Vraag en antwoord Relaties in de BRP

Nee, dat mag niet. Een relatie leggen op een PL die opgeschort is met reden O is een actualisering en deze heeft een ingangsdatum geldigheid die ligt na de datum van het overlijden. Dan mag er geen actualisering op deze persoonslijst meer plaatsvinden: HUP 7.4.3.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Er komt een actuele categorie van de gerelateerde voor waarbij de omschrijving van het brondocument ‘PL gerelateerde’ bevat. Er komt geen historische categorie voor of alleen historie die onjuist is verklaard. Is dit toegestaan?

Nee, dat is niet toegestaan. De eerste opname van een categorie van een gerelateerde kan plaatsvinden met direct het opnemen van een A-nummer en BSN daaraan toegevoegd. Dat mag je niet terug laten komen in de omschrijving van het brondocument. Je overschrijft ‘PL gerelateerde’ met een omschrijving van het brondocument waaraan de gegevens ontleend zijn mits de ingangsdatum geldigheid juist is. Betreft het een correctie of een actualisering controleer dan of niet ten onrechte tegelijkertijd de relatie is gelegd: HUP 7.4.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Er komt een actuele categorie van de gerelateerde voor waarbij de omschrijving van het brondocument ‘PL gerelateerde’ in combinatie met een brondocument bevat. Er komt geen historische categorie voor of alleen historie die onjuist is verklaard. Is dit toegestaan?

Nee, dat is niet toegestaan. Als het alleen gaat om een onjuiste brondocumentomschrijving verwijder je het gedeelte ‘PL gerelateerde’ bij de omschrijving van het brondocument. Je past hierbij procedure 7.3.3 van de HUP toe. Is de opbouw van de PL niet juist omdat bijvoorbeeld tegelijkertijd met een correctie de relatie is gelegd dan moet je de opbouw corrigeren.

Binnengemeentelijk zal de relatie automatisch gelegd worden als de gegevens niet afwijken. Als de gegevens wel afwijken is er eerst een correctie of actualisering nodig. 

Toelichting: Buiten de eigen gemeente kan de relatie niet geautomatiseerd gelegd worden. Dat de relaties gelegd worden is belangrijk voor het verbeteren van de dienstverlening, vergroten van de kwaliteit van de BRP, de integriteit van de gegevens en hierdoor zijn de gegevens voor de burger en de afnemers betrouwbaarder, het is echter geen verplichting.

Tot HUP 3.0 (01-07-2018) bestond de mogelijkheid handmatig een relatie te leggen terwijl de gegevens niet geheel overeenkwamen met categorie 01 van de PL van de gerelateerde zelf. Als brondocument werd daarbij ‘PL gerelateerde (handmatig)’ opgenomen. Daarmee werd aangegeven dat de relatie gelegd was terwijl de gegevens afwijkend waren. 
Inmiddels is besloten dit niet meer toe te staan. In deze gevallen moeten de gegevens eerst worden gecorrigeerd of geactualiseerd. Hiervoor is het mogelijk om, bij het ontbreken van een brondocument voor de correctie, de gegevens te corrigeren op basis van cat 01 PL ouder 1/ouder 2/partner of kind. Voor de actualisering moet hetzelfde brondocument worden gebruikt als is gebruikt in categorie 01 van de gerelateerde: HUP 7.3 vanaf versie 3.0.

Je kunt de gegevens alsnog corrigeren op basis van een brondocument conform artikel 2.8 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) of op basis van cat 01 PL ouder 1/ouder 2/partner of kind als je niet over een brondocument kunt beschikken. Bij het doorvoeren van de correctie in de categorie met ‘PL gerelateerde (handmatig)’ neem je de aanduiding ‘(handmatig)’ niet op, aangezien de gegevens nu overeenkomen. De rest van de gegevens in groep 82 (omschrijving brondocument) en de ingangsdatum geldigheid in groep 85 blijven ongewijzigd: HUP 7.3.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Op de persoonslijst van deze persoon ontbreken bij een gerelateerde het A-nummer en/of het BSN, en de aanwezige gegevens wijken af van categorie 01 van de gerelateerde zelf. Mag je handmatig de relatie leggen en daarmee het A-nummer en/of BSN toevoegen?

Nee, dat mag niet. Je moet eerst een correctie of actualisering uitvoeren op de bestaande gegevens en pas daarna mag je de relatie leggen. Voor de actualisering moet hetzelfde brondocument worden gebruikt als is gebruikt in categorie 01 van de gerelateerde: HUP 7.3. Kun je niet over een brondocument conform artikel 2.8 van de Wet BRP beschikken voor de correctie? Dan mag je de gegevens voor de correctie ontlenen aan de PL van de gerelateerde. Zie HUP procedure 7.3.2.3.

Tot HUP 3.0 (01-07-2018) bestond de mogelijkheid handmatig kindgegevens toe te voegen terwijl de gegevens in categorie 02/03 van de PL van het kind niet geheel overeenkwamen met categorie 01 van de PL van de betreffende ouder, maar deze niet gecorrigeerd konden worden. Als brondocument werd daarbij aangegeven dat de kindgegevens toegevoegd waren terwijl de gegevens afwijkend waren. 

Inmiddels is het mogelijk om, bij het ontbreken van een brondocument, toch de gegevens te corrigeren op basis van categorie 01 van de PL van de gerelateerde: HUP 7.3.2.3.

Ja, controleer of de gegevens overeenkomen met de gegevens in categorie 01 van het kind. Komen de gegevens overeen? Dan is er sprake van een onjuiste omschrijving van het brondocument. Deze overschrijf je met ‘PL kind’. Zijn de gegevens afwijkend? Corrigeer de gegevens en neem in deze correctie het A-nummer e/o BSN direct mee. Zie het voorbeeld in HUP 7.3.2.11.
Als de relatie handmatig gelegd is omdat een actualisering in de gerelateerde categorie niet is uitgevoerd, voeg dan de ontbrekende actualisering er alsnog tussen.  Vervolgens corrigeer je de relatielegging: HUP 7.3.
 

