Handreiking BSN voor Burgerzaken en RNI

De Handreiking BSN voor Burgerzaken en RNI beoogt gemeenten en de registratiehouder RNI die gebruik maken van het burgerservicenummer (BSN) behulpzaam te zijn bij het implementeren van het burger-servicenummer door het geordend aanbieden van de verschillende van toepassing zijnde procedures.
Per hoofdstuk zijn de procedures opgenomen met de bijbehorende uitleg.

Voor organisaties in hun rol van gebruiker van het burgerservicenummer is een separate Handreiking BSN voor Gebruikers beschikbaar. 

 

1. De presentievraag

1.1 Inleiding

De presentievraag is bedoeld om de consistentie tussen de stelsels BRP en BSN bij inschrijving te waarborgen.
Sinds de inwerkingtreding van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) wordt het burgerservicenummer uitgegeven door gemeenten.
Vanaf de inwerkingtreding van de Wet Basisregistratie Personen (BRP) wordt het burgerservicenummer ook uitgegeven door de registratiehouder RNI.
Het is daarbij noodzakelijk om zeker te stellen dat nummers niet dubbel worden toegekend. Iedere ingeschrevene moet een burgerservicenummer hebben en één burgerservicenummer dient bij één burger te horen, zodat persoonsgegevens betrouwbaar uitgewisseld kunnen worden op basis van dat nummer. De presentievraag is het instrument om de uniciteit van het burgerservicenummer zoveel mogelijk te waarborgen. Door het stellen van de presentievraag wordt gecontroleerd:

• of de persoon niet al is ingeschreven in de BRP;
• of er niet al een inschrijvingsprocedure is gestart in een andere gemeente;
• of de persoon niet al een burgerservicenummer heeft.

 

1.2 Wanneer stel je de presentievraag?

De presentievraag moet gesteld worden wanneer er sprake is van een eerste inschrijving in de BRP of een hervestiging vanuit het buitenland.
Dit betekent:

• voor alle eerste inschrijvingen, met uitzondering van de inschrijving bij geboorte op basis van een geboorteakte, wordt een presentievraag gesteld;
• voor alle vervolginschrijvingen, met uitzondering van de intergemeentelijke verhuizing, wordt een presentievraag gesteld.

Ook voor een hervestiging waarbij bekend is wat de voorgaande gemeente van inschrijving was, is het verplicht een presentievraag te stellen. Dat geldt zelfs als het de eigen gemeente of RNI-deelnemer betreft. De reden hiervoor is dat gecontroleerd moet worden dat de persoon niet al ergens anders is ingeschreven, dat de persoon een uniek burgerservicenummer heeft en dat foutvermoedens zo snel mogelijk worden getraceerd.

 

1.3 Het verloop van de cyclus

Het verloop van de cyclus is als volgt:

1. De gemeente/RNI-deelnemer geeft identificerende gegevens op in een presentievraag.
2. De gemeente/RNI-deelnemer stelt een verwachting op voor het presentieantwoord. Bijvoorbeeld: als de ingeschrevene verklaart nog nooit in Nederland gewoond te hebben maar wél als grensarbeider in Nederland belasting betaald heeft, is de verwachting dat de persoon gevonden wordt.
3. Er komt één antwoord terug met daarin nul, één of meer sets persoonsgegevens (maximaal 10) die voldoen aan de identificerende gegevens.

De gemeente/RNI-deelnemer vergelijkt de ontvangen gegevens met de eigen verwachting. Als die overeenkomt, vervolgt de gemeente/RNI-deelnemer de inschrijvingsprocedure op basis van de ontvangen gegevens. Als het antwoord afwijkt van de verwachting, moet de gemeente/RNI-deelnemer onderzoeken wat de situatie is. Bijvoorbeeld: als er meer dan 10 personen gevonden zijn, moet de gemeente/RNI-deelnemer een nieuwe presentievraag stellen met een meer toegespitste identificatie.

