De Kwaliteitsmonitor

De vragenlijst paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) wordt aangeboden via de Kwaliteitsmonitor. Gemeenten gebruiken de monitor om te toetsen of hun processen rond de Basisregistratie Personen en reisdocumenten voldoen aan de normen en afspraken. De monitor is een website in een besloten internetomgeving. Gemeenten en openbare lichamen hebben toegang met een code die verstrekt wordt door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).

Met de Kwaliteitsmonitor kunnen gemeenten:

  • de kwaliteit van de processen toetsen op basis van de afgesproken normen, zonder dat de resultaten van die toets meteen openbaar worden gemaakt;
  • de resultaten van de bestandscontroles vergelijken met afgesproken normen, met eerdere resultaten van de eigen gemeente en met de resultaten van andere gemeenten;
  • inzage  krijgen in de bevindingen per persoonslijst, zodat er nader onderzoek kan worden gedaan;
  • de resultaten van de bestandscontroles analyseren om zo trends te signaleren.

De Kwaliteitsmonitor wordt ook ingezet voor het Baseline 1-traject en Baseline 2-traject.

Film gemeente Amersfoort en de resultaten van bestandscontroles

(Beeldtitel: Werkwijze resultatenbestandscontrole. Gemeente Amersfoort. Mensen bij een balie. Op een beeldscherm staan volgnummers. Christa de Groot:)

RUSTIGE MUZIEK

CHRISTA DE GROOT: Hallo, goeiemiddag.

Je bent in de gemeente Amersfoort, ik ben Christa de Groot ik werk al ruim 17 jaar bij Burgerzaken, ik ben kwaliteitsbeheerder BRP en je staat nu in de centrale hal bij Burgerzaken.

(Een rij balies van bovenaf. Er staan mensen bij.)

Als je binnenkomt, heb je links de receptie, waar je je kunt melden.

De klanten worden opgeroepen via een nummersysteem.

Links zijn de balies voor paspoorten en rijbewijzen, de meer gewone zaken.

Rechts achter de trap zitten de teams voor burgerlijke stand en de wat ingewikkeldere zaken. Bij Team Balie werken ongeveer dertig mensen en bij Team Burgerlijke Stand ongeveer tien mensen.

We hebben nog een apart bedrijfsbureau waar mijn collega en ik ondersteunen en adviseren.

STEF JONGERIUS: Mijn naam is Stef Jongerius.

Mijn functie is hier product- en privacybeheerder voor de BRP.

De andere functionarissen die bij de Kwaliteitsmonitor betrokken zijn zijn de kwaliteitsmedewerker en de BRP-specialist.

INTERVIEWER: Worden dat er meer, op termijn?

Dat zijn we zeker van plan, want het is mooi om meer mensen te betrekken bij deze functionaliteit omdat er ook veel meer betrokkenheid ontstaat bij de overige medewerkers.

Dan scherm je het niet zo af voor een kleine groep maar de bewustwording is wel een belangrijk facet.

(Beeldtekst: Gebruik Kwaliteitsmonitor.)

DE RUSTIGE MUZIEK SPEELT VERDER

DE GROOT: Wij krijgen elke maand van BPR een mailtje en daarin wordt ons meegedeeld dat er een nieuwe run is gedraaid.

Daar wordt ook feilloos in verteld welke fouten aangescherpt zijn of aangevuld worden.

Er zit in de Kwaliteitsmonitor een mogelijkheid om de gegevens in een Excel-bestandje te downloaden.

Dat is wat ik elke maand doe en ik vergelijk elke maand de Excel-bestanden die ik uit het systeem trek, zeg maar, met elkaar en zo houden we hem up-to-date en vullen we hem aan.

Dus de dingen die wij in die Excel-sheet verwerkt hebben of gedaan hebben vergelijk ik met het nieuwe bestand en zo houden we dat altijd, ja, up-to-date.

Amersfoort scoort goed.

We behalen een percentage van 99,7 procent in de Kwaliteitsmonitor en dat is een prima resultaat.

