Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP

Ja, als zij in Nederland verblijven moeten zij zich laten registeren.

Ja, als een Oekraïner aangifte doet van verblijf en adres schrijft de gemeente deze persoon zo snel mogelijk in.

Ja, dat mag. De Oekraïense ambassade geeft dit document uit als een tijdelijk bewijs van identiteitsvaststelling. Alleen certificaten met foto, handtekening en twee stempels mogen worden geaccepteerd. Dit document is door Bureau Documenten van de IND ook in DISCS opgenomen.

Ja, dat mag. Je wordt geadviseerd hier coulant mee om te gaan. Wel moet kunnen worden vastgesteld dat de gezichtsopname op het document overeenkomt met de persoon die aangifte doet van verblijf en adres.

Let op: Het interne paspoort dat voor 2016 is uitgegeven is vaak tweetalig Oekraïens en Russisch en handgeschreven. De naam van de houder komt niet in het Latijnse schrift voor, waardoor dit voor ons niet zonder meer leesbaar is. Als het document niet vertaald kan worden, dan kan de persoon het beste een certificaat van identiteitsvaststelling aanvragen. 
Sinds 7 maart 2022 geeft de Oekraïense ambassade in Den Haag certificaten van identiteitsvaststelling uit aan Oekraïners die het land hebben verlaten zonder reisdocumenten. Oekraïners kunnen dat certificaat aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 uur op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Het document wordt dan in de regel dezelfde dag ’s middags afgegeven. De ambassade verzoekt Oekraïners om voor hun komst naar Den Haag de aanvraag online aan te melden: https://nl-ukraine.nalog.nl/nl-ukr-cert/ (in het Oekraïens).

[NB: het betreft vooral volwassen Oekraïners, omdat het document werd uitgegeven aan personen van 14 jaar en ouder en dit in 2016 is vervangen door de ID-kaart op creditkaartformaat. Het is in omloop bij mensen die niet vaak naar het buitenland reisden en die dus niet beschikken over een Oekraïens reisdocument].

Nee, dat hoeft niet. Normaal gesproken wordt een document dat is afgegeven door de Oekraïense ambassade in Den Haag gelegaliseerd door het Consulair Dienstencentrum van Buitenlandse Zaken. Echter, in deze oorlogssituatie kunnen gemeenten direct het certificaat gebruiken voor de vaststelling van de identiteit en bepaling van de nationaliteit en kunnen er gegevens voor de BRP-inschrijving aan worden ontleend. Een voorbeeld van het certificaat is opgenomen in DISCS.

Ja, dat is voldoende.

Nee, het paspoort met het bijgeschreven kind is geen bewijs van de familierechtelijke betrekking tussen de houder van het paspoort en het bijgeschreven kind. Als er geen andere documenten voor handen zijn, zal er voor de relatielegging in de BRP nog een VOE nodig zijn.

Ja, zowel de identiteit als de nationaliteit kunnen uit dit document herleid worden.

Wel moet kunnen worden vastgesteld dat de gezichtsopname op het document overeenkomt met de persoon die aangifte doet van verblijf en adres. De Oekraïense nationaliteit blijkt uit het opschrift ‘Paspoort van een burger van Oekraïne’ dat is voorbedrukt in het Oekraïens onder de Oekraïense vlag op de binnenkant van de omslag van het paspoortboekje. Het document moet wel vertaald worden. De hulp van een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur, maar kan in deze situatie met hulp van mensen die de taal machtig zijn, vertaald worden.

Let op: Omdat namen in het Oekraïens en Russisch van elkaar kunnen afwijken, mogen de geslachtsnaam en voornamen alleen worden ontleend aan pagina 1 van het document, waarop deze in de Oekraïense taal staan. Deze vertaling neemt u op in een VOE en wordt hier dus gebruikt als vertaling van het binnenlands paspoort.  Als het document niet vertaald kan worden, dan kan de persoon een certificaat van identiteitsvaststelling aanvragen bij de ambassade.
 

Online vertaaldiensten van bijvoorbeeld Google kunnen gebruikt worden om in algemene zin de strekking van de aangeboden documenten vast te stellen. Voor het omzetten (transliteratie) van geslachtsnaam en voornamen vanuit niet-Europees schrift is een gelegaliseerde vertaling nodig. Hiervoor is de ICAO-standaard aangewezen. Google translate is ongeschikt.

Geadviseerd wordt hier Oekraïne op te nemen, ook als persoon via een ander land Nederland is binnengekomen. Een ander land is op zich niet fout, maar vergeet dan niet om bij de registratie van derdelanders met een permanent verblijfsbewijs in Oekraïne of zij die (inter)nationale bescherming in Oekraïne genoten of bij gerelateerden van de hiervoor genoemde personen wel OEK bij de documentgegevens van nationaliteit op te nemen, zodat de IND deze groep herkent. Derdelanders met een tijdelijke verblijfsvergunning in Oekraïne (niet zijnde een tijdelijke vergunning internationale of nationale bescherming) worden niet ingeschreven in de BRP; zij vallen niet onder de RTB.

