Bijna alle reisdocumenten staan in het Basisregister Reisdocumenten. Er zijn echter een aantal uitzonderingen daarop of redenen waarom een reisdocument (nog) niet gevonden kan worden:

• Het Basisregister Reisdocumenten bevat reisdocumentgegevens die van toepassing waren op de persoon en gepersonaliseerd zijn op het moment van de aanvraag. Het bevat dus niet altijd een BSN en/of A-nummer en is dan ook niet direct vindbaar door alleen te zoeken op deze gegevens. Hier dient in het bijzonder rekening mee te worden gehouden bij vreemdelingen- of vluchtelingendocumenten, reisdocumenten verstrekt door Caribische instanties of reisdocumenten verstrekt aan (niet ingeschreven) Nederlanders in het buitenland, het Ministerie van Buitenlandse Zaken of de grensgemeenten in Nederland. Het documentnummer is daarentegen authentiek en altijd aanwezig.
• In principe worden reisdocumentgegevens kort na vervaardiging toegevoegd aan het Basisregister Reisdocumenten en geldig na een registratie van uitreiking (in de bestaande applicaties, zoals RDM of RAAS). Het kan echter voorkomen dat er iets misgaat of vertraging optreedt bij het doorgeven van de gegevens aan het Basisregister Reisdocumenten. Recent uitgegeven reisdocumenten zijn dus soms (nog) niet vindbaar.
• Nooddocumenten en laissez passers zijn (nog) niet beschikbaar in het Basisregister Reisdocumenten. Hierin wordt later voorzien.
• Diplomatieke- en dienstpaspoorten staan in het BR, maar zijn niet standaard opvraagbaar.*
• Het Basisregister Reisdocumenten hanteert de wettelijke regels omtrent de archieftermijn (doorgaans 11 of 16 jaar vanaf datum afgifte) van reisdocumentgegevens. Reisdocumentgegevens waarvan de archieftermijn verstrijkt zijn derhalve niet/nooit meer vindbaar.

*Over diplomatieke- en dienstpaspoorten Diplomatieke- en dienstpaspoorten staan in het BR, maar gegevens hierover worden alleen verstrekt aan de instantie die ze verstrekt heeft. In de regel is dit Buitenlandse Zaken (consulair dienstencentrum), maar ook de kabinetten van de Gouverneur maken er gebruik van.