Gegevens in de BRP en het Basisregister Reisdocumenten

Burgers kunnen bij gebruik van een van rechtswege vervallen reisdocument onverwacht worden geconfronteerd met problemen. Dit moet voorkomen worden. Dit informatieblad beschrijft de gevolgen van de verwerking van gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) voor het Basisregister Reisdocumenten (BR).

Wat is het Basisregister Reisdocumenten?

Het BR registreert Nederlandse reisdocumenten die van rechtswege zijn vervallen volgens artikel 47 van de Paspoortwet. Een reisdocument vervalt van rechtswege in bijvoorbeeld de volgende gevallen:

•    Iemand heeft niet langer de Nederlandse nationaliteit.
•    Een vreemdeling of vluchteling beschikt niet meer over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem een reisdocument is verstrekt.
•    Een vluchteling of vreemdeling heeft de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van een ander land verkregen.
•    De redenen tot verkrijging van een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort zijn vervallen.
•    De geldigheidsduur van een reisdocument is verstreken.
•    De geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht van de houder is/zijn gewijzigd.
•    De houder is overleden.
•    Het reisdocument is vermist of gestolen.
•    Een bevoegde instantie heeft vastgesteld dat er bij de aanvraag gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens.

Wat zijn de gevolgen van de verwerking van gegevens in het Basisregister?

Reisdocumenten die in het BR staan, mogen niet in omloop zijn. De documentnummers worden doorgegeven aan Interpol om te worden opgenomen in het zogenaamde Stolen and Lost Travel Documents-systeem. Ook komen de documentnummers in het Schengen Informatie Systeem te staan. Deze systemen kunnen worden geraadpleegd door de marechaussee en door de politie.
Reist de burger met een document dat in deze registers is opgenomen, dan kan dat document bij controle worden ingenomen.
Daarnaast worden de documentnummers opgenomen in het Verificatieregister. Dit register wordt door diverse organisaties geraadpleegd om na te gaan of het identiteitsdocument geldig is.

In welke situaties krijgt het BR een bericht? Reisdocumenten die van rechtswege vervallen zijn, moeten worden geregistreerd in het BR. Dit gebeurt automatisch door het versturen van een bericht vanuit GBA-V1 naar het BR. Als door
een actualisering of een correctie de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht (houdergegevens) van een persoon wijzigt/wijzigen, wordt er een geautomatiseerd bericht verstuurd naar het BR.

Let hierbij op de volgende situaties:

1.    Het actualiseren van verwerkingen vanuit Burgerlijke Stand:
Onder andere de volgende rechtsfeiten die verwerkt worden in de akten van de Burgerlijke Stand leiden tot een automatisch bericht aan het BR voor zover het de houdergegevens betreft:

• Het automatisch verwerken van Tb02-berichten.
• Het verwerken van een erkenning in de Basisregistratie Personen.
• Het verwerken van een ontkenning vaderschap.
• Een geslachtsnaamswijziging bij Koninklijk Besluit (KB).
• Een geslachtsverandering.
• Een adoptie.
• Een voornaamswijziging.

Tip:
Controleer altijd na het actualiseren van categorie 01 in de persoonslijst of het nodig is de burger te informeren over
het mogelijk van rechtswege vervallen van het reisdocument. Dit geldt ook bij geautomatiseerde verwerking van het
Tb02-bericht.

2.    Het actualiseren en corrigeren (mutaties) in de BRP:
Onder andere de volgende mutaties die verwerkt worden in de BRP leiden tot een automatisch bericht aan het BR voor zover het de houdergegevens betreft:

• Het verwerken van een erkenning/naamswijziging/ naamvaststelling.
• Het verwerken van een buitenlands brondocument.
• Het herstellen van fouten uit meldingen uit de Bestands Controle Module.
• Een later ontdekte fout als gevolg van een mutatie, zoals het ontbreken van een diakritisch teken (bijvoorbeeld ë) of een onjuiste plaatsing van zo’n teken.
• Het corrigeren van foutieve houdergegevens

Aanvraag nieuw reisdocument

Bij de aanvraag voor een nieuw reisdocument vanwege een wijziging in de houdergegevens is het verplicht alle reisdocumenten waarvan de geldigheid nog niet is verstreken met een afgiftedatum van voor de wijziging in te nemen. Voor deze documenten geldt namelijk ook dat ze door de wijziging van rechtswege zijn vervallen.

Informeren documenthouder

De uitgevende instantie is verplicht de houder schriftelijk op de hoogte te brengen van het vervallen van het reisdocument.
Het reisdocument houdt u in.

Element 12.35.70 in onderzoek zetten

Nadat de houder is geïnformeerd, wordt element 12.35.70 (inhouding dan wel vermissing reisdocument) in onderzoek gezet.

Na het registreren van de inlevering van het reisdocument wordt het onderzoek beëindigd.

Als het vervallen document niet wordt ingeleverd In de gevallen waarbij het document niet ingeleverd wordt na verzending van de kennisgeving, kunt u overwegen om hierna nogmaals een of meer kennisgevingen te verzenden en te archiveren.
Als deze kennisgeving(en) niet retour wordt/worden gestuurd kunt u ervan uitgaan dat de informatie over het vervallen reisdocument de houder bereikt heeft. De houder heeft dan kennis kunnen nemen van de mogelijke gevolgen.

Als uw burgemeester van mening is dat signalering op grond van artikel 47 Paspoortwet van toepassing is, kunt u de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verzoeken de houder op te nemen in het Register Paspoortsignaleringen.

Element 12.35.70 nog niet in onderzoek?
Als element 12.35.70 - inhouding dan wel vermissing reisdocument - nog niet in onderzoek is gezet, raden wij u aan dit alsnog te doen.