Het ambtshalve registreren op briefadres

Iedereen die rechtmatig in Nederland woont, moet in geschreven zijn in de BRP. Bij voorkeur op een woonadres en in een aantal situaties op een briefadres. Voor het aanvragen van een briefadres is een geldige reden nodig. Dat kan wanneer één van onderstaande situaties van toepassing is.

• Je hebt geen woonadres volgens de Wet BRP (artikel 2.23 Wet BRP).
• Je verblijft in een penitentiaire instelling (gevangenis) (artikel 2.40 Wet BRP).
• Je verblijft in een psychiatrische instelling (artikel 2.40 Wet BRP).
• Je verblijft in een instelling voor kinderbescherming, opvang of beschermd wonen (artikel 2.40 Wet BRP).
• Het opnemen van een woonadres is om veiligheidsredenen niet wenselijk (artikel 2.41 Wet BRP). 

De gemeente waar een briefadres wordt aangevraagd hoeft niet de gemeente te zijn waar iemand op dat moment verblijft. Een briefadres wordt aangevraagd in de gemeente daar waar het briefadres is. Als niet aan één van deze voorwaarden wordt voldaan kan er geen   aanspraak gemaakt worden op een briefadres.

Een briefadresgever stelt zijn/haar adres beschikbaar als briefadres. Niet iedereen kan briefadresgever zijn. Het moet een bestaand adres zijn van een natuurlijk persoon (iemand die in Nederland als ingezetene staat ingeschreven) of een instelling die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om op te treden als briefadresgever. Dat kan ook het adres van het gemeentehuis zelf zijn of een andere door de gemeente aangewezen gemeentelijke locatie.

De briefadresgever moet ervoor zorgen dat post van de overheid (brieven of andere stukken, zoals een belastingformulier, stempas of dagvaarding) de briefadreshouder bereikt (artikel 2.45 Wet BRP). Daarnaast moet een briefadreshouder (persoonlijk) bereikbaar zijn voor de gemeente, om vragen te kunnen beantwoorden over het briefadres. Daarom kan een briefadres nooit een postbus zijn.
 

Iedereen die rechtmatig in Nederland woont, moet ingeschreven zijn in de BRP. Bij voorkeur op een woonadres en anders een briefadres. Het belang van een juiste registratie is dus dat een ingezetene ingeschreven wordt. Niemand moet tussen wal en schip vallen.

Daarnaast is een juiste registratie voor de burger van belang voor de correspondentie met de overheid en om aanspraak te kunnen maken op (adres‑gerelateerde) overheidsvoorzieningen. Wanneer gegevens ontbreken of niet correct zijn, kan het voorkomen dat een burger  ten onrechte geen gebruik kan maken van een voorziening.

Nee. Een inschrijving in de BRP is altijd gratis, ook als daarbij een briefadres wordt geregistreerd.

Een gemeente moet altijd binnen een redelijke termijn handelen. Die redelijke termijn ligt echter niet vast in regelgeving. Het is van belang dat een ingezetene van Nederland mee kan doen in de maatschappij en daarom zo snel als mogelijk wordt in geschreven in de BRP.

Een ambtshalve inschrijving is een besluit van de gemeente dat valt onder de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Omdat hier bezwaar tegen kan worden gemaakt, dient het verzoek altijd schriftelijk gedaan te worden (schriftelijk voornemen en schriftelijk besluit). Artikel 3:41, tweede lid, van de Awb geeft de gemeente de mogelijkheid om het besluit tot ambtshalve inschrijving te publiceren. Dit gebeurt voornamelijk als toezending aan de belanghebbende betrokkene niet mogelijk is.

Gemeenten mogen op grond van artikel 4:81 AWB beleidsregels vaststellen voor bevoegdheden die zij uitoefenen, zoals het verstrekken van het briefadres. Deze regels mogen de wet, zoals de Wet BRP waarin het briefadres is vastgelegd, niet tegenspreken. Daarnaast dient er ook altijd naar het vastgestelde beleid gehandeld te worden. Raadpleeg de circulaire briefadres voor de juiste uitvoering van de wet BRP. 