Ja, dat mag sinds de invoering van LO3.9 op 31-01-2015: LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf  2.1.5.11. (ouder1)./2.1.6.11. (ouder2) /2.1.8.8. (partner)/2.1.12.12. (kind), HUP 7.4.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Op de persoonslijst van deze persoon ontbreken bij een gerelateerde het A-nummer e/o het BSN. De gerelateerde komt niet voor in jouw gemeente maar wel in de BRP-V. Is het aan te bevelen om toch de relatie te leggen?

Ja, op deze manier kunnen we de dienstverlening verbeteren, vergroten we de kwaliteit van de BRP, is de integriteit van de gegevens beter en zijn de gegevens voor de burger en de afnemers betrouwbaarder: LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf 2.1.5.11. (ouder1)/2.1.6.11.(ouder2)/2.1.8.8. (partner)/2.1.12.12. (kind), HUP 7.4.

Nee, dat kan niet. Gegevens van gerelateerden worden namelijk niet bijgehouden in de RNI.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Uit een raadpleging naar de gerelateerde van betrokkene in de BRP-V blijkt dat daar een RNI deel PL van de gerelateerde voorkomt waarbij de groep geboorte ontbreekt of niet volledig is. Er bestaat hierdoor twijfel of de persoon de juiste gerelateerde is. Mag/moet de relatie gelegd worden?

Nee, je legt uitsluitend een relatie als je geen twijfel hebt: HUP 7.4.2.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Er wordt voor het eerst een categorie 05 huwelijk opgenomen. Uit een raadpleging naar de partner in de BRP-V blijkt dat daar een RNI deel PL voorkomt waarbij de groep geboorte ontbreekt of niet volledig is. Er bestaat geen twijfel of de persoon de juiste gerelateerde is. Neem je de identificatienummers (A-nr +BSN) over van de PL van de partner.

Ja, je legt de relatie. Je ontleent de gegevens in groep 01 Identificatienummers aan de persoonslijst van de echtgenoot/geregistreerde partner. Op de RNI deel PL wordt de relatie niet gelegd (zie vraag Betrokkene is ingeschreven in de RNI. Kan de gemeente de RNI verzoeken een relatie te leggen in een gerelateerde categorie op deze persoonslijst?). De gegevens in groep 02 Naam, 03 Geboorte en 04 Geslacht ontleen je aan het brondocument van het huwelijk/geregistreerd partnerschap: HUP 4.1.5.1 onder B en HUP 5.3.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Er is een categorie 05 opgenomen waarbij de groep geboorte van de partner bestaat uit standaardwaarden. Het A-nummer en BSN ontbreken. Uit een raadpleging naar de partner in de BRP-V blijkt dat daar een RNI deel PL voorkomt waarbij de groep geboorte volledig gevuld is. Er bestaat geen twijfel of de persoon de juiste gerelateerde is. Mag/moet de relatie gelegd worden?

Ja, dat mag. In dit geval is er nog geen relatie gelegd en moet er eerst een correctie plaatsvinden op de PL in de BRP van de gemeente. De gegevens in groep 03 geboorte in categorie 05 worden hiermee in overeenstemming gebracht met de gegevens in groep 03 op de PL in de RNI. De gegevens kunnen ontleend worden aan een brondocument of aan cat 01 van de PL van de gerelateerde in de RNI. Daarna mag je pas de relatie leggen: HUP 7.4.2. NB Als de relatie gelegd is en de gegevens tussen de RNI PL en de PL in de gemeente wijken af, dan wordt er geen actie verwacht.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Bij betrokkene vindt een correctie of actualisering in categorie 01 plaats. Een gerelateerde van betrokkene komt voor in de BRP van een andere gemeente. Moet de correctie of actualisering van betrokkene doorgegeven worden aan de andere gemeente?

Ja, dat moet je doorgeven aan de andere gemeente. Je stuurt het brondocument dat je hebt gebruikt voor de correctie naar de andere gemeente toe: art 2.35 Wet BRP.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Bij betrokkene vindt een correctie of actualisering in categorie 01 plaats. Een gerelateerde van betrokkene komt voor in de RNI. Moet de correctie of actualisering van betrokkene doorgegeven worden aan de RNI?

Ja, dat moet je doorgeven aan de RNI. Er wordt een documentindicatie op de PL van de gerelateerde opgenomen als het een actualisering betreft. Indien het een correctie betreft dan verzoekt de laatste woongemeente de RNI de correctie te verwerken. Een correctie van gegevens vraag je aan via het wijzigingsformulier in de KWM. Voor het plaatsen van een documentindicatie vul je het formulier in wat RvIG hiervoor beschikbaar heeft gesteld. Je vult het formulier in en print het op het eigen briefpapier van de gemeente. Onderteken het formulier en verstuur het: LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf 2.3.2.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van jouw gemeente met een ontbinding van het huwelijk wegens overlijden in de actuele categorie 05. De ontbinding is op basis van een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP geregistreerd. De partner is ingeschreven in de RNI. Deze partner is overleden na de datum waarop hij ingeschreven is in de RNI. Op de PL van de partner zelf in de RNI zijn geen gegevens over het overlijden opgenomen. Moet het brondocument, dat gebruikt is bij de opneming van het overlijden bij de persoon in de BRP in de gemeente, naar de RNI gestuurd worden?