Identificatie

Het is belangrijk om bij de presentievraag de juiste set van identificerende gegevens mee te geven, afhankelijk van het type presentievraag.
Bij vraagtype 1 zijn er drie verplichte gegevens om op te geven:

• Geslachtsnaam
• Geboortedatum
• Geslachtsaanduiding

Bij vraagtype 2 zijn er vijf verplichte gegevens om op te geven:

• Geslachtsnaam
• Geboortedatum
• Geslachtsaanduiding
• Nationaliteit
• Buitenlands persoonsnummer

Bij vraagtype 3 zijn er twee verplichte gegevens om op te geven:

• Nationaliteit
• Buitenlands persoonsnummer

Bij vraagtype 4 is er één verplicht veld om op te geven:

• Geboortedatum

Als één van deze gegevens ontbreekt, ontvangt de gemeente een foutbericht.

Let op: bij vraagtype 4 moet men aanvullende identificerende gegevens meegeven omdat er anders altijd meer dan 10 personen worden gevonden. Daarnaast kunnen er één of meer aanvullende gegevens worden opgenomen, onder meer: 

• Voornaam of voornamen
• Voorvoegsel
• Geboorteland
• Geboorteplaats

De aanvullende identificerende gegevens met de hoogste ‘trefkans’ zijn gegevens met een datum en die gegevens die in de Landelijke Tabellen zijn opgenomen (met code). Dit zijn:

• Geboortedatum
• Geslacht
• Geboorteland 
• Nederlandse geboortegemeente

Let op: Met de geslachtsnaam kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt, bijvoorbeeld als de ingeschrevene meerdere brondocumenten heeft met een verschillende naam.
Bijvoorbeeld: een Duitse vrouw met de geslachtsnaam Muller en getrouwd met de heer Kraus. Bij het stellen van een presentievraag met de geslachtsnaam Muller kan het presentieantwoord worden geïnterpreteerd als dat deze vrouw geen burgerservicenummer heeft. Om te bepalen of dit daadwerkelijk zo is, zal ook gezocht moeten worden op de naam Kraus. Deze situatie doet zich vaak voor bij Duitse, Poolse, Turkse en Marokkaanse nationaliteiten.

Soms is van een burger geen volledige geboortedatum bekend, maar alleen het geboortejaar. Omdat voor personen met onbekende geboortemaand en/of -dag ook wel een geboortedatum op 1 januari of 1 juli wordt geregistreerd, resulteert zoeken op geboortedatum 19710000 in een zoekoperatie die naast 19710000 ook de data 19710101 en 19710701 meeneemt.

Bij twijfel een nieuw BSN toekennen

In het presentieantwoord kunnen meerdere sets persoonsgegevens voorkomen.
Als uit het presentieantwoord niet met zekerheid is vast te stellen of de gevonden persoon daadwerkelijk de gezochte persoon is, moet een nieuw burgerservicenummer toegekend worden. Het koppelen van een bestaand burgerservicenummer aan de verkeerde persoon moet te allen tijde voorkomen worden.

1.4 Intelligent zoeken

Bij het beantwoorden van de presentievraag gebruikt de BV BSN data uit de verstrekkingsvoorziening BRP-V, die een combinatie is van de BRP en de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI). De registratie van bepaalde gegevens in RNI kan afwijken van de regels die in de BRP gehanteerd worden. Om te voorkomen dat personen ten onrechte niet gevonden worden vanwege afwijkende schrijfwijzen, wordt bij de beantwoording van de presentievraag gewerkt met ‘intelligent zoeken’. Intelligent zoeken betekent dat niet alleen gezocht wordt naar gegevens die exact overeenkomen met de opgegeven waarden, maar dat regels toegepast worden om de trefkans te vergroten.
Bij het intelligent zoeken hanteert de BV BSN de volgende stappen.