De regels van het toekennen van een briefadres in de Wet BRP zijn verduidelijkt en is de bevoegdheid tot het ambtshalve registreren van een briefadres gewijzigd in een wettelijke verplichting.

In de aangifte van het briefadres moet de reden voor het briefadres  worden vermeld. Ook  moet de schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever  worden toegevoegd. Bij de aanvraag van het briefadres overhandigt de briefadresaanvrager in ieder geval de volgende informatie aan de gemeente;

• Reden van de aanvraag
• Ingangsdatum en vermoedelijke periode van een briefadres
• Een geldig identiteitsbewijs
• Een schriftelijke verklaring van de briefadresgever

Daarnaast kan een gemeente besluiten om aanvullende documenten te vragen.

Let op: De aanvrager van een briefadres is op grond van artikel 2.45 lid 1 Wet BRP verplicht om een aangifteformulier volledig in te vullen. Bij een onvolledige aanvraag kan een gemeente de aanvraag buiten behandeling stellen.
 

Nee, naast de voorwaarden die gelden op grond van de Wet BRP mag de gemeente geen voorwaarden stellen voor het toekennen van een briefadres. De voorwaarden kun je terugvinden bij de vraag ‘In welke gevallen kan een briefadres worden geregistreerd?’. Als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan kan iemand geen aanspraak maken op een briefadres.

Ja, dat mag en is zelfs aan te bevelen. Bijvoorbeeld over het ophalen van de post en het verstrekken van inlichtingen over de verblijfplaats. Zo kan een gemeente in contact blijven met de briefadreshouder. Het niet nakomen van deze afspraken is echter op zichzelf geen grond voor uitschrijving (Vertrokken Onbekend Waarheen), dat kan pas als betrokkene onvindbaar is.

Als een briefadreshouder zich niet aan de afspraken houdt, is het belangrijk dat de gemeente nagaat wat hiervan de oorzaak is. De afdeling burgerzaken moet hiervoor het initiatief nemen en onderzoek doen. Een goede samenwerking met collega’s van andere afdelingen/domeinen is hierin van essentieel belang. Niet alleen intern, maar ook extern (bijvoorbeeld familie, instellingen, politie, woningbouwcorporaties, Leger des Heils).

Bij een aangifte van een briefadresgever zal een gemeente moeten vaststellen dat er geen woonadres is. Dat kan bijvoorbeeld door het stellen van vragen aan betrokkene. Er zijn geen regels over wanneer er voldoende bewijs is dat er geen woonadres is. Twijfelt de gemeente aan de verklaring, dan kan zij eventueel zelf onderzoek doen ter plekke. De gemeente mag vragen naar bewijsstukken waaruit de feitelijke verblijfplaats blijkt. Als iemand rechtmatig in Nederland verblijft, dan mag een gemeente niet weigeren om hem of haar in te schrijven op een woon- of briefadres.
 

Een gemeente kan een bestuurlijke boete opleggen als iemand bijdraagt aan onjuiste informatie in de BRP. Dit kan als iemand niet voldoet aan de plicht om een adreswijziging door te geven of het niet verstrekken van informatie bij een adresonderzoek.

Het uitgangspunt in de Wet BRP is dat de gemeente ingezetenen zo feitelijk mogelijk registreert met het adres waar zij verblijven. Dit betekent dat als er een woonadres is, dat woonadres geregistreerd dient te worden. Dit is alleen anders als een wettelijke uitzonderingsgrond geldt; bijvoorbeeld iemand verblijft in een psychiatrische instelling. Indien er meerdere adressen zijn, geldt, dat het adres waar betrokkene naar verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten wordt gezien als het woonadres (zie artikel 1 Wet BRP).

Het uitgangspunt in de Wet BRP is dat de gemeente ingezetenen zo feitelijk mogelijk registreert met het adres waar zij verblijven. Dit betekent dat als er een woonadres is, dat woonadres geregistreerd moet worden. Dit is alleen anders als een wettelijke uitzonderingsgrond geldt; bijvoorbeeld iemand verblijft in een psychiatrische instelling. Als er meerdere adressen zijn, geldt, zoals bepaald in artikel 1 van de Wet BRP, dat het adres waar betrokkene naar verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten wordt gezien als het woonadres.