Er zijn twee situaties mogelijk:

1. Het overlijden heeft in het buitenland plaatsgevonden. Je stuurt het brondocument naar de RNI. De minister van BZK is verantwoordelijk voor de bijhouding van gegevens over alle niet-ingezetenen, met uitzondering van de feiten die zich hebben voorgedaan in de tijd dat deze personen nog ingezetenen waren (zie hiervoor de vraag hieronder). In dit geval kijkt de RNI of er een ABO is die een actieve relatie heeft met deze persoon. Als dit het geval is, stuurt de RNI het brondocument naar de ABO met het verzoek om dit document te verwerken in de BRP. Als dit niet het geval is, plaatst de RNI een documentindicatie. * Het brondocument wordt via KWM naar RvIG gezonden.
2. Het overlijden heeft in Nederland plaatsgevonden. De RNI zal de overlijdensgegevens zelf ontlenen aan een mededeling van de ABS (in de vorm van een Tb02-bericht) en verwerkt het overlijden in de RNI.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente met een ontbinding van het huwelijk door overlijden van de partner in de actuele categorie 05. De ontbinding is op basis van een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP geregistreerd. De partner is ingeschreven in de RNI. Deze partner is overleden vóór de datum waarop hij ingeschreven is in de RNI. Op de PL van de partner zelf in de RNI zijn geen gegevens over het overlijden opgenomen. Moet het brondocument, dat gebruikt is bij de opneming van het overlijden bij de persoon in de BRP in de gemeente, naar de RNI gestuurd worden?

Nee, in deze situatie is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de betrokken persoon laatstelijk zijn adres had verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens van de niet-ingezetene. Deze gemeente moet de mutatie doorgeven aan de RNI via de KWM.

Nee, de PK van een gerelateerde mag niet gebruikt worden voor een correctie. De PK mag uitsluitend gebruikt worden bij een conversiefout op de PL van de persoon zelf.
Toelichting: In incidentele situaties is het toegestaan om de persoonskaart (PK) te gebruiken als brondocument bij het corrigeren van de persoonslijst. Je mag de persoonskaart alleen als brondocument gebruiken bij het corrigeren van een gemaakte fout als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:
•    Als er bij het aanleggen van de persoonslijst een fout is gemaakt bij het overnemen van de gegevens van de persoonskaart;
•    De persoonskaart daarbij als brondocument is geregistreerd in element 82.30 (Beschrijving document) op de persoonslijst;
•    Er in de gemeente geen ander toegestaan brondocument voorhanden is waaraan je de te corrigeren gegevens kan ontlenen.
Je mag wel corrigeren op grond van categorie 01 van de gerelateerde als het persoonsgegevens betreft: HUP 7.3.2.1.
 

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Een KB met naamswijziging of naamsvaststelling van een gerelateerde is niet verwerkt. Hierdoor wijken de gegevens af en kan er geen relatie gelegd worden. Moet dit geactualiseerd worden en zo ja, moet daarna de relatie alsnog gelegd worden?

Ja, de mutatie moet alsnog bij de ouder, partner of het kind verwerkt worden in de BRP. Je moet daarvoor het brondocument KB gebruiken. Als je het brondocument niet hebt, dan vraag je het KB op bij het archief, bij een andere gemeente of bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid IND nationaliteitenregister@ind.nl. Hierna leg je in een aparte categorie alsnog de relatie.

Nee dat mag niet. Je moet een ander brondocument gebruiken of corrigeren op grond van categorie 01 van de PL van de gerelateerde: HUP 7.3.2.3.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Op de persoonslijst van deze persoon ontbreken bij een gerelateerde gegevens in groep 01 Identificatienummers, 03 Geboorte en/of groep 04 Geslacht. De persoonslijst van de gerelateerde is opgeschort wegens overlijden. Is het toegestaan om de ontbrekende gegevens in groep 01, 03 en/of groep 04 aan te vullen en de relatie te leggen op de PL van betrokkene in jouw gemeente?

Ja, dat mag. Ook mogen, sinds de invoer van LO3.9 op 31-01-2015, de gegevens uit BRP-V ontleend worden als de PL van de overleden persoon in een andere gemeente of in de RNI opgeschort is wegens overlijden. Als de gegevens afwijken dan moeten deze eerst gecorrigeerd worden en als deze dan overeenstemmen moeten de gerelateerdengegevens aangevuld worden: LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf 2.1.3.7., HUP 7.4.3.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. Op de persoonslijst van deze persoon ontbreken bij een gerelateerde gegevens in groep 01 Identificatienummers, 03 Geboorte en/of groep 04 Geslacht. De persoonslijst van de gerelateerde is opgeschort wegens emigratie of een ministerieel besluit. Is het toegestaan gegevens aan te vullen in groep 01, 03 en/of groep 04 en een relatie te leggen op de PL van betrokkene in jouw gemeente?

Ja, dat mag. Ook mogen, sinds de invoer van LO3.9 op 31-01-2015, de gegevens uit BRP-V ontleend worden als de PL van de persoon in een andere gemeente is ingeschreven of in de RNI opgeschort is wegens ‘E’ of ‘M’. Als de gegevens afwijken dan moeten deze eerst gecorrigeerd worden en als deze dan overeenstemmen moeten de gerelateerdengegevens aangevuld worden: LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf 2.1.3.7 vanaf versie 3.9, HUP procedure 7.4.

Beide partners komen voor in de BRP van jouw gemeente. Bij partner A komt een andere ingangsdatum geldigheid voor van het huwelijk dan bij partner B. Uit onderzoek blijkt dat de ingangsdatum geldigheid verkeerd is overgenomen van de PK. Mag dit gecorrigeerd worden met als brondocument de PK?

