Zelfevaluatie Reisdocumenten

Gemeenten en de openbare lichamen controleren ieder jaar zelf of de onderdelen van het proces rond de aanvraag en uitgifte van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten juist worden uitgevoerd. Dat gebeurt door het invullen van een vragenlijst: de Zelfevaluatie Reisdocumenten.

Vragenlijst Reisdocumenten

De vragenlijst Reisdocumenten wordt aangeboden via de Kwaliteitsmonitor. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de vragenlijst Reisdocumenten zelf in de Kwaliteitsmonitor in. Dat moet gebeuren voor 1 januari 2020. De Kwaliteitsmonitor bevat meerdere vragenlijsten, waarvan 3 gericht zijn op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Voor gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen zijn aparte vragenlijsten beschikbaar. De vragenlijst voor 2019 bevat de thema’s:
•    organisatie van de beveiliging
•    toegangsbeveiliging
•    naleving
•    aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten
•    overig proces reisdocumenten
•    aanbeveling

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'monitor processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente of het openbaar lichaam elk jaar tot 1 januari gewijzigd worden, dus voordat de vragenlijst definitief is gemaakt. Gemeenten en de openbare lichamen kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand, bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

ENSIA

Sinds 2017 maken gemeenten gebruik van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) voor het invullen van de informatiebeveiligingsvragen. Meer informatie over ENSIA is te vinden op de pagina 'ENSIA en de zelfevaluatie PNIK'.

Resultaten

De vragenlijst Reisdocumenten bevat vragen op grond van eisen (relevante wet- en regelgeving) en vragen op grond van aanbevelingen. Iedere vraag wordt toegelicht. Voor 2018 worden de uitkomsten van de zelfevaluatie Reisdocumenten op een andere manier bepaald en gepresenteerd. Voorheen werd een totaalresultaat gepresenteerd met de classificatie ‘goed’, ‘voldoende’ en ‘onvoldoende’. Vanaf 2018 worden de resultaten en aanbevelingsvragen (vragen die niet gaan over de wettelijke eisen) in een apart thema gepresenteerd.

De resultaten worden bepaald door de vragenlijst en de betreffende vragen van de ENSIA-tool. Pas na het verwerken van de resultaten van ENSIA (na 3 januari 2019) kan een gemeente/openbaar lichaam de resultaten van de zelfevaluatie inzien.

Vragenlijst definitief maken

Gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen kunnen vanaf 1 december 2018 tot 1 januari 2019 de vragenlijst definitief maken. Dit kan pas als alle vragen zijn beantwoord. Is de vragenlijst definitief, dan kunnen de gemeenten en de openbare lichamen geen wijzigingen meer aanbrengen.

Uittreksel

De Kwaliteitsmonitor maakt een uittreksel met de resultaten van de zelfevaluatie. Na 3 januari 2020 is dit beschikbaar. Het uittreksel moet ondertekend worden. De burgemeester of de gezaghebber kan het resultaat in het uittreksel toelichten. Een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Gemeenten en openbare lichamen sturen het uittreksel vóór 14 februari 2020 naar RvIG.

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt na 3 januari 2020 ook een managementrapportage. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Die waaraan de gemeente moet voldoen conform de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is voor de gemeenten en de openbare lichamen mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te vergelijken. Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gegenereerd kunnen worden. Het is dan mogelijk deze te vergelijken met die van andere gemeenten en openbare lichamen.