Zelfevaluatie paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten

Gemeenten en de openbare lichamen controleren ieder jaar zelf of onderdelen van het proces rond de aanvraag en uitgifte van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) juist worden uitgevoerd, zoals beveiligingsmaatregelen. Daarvoor gebruiken ze de digitale vragenlijst PNIK en de digitale vragenlijst Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

Vragenlijst PNIK

De vragenlijst PNIK wordt aangeboden via de Kwaliteitsmonitor. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de vragenlijst PNIK zelf in de Kwaliteitsmonitor in. Dat moet gebeuren voor 1 januari 2019. De Kwaliteitsmonitor bevat meerdere vragenlijsten, waarvan 3 gericht zijn op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Voor gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen zijn aparte vragenlijsten beschikbaar. De vragenlijst voor 2018 bevat de thema’s beleid en regelgeving, processen, gegevens, personeel, fysieke beveiliging en calamiteiten. De vragenlijst voor de openbare lichamen bevat ook nog de thema’s architectuur en naleving.

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'monitor processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente of het openbaar lichaam elk jaar tot 1 januari gewijzigd worden, dus voordat de vragenlijst definitief is gemaakt. Gemeenten en de openbare lichamen kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand, bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

Scores

In de tabel Normering vragenlijst PNIK 2018 is te zien welke score welk resultaat oplevert. De vragenlijst PNIK bevat vragen op grond van eisen (relevante wet- en regelgeving) en vragen op grond van aanbevelingen. Iedere vraag wordt toegelicht. In 2018 betekent een maximale score op de normen, een totaalscore van 90%. In de normering is dit een voldoende.

De score wordt bepaald door het resultaat van de vragenlijst en het resultaat van de betreffende vragen dat via de ENSIA-tool wordt gegenereerd. Pas na het verwerken van de totaalresultaten van ENSIA (na 3 januari 2019) kan een gemeente het totaal van de resultaten van de zelfevaluatie inzien.

Normering vragenlijst PNIK en ENSIA 2018
Norm Resultaat
Score is >95% van de maximaal te behalen totaalscore Goed
Score is 90-95% van de maximaal te behalen totaalscore Voldoende
Score is <90% van de maximaal te behalen totaalscore Onvoldoende

Vragenlijst definitief maken

Gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen kunnen vanaf 1 december 2018 tot 1 januari 2019 de vragenlijst definitief maken. Dit kan pas als alle vragen zijn beantwoord. Is de vragenlijst definitief, dan kunnen de gemeenten en de openbare lichamen geen wijzigingen meer aanbrengen.

Uittreksel

De Kwaliteitsmonitor maakt een uittreksel met de resultaten van de zelfevaluatie. Na 3 januari 2019 is dit beschikbaar. Het uittreksel moet ondertekend worden. De burgemeester of de gezaghebber kan het resultaat in het uittreksel toelichten. Een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Gemeenten en openbare lichamen sturen het uittreksel vóór 14 februari 2019 naar RvIG.

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt na 3 januari 2019 ook een managementrapportage. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen: actiepunten waaraan de gemeente moet voldoen conform de wettelijke norm, en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gegenereerd kunnen worden is het voor de gemeenten en de openbare lichamen mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te vergelijken met die van andere gemeenten en openbare lichamen.