Ja, dat mag, maar alleen met de PK van de betrokkene die het betreft. Zijn de gegevens onjuist geconverteerd vanaf de PK dan kun je de PK gebruiken om de fout te herstellen (PK conversiefout). Controleer wel of er een Initiële Vulling van het toenmalige sofinummer in de categorie is verwerkt. Dit komt tot uitdrukking in de datum in element 86.10 (september/oktober 1995).

Indien de ingangsdatum geldigheid op de PK juist overgenomen is maar fout blijkt te zijn, is er een brondocument nodig voor de correctie conform artikel 2.8 van de Wet BRP: HUP 7.3.2.1.

Nee, je moet de gegevens ontlenen aan een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.
 

Beide partners komen voor in de BRP van jouw gemeente. Bij partner A komt een andere ingangsdatum geldigheid voor van het huwelijk dan bij partner B. Uit onderzoek blijkt dat de ingangsdatum geldigheid verkeerd is overgenomen van de PK. Mag dit gecorrigeerd worden met als brondocument de PK?

Ja, dat mag, maar alleen met de PK van de betrokkene die het betreft. Zijn de gegevens onjuist geconverteerd vanaf de PK dan kun je de PK gebruiken om de fout te herstellen (PK conversiefout). Controleer wel of er een Initiële Vulling van het toenmalige sofinummer in de categorie is verwerkt. Dit komt tot uitdrukking in de datum in element 86.10 (september/oktober 1995).

Indien de ingangsdatum geldigheid op de PK juist overgenomen is maar fout blijkt te zijn, is er een brondocument nodig voor de correctie conform artikel 2.8 van de Wet BRP: HUP 7.3.2.1.

Beide partners komen voor in de BRP van jouw gemeente. Bij partner A komt een andere ingangsdatum geldigheid voor van het huwelijk of de echtscheiding dan bij partner B. Het brondocument dat gebruikt is voor de opname van de categorie 05 is een Nederlandse akte. Hoe moet dit gecorrigeerd worden?

Je moet de Nederlandse akte opvragen en deze gebruiken voor de correctie van één van beide categorieën. Controleer wel of er een Initiële Vulling van het toenmalige sofinummer in de categorie is verwerkt. Dit komt tot uitdrukking in de datum in element 86.10 (september/oktober 1995).

Als de relatie nog niet gelegd is tussen de (ex)partners dan wordt deze in een aparte categorie alsnog gelegd: HUP 7.3.1.

Beide partners komen voor in de BRP van jouw gemeente. Bij partner A komt een andere ingangsdatum geldigheid voor van het huwelijk of de echtscheiding dan bij partner B. Uit onderzoek blijkt dat de ingangsdatum geldigheid correct is overgenomen van de beide PK’s. Het betreft een in het buitenland gesloten/ontbonden huwelijk waarvan geen brondocumenten te verkrijgen zijn. Hoe wordt dit opgelost?

Indien er geen brondocument te verkrijgen is (art. 2.10 Wet BRP) dan is het raadzaam de gerelateerden op te roepen om gezamenlijk een aanvullende verklaring onder eed of belofte (art. 2.8 lid 2 onder e Wet BRP) af te leggen. Bij deze correctie geldt dat er mogelijk ook sprake is van een Initiële vulling van het toenmalige sofinummer in de huidige categorie. Dit komt tot uitdrukking in de datum in element 86.10 (september/oktober 1995).

Als de relatie nog niet gelegd is tussen de (ex)partners dan wordt deze in een aparte categorie alsnog gelegd: HUP 7.3.1, art 2.8 lid 2 onder e Wet BRP.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van jouw gemeente met een actueel huwelijk in categorie 05. De partner is ingeschreven in een andere gemeente of in de RNI. Het huwelijk is op de PL van de partner ontbonden maar er is geen brondocument voor de ontbinding van het huwelijk voorhanden. Mag/moet de categorie huwelijk op de PL in de gemeente geactualiseerd worden met de gegevens van de ontbinding op de PL van de partner?

Nee, je moet de gegevens ontlenen aan een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.

Toelichting: benader betrokkene om een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP te overleggen. Als betrokkene hiertoe niet in staat is, benader je de andere gemeente. Als het dan nog niet mogelijk blijkt om over het brondocument te beschikken, kun je betrokkene toelaten tot het afnemen van een verklaring onder eed of belofte met betrekking tot de ontbinding van het huwelijk: HUP 3.3.3 en HUP 3.3.4.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Er komt geen huwelijk voor op de PL. In een andere gemeente of de RNI komt betrokkene wel voor als huwelijkspartner met een actueel huwelijk in categorie 05. Op basis waarvan moet het ontbrekende huwelijk in categorie 05 opgenomen worden?

Het is niet toegestaan om het ontbrekende huwelijk te ontlenen aan een andere PL. Geadviseerde werkwijze: Raadpleeg de PL van de gehuwde persoon uit de andere gemeente of de RNI. Vraag het brondocument op bij de gemeente die de gegevens geregistreerd heeft. Beschikken zij niet (meer) over het brondocument dan de burger wijzen op de verplichting om een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP in te leveren. Zijn de gegevens op de PL van de gehuwde persoon ontleend aan een verklaring onder eed of belofte dan de burger oproepen om inlichtingen te verstrekken over het huwelijk en eventueel een verklaring onder eed of belofte af te nemen: HUP 4.1.5.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Er komt een actuele stapel huwelijk en ontbinding voor. De gegevens omtrent het huwelijk en de ontbinding zijn ontleend aan de PK. Bij de partner ontbreekt dit huwelijk en/of de ontbinding. Mag/moet het ontbrekende huwelijk en de ontbinding in categorie 05/55 op de PL van de partner opgenomen worden?

Ja, dit moet.

