Handreiking Internetonderzoek LAA

Deze handreiking is bedoeld voor professionals die zich bezighouden met adresonderzoek in het kader van de landelijke aanpak adreskwaliteit (LAA). De handreiking laat zien hoe je internet (waaronder sociale media) kunt gebruiken als bron voor (adres)onderzoek in de BRP. Daarnaast lees je welke regels en privacyrichtijnen hierop van toepassing zijn.

Voor je begint

Als je overweegt internetonderzoek te doen, ga dan eerst na of er minder ingrijpende manieren zijn om je doel te bereiken.

• Raadpleeg openbare bronnen, zoals het BAG-register (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), het Kadaster of het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Onderzoek of andere gemeentelijke diensten informatie hebben en of die mag worden gedeeld. Welke informatie je wel of niet mag delen, lees je in de Handreiking Binnengemeentelijke samenwerking

Werkwijze vastleggen en openbaar maken

Onder bepaalde voorwaarden (en met inachtneming van de privacyrichtlijnen) kun je internet raadplegen voor adresonderzoek. Zorg dat je je aanpak goed vastlegt:

• Ontwikkel een eenduidige gemeentelijke werkwijze voor internetonderzoek: bepaal op welke momenten welke (internet)bronnen kunnen worden geraadpleegd, hoe de resultaten worden gebruikt en hoe de betrokkene hierover wordt geïnformeerd.
• Leg de werkwijze vast (bijvoorbeeld in een verordening) en maak deze openbaar door een publicatie op de gemeentelijke website en/of in correspondentie met inwoners.
• Leg voor elk internetonderzoek de aanleiding én de grondslag vast. Bepaal vooraf het doel van het onderzoek en leg de uitkomsten vast in het dossier, ook wanneer je geen informatie vindt.
• Het internetonderzoek mag niet op zichzelf staan, maar moet deel uitmaken van een breder onderzoek naar de juistheid van een (adres)registratie.

Voorbereiding

Bereid je goed voor, voordat je aan je daadwerkelijke onderzoek begint:

• Bepaal de grondslag voor het onderzoek: is je onderzoek enkel gebaseerd op de Wet BRP, of ook op andere wetten of regelingen (zoals de Participatiewet, Woningwet of Huisvestingswet)?
• Bepaal de opzet van het onderzoek: wat is het doel van je onderzoek en welke informatie heb je daarvoor nodig? Betrek de aanleiding van het onderzoek bij je opzet.

Mogelijke doelen zijn:

1. Contact zoeken met de burger.
2. De samenstelling van het huishouden vaststellen.
3. De duur(zaamheid) van het verblijf onderzoeken. De aard van het woninggebruik (zelfstandig, kamerverhuur, etc.) onderzoeken.

• Maak tijdens het onderzoek zo min mogelijk inbreuk op de privacy van de burger. Houd hierbij de aanleiding van het onderzoek steeds in de gaten: de inbreuk op de privacy moet in verhouding staan tot het doel. Informatie die iemand zelf op (openbare delen van het) internet heeft geplaatst, mag je in het algemeen gebruiken. Het gebruik van afgeschermde informatie kan in strijd zijn met de privacyrichtlijnen. Wil je dergelijke informatie gebruiken, maak dan een afweging of het gebruik hiervan gerechtvaardigd is in het kader van je onderzoek.
• Ga na welke websites in aanmerking komen om te raadplegen, gelet op het doel van het onderzoek. Motiveer je bronkeuze en leg deze vast in het dossier.
• Bepaal de duur, frequentie en intensiteit van het internetonderzoek: voorkom dat het onderzoek kan worden aangemerkt als stelselmatige observatie. De aanleiding voor en opzet van het onderzoek zijn bepalend voor de rechtmatigheid van het onderzoek.

Relevante begrippen bij het verwerken van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens houd je je altijd aan de wettelijke kaders.

Subsidiariteit

Subsidiariteit houdt in dat het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt niet op een andere, minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Je doet dus eerst onderzoek op basis van de bronnen die je al hebt, voordat je andere bronnen raadpleegt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de privacy van de burger moet in verhouding (proportie) staan tot het doel van het onderzoek. Dit wordt bepaald door:

• De aanleiding voor het onderzoek.
• Het aantal en de soort geraadpleegde bronnen.
• De duur, frequentie en intensiteit van het onderzoek.
• De mate van openbaarheid van de informatie.

