Release 1.1 - Factsheet Signaleringscontrole

Het huidige reisdocumentenlandschap voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. Gegevens worden niet centraal opgeslagen, waardoor informatie-uitwisseling nog deels handmatig gebeurt. Ook niet alle processen zijn al geautomatiseerd.
Dat is inefficiënt en foutgevoelig. Met het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) maken we het stelsel klaar voor de toekomst.

De eerste functionaliteit die het programma VRS oplevert, is de  signaleringscontrole op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). In deze factsheet lees je meer over deze functionaliteit.

Wat is de signaleringscontrole?

De signaleringscontrole is een functionaliteit waarmee binnen het aanvraagproces (automatisch) gecontroleerd kan worden of de aanvrager in het RPS gesignaleerd staat. Omdat de medewerker direct de authentieke bron (het RPS zelf ) bevraagt, is de informatie altijd actueel. Daarnaast wordt er bij een signalering in de meeste gevallen ook aanvullende informatie getoond; de reden waarom iemand staat gesignaleerd en de signalerende instantie.

Hoe werkt de signaleringscontrole?

In het aanvraagproces – gemeenten en burgerzakenafdelingen
BES en Caribisch Nederland

De signaleringscontrole in het RPS wordt door je leverancier ingebouwd in de Reisdocumentenmodule (RDM), onderdeel van de burgerzakenapplicatie. Waar nu categorie 12 wordt gecontroleerd op aanwezigheid van een signalering, wordt na implementatie van de eerste release het RPS zelf gecontroleerd. 
Bij een hit wordt direct ook de aanvullende informatie over de signalering getoond.

In het uitreikproces – gemeenten en burgerzakenafdelingen BES en Caribisch Nederland

De signaleringscontrole is ook ingebouwd in het uitreikproces. Op het moment van uitreiking van een reisdocument vindt automatisch een controle op het RPS plaats. Dit omdat het zo kan zijn dat een signalering is ontstaan na het nemen van het verstrekkingsbesluit.

In het aanvraag- en uitreikproces – grensgemeenten, BZ, KMar en Kabinetten van de Gouverneur Caribische landen

De signaleringscontrole komt beschikbaar in de eerste versie van het Reisdocumenten Aanvraagportaal (RAP). Hierop worden grensgemeenten, Buitenlandse Zaken, Koninklijke Marechaussee en Kabinetten van de Gouverneur Caribische landen aangesloten.
In deze eerste versie zal de signaleringscontrole kunnen worden uitgevoerd door het invoeren van een BSN, dan wel een combinatie van persoonsgegevens. Ook is het nodig het aanvraagnummer van het foto- en handtekeningkaartje in te voeren. Bij een signalering zal direct de aanvullende informatie worden getoond.

De signaleringsinformatie bevat de volgende gegevens:

Gegevens van de signaleringsinformatie
Informatie over de
gesignaleerde
Informatie over
de signalering
Informatie over
de signalerende
instantie
Voornamen Opnamedatum Naam instantie
Voorvoegsels Artikelnummer Contactpersoon
Geslachtsnaam Subartikel Telefoonnummer contactpersoon
Geboortedatum E-mailadres contactpersoon
Geboorteplaats Zaaknummer
Geboorteland
Burgerservicenummer
Geslacht

Deze signaleringsinformatie is dus digitaal raadpleegbaar en hoeft niet meer telefonisch bij RvIG te worden opgevraagd.

Uitzonderingsgevallen

Er zijn een aantal uitzonderingsgevallen waarbij er geen signaleringsinformatie wordt getoond. Dat is in het geval een persoon gesignaleerd staat op grond van artikel 23, 23b, 47 of 48 van de Paspoortwet. De medewerker krijgt de melding met het verzoek om contact op te nemen met RvIG.

Andere uitzonderingen zijn:

  • Wanneer de opgegeven zoekcriteria meer dan één persoon oplevert als resultaat en verder verfijnen van de zoekvraag niet mogelijk is.
  • Wanneer een persoon met meer dan één signalering in het RPS staat.

Ook in deze gevallen krijgt de medewerker de melding met het verzoek contact op te nemen met RvIG. Hierin verandert niets in de manier waarop nu met RvIG contact wordt opgenomen.

Overige processen (niet zijnde aanvragen uitreikproces reisdocumenten)

Vooralsnog is de signaleringscontrole alleen beschikbaar in het aanvraag- en uitreikproces van reisdocumenten. Voor het raadplegen van de signaleringen voor bijvoorbeeld een (her)vestiging maakt de medewerker gebruik van de
signaleringslijst.

Wat verandert er precies en wat blijft hetzelfde?

De volgende zaken veranderen:

Signaleringscontrole op basis van informatie uit het RPS
De signaleringscontrole in het aanvraag- en uitreikproces reisdocumenten vindt niet meer plaats via categorie 12 in de BRP of de signaleringslijst maar via de RDM of het RAP direct op het RPS.

In veel gevallen niet meer bellen bij signalering
Bij een signalering hoef je in veel gevallen niet meer te bellen met RvIG om  informatie over de signalering op te vragen. De signaleringsinformatie is digitaal raadpleegbaar.

De volgende zaken blijven hetzelfde:

De signaleringslijst blijft (voorlopig) bestaan
De signaleringslijst wordt voorlopig nog verspreid voor controle op signalering buiten het aanvraag- en uitreikproces reisdocumenten om.

Het bijwerken van categorie 12.36.10
Gemeenten blijven de vrij-berichten ontvangen om categorie 12.36.10 bij te werken. Zo lang categorie 12 bestaat moet deze worden bijgewerkt en actueel zijn.

Wet- en regelgeving
Op juridisch vlak verandert er niets. Procedures zoals bijvoorbeeld het verzoek tot opname in het RPS, beslissing op de signalering (versturen van een C6 formulier), overeenstemmingsprocedure etc. blijven ongewijzigd.

Meer informatie?

Heb je een vraag over deze factsheet? Neem dan contact op met de Frontoffice van RvIG: 088 900 1000. Je kunt ook een e-mail sturen naar info@rvig.nl. Heb je technische/functionele vragen over de nieuwe functionaliteit in de reisdocumentenmodule? Neem dan contact op met je eigen reisdocumentmoduleleverancier.