Geadviseerde werkwijze: Indien het een Nederlands huwelijk en/of echtscheiding betreft, vraag je de Nederlandse akte op bij de ABS. Je vraagt de betrokkene om alsnog de juiste brondocumenten van het (voorgaande) huwelijk en/of de echtscheiding in te leveren indien het een huwelijk en/of echtscheiding in het buitenland betreft. Indien betrokkene niet meer aan de brondocumenten kan komen, laat je betrokkene toe tot het afleggen van een verklaring onder eed of belofte.  HUP 4.1.5.

Gerelateerden zijn in verschillende BRP-straten ingeschreven in de BRP. De huwelijksgegevens wijken af of ontbreken op de verklaring onder eed of belofte. 
Mogen/moeten de afwijkende gegevens gecorrigeerd of aangevuld worden?

Ja. In dat geval doe je onderzoek om te achterhalen wat de juiste huwelijksgegevens zijn. Je kunt hiervoor de rapporten van nader gehoor gebruiken. Tenzij je twijfelt aan de juistheid, kun je een van beide partijen ter correctie een aanvullende verklaring onder eed of belofte af laten leggen zodat de gegevens wel overeenkomen. Nadat de gegevens gecorrigeerd zijn, leg je alsnog de relatie in een aparte categorie.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente met een actueel huwelijk in categorie 05. De partner is ingeschreven in de RNI. Een ABO heeft het overlijden van de partner in zijn eigen administratie verwerkt in het kader van de aangewezen taak en heeft het overlijden om die reden ook gemeld aan de RNI. Het overlijden is verwerkt op de RNI-PL. Het brondocument is geen brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.Mag/moet de categorie huwelijk op de PL in de gemeente geactualiseerd worden met het overlijden van de partner? Zo ja, op basis van welk brondocument?

De categorie huwelijk op de PL in de gemeente moet geactualiseerd worden met het overlijden van de partner maar niet op grond van dit brondocument.  Je mag de huwelijksontbinding alleen ontlenen aan een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de situatie. De verschillende mogelijkheden worden in V8-02 tot V8-07 beschreven: HUP 7.4.5.

Het kind mag opgenomen worden in categorie 09 op de PL van de betreffende ouder. 
Er zijn twee situaties mogelijk:
1.    Er is een PL van het kind. In dat geval zijn het A-nummer en het BSN bekend. Het A-nummer en het BSN worden opgenomen samen met de overige gegevens van het kind. De gegevens mag je ontlenen aan BRP-V. De omschrijving van het brondocument is ‘PL kind’. ‘PL kind’ mag je niet gebruiken als de ouder is overleden. Als de ouder overleden is, kun je de gegevens over het kind met A-nummer en BSN opnemen op basis van een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP als de ingangsdatum geldigheid van categorie 09 vóór de datum van het overlijden van de ouder ligt.
2.    Er is geen PL van het kind. Het A-nummer en het BSN zijn daardoor niet bekend. In dat geval is het brondocument waar de kindgegevens en de relatie uit blijkt de bron voor het opnemen van de kindgegevens. 
•    Is er sprake van een Nederlandse akte? Dan wordt deze 
              opgenomen in groep 81 Akte. 
•    Is er sprake van een ander brondocument? Dan wordt dit zo 
              nauwkeurig mogelijk omschreven in groep 82 Document. 
•    Is er sprake van een conversiefout? Dan wordt als 
              omschrijving van het brondocument ‘PK conversiefout’ 
              opgenomen.
In deze situaties geldt dat als alle kinderen, die op de PK vermeld zijn, opgenomen zijn in categorie 09, in rubriek 07.87.10 de ‘P’ geplaatst wordt: HUP 7.4.5.
 

Het kind mag opgenomen worden in categorie 09 op de PL van de betreffende ouder: HUP 7.4.5.
Er zijn twee situaties mogelijk:
1.    Er is een PL van het kind. In dat geval zijn het A-nummer en het BSN bekend. Het A-nummer en het BSN worden opgenomen samen met de overige gegevens van het kind. De gegevens mag je ontlenen aan BRP-V. De omschrijving van het brondocument is ‘PL kind’.  
2.    Er is geen PL van het kind. Het A-nummer en het BSN zijn daardoor niet bekend. In dat geval is het brondocument waar de kindgegevens en de relatie uit blijkt de bron voor het opnemen van de kindgegevens. Als er sprake is van een Nederlandse akte wordt deze opgenomen in groep 81 Akte. Als er sprake is van een ander brondocument dan wordt dit zo nauwkeurig mogelijk omschreven in groep 82 Document. Als de ouder overleden is, kun je de gegevens over het kind met A-nummer en BSN uitsluitend opnemen op basis van een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP als de ingangsdatum geldigheid van categorie 09 vóór de datum van het overlijden van de ouder ligt.

Het kind moet opgenomen worden in categorie 09 op de PL van de betreffende ouder. Er zijn twee situaties mogelijk:
1.    Er is een PL van het kind. Het A-nummer en het BSN worden opgenomen samen met de overige gegevens van het kind. De gegevens mag je ontlenen aan BRP-V. De omschrijving van het brondocument is het brondocument waaruit de relatie blijkt. Is er sprake van een Nederlandse akte? Dan neem je groep 81 Akte op. Als er sprake is van een ander brondocument dan wordt dit zo nauwkeurig mogelijk omschreven in groep 82. De brondocument omschrijving ‘PL kind’ is ook toegestaan in groep 82 Document als er op de PL van het kind oudergegevens zijn opgenomen die volledig overeenkomen met categorie 01 van de ouder zelf én de ouder niet is overleden.
2.    Er is geen PL van het kind en het A-nummer en het BSN zijn daardoor niet bekend. In dat geval is het brondocument waar de kindgegevens en de relatie uit blijkt de bron voor het opnemen van de kindgegevens. Als er sprake is van een Nederlandse akte wordt deze opgenomen in groep 81 Akte. Als er sprake is van een ander brondocument dan wordt dit zo nauwkeurig mogelijk omschreven in groep 82 Document: HUP 7.4.5 (PL kind) en verschillende HUP procedures afhankelijk van de situatie bijv. HUP 5.2 erkenning bij geboorteaangifte.

