoor kiest om gebruik te maken van de oplegnotitie is RvIG benieuwd naar jouw ervaring. 
  • Dit alternatief document wordt in de kwaliteitsmonitor beschikbaar gesteld.
  • Het uittreksel BRP (ENSIA-resultaten) wordt ondertekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris op de daarvoor opgenomen ruimte in het uittreksel. Het is ook toegestaan om het uittreksel digitaal te laten ondertekenen.
  • Het uittreksel BRP (domein resultaten uit de kwaliteitsmonitor) wordt ondertekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris op de daarvoor opgenomen ruimte in het uittreksel. Het is ook toegestaan om het uittreksel digitaal te laten ondertekenen.

2. Omzetten naar PDF

  • Na de (digitale) ondertekening zet je de beide uittreksels afzonderlijk om naar PDF formaat.

3. Uploaden uittreksels BRP via de kwaliteitsmonitor

  • Onder het tabblad ‘uploaden’ in de kwaliteitsmonitor worden beide uittreksels afzonderlijk geüpload.

Beide uittreksels BRP kan je per e-mail verzenden naar de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via zelfevaluatieBRP@autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Alternatief uittreksel BRP/ENSIA

Je kunt ook dit jaar gebruik maken van een nieuwe oplegnotitie voor de verantwoording over de zelfevaluatie BRP. Deze oplegnotitie is meer een ‘in-controle-verklaring’ van het college. Het gebruik van de oplegnotitie is niet verplicht. Wanneer je ervoor kiest om gebruik te maken van de oplegnotitie is RvIG benieuwd naar jouw ervaring. 
Dit alternatief document wordt in de kwaliteitsmonitor beschikbaar gesteld.

Planning 1e kwartaal 2021

Planning Zelfevaluatie 2020/2021
Na 3 januari Uploaden uittreksels en managementrapportages
14 februari Deadline voor het toesturen uittreksel aan RvIG
Deadline voor het toesturen uittreksel aan de AP
Half februari Start nader onderzoek (o.v.b van de maatregelen Covid-19)
31 maart Verwerken opmerkingen/vragen vragenlijsten
1 april Afronding van nader onderzoek (o.v.b. van de maatregelen Covid-19)

Vragen

Heb je nog vragen naar aanleiding van dit nieuwsbericht? Stuur dan een e-mail naar info@rvig.nl