Richtlijnen voor terugmelden op onbestelbaar retourpost

Richtlijnen voor gebruikers van de BRP bij terugmelden van onbestelbare retourpost (OBR) binnenland

Als binnenlandse post retour komt, moet ik dan terugmelden?

Dat hangt er vanaf wat er op de envelop staat. Als er niets op de envelop staat, ga je in de BRP na of het adres nog klopt. Zo ja, dan hoef je in de regel niet terug te melden. Stuur dan de envelop nog een keer naar hetzelfde adres. Zo nee, dan kun je intern nagaan waarom het adres afwijkt. Als de postbezorger iets op de envelop heeft gezet, dan is de kans groot dat er iets aan de hand is. Bedenk dan wel dat het zowel aan de postbezorger als aan de BRP kan liggen. Als de postbode het adres bijvoorbeeld niet kan vinden, maar het adres wel degelijk bestaat (je kunt hiervoor de BAG Viewer raadplegen), dan hoef je niet terug te melden. Stuur dan de envelop nog een keer naar hetzelfde adres.

Er staat iets op de envelop, wat doe ik met deze informatie?

Een van de afnemers (DUO) heeft voor de medewerkers een lijst opgesteld wanneer er wel en wanneer er niet terug gemeld wordt bij OBR. Ga voor jouw eigen organisatie na of onderstaande werkwijze wellicht ook voor jouw organisatie kan werken.

• Definitie gerede twijfel

  Er is sprake van gerede twijfel als er een sterk vermoeden bestaat dat een (authentiek) gegeven in de BRP niet actueel of onjuist is. Er moet een duidelijke aanwijzing zijn voor dat vermoeden. Ofwel, bij retourpost moet op de envelop geschreven, gestempelde of gestickerde informatie staan die aangeeft dat het adres niet correct is, of dat de relatie tussen de geadresseerde en het adres betwijfeld wordt.  

• Wanneer is er sprake van gerede twijfel bij retourpost van binnenlandse post?

  Er is sprake van gerede twijfel als op de retour gezonden envelop staat geschreven, gestempeld of gestickerd:

  • Verhuisd
  • Nieuw adres
  • Vertrokken
  • Geadresseerde onbekend
  • Niet woonachtig op dit adres
  • Woont hier niet meer
  • Pand afgebroken
  • Maakt geen gebruik meer van dit postadres (of briefadres) 
  • Brievenbus vol
  • Als de envelop een geschreven andere boodschap bevat die in ‘krachtige bewoordingen’ duidelijk maakt dat de huidige bewoner niet blij is met deze post.

• Wanneer is er geen sprake van gerede twijfel bij retourpost van binnenlandse post?

  Er is geen sprake van gerede twijfel als op de retour gezonden envelop staat geschreven, gestempeld of gestickerd:

  • Retour afzender (zonder verdere toelichting)*; 
  • Geweigerd*
  • Op de envelop zit alleen een PostNL-sticker met daarop aangekruist ‘Geen brievenbus’, of ‘Onjuist, foutief of incorrect adres’ (In dit geval is het verstandig om de BAG Viewer te raadplegen. Als het adres daar voorkomt, is er geen reden om terug te melden. Als het adres niet (of met andere gegevens) voorkomt, is er wel aanleiding om terug te melden).
    * let op: er zijn gemeentes die deze meldingen wel willen ontvangen
     

• Controles door de BRP-gebruiker voorafgaand aan een mogelijke terugmelding van OBR

  Als door de medewerker is bepaald dat de informatie op de retour gekomen envelop voldoende informatie bevat om het als gerede twijfel te kunnen kwalificeren, worden er eerst nog enkele andere controles uitgevoerd voordat tot een daadwerkelijke terugmelding wordt overgegaan.

  • Er wordt gecontroleerd of het actuele binnenlandse adres in de BRP, gelijk is aan het adres op de retour gekomen envelop. Zo niet, geen gerede twijfel.
  • Er wordt gecontroleerd in de BRP-V of het actuele adres in onderzoek staat (of de afgelopen 2 maanden in onderzoek heeft gestaan en correct is bevonden na onderzoek). Zo ja, geen gerede twijfel. 
  • Er worden geen terugmeldingen OBR gedaan als de betreffende persoon overleden is.
  • Er worden geen terugmeldingen OBR gedaan als de geadresseerde niet de betrokkene zelf is (bijvoorbeeld de bewindvoerder, curator, mentor, gerelateerde).
  • Er worden geen terugmelding aan de BRP gedaan als het adres een correspondentie adres (een niet-BRP-adres) betreft.

Welke richtlijnen gelden er nog meer?

• Geef altijd een toelichting bij het terugmelden van de gerede twijfel op een adres, bijvoorbeeld wat er op de envelop geschreven is.
• Zorg voor actuele contactgegevens waarop jij of jouw collega bereikbaar zijn voor vragen vanuit de gemeente.
• Als je bewijsmateriaal kunt delen, geef dit dan aan en voeg dit waar mogelijk als bijlage toe.
• Een gemeente zal bij het sluiten van een melding een toelichting geven over wat zij met de melding hebben gedaan. Zij kunnen bijvoorbeeld na onderzoek hebben vastgesteld dat de persoon nog wel op het adres woont of een adreswijziging verwerken.
• Als jij als afnemer zelf al onderzoek hebt uitgevoerd, geef dat dan aan in de terugmelding (als er bijvoorbeeld al een huisbezoek door jou heeft plaatsgevonden).

Richtlijnen voor gemeenten bij afhandeling TMV van onbestelbare binnenlandse retourpost

Welke richtlijnen zijn er voor gemeenten bij de afhandeling van terugmeldingen bij OBR?

• Geef altijd een toelichting mee bij de afhandeling van de terugmelding. 
  Zo weet de afnemer of er naar aanleiding van de terugmelding bijvoorbeeld een adreswijziging heeft plaatsgevonden.
• Zorg voor actuele contactgegevens waarop jij of jouw collega bereikbaar zijn voor de afnemer.
• Als je als gemeente een melding wil doorsturen naar een collega binnen de gemeente, sluit de melding niet af, maar zet de melding ‘In Behandeling’ met toelichting ‘melding doorgestuurd naar een collega’ en vraag deze collega om een terugkoppeling. Sluit de melding af zodra deze collega er mee klaar is.

Richtlijnen voor gemeenten als gebruiker BRP bij OBR

• Bij verkiezingen is het goed om rekening te houden met de verwerking van mogelijke retourpost van stempassen. Deze retourpost heeft, gezien de aard van de inhoud, een grotere kans op gerede twijfel dan reguliere retourpost.