Ja, dit is mogelijk. Het college van burgemeester en wethouders dat ambtshalve overgaat tot het opnemen van een briefadres in de BRP kan bijvoorbeeld het adres van een instelling voor maatschappelijke opvang voor dak- en thuislozen kiezen. Een dergelijke instelling kan gevraagd worden om als briefadresgever te fungeren. Het is aan de gemeente om goede afspraken te maken met maatschappelijke organisaties en andere instellingen over hun verplichtingen als briefadresgever.

Nee. Bij de registratie van een briefadres gelden de voorwaarden voor inschrijving als ingezetene. Dit betekent dat de identiteit moet worden vastgesteld evenals het rechtmatig verblijf in Nederland. Kan de gemeente dat niet vaststellen, bijvoorbeeld omdat er alleen een melding van een derde is, dan kan er geen inschrijving als ingezetene plaatsvinden en daarmee ook geen registratie van een briefadres.

Er zijn geen termijnen gekoppeld aan het toekennen van een briefadres. Wel is het raadzaam om periodiek in contact te treden met de briefadreshouder om bijvoorbeeld te toetsen of de woonsituatie is gewijzigd.

Wanneer een burger niet meer vindbaar is, kan door middel van een adresonderzoek mogelijk de nieuwe verblijfplaats worden achterhaald. Zie voor het uitvoeren van een adresonderzoek en overgaan tot uitschrijven uit de BRP de Circulaire Adresonderzoek.

Als een burger in een periode van een jaar meer dan 8 maanden buiten Nederland verblijft, is het niet mogelijk om zich op een Nederlands briefadres te registreren.

Maak goede afspraken met de postkamer, zodat duidelijk is waar de post bewaard wordt. Sommige gemeenten hebben hier een speciale kluis voor. Maak ook afspraken met de briefadreshouder, zodat de post op vaste momenten wordt opgehaald (bijvoorbeeld 1 keer per 2 weken).

Nee, er geldt geen minimale bewaartermijn voor deze post. Het briefadres is wel het formele adres waar in ieder geval de overheid brieven naar toe zal sturen. Het is dus belangrijk dat de briefadresgever de post kan doorgeven aan de briefadreshouder.

Het is daarom belangrijk dat de briefadresgever en de briefadreshouder hierover afspraken maken met elkaar. Mocht de briefadreshouder zich niet aan deze afspraken houden en de briefadresgever kan daardoor de post niet doorgeven, dan kan er gekozen worden om post na een bepaalde termijn (bijvoorbeeld 1 maand) terug te sturen naar de afzender, met de mededeling “post heeft geadresseerde niet bereikt.”

De briefadresgever kan dit ook melden bij de gemeente. De gemeente kan daarop besluiten een adresonderzoek te starten. Als de gemeente zelf briefadresgever is, is die melding uiteraard niet nodig en kan zij een adresonderzoek starten.

Hiervoor geldt geen wettelijke termijn. Een gemeente is vrij om te bepalen wanneer in een concreet geval een adresonderzoek nodig is.

Gemeenten zijn niet verplicht om de binnengekomen post op het briefadres vast te leggen in een postregistratiesysteem. Het staat gemeenten vrij om daarvoor te kiezen.

Het is toegestaan om een burger in te schrijven op een nevenadres als briefadres wanneer dit nevenadres een bestaand adres is van een gemeente of organisatie en voldoet aan de BAG regels. Deze zijn hier te vinden.

Naast de gemeente zelf kan ook een rechtspersoon die zijn zetel heeft in Nederland en die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om als briefadresgever in zijn gemeente op te treden.