Er zijn twee situaties mogelijk: 
1.    Als uit de PL van de ouder en de PL van het kind blijkt dat er een ouder-kind relatie is, moeten de kindgegevens opgenomen worden in categorie 09 op de PL van de betreffende ouder. Hierbij wordt ook het A-nummer en BSN opgenomen samen met de overige gegevens. De gegevens mogen ontleend worden aan BRP-V. De omschrijving van het brondocument is ‘PL kind’. 
2.    Als niet vastgesteld kan worden dat er een ouder-kind relatie is, worden de kindgegevens niet opgenomen in categorie 09: HUP 7.4.5.
 

Het kind mag opgenomen worden in categorie 09 op de PL van de overleden ouder. Er zijn twee situaties mogelijk:
1.    Er is een PL van het kind. In dat geval zijn het A-nummer en het BSN bekend. Het A-nummer en het BSN worden opgenomen samen met de overige gegevens betreffende het kind. De gegevens mogen ontleend worden aan BRP-V. De omschrijving van het brondocument is het brondocument waaruit de relatie blijkt. De ingangsdatum geldigheid ligt in deze situatie vóór de datum van het overlijden van de ouder.
2.    Er is geen PL van het kind en het A-nummer en het BSN zijn daardoor niet bekend. In dat geval is het brondocument waar de kindgegevens en de relatie uit blijkt de bron voor het opnemen van de kindgegevens. Als er sprake is van een Nederlandse akte wordt deze opgenomen in groep 81 Akte. Als er sprake is van een ander brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP dan wordt dit zo nauwkeurig mogelijk omschreven in groep 82 Document. De ingangsdatum geldigheid ligt in deze situatie vóór de datum van het overlijden van de ouder.
Het toepassen van HUP procedure 7.4.5 ‘toevoegen kindgegevens’ is niet toegestaan. In die procedure wordt in rubriek 09.82.30 de brondocument omschrijving ‘PL kind’ opgenomen en in rubriek 09.85.10 de systeemdatum (=vandaag). Omdat de datum geldigheid hiervan na de datum van overlijden/opschorting ligt, mag je deze procedure niet gebruiken: Verschillende HUP procedures afhankelijk van de situatie bijv. 5.2 erkenning bij geboorteaangifte.
 

Vanaf 1 januari 2022 is er nog maar 1 voorwaarde om een kind dat levenloos geboren is te registreren in de BRP: dat de ouder ten tijde van het verzoek is of wordt ingeschreven als ingezetene.

Ook is het vanaf 1 januari 2022 mogelijk om een registratieverzoek te doen als een kind na de geboorte heeft geleefd, en is overleden vóór 1 oktober 1994 of vóórdat de ouder zelf als ingezetene in de BRP is geregistreerd. Ook hiervoor geldt dat de ouder ten tijde van het verzoek is of wordt ingeschreven als ingezetene. 
De ouder, van wie de PL na 01-10-1994 opgeschort is wegens emigratie, kan voor het kind dat overleden is vóór de datum van opschorting een verzoek tot registratie doen bij de laatste woongemeente.
 

Er is een ander A-nummer vermeld bij een gerelateerde in categorie 02/03/05/09 dan het A-nummer dat in de categorie 01 van die gerelateerde zelf is opgenomen. Het A-nummer van die gerelateerde komt niet voor in de BRP. Het A-nummer is ontleend aan de PK van de gerelateerde die vóór conversie (01-10-1994) is vertrokken. Moet dit A-nummer gewijzigd worden?

Ja. Een A-nummerwijziging is altijd een actualisering met ingang van de datum waarop de mutatie uitgevoerd wordt. Voor de procedure wijziging A-nummer bij gerelateerden gebruik je HUP procedure 7.8.3. Je vermeldt als omschrijving brondocument ‘dubbel A-nummer’. Als het BSN ontbreekt, voer je daarna de procedure aanvullen gerelateerden uit. Zie hiervoor HUP 7.4.3. Geadviseerd wordt om dit de volgende dag te doen: HUP 7.8.3.

Er is een ander A-nummer vermeld bij een gerelateerde in categorie 02/03/05/09 dan het A-nummer dat in de categorie 01 van die gerelateerde zelf is opgenomen. Het A-nummer van de gerelateerde is ontleend aan een PIVA PL en in de gerelateerde categorie was het A-nummer nog opgenomen van vóór de emigratie van de gerelateerde van vóór 01-10-1994. Moet dit A-nummer gewijzigd worden?

Ja. Een A-nummerwijziging is altijd een actualisering met ingang van de datum waarop de mutatie uitgevoerd wordt. Voor de procedure wijziging A-nummer bij gerelateerden pas je HUP procedure 7.8.3 toe. Je vermeldt als omschrijving brondocument ‘PIVA-PL ouder1/ouder2/partner/kind)’. Als het BSN ontbreekt pas je daarna de procedure aanvullen gerelateerden toe:HUP 7.4.3. Geadviseerd wordt om dit de volgende dag te doen: HUP 7.8.3.

Er is een ander A-nummer vermeld bij een gerelateerde in categorie 02/03/05/09 dan het A-nummer dat in de categorie 01 van die gerelateerde zelf is opgenomen. Er is sprake van een andere situatie als bedoeld in de twee vragen hierboven (bijvoorbeeld een dubbelinschrijving). Moet dit A-nummer gewijzigd worden?

