Volledige functiescheiding niet toepasbaar
Volledige functiescheiding is in de praktijk soms moeilijk toepasbaar. Dat komt vooral voor bij gemeenten met relatief weinig medewerkers. Vaak blijkt functiescheiding toch mogelijk. Lukt het niet, dan moet de gemeente schriftelijk vastleggen waar ze afwijkt van de regels en waarom.
Volledige functiescheiding bij kleine gemeenten
Kleine gemeenten kunnen meestal volledige functiescheiding toepassen:
- Een medewerker die de aanvrager van een reisdocument heeft geholpen en later weer aan de balie treft, draagt de uitgifte over aan een collega.
- Het beheer wordt uitgevoerd door medewerkers die geen baliewerk verrichten. Deze medewerkers zijn dan nooit betrokken bij het verstrekken of uitreiken van een document.
Zie Functiescheiding toepassen voor voorbeelden van functiescheiding.
Schriftelijk vastleggen bij onvolledige functiescheiding
Lukt het een gemeente niet om volledige functiescheiding toe te passen, dan moet deze gemeente schriftelijk vastleggen dat ze afwijkt van de regels en waarom. Zo kan vastgesteld worden of en hoe de gemeente voldoet aan functiescheiding. De gemeente registreert:
- waarom er geen functiescheiding is toegepast;
- in welke periode dit is gebeurd;
- de namen van de betrokken medewerkers.
De registratie moet digitaal of schriftelijk bewaard worden (artikel 93 lid 3 Paspoortuitvoeringsregeling Nederland, PUN).
Onafhankelijke controle bij onvolledige functiescheiding
Wanneer functiescheiding niet lukt, moet een onafhankelijk persoon controleren of het proces goed en integer is uitgevoerd. Vaak zal dat de beveiligingsfunctionaris zijn. De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor de beveiliging van de informatie binnen een organisatie. De controlerende persoon mag niet zelf deel uitmaken van het reisdocumentenproces.