Terugmelden voor afnemers

Waarom terugmelden?

Informatie in basisregistraties moet actueel en betrouwbaar zijn. Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van basisregistraties hoog te houden. Afnemers van de basisregistraties hebben daarom de wettelijke plicht om, bij gerede twijfel, mogelijk onjuiste gegevens te melden aan de bronhouder. Dat is de gemeente waar de burger, waar de melding over gaat, volgens de afnemer ingeschreven zou moeten staan.

Deze terugmelding doet een afnemer via Digimelding, dit is de voorziening voor afnemers om een terugmelding te sturen.

Terugmelden houdt de kwaliteit van gegevens binnen de basisregistraties hoog, waardoor de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven lager wordt. Terugmelden draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering binnen de overheid, zorgt voor betere dienstverlening en vergroot de mogelijkheden bij fraudebestrijding.

Wanneer is er sprake van gerede twijfel

Er is sprake van gerede twijfel bij een afnemer over de juistheid van een gegeven als er voldaan wordt aan de volgende criteria:

• Er is een sterk vermoeden dat een gegeven in de BRP onjuist is,
• Dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de eigen processen en klantendoelgroep van de afnemer (een combinatie van kennis, kunde en informatie van de geregistreerde klant),
• De afnemer kent de definitie van de gegevens. De afnemer moet weten wat de definitie van een gegeven in een basisregistratie is om te kunnen oordelen dat het niet klopt.

Een afnemer doet terugmeldingen naar gemeenten via Digimelding, hoe werkt dit?

Vanuit jullie processen waarbij je verplicht persoonsgegevens uit de BRP gebruikt, heb je gerede twijfel dat persoonsgegevens van een burger niet juist in de BRP staan. Als afnemer heb je dan de verplichting om dit terug te melden naar de gemeente (bijhouder van de BRP) waar deze persoon ingeschreven zou moeten staan. Dit doe je via Digimelding, de stelselvoorziening om terugmeldingen te doen naar bronhouders.

Het is erg belangrijk dat je relevante informatie meestuurt met de terugmelding en dat je duidelijk aangeeft wat er volgens jullie aan de hand is.

Het is de bedoeling van de TMV 2.0 dat de gemeente de melder kan bereiken als de gemeente vragen heeft.

Uit de praktijk merken we dat het vermelden van contactgegevens, bijdraagt aan de verhoging van de kwaliteit van de terugmeldingen. En dat de gemeenten een terugmelding dan ook sneller en beter afhandelen. Daarmee verhogen we samen de kwaliteit van de BRP en beschikken we als overheid over betere gegevens.

Met de TMV 2.0 beschik je als afnemer over o.a. de volgende functionaliteiten:

1. Terugmelden kan op basis van een BSN, een A-nummer of op basis van een Adres (50 posities)
2. Je kunt je contactgegevens meezenden, dit is een dringend advies
3. Maximaal 5 bijlages met een terugmelding meezenden (totaal max. 20MB)
4. De meldingen zijn free-format, ook kun je een extra lange toelichting schrijven
5. Je kiest zelf de gemeente die de melding binnen 5 dagen moet oppakken
6. Een gemeente kan een ontvangen terugmelding doorsturen naar een andere gemeente. Bijvoorbeeld als blijkt dat de burger in die andere gemeente   ingeschreven moeten worden

Digimelding stuurt de melding van een afnemer door naar het TMV2.0 portaal voor gemeenten. De gemeente ontvangt de terugmelding in dit TMV2.0 portaal en kan daar de terugmelding inzien, in behandeling nemen en afhandelen.

Terugmelden op BRP-gegevens via Digimelding, hoe sluit je aan en organiseer je dat?

Afnemers zijn aangesloten op de TMV2.0 via de Digimelding. Deze standaard wordt beheerd door Logius en verzorgt de koppeling tussen jou als afnemer en het TMV 2.0 portaal voor gemeenten van RvIG.

Hoe sluit ik aan op Digimelding, zodat ik kan terugmelden op de BRP?

Als afnemer meldt u terug op de BRP via Digimelding. U kunt kiezen uit de volgende opties om terug te melden via Digimelding:

• Via het Digimeldingportaal. Op deze website kunt u met E-herkenning inloggen en uw terugmeldingen invoeren.
• Via uw BRP leverancier. De meeste leveranciers waarmee u de BRP kan bevragen, leveren ook een terugmeld applicatie die gebruikt maakt van Digimeldingwebservices.
• Via een eigen ontwikkelde applicatie op basis van Digimeldingwebservices
• Via een aangekochte applicatie op basis van Digimeldingwebservices

Het terugmeldproces inrichten

Verplicht gebruik van BRP-gegevens impliceert ook verplicht terugmelden bij gerede twijfel. Deze verplichting geldt voor afnemers. Voor bijzondere/aangewezen derden is het niet verplicht, maar het mag natuurlijk wel en het wordt zeer gewaardeerd want zo helpen jullie actief om de kwaliteit van de BRP-gegevens op een zo hoog mogelijk niveau te houden.

Het is belangrijk dat de afnemer een proces inricht rond terugmelden. Daarin kan je vastleggen wanneer tijdens het proces bijvoorbeeld sprake is van gerede twijfel en wanneer je een terugmelding doet. Stuur je bijvoorbeeld nog een herinnering als je een brief onbestelbaar retour krijgt of is dat gelijk grond voor gerede twijfel aan de BRP-gegevens. Dit is voor iedere afnemer verschillend en bijvoorbeeld afhankelijk van de taak van de afnemer. Het is ook belangrijk dat er afspraken gemaakt worden wie binnen de organisatie van de afnemer de terugmeldingen mogen doen. Zo kan je afspreken dat de medewerkers zelf terugmeldingen doen. Of dat 1 of 2 medewerkers de meldingen van collega´s verzamelen, beoordelen op gerede twijfel en dan opvoeren in de terugmeldvoorziening.

Een gemeente in haar rol als afnemer moet ook terugmelden.

Een gemeente moet in haar rol als afnemer van BRP-gegevens ook terugmelden als er gerede twijfel is over de BRP-gegevens waar een andere gemeente de bijhouder van is. Terugmeldingen aan een andere gemeente doe je via Digimelding, net als alle andere afnemers. Een gemeente moet daarom ook toegang hebben tot Digimelding.

Terugmelden (binnengemeentelijk) aan je eigen gemeente is ook verplicht en kan ook via Digimelding, maar dit mag ook op een andere, door de gemeente zelf vast te stellen, veilige manier.