1. Exact zoeken
   Alle gevraagde gegevens moeten exact gelijk zijn aan de gegevens in de databases.
2. Diakrietentransformatie
   Diakritische tekens (trema, tilde, ogonek,…) worden verwijderd; Speciale tekens (œ,Þ,?,..) worden omgezet naar ‘gewone’ tekens; Alle spaties worden verwijderd. Alle hoofdletters worden in kleine letters omgezet; VOORBEELD: Otd?lenija’russkago => otdelenijarusskago;.
3. Transscriptie en Transliteratie
   Alle delen van de naam die mogelijke transliteratie-/transcriptieverschillen kennen, worden gecodeerd met cijfers; alle dubbele letters en dubbele codes worden verwijderd; De letter ‘h’ wordt verwijderd; VOORBEELD: Visjhorroschtsch is gelijk aan Wijkhoroosc;
4. Gebruik van tabellen
   Gewijzigde gemeentenamen worden omgezet naar de actuele namen; Gewijzigde landnamen worden omgezet naar de actuele namen.
5. Toepassen van regels

Bij een vraag waarin Geslachtsaanduiding gebruikt wordt, wordt ook gezocht met Geslachtsaanduiding Onbekend;
Bij een vraag met een Geboortedatum waarvan alleen het geboortejaar bekend is (jjjj0000), wordt ook gezocht met jjjj0101 en jjjj0701;
Bij een vraag waarin slechts één enkele voornaam voorkomt, wordt ook gezocht bij personen die naast deze voornaam nog meer voornamen hebben;
De opgegeven voorvoegsels en geslachtsnaam worden gecombineerd tot één naam.

Er wordt eerst gezocht op basis van de verplichte gegevens, ook al zijn er in de presentievraag aanvullende identificerende gegevens opgegeven. Als er 10 of minder treffers zijn, dan worden deze sets persoonsgegevens in het antwoordbericht aan de gemeente/RNI-deelnemer gestuurd. Zijn er meer dan 10 sets gegevens die voldoen aan de verplichte identificerende gegevens, dan kan er binnen de gevonden sets verder gezocht worden op basis van aanvullende identificerende gegevens.

In het antwoordbericht wordt aangegeven wat de mate van overeenstemming is tussen de identifi¬cerende gegevens in de vraag en de gevonden gegevens in het antwoord. Het waardebereik loopt van ‘0000’ tot en met ‘1000’. Hoe groter de waarde, hoe groter de overeenkomst. De waarde ‘1000’ geeft aan dat er een volledige overeenstemming is tussen de identificerende gegevens in het vraagbericht en de gevonden gegevens in het antwoordbericht. De score ‘1000’ komt alleen voor bij een matching op basis van exact zoeken (stap 1). Hoe meer stappen in het intelligent zoeken nodig zijn om een match te maken, hoe lager de score wordt.

2.4 Mogelijke fouten

Onderstaand een overzicht van de foutvermoedens die door een BSN­gebruiker of registerhouder geconstateerd kunnen worden. Daarbij opgenomen zijn de prioriteit van een foutvermoeden, de mogelijke herstelacties en de mogelijke oorzaken.

3. Het beheer van de voorraad burgerservicenummers

3.1 Inleiding

Sinds de inwerkingtreding van de Wabb kennen gemeenten het burgerservicenummer toe bij het aanleggen van de PL.
Vanaf de inwerkingtreding van de wet BRP gaat de registratiehouder RNI het burgerservicenummer toe bij het aanleggen van de RNI-PL.
Het toekenningsproces van het burgerservicenummer is vergelijkbaar met dat van het A-nummer:

• de gemeente/RNI-registratiehouder vraagt een voorraad nummers op en plaatst die in het BRP-systeem;
• bij het aanleggen van de PL kiest het BRP-systeem een nummer uit de voorraad en plaatst dat op de PL;
• voordat de voorraad opraakt, vraagt de gemeente/RNI-registratiehouder een nieuwe voorraad op.

Er zijn twee verschillen met de A-nummerprocedure:

1. In bepaalde gevallen wordt bij het aanleggen van een PL geen BSN uit de voorraad gehaald, maar wordt een bestaand BSN overgenomen;
2. De BSN-voorraad wordt online opgevraagd.

 

3.2 Opvragen burgerservicenummers

Heeft uw gemeente/RNI-registratiehouder geen voorraad burgerservicenummers meer, dan moeten nieuwe nummers online worden opgehaald bij de beheervoorziening BSN (BV BSN). De gemeente/RNI-registratiehouder moet zelf zorgen voor het tijdig inregelen van een voldoende voorraad burgerservicenummers.