Een derdelander met een tijdelijke verblijfsvergunning (die geen gerelateerde (gezinslid zoals bedoeld in de Richtlijn Tijdelijke Bescherming) is van een Oekraïner of een derdelander met een permanente verblijfsvergunning of die (inter-)nationale bescherming genoot in Oekraïne), valt niet onder de RTB. Deze persoon heeft om die reden geen toegang tot de gemeentelijke opvang en heeft de volgende keuzes:

1. Zelfstandig vertrek richting het land van herkomst. De gemeente kan contactgegevens van Vluchtelingenwerk en de DT&V delen.
2. Hulp met vertrek richting land van herkomst. De derdelander kan contact opnemen met de Internationale Organisatie voor Migratie (IOM) of DT&V voor ondersteuning. De gemeenten deelt de contactgegevens van IOM (+31 (0)88 74644666 of +31 (0)70 3181500) dan wel DT&V (info@dtv.minvenj.nl).
3. Vertrek bij de gemeente. Indien betrokkene aangeeft niet terug te kunnen keren naar het land van herkomst, omdat hij of zij daar te vrezen heeft, dan dient de gemeente door te verwijzen naar het asielproces. Tijdens het asielproces heeft de derdelander recht op opvang georganiseerd door het COA. De gemeente verstrekt de contactgegevens van Vluchtelingenwerk, de IND en/of AMC Ter Apel.

Meer informatie is te lezen op de pagina Aanpassing instructieadvies voor derdelanders uit Oekraïne.

Nee, dat kan niet. Wel kan het rijbewijs (het model waarin de persoonsgegevens ook in Latijnse letters staan vermeld) gebruikt worden voor het vaststellen van de gegevens, zoals de namen, als persoon een Oekraïens identiteitsbewijs overlegd dat in het cyrillisch is opgesteld. Er mag dan geen twijfel bestaan over de identiteit.

Deze naam vul je in bij de voornamen (element 02.10).

Nee, het uitkeren van leefgeld is niet gekoppeld aan de inschrijving in de BRP, omdat ook mensen die net zijn gearriveerd en nog niet ingeschreven zijn, leefgeld moeten kunnen krijgen.

Voor behoud van opvang en leefgeld is, conform wet BRP en de RooO, het van belang dat ontheemden zich zo spoedig mogelijk inschrijven in de BRP zodra zij zijn geplaatst in een opvangvoorziening (GOO en POO) of zelfstandig huisvesting hebben geregeld. Ook dienen ontheemden zich binnen zes weken te melden bij de IND voor het afhalen van een verblijfsbewijs (sticker en o-formulier) voor tijdelijke bescherming onder de RTB. De gemeente kan hiervoor een afspraak maken bij de aangifte voor inschrijving.
 

Als je als afnemer geautoriseerd bent voor de ontvangst van spontane mutaties en een afnemersindicatie op de persoonslijst hebt geplaatst, ontvang je van de wijziging een Gv01 bericht. In dat bericht staat de oude en de nieuwe verblijfstitelcode.

Als iemand zegt de Oekraïense nationaliteit te hebben, maar niet of onvoldoende gedocumenteerd is en de gemeente kan de identiteit of nationaliteit niet vaststellen, dan kan je deze persoon verwijzen naar de Oekraïense ambassade. De consulaire afdeling kan de persoon verifiëren en een certificaat afgeven waarop een foto van de persoon is bevestigd en waarin de identiteit en nationaliteit wordt bevestigd. Een voorbeeld van dit document is in DISCS te vinden.

Oekraïners kunnen dit document aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Op basis van dit certificaat kan de gemeente de identiteit en Oekraïense nationaliteit vaststellen en kan alsnog de inschrijving in de BRP plaatsvinden.
 

Ja, een verklaring onder ede mag worden gebruikt om de afstammingsrelatie te leggen. Dit mag ook als de personen geen geboorteakte mee hebben gebracht. Het maakt hierbij niet uit of de kinderen de Nederlandse of Oekraïense nationaliteit hebben.

Ja, personen moeten worden geregistreerd met het adres waar zij feitelijk verblijven. Gemeenten moeten naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de derdelanders met een permanente verblijfsvergunning in Oekraïne of derdelanders die (inter)nationale bescherming genoten in Oekraïne en hun gerelateerden inschrijven. Het is belangrijk voor gemeenten om deze doelgroep derdelanders te kunnen onderscheiden.

Het gaat om personen die:

• een andere nationaliteit bezitten dan de Oekraïense;
• hun identiteit en nationaliteit kunnen aantonen;
• kunnen aantonen dat zij op 23 februari 2022 in het bezit waren van een geldige permanente Oekraïense verblijfsvergunning. Of kunnen aantonen dat zij op 23 februari 2022 in Oekraïne internationale bescherming of gelijkwaardige nationale bescherming hadden.

De gemeente waar iemand verblijft, zorgt voor de inschrijving met een woonadres. Alleen als er geen woonadres is, kan een briefadres worden geregistreerd door de gemeente waar dat briefadres zich bevindt.

(Als de gemeente zorgt voor een briefadres, omdat deze persoon geen briefadresgever heeft, dan regelt de gemeente waar de persoon zich meldt een briefadres.)