Project Verbeteren Zelfevaluatie BRP

Een onjuiste registratie in de BRP kan grote gevolgen hebben voor de burger. Een hoge kwaliteit van de BRP is dus van groot belang. Binnen RvIG werken we continu aan de kwaliteit van de gegevens in de BRP.
In 2018 heeft de minister een onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheid om de Zelfevaluatie te verbeteren. Met het project Verbeteren Zelfevaluatie BRP willen we het advies van de minister opvolgen. In 2021 is, binnen dit project, gestart met het opstellen van een normenkader in de vorm van maatregelen om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te beheersen. Samen met gemeenten wordt op dit moment hard gewerkt aan een eerste versie van dit normenkader. Vervolgens worden de vastgestelde meetbare normen vertaald in de vragenlijsten van de Zelfevaluatie BRP.

Wat gaan we doen?

Het is van belang dat de gegevens in de BRP binnen een bepaalde tijd worden verwerkt, volledig zijn, geen fouten bevatten en voldoen aan de wettelijke regelgeving. Tijdigheid, volledigheid, juistheid en rechtmatigheid zijn dan ook de kwaliteitscriteria binnen het normenkader. Op basis van deze criteria kan de kwaliteit van de BRP op een eenduidige wijze getoetst worden en verantwoording worden afgelegd aan het gemeentebestuur. Vervolgens worden de meetbare normen en beheersmaatregelen vertaald naar een nieuwe vragenlijst van de Zelfevaluatie BRP.
Het vaststellen van duidelijke normen en kaders draagt bij aan een betrouwbare dienstverlening naar de burgers en een goede kwaliteit van de BRP.
Met de uitkomsten uit de pilot en evaluatie wordt de vragenlijst definitief gemaakt. En werken we naar een toekomst met een nieuwe opzet van de zelfevaluatie.

Pilotgemeenten

Vanaf september gaan we, gedurende 6 weken, samen met negen pilotgemeenten het normenkader en de vragenlijst Zelfevaluatie BRP testen in de praktijk. De negen geselecteerde gemeenten zijn Vlaardingen, Bernheze, Westerkwartier, Dinkelland, Asten, Ooststellingwerf, Amstelveen, Nissewaard en Boxtel & Sint Michielsgestel.
Deze pilotgemeenten testen samen met andere gemeenten de verbeterde vragenlijst Zelfevaluatie BRP in de praktijk. Ze gaan als ambassadeur aan de slag om alle Nederlandse gemeenten te helpen aan een betrouwbaar toetsinstrument en een hoge kwaliteit van de BRP. Lees meer over de pilot.

Betrokken partijen

Voor de begeleiding van dit project heeft RvIG een extern bureau ingehuurd. In een klankbordgroep, waarin verschillende gemeenten, de NVVB, VNG en VNG-realisatie zitten, stemmen we de ideeën en voorstellen af.

Volwassenheidsvragen

Bij volwassenheidsvragen kunnen gemeenten zelf aangegeven op welk volwassenheidsniveau men zit. Op alle niveaus kunnen de gemeenten de vraag stellen: 'Wat kan er beter’? Hiermee wordt aangesloten op de algemene principes van kwaliteitsmanagement; het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen door het toepassen van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus op de eigen processen. Wij verwachten dat de uitkomsten van de volwassenheidsmeting beter aansluiten op de informatiebehoefte van college en raad, waardoor de kwaliteit van de BRP meer politieke aandacht krijgt. De uitkomsten van deze volwassenheidsmeting zijn bedoeld voor interne verantwoording en worden daarom niet opgenomen in de verantwoording aan de minister en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor 2023 zijn door RvIG, in nauw overleg met een aantal pilot gemeenten, NVVB en VNG, acht vragen over de meting van de volwassenheid ontwikkeld. Hierdoor kunnen gemeenten zelf een eerste, beperkt, beeld vormen over de mate van volwassenheid van de kwaliteitsbeheersing.
De komende jaren kunnen deze vragen aangevuld worden, zodat voor gemeenten een totaalbeeld ontstaat over de kwaliteit. RvIG maakt een heldere toelichting zodat gemeenten voortvarend aan de slag kunnen. De eerste acht vragen worden maandag 2 oktober 2023 beschikbaar gesteld aan de gemeenten.

Toetsbare normen voor de Zelfevaluatie BRP

Zonder toetsbare normen is het moeilijk om de kwaliteit van de BRP op een betrouwbare manier te duiden. Een norm is een algemeen aanvaard uitgangspunt waar de kwaliteit van de registratie en dienstverlening aan moet voldoen. Uitgangspunten voor de normen van gegevens in de BRP zijn:

• Tijdigheid (zijn alle gegevens binnen de gestelde termijn verwerkt);
• Volledigheid (zijn alle personen en alle benodigde gegevens van personen verwerkt, is er niet een gemist);
• Juistheid (zijn alle gegevens correct verwerkt);
• Voldoen de geregisterde gegevens aan de wettelijke vereisten (zijn alle gegeven volgens de wettelijke vereisten verwerkt).

In de verbeterde Zelfevaluatie zijn hiervoor toetsbare normen opgesteld. Deze zijn vervolgens vertaald in een verbeterde vragenlijst voor de Zelfevaluatie 2023, zodat de kwaliteit van de BRP eenduidig getoetst kan worden op basis van de normen. De verbeterde vragenlijst kent nu 21 vragen, onderscheiden naar de volgende hoofdgebieden:

• Beleid en organisatie;
• Uitvoering bijhouden;
• Uitvoering verstrekking;
• Uitvoering incidentafhandeling.

Verschillende antwoorden mogelijk

De oude Zelfevaluatie vragenlijst had per vraag slechts twee antwoorden: ja of nee. In de praktijk zijn er echter nuances mogelijk. Soms vindt een activiteit of controle bijvoorbeeld voor een deel plaats. Daarom is in de verbeterde vragenlijst de mogelijkheid geboden per vraag 4 soorten antwoorden te geven, waardoor ook een meer genuanceerd antwoord gegeven kan worden over de mate waarin naast de opzet ook het bestaan en de werking is gecontroleerd. In onderstaand voorbeeld is dit zichtbaar gemaakt.

Heeft uw gemeente een proces ingericht en uitgevoerd om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn van vijf dagen aangifte te doen van verblijf en adres, vertrek naar het buitenland of adreswijziging?

• Ja, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht, wordt uitgevoerd en wordt gecontroleerd.
• Grotendeels, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht en wordt uitgevoerd maar niet wordt gecontroleerd.
• Deels, als het proces om de burger in staat te stellen om binnen de wettelijke termijn aan zijn verplichtingen te voldoen is ingericht, maar niet consequent wordt uitgevoerd zoals ingericht en niet wordt gecontroleerd.
• Als er geen proces is moet Nee worden geantwoord.