We willen proberen dat uiteraard nog hoger te leggen die lat en daar werken we aan.

INTERVIEWER: Wat doe je met de bevindingen?

Nou, die staan al in een Excel-bestand, waarvan wij zorgen dat dat up-to-date is en met dat Excel-bestand werken wij eigenlijk.

Dus dat doe ik niet in de Kwaliteitsmonitor zelf maar dat doe ik apart in dat Excel-bestand.

Daar heb ik een aantal kolommen gemaakt en toegevoegd omdat wij tegenwoordig bij BPR een markeerverzoek kunnen indienen als een fout onterecht is of onherstelbaar.

Voor ons is dat belangrijk om te weten of ik iets al gedaan heb of niet dat ik geen dubbele dingen doe.

Wij gaan door die foutmeldingen heen, wij kijken of we dingen kunnen corrigeren en als dingen niet gecorrigeerd kunnen worden omdat ze onterecht zijn of onherstelbaar, dan houden we dat bij hierin.

We slaan op wat we voor acties ondernemen of we documenten opvragen of dat we aanmelding hebben gedaan bij BPR.

We laten zien wanneer we dat gedaan hebben daar gebruiken we verschillende kleurtjes voor.

En zo houden we een beetje bij wie wat gedaan heeft zodat als een ander daarmee aan de slag gaat, hij kan zien wat er gebeurd is en wat niet meer hoeft en wat al prima voor elkaar is.

Als wij gecorrigeerd hebben, dan kruisen we dat aan in het scherm als iets goed is, dan kruisen we dat aan.

We zetten de datum erin waarop wij actie ondernomen hebben op die foutcode.

En tegenwoordig zetten we er dus in of we iets aangemeld hebben bij BPR en of we daar antwoord op hebben gehad, ja of nee.

INTERVIEWER: Hoe gaat Amersfoort om met die vragenlijsten uit die Kwaliteitsmonitor?

JONGERIUS: Daar hebben we een tijdje over nagedacht want we wilden dat anders. We hadden in de GBA-tijd moesten we dat ook. Daar hadden we een beveiligingsdocumentatie-dossier als verplichting. Dat moesten we bijhouden en beheren want dat was de verantwoording voor de antwoorden van de vragen die we gaven.

Wij hebben gekozen voor een SharePoint-oplossing en wel een teamsite.

Nou, dat is van Microsoft, een product dat iedereen volgens mij ter beschikking heeft.

Het grote voordeel is dat je een beheersfunctie daarin hebt dat je zelf kan bepalen wie wat mag in zo'n omgeving.

En je kan werken met links, dus je kan heel makkelijk met een link die documenten opvragen die je nodig hebt.

INTERVIEWER: En hoe gaan jullie dan specifiek met die vragenlijsten om?

De hoofdonderwerpen die zijn bekendgemaakt door BPR die heb ik apart ook ingevoerd in die teamsite en daar kan je heel goed het beheer in regelen.

Je kan dat weer onderverdelen in alle vragen die bij die hoofdgroepen horen.

Die heb ik ook weer apart aangemaakt, dus de verantwoording van de vragen de antwoorden die ik geef op vragen, vind ik terug in die teamsites.

(Beeldtekst: Andere manieren van Kwaliteitsmonitoren.)

DE RUSTIGE MUZIEK SPEELT VERDER

DE GROOT: Wij gebruiken verschillende andere manieren.

Wij hebben een programma dat wij elke drie maanden daarvoor gebruiken.

Wij koppelen fouten en de controles die wij doen, één op één terug.

Daarbij kijken we ook naar het proces en als er iets verbeterd moet worden in het proces gaat dat terug naar onze productbeheerders.

In onze applicatie zit een mogelijkheid voor controles en ik maak elke maand query's via een programma.

Ja, er zijn heel veel mogelijkheden en die gebruiken wij en daar zijn we ook nog steeds mee aan het ontwikkelen.

(Het Nederlandse wapenschild op een blauwe achtergrond. Beeldtekst: Dit was een productie van de Rijksoverheid.)

DE RUSTIGE MUZIEK EBT WEG