Geslaagde VRS-pilot met grensgemeente Haarlemmermeer

Op maandag 22 maart hebben we stilgestaan bij de geslaagde afloop van de pilot met de grensgemeente Haarlemmermeer voor het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS). De gemeentebalie Schiphol is de eerste locatie die gebruik kan maken van de eerste functionaliteit die het programma oplevert, namelijk: het ReIS Aanvraagportaal (RAP). Bij de huidige aansluiting op het RAP is de portal nog beperkt tot het uitvoeren van de signaleringscontrole op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). Stapsgewijs werken we aan nieuwe functionaliteiten.

Lessen uit de praktijk

Om de grensgemeente te bedanken voor hun bijdrage en om na al het digitale contact persoonlijk na te praten over het verloop van de pilot, zijn implementatiemanager Antoinette Raaijmakers en projectleider Manny van der Kraan (RvIG) met taart langsgegaan op Schiphol. Antoinette over de pilot: ‘We hebben samen met de grensgemeente het aansluitproces op het RAP beproefd. Het bleek erg waardevol gezamenlijk het hele proces te doorlopen. We hebben direct verbeterpunten kunnen doorvoeren in de documentatie die we beschikbaar stellen, zoals in de aansluitinstructies en de modelformulieren.’ Manny vult aan: ‘Een goede les uit de pilot is dat het belangrijk is in het aansluitproces duidelijke afspraken te maken over de coördinatie: wie is het aanspreekpunt en regelt de te nemen acties. In de praktijk blijkt dat er een aantal verschillende medewerkers nodig is om de verbinding tot stand te brengen. Denk hierbij aan een netwerkbeheerder, de werkplekbeheerder en de autorisatiebevoegde. Met korte lijnen en goede communicatie verwachten we dat het aansluiten bij de meeste paspoortuitgevende instanties een aantal uur werk zal zijn.’

Over het gebruik van het RAP is de grensgemeente Haarlemmermeer enthousiast. ‘Het portaal is overzichtelijk en spreekt voor zich. We hadden de gebruikershandleiding eigenlijk niet nodig’, aldus een medewerker van de gemeentebalie Schiphol. De grensgemeente heeft aangegeven vanaf heden het RAP te gaan gebruiken als systeem voor het uitvoeren van de signaleringscontrole.

Vervolg

Nu de pilot met de grensgemeente Haarlemmermeer is afgerond, kunnen we vanuit het programma andere paspoortuitgevende instanties laten aansluiten op het RAP. Het gaat om de overige grensgemeenten, het ministerie van Buitenlandse Zaken, de Kabinetten van de Gouverneur en de Koninklijke Mareschaussee. De gemeenten en de afdelingen Burgerzaken van Caribisch Nederland en de Caribische landen krijgen de functionaliteit via hun reisdocumentenmodule beschikbaar. Deze aansluitingen volgen later dit jaar. 

Meer weten over de eerste functionaliteit?