De Wet BRP stelt dat als er een woonadres is, dat woonadres moet worden geregistreerd en dus geen briefadres. Dit is alleen anders als een wettelijke uitzonderingsgrond geldt; bijvoorbeeld iemand verblijft in een psychiatrische instelling. Dit neemt niet weg dat in de praktijk situaties kunnen voorkomen waarin inschrijving met een woonadres, om welke reden dan ook, nadelige gevolgen heeft voor een burger. Het belang van inschrijving als ingezetene staat voorop. Vervolgens is het zaak dat onderzocht wordt waarom een burger in de knel komt als een woonadres wordt geregistreerd. Het is dan ook belangrijk om te onderzoeken of het probleem kan worden opgelost aan de zijde waar het zich voordoet. Bijvoorbeeld door een gedoogbeschikking voor bewoning op een vakantiepark op te stellen, zodat er alsnog inschrijving met een woonadres kan plaatsvinden. Ga hierover binnengemeentelijk het gesprek aan en vraag als nodig RvIG voor ondersteuning in een concreet geval.

Eerst onderzoek je of de ingetrokken toestemming inderdaad afkomstig is van de briefadresgever. Als dit zo blijkt te zijn, wordt het briefadres in onderzoek gezet. De briefadreshouder wordt hiervan op de hoogte gesteld. Op dat moment wordt beoordeeld wat de situatie van de briefadreshouder is. Is een briefadres nog van toepassing of kan betrokkene inmiddels ingeschreven worden met een woonadres? De vervolgactie is afhankelijk van de resultaten van dit onderzoek (inschrijving op een woonadres/inschrijving met een nieuw briefadres).

Zet het briefadres in onderzoek. Als een woonadres bekend is en gesteld kan worden dat betrokkene hier inderdaad woont, wordt de procedure ‘ambtshalve adreswijziging’ gestart (artikel 2.20 lid 2 Wet BRP). Wanneer het woonadres in een andere gemeente ligt, neem dan contact op met die gemeente.

Zolang aan de voorwaarden voor inschrijving op een briefadres wordt voldaan kan het briefadres blijven bestaan. De weigering van een aangeboden woning is op zich geen reden om het briefadres te beëindigen. Voor de BRP is alleen de feitelijke verblijfsituatie van belang.

Hoe kan dat als de briefadreshouder onvindbaar is?

Ja, een briefadres op het adres van de gemeente geldt als officieel adres in de BRP. De briefadresgever (in dit geval de gemeente) is verplicht om ervoor te zorgen dat de post de briefadreshouder ook daadwerkelijk bereikt. Indien de briefadreshouder onvindbaar is, zal hij niet worden ingeschreven op een briefadres.

Het is hierbij van belang om onderscheid te maken tussen twee situaties: aangifte en ambtshalve.

Als een burger zelf aangifte doet en een briefadres(gever) heeft, moet de gemeente waar dat briefadres zich bevindt voor de inschrijving zorgen. Zij kan dat niet weigeren onder verwijzing naar een centrumgemeente.
Als een burger zelf geen briefadres(gever) heeft, moet de gemeente waar hij zich meldt voor het briefadres zorgen. Een gemeente mag niet naar een andere gemeente verwijzen. Wel is het mogelijk dat de gemeente zelf in samenspraak met een andere gemeente een briefadres in die andere gemeente voorstelt aan de aanvrager.

Hier is van belang dat een gemeente alleen een adres kan registreren dat in de eigen gemeente ligt.

Wat kan: gemeente A vraagt aan gemeente B (samenwerkingsgemeente) om persoon Y te registreren op adres X in gemeente B. Gemeente B is dan de gemeente van inschrijving. Aandachtspunt: burger mag niet van kastje naar muur gestuurd worden. Het doorverwijzen naar een andere gemeente kan wel, maar alleen in overleg met die gemeente en e.e.a mag er niet toe leiden dat burger überhaupt niet ingeschreven wordt.
Wat kan niet: gemeente A registreert voor persoon Y adres X dat in gemeente B (samenwerkingsgemeente) ligt.

De gemeente waar iemand verblijft, zorgt voor de inschrijving op een woonadres. Alleen als er geen woonadres is, kan een briefadres worden geregistreerd (waar persoon zich meldt).

Het gaat niet altijd om een datalek. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je dit nagaan en kijken of het verplicht is dit te melden.