Ja. Een A-nummerwijziging is altijd een actualisering met ingang van de datum waarop de mutatie uitgevoerd wordt. Voor de procedure wijziging A-nummer bij gerelateerden pas je de HUP procedure 7.8.3 toe. Je vermeldt als omschrijving brondocument ‘dubbel A-nummer’.  Als het BSN ontbreekt pas je daarna de procedure aanvullen gerelateerden toe: HUP 7.4.3. Geadviseerd wordt om dit de volgende dag te doen: HUP 7.8.3.

Nee, dat is niet toegestaan. Het A-nummer en BSN mag je alleen ontlenen aan de PL van de gerelateerde zelf. Als deze niet in Nederland is ingeschreven, mag je deze gegevens niet opnemen. Let op: in PIVA is in element 01.20 geen BSN opgenomen maar een ID-nummer. Dit nummer gebruiken wij niet in de BRP.

Ja. Na de wijziging van het A-nummer wordt in de betreffende gerelateerde-categorie het nieuwe A-nummer opgenomen. Hierbij ontstaat historie. Voor deze actualisering geldt dat deze ook moet worden uitgevoerd terwijl de bijhouding van de PL is opgeschort. (LO BRP vanaf versie 4.0 paragraaf 2.1.5.11 (ouder1), paragraaf 2.1.6.11 (ouder2), paragraaf 2.1.8.8 (partner) en paragraaf 2.1.12.12 (kind). In element 82.20 Datum document, 85.10 Ingangsdatum geldigheid en 86.10 Datum van opneming wordt de datum van de mutatie (=systeemdatum) opgenomen. In element 82.30 Beschrijving document wordt ‘Dubbel A-nummer’ vermeld: LO BRP vanaf versie 4.0 2.1.5.11, 2.1.6.11, 2.1.8.8, 2.1.12.12 en HUP 7.8.

Ja. Na de wijziging van het BSN wordt in de betreffende gerelateerde-categorie het nieuwe BSN opgenomen. Hierbij ontstaat historie. Voor deze actualisering geldt dat deze ook kan worden uitgevoerd terwijl de bijhouding van de PL is opgeschort. (LO BRP 4.0 paragraaf 2.1.5.11 (ouder1), paragraaf 2.1.6.11 (ouder2), paragraaf 2.1.8.8 (partner) en paragraaf 2.1.12.12 (kind).) In element 82.20 Datum document, 85.10 Ingangsdatum geldigheid en 86.10 Datum van opneming wordt de datum van de mutatie (=systeemdatum) opgenomen. In element 82.30 Beschrijving document wordt ‘Besluit wijziging BSN’ vermeld: LO BRP vanaf versie 4.0 2.1.5.11, 2.1.6.11, 2.1.8.8, 2.1.12.12 en HUP 7.8.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Er vindt een wijziging plaats van het A-nummer en/of BSN van betrokkene. De gerelateerde is ingeschreven in een andere gemeente of in de RNI. Moet er een kennisgeving gestuurd worden naar de andere gemeente of de RNI?

Ja. Het is verplicht om aan de gemeente, waarin de gerelateerde is ingeschreven een kennisgeving te sturen. Deze informatie is van belang voor een goede uitvoering van de taak m.b.t. de BRP (zie artikel 2.35, derde lid Wet BRP). Het is niet verplicht om een kennisgeving te sturen naar de RNI maar het is wel gewenst. Zie voor de situatie dat een gerelateerde overleden is: Wet BRP artikel 2.35, derde lid en onderstaande vraag.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Er vindt een wijziging plaats van het A-nummer en/of BSN van betrokkene. De PL van de gerelateerde is opgeschort wegens overlijden in een andere gemeente of in de RNI. Moet een kennisgeving gestuurd worden naar de andere gemeente of de RNI?

Ja. Het is verplicht om aan de gemeente waarin de gerelateerde is ingeschreven een kennisgeving te sturen. Deze informatie is van belang voor een goede uitvoering van de taak m.b.t. de BRP (zie artikel 2.35, derde lid Wet BRP). Het is niet verplicht om een kennisgeving te sturen naar de RNI. Maar het is wel gewenst: Wet BRP artikel 2.35, derde lid.

Betrokkene komt voor in de BRP van jouw gemeente. In de categorie van de gerelateerde is een correctie uitgevoerd waarbij gelijktijdig het A-nummer en het BSN zijn toegevoegd. In de historische, onjuiste categorie ontbraken het A-nummer en het BSN. Is dit toegestaan?

Nee, het is niet toegestaan om gelijktijdig met de correctie ook de relatie te leggen. De gegevens hadden eerst gecorrigeerd moeten worden waarmee ze in overeenstemming komen met categorie 01 van de gerelateerde. Daarna had in een aparte actualisering de relatielegging plaats moeten vinden.

Een gerelateerde komt voor in de BRP van jouw gemeente. Op de persoonslijst van de gerelateerde vindt een correctie van de algemene gegevens plaats, of een actualisering van groep 01 Identificatienummers. De gerelateerde komt voor op de persoonslijsten van de ouders, partner en kinderen in jouw gemeente. Moet de correctie of actualisering bij de gerelateerden doorgevoerd worden?

Ja, dat moet. Je gebruikt hiervoor het brondocument of de brondocumenten die gebruikt zijn voor de correctie of actualisatie van de categorie 01 van die gerelateerde. Je mag ook corrigeren op basis van Cat 01 PL ouder 1/ ouder 2/partner of kind. Als er nog geen relatie ligt moet je die na het uitvoeren van de correctie alsnog leggen: HUP 7.3.2.3.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. Een KB met naamswijziging of naamsvaststelling van een gerelateerde is niet verwerkt op de PL van betrokkene. Hierdoor wijken de gegevens af. De relatie is wel al gelegd.

