Het protocolleringsoverzicht is het resultaat van een inzageverzoek op grond van artikel 15, eerste lid van de AVG. Gemeenten mogen dit alleen onder strikte voorwaarden bewaren. Er moet een doel en een bewaartermijn aan gekoppeld zijn (artikel 5 AVG). Dat doel moet voldoende specifiek zijn en in lijn met het oorspronkelijke doel van de inzage. Voldoende specifiek doel: bewaren gedurende de bezwaartermijn met het oog op een juridische procedure. Niet voldoende specifiek: ‘het is wel handig’. Op basis van deze reden mag je niet bewaren. Als het wel bewaard wordt, dan moet dat in een beveiligde omgeving waar niet iedereen zomaar bij kan (artikel 32 van de AVG).