Doelbinding

Je mag persoonsgegevens alleen verwerken wanneer hier een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel voor bestaat. Je mag soms de verzamelde gegevens ook gebruiken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen, zolang het verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Aan de slag

Maak je gebruik van informatie op internet? Let dan op de volgende zaken:

• Wees transparant. Begeef je als gemeente met een open vizier op internet: gebruik je eigen naam, gevolgd door je functie en de naam van de gemeente. Wees eerlijk over je bedoeling.
• Zoek gericht, niet uit nieuwsgierigheid.
• Verzamel niet meer gegevens dan nodig.
• Vermijd het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens zoals ras, godsdienst of politieke voorkeur. Slechts in uitzonderlijke situaties – en alléén als daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat – mogen dit soort persoonsgegevens worden verzameld en vastgelegd. Dit geldt ook voor strafrechtelijke gegevens.
• Check de betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie die je vindt op internet. Wees je ervan bewust dat je met nepnieuws te maken kunt hebben.

Transparantie

Toezicht en handhaving door een gemeente moeten plaatsvinden op een manier die voor burgers duidelijk, begrijpelijk en voorspelbaar is. Dit is niet alleen een vereiste van behoorlijk bestuur, maar ook een belangrijk element voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Burgers moeten (kunnen) weten wanneer en door wie welke gegevens waarvoor worden verwerkt.

Informatieplicht

Op grond van de AVG geldt een informatieplicht wanneer je iemands persoonsgegevens verwerkt. Deze informatie moet beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn. De wet maakt onderscheid tussen gegevens die bij de burger zelf zijn verkregen en gegevens die buiten de burger om zijn verzameld:

Bij de burger verkregen

Informatie die tijdens rechtstreeks contact met een burger is verkregen, geldt als ‘bij de burger verkregen’. Je kunt hierbij denken aan informatie die tijdens een gesprek aan de balie wordt verstrekt, of per telefoon, per post of via e-mail. Dit geldt ook voor informatie die de betrokkene zelf op openbare delen van het internet heeft geplaatst. De gemeente moet de burger vooraf informeren over het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld.

Buiten de burger om verzameld

Informatie die buiten de burger om is verzameld heeft betrekking op het gebruik van bronnen waarvan de betrokkene niet weet of redelijkerwijs kan weten dat de gemeente deze raadpleegt. Denk hierbij aan gespreksfora, besloten gedeelten van LinkedIn of intranetsites van bedrijven of organisaties.

De gemeente moet de burger hier tijdens het verzamelen van deze informatie over informeren. Er zijn twee uitzonderingen:

1. Wanneer het informeren van de burger het lopende onderzoek in gevaar zou kunnen brengen of wanneer er andere zwaarwegende belangen op het spel staan. Deze uitzondering geldt zolang het onderzoek loopt. Hierna geldt weer de informatieverplichting.
2. Wanneer het informeren van de individuele burger onmogelijk is of een onevenredige inspanning van de gemeente vergt. Dit kan van toepassing zijn bij het op grote schaal onderzoeken van signalen over mogelijke onjuiste adresregistratie.

Termijn informatieplicht

Als de informatie buiten de burger om is verkregen, geldt een termijn voor het informeren van de betrokkene. Gemeenten moeten de burger binnen een redelijke termijn van uiterlijk een maand na het verkrijgen van de gegevens informeren.

Rechten van burgers

Onder de AVG hebben burgers bijzondere rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens:

Recht op inzage Een burger kan een verzoek indienen bij de gemeente om inzage te krijgen in het onderzoeksdossier.

Verzoek om correctie Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan hij een verzoek doen om correctie. Is de gemeente ook van oordeel dat de bestreden gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn?
Dan kan de gemeente besluiten de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Verzoek om verwijdering Als iemand vindt dat de vastgelegde gegevens onjuist zijn, kan diegene een verzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Wanneer de gemeente ook van mening is dat de gegevens in het dossier feitelijk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kan de gemeente besluiten deze gegevens te verwijderen.