Gebruik van persoonsgegevens voor het Basisregister reisdocumenten (BR)

Welke gegevens verwerkt RvIG van mij?

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) verwerkt onder andere persoonsgegevens ten behoeve van het Basisregister reisdocumenten (BR). Het BR bevat de nummers van reisdocumenten en de hierna genoemde persoonsgegevens van de houder van het document: geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, woonplaats en adres. Daarnaast worden het burgerservicenummer, de nationaliteit (uitsluitend de Nederlandse) en het administratienummer (A-nummer) geregistreerd.

Een onderdeel van het BR is het Verificatieregister. Het Verificatieregister bevat uitsluitend de nummers van reisdocumenten die niet in omloop mogen zijn. Deze documentnummers zijn op te vatten als persoonsgegevens omdat RvIG deze nummers koppelt aan specifieke personen. Het Verificatieregister wordt dagelijks vanuit het BR bijgewerkt.

Waarvoor gebruikt RvIG mijn gegevens?

RvIG verwerkt jouw persoonsgegevens voor:

• het voorkomen en bestrijden van fraude met en misbruik van reisdocumenten door het vastleggen van gegevens over documenten die niet in omloop mogen zijn;
• het mogelijk maken voor instellingen en personen om de gegevens in het BR te raadplegen om fraude of misbruik te voorkomen.

Op grond waarvan verwerkt RvIG mijn gegevens?

RvIG moet het gebruik van je persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op grond van dit artikel is het toegestaan om jouw persoonsgegevens te verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid onder c AVG). Artikel 4a van de Paspoortwet verplicht het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)/RvIG tot het in stand houden van het BR.

Hoe komt RVIG aan mijn gegevens?

Autoriteiten die belast zijn met de uitvoering van de Paspoortwet, bijvoorbeeld gemeenten maar ook de Nederlandse grensbewaking, verstrekken persoonsgegevens van de houder van een document dat niet meer in omloop mag zijn aan RvIG ten behoeve van de registratie in het BR. RvIG is bevoegd om deze aangeleverde persoonsgegevens te controleren in de Basisregistratie Personen (BRP).

Aan wie worden mijn gegevens verstrekt?

RvIG verstrekt jouw gegevens alleen verder aan een andere organisatie, wanneer RvIG wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
Op basis van artikel 4a, zesde lid van de Paspoortwet verstrekt RvIG in het BR geregistreerde gegevens aan instellingen en personen, belast met een publiekrechtelijke taak, voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak en aan instellingen en personen met een gerechtvaardigd belang.
Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende verstrekkingen:

• Het verstrekken van documentnummers van reisdocumenten en persoonsgegevens van de houder van het reisdocument. De Nationale Politie en de Koninklijke Marechaussee zijn door RvIG geautoriseerd om deze gegevens te ontvangen.
• Het controleren van de geldigheid van een reisdocument aan de hand van het documentnummer.

Voor het controleren van de geldigheid van een reisdocument aan de hand van het documentnummer kunnen instellingen en personen met een gerechtvaardigd belang RvIG verzoeken om de vermelding van een document in het BR te controleren. De gegevensverstrekking beperkt zich in dit geval uitsluitend tot de mededeling of in het BR gegevens zijn opgenomen over het document waarvan de instelling of persoon het documentnummer heeft opgegeven. Er wordt hierbij een zogenaamde ‘hit' of 'no-hit’ gegeven. Het gebruik van deze hit/no-hit functie van het BR moet aangevraagd worden met een aanvraagformulier. De toestemming wordt door RvIG gegeven in de vorm van een besluit namens de minister van BZK.

Hoe lang bewaart RvIG mijn gegevens?

Reisdocumenten met een geldigheidsduur van 10 jaar worden voor een periode van 16 jaar geregistreerd in het BR. Reisdocumenten met een geldigheidsduur van 5 jaar worden 11 jaar lang bewaard.

Welke rechten heb ik?

Als jouw gegevens in het BR staan, heb je recht op:

• inzage in jouw gegevens (artikel 15 AVG);
• rectificatie van jouw gegevens (artikel 16 AVG).

Je hebt geen recht op:

• het wissen van jouw gegevens (artikel 17 AVG) en beperking van gegevensverwerking (artikel 18 AVG);
  Omdat het BR gebruik maakt van gegevens uit de BRP bestaat er op grond van artikel 17, derde lid AVG en artikel 18, tweede lid AVG geen algemeen recht op gegevenswissing en -beperking. Het wissen van gegevens is wel mogelijk als blijkt dat gegevens onjuist zijn. Het recht op gegevenswissing is in dat geval nauw verbonden met het recht op correctie. De essentiële functie die de basisregistratie heeft als centrale en primaire informatiebron voor de overheid verhindert het uitoefenen van de rechten genoemd in artikel 17 en 18 AVG. Bij uitoefening van deze rechten zou de informatiestroom binnen de overheid ernstig gehinderd worden, terwijl deze gegevens juist noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taken van de overheidsorganen.
• overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG). Dit recht is niet van toepassing omdat er geen gegevens verwerkt worden op basis van toestemming;
• bezwaar (artikel 21 AVG). Het recht op bezwaar is niet van toepassing  omdat de gegevensverwerking plaatsvindt op basis van een wettelijke verplichting.

Hoe kan ik een verzoek indienen?

Je verzoek op grond van de AVG kun je indienen door een brief te sturen naar:

Ministerie van BZK
CIO/AVG
Postbus 20011
2500 EA Den Haag

Vermeld in je brief minimaal:

• jouw naam;
• jouw adres;
• welke gegevens je wilt inzien en/of welke gegevens je wilt laten wijzigen.

Voordat aan jouw verzoek kan worden voldaan moet het ministerie van BZK jouw identiteit kunnen vaststellen. Voeg daarom een kopie van je geldige identiteitsbewijs bij je verzoek.

Je ontvangt in principe binnen 1 maand een beslissing op jouw verzoek. Dit is conform artikel 12 lid 3 AVG. Als je het niet eens bent met de beslissing kun je achtereenvolgens bezwaar maken en beroep instellen bij de rechtbank. Meer informatie over bezwaar en beroep vind je op Rijksoverheid.nl.   

Hoe kan ik een klacht indienen?

Als je het niet eens bent met de manier waarop RvIG omgaat met jouw persoonsgegevens of jouw verzoek afhandelt, kun je een klacht indienen bij het ministerie van BZK, via het hierboven vermelde adres.

Als je vervolgens niet tevreden bent met de manier waarop BZK met je klacht omgaat, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Informatie over hoe je dit doet, vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.