Moet dit alsnog geactualiseerd of gecorrigeerd worden?

Ja, de mutatie moet alsnog bij betrokkene verwerkt worden in de BRP. Van belang is de administratieve levensloop. Is de ingangsdatum geldigheid van het KB van voor of na de relatielegging? Ligt de ingangsdatum geldigheid van het KB na de relatielegging dan is de procedure als volgt:

1. Zorg dat je beschikt over het KB. Is het KB niet in jouw gemeente? Vraag het KB van de (categorie 01) persoon op bij een andere gemeente of bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid IND nationaliteitenregister@ind.nl.
2. Voer dezelfde mutatie als in categorie 01 is uitgevoerd op grond van hetzelfde brondocument door in de gerelateerde-categorie. Dit mag omdat de relatie al is gelegd. 

Ligt de datum geldigheid van het KB vóór de relatielegging dan zijn er twee mogelijkheden:

1. De naam komt overeen met de naam zoals die is opgenomen: dan voeg je alleen historie toe met het rechtsfeit van het KB (zie hierboven). Let op dat hierbij eventuele aangevulde gegevens van de relatielegging ontbreken.
2. De naamswijziging of naamsvaststelling wijkt af van de actuele gegevens: dan neem je een historische categorie op met het brondocument KB. Daarna corrigeer je de actuele categorie (van de relatielegging).

Je gebruikt hiervoor het brondocument of de brondocumenten die gebruikt zijn voor de aanleg, actualiseringen of correcties van de categorie 01 van die gerelateerde. Als je geen twijfel hebt over de juistheid van de gegevens in de betreffende categorie, mag je ook corrigeren op basis van Cat 01 PL ouder 1/ ouder 2/partner of kind. De relatielegging hoeft niet apart terug te komen: HUP 7.3.2.3.

Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen corrigeren, actualiseren en aanvullen. 
Het is toegestaan om de gegevens uit categorie 01 te gebruiken om de gerelateerde categorie te corrigeren. 
Het is niet toegestaan om de gegevens uit categorie 01 te gebruiken om de gerelateerde categorie te actualiseren. 
Actualiseringen moeten doorgevoerd worden op basis van brondocumenten conform artikel 2.8 Wet BRP. Vanaf 01-10-1994 is dat hetzelfde brondocument dat gebruikt is bij de actualisering van categorie 01 op de PL van de gerelateerde zelf. 
Ontbrekende gegevens in groep 01 Identificatienummers en de compleet ontbrekende groepen 03 Geboorte en 04 Geslacht mogen worden aangevuld op basis van ‘PL gerelateerde’ als de overige gegevens overeenkomen. Let op uitzonderingen bij adopties en geslachtswijziging (zie ook de twee vragen hieronder): HUP 3.2.23.
 

Nee, het brondocument ‘Cat 01 PL ouder/partner/kind’ is in dit geval niet toegestaan. Je moet de gegevens ontlenen aan een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.

Toelichting:
Als het geslacht van een persoon wijzigt, dan moeten de gegevens op de persoonslijst van alle gerelateerden van deze persoon worden geactualiseerd. Zie de informatie in hoofdstuk 5.0 van de HUP Inleiding en procedure HUP 5.8.2 Verwerking bij gerelateerden. Gerelateerden kunnen verzoeken om gegevens van de persoonslijst te verwijderen, zie procedure HUP 7.2 HUP Verwijdering van gegevens bij adoptie of geslachtswijziging. Het brondocument dat gebruikt is in categorie 01 van de persoon, is het brondocument voor de aanvulling, actualisering of correctie.
De wijziging van het geslacht en eventueel ook de voornamen van de transgender werkte voor 31-01-2015 niet automatisch door bij gerelateerden. Na deze datum werkt dat wel automatisch door. Zowel de betrokken transgender als de gerelateerden kunnen een verzoek doen om de gegevens van de transgender zoals die golden voor de geslachtswijziging ongedaan te laten maken (art 2.57 lid 4 Wet BRP en HUP  7.2). Dit geldt voor zowel de actuele als de historische categorieën. Je kunt de situatie van transseksualiteit herkennen aan de letter ‘S’ of de letter ‘T’ in groep 81 Akte: HUP 5.8 en HUP 7.2.
 

Nee, het brondocument ‘Cat 01 PL ouder/partner/kind’ is in dit geval niet toegestaan. Je moet de gegevens ontlenen aan een brondocument conform artikel 2.8 Wet BRP.

Toelichting:
Een adoptie wordt verwerkt op de PL van betrokkene, de adoptieouders en eventueel de oorspronkelijke ouders. De situatie van een adoptie kun je herkennen aan de letter ‘Q’ in groep 81 Akte of aan de omschrijving in groep 82 Document. Dit brondocument is het brondocument voor de aanvulling, actualisering of correctie.
 

De juiste omschrijvingen van het brondocument zijn:
In categorie 02: Cat 01 PL ouder1
In categorie 03: Cat 01 PL ouder2
In categorie 05: Cat 01 PL partner
In categorie 09: Cat 01 PL kind
Zie HUP 7.3.2.3.

Betrokkene is ingeschreven in de BRP van de gemeente. In cat 02/03/05/09 is de bij de naam een letter vermeld in plaats van een volledige naam. In categorie 01 van de gerelateerde zelf is de naam wel volledig. Mag/moet dit gecorrigeerd worden?

Ja, dit moet. Als je over het brondocument kunt beschikken waaraan de gegevens in categorie 01 zijn ontleend, gebruik je dat voor de correctie of je voert de correctie uit op grond van de inhoud van categorie 01 van de PL van de gerelateerde: HUP 7.3.2.3.
 

Ja, zowel de geadopteerde vanaf 