De gemeente/RNI-registratiehouder vraagt een voorraad burgerservicenummers aan door een online bericht te zenden aan de webservice “Opvragen nummervoorraad” van de beheervoorziening BSN. Na verzending wordt het bericht op juistheid gecontroleerd en na goedkeuring ontvangt de gemeente/ RNI-registratiehouder binnen enkele seconden een bericht met de nieuwe voorraad burgerservicenummers. De webservice verstrekt per aanvraag maximaal 250 nummers. Het is mogelijk om meerdere aanvragen achter elkaar te doen.

Als richtlijn geldt het opvragen van een voorraad voor twee maanden, om het aanleggen van onnodig grote voorraden te beperken. Omdat registratiehouders uitsluitend burgerservicenummers uit de eigen voorraad in verkeer kunnen brengen, wijzen wij u er nadrukkelijk op dat het uitwisselen van voorraden burgerservicenummers tussen registratiehouders niet is toegestaan. Neem voor meer informatie over aansluiting op de webservice en gebruik van de webservice contact op met uw BRP-leverancier

3.3 De opslag van de voorraad burgerservicenummers

De burgerservicenummers in de BSN-voorraad zijn strikt genomen slechts informatieloze nummers. Maar dit betekent niet dat de voorraad onbeveiligd bewaard mag worden. De beveiliging van de BSN-voorraad moet op hetzelfde niveau zijn als die van de voorraad A-nummers.

3.4 Gemeentelijke herindeling en de voorraad burgerservicenummers

Bij een gemeentelijke herindeling waarbij meerdere gemeenten samengaan of splitsen is afstemming met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens nodig. In overleg wordt bepaald wat er moet gebeuren met de voorraden burgerservicenummers bij de betrokken gemeenten.

Bij een gemeentelijke infrastructurele wijziging waarbij uitsluitend de gemeentecode wijzigt (bijvoorbeeld bij een gemeentenaamswijziging), zorgt de BV BSN voor het overzetten van de voorraad burgerservicenummers naar de nieuwe gemeentecode. Dit betekent dat de gemeente de voorraad burgerservicenummers die ze onder de oude gemeentecode heeft opgevraagd onder de nieuwe gemeentecode kan blijven gebruiken.

 

3.5 Het nummerregister

De BV BSN houdt een centrale registratie bij van alle BSN’s: het Nummerregister. In het Nummerregister wordt de ‘levensloop’ van ieder BSN vastgelegd. Hierin zijn de volgende fasen te onderscheiden:

• De Nummergenerator van de BV BSN genereert in willekeurige volgorde (‘at random’) een voorraad nummers. Deze nummers worden in het Nummerregister opgenomen en krijgen de status ‘aangemaakt’;
• De registratiehouder vraagt een voorraad BSN’s op uit het Nummerregister. De verstrekte nummers krijgen in het Nummerregister de status ‘gedistribueerd’ waarbij tevens vastgelegd wordt aan welke organisatie het BSN gedistribueerd is;
• Wanneer het BSN door de registratiehouder uit de voorraad wordt toegekend, ontvangt de BV BSN hiervan een vulbericht. De BV BSN controleert of de afzender van het vulbericht gelijk is aan de aanvrager van de voorraad. Als dit klopt, krijgt het BSN in het Nummerregister de status ‘in verkeer’.
• Wanneer het BSN op de PL gewijzigd wordt of de PL wordt afgevoerd, dan ontvangt de BV BSN hiervan een spontane mutatie of een Ng01-bericht. De status van het BSN in het Nummerregister wordt vervolgens gewijzigd in ‘uit verkeer’.

4 Toegang tot de Beheervoorziening BSN

4.1 Aansluitprocedure

Registratiehouders, in hun rol als BSN toekennende instantie, hoeven de aansluitprocedure niet te doorlopen. Het berichtenverkeer dat noodzakelijk is voor de toekenning van burgerservicenummers verloopt via de huidige BRP-aansluiting.

4.2 Netwerk

De netwerktoegang tot de BV BSN is niet mogelijk via het openbare internet. Toegang is mogelijk via een aansluiting op Gemnet of Diginetwerk.

4.3 Certificaten

Om toegang te krijgen tot de BV BSN moet u beschikken over een PKI Overheid certificaat; een Services certificaat van het type Server. Voor aansluiting dient u eenmalig de “NAW-gegevens” van het PKI Overheid certificaat te verstrekken aan Rijksdienst voor Identiteitsgegevens om het certificaat te autoriseren voor het BV BSN-systeem. Het publieke deel van het certificaat dient als .cer of .pem bestand verzonden te worden aan info@rvig.nl.
Als u gebruik maakt van een bewerker en uw bewerker is aangesloten op de BV BSN met een PKI Overheid certificaat, dan heeft u zelf geen PKI Overheid certificaat nodig. De eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking blijft evenwel volledig bij de BSN-gebruiker liggen

4.4 Berichtenverkeer

In het vraagbericht dient te worden aangegeven welke registratiehouder de vraag aan de BV BSN stelt.
Bij enkelvoudig gebruik wordt hiervoor in het veld Afzender de distinguished name ingevuld (dit is een uniek onderdeel van het PKI-certificaat)
Bij gedeeld gebruik (via 1 bewerker) dient dit als volgt plaats te vinden:

• In het veld Afzender wordt voor beide registratiehouders dezelfde distinguished name ingevuld (dit is een uniek onderdeel van het PKI-certificaat van de “bewerker”)
• In het veld Indicatie Eindgebruiker moet de afzonderlijke naam ingevuld worden. Op deze manier kan de BVBSN zien welke instantie de vraag werkelijk gesteld heeft.

4.5 De Proefomgeving

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens heeft voor testdoeleinden een proefomgeving ingericht voor de BV BSN. De webservices die door de BV BSN worden aangeboden, zijn beschikbaar op deze proefomgeving.

4.5.1    Toegang en autorisatie tot de proefomgeving

De proefomgeving is beschikbaar via ‘openbaar’ internet, via Gemnet en via Diginetwerk. In alle gevallen is een geldig PKI-Overheid certificaat nodig. De proef- en productieomgeving hebben aparte certificaten.Het gebruikte PKI-Overheidscertificaat moet aangemeld worden bij Rijksdienst voor Identiteitsgegevens om geautoriseerd te worden (zie hoofdstuk 4.3 Certificaten).

4.5.2    Toegang tot de webservices

Voor Burgerzaken zijn de volgende twee webservices van belang:

• MatchIdenGeg: de online Presentievraag;
• GenereerDistribueerNr: opvragen van een voorraad BSN’s.

De webservice GenereerDistribueerNr is op de proefomgeving niet beschikbaar voor testdoeleinden. Dit om uit te sluiten dat testbestanden met nummervoorraden in de lokale productieomgeving van een registratiehouder worden opgenomen.

Op de proefomgeving is de online Presentievraag ls volgt bereikbaar:

• Vanaf internet via https://147.181.36.62/bcgba60/bcgba.asmx
• Vanaf Gemnet en Diginetwerk via https://lap.bcgba.idm.diginetwerk.net/bcgba60/bcgba.asmx

In de testdatabase zijn de gegevens opgenomen van een aantal testpersonen die gebruikt kunnen worden om te testen. De gegevens van deze testpersonen zijn gefingeerd en hebben geen enkele relatie met bestaande personen. De testdatabase is te downloaden van onze website.

4.6    De Productieomgeving

4.6.1    Toegang en autorisatie tot de productieomgeving

Op de productieomgeving zijn de webservices via Gemnet en Diginetwerk als volgt bereikbaar: https://bcgba.idm.diginetwerk.net/bcgba60/bcgba.asmx

4.6.2    Toegang tot de webservices

Voor Burgerzaken zijn de volgende twee webservices van belang:

• MatchIdenGeg: de online Presentievraag;
• GenereerDistribueerNr: opvragen van een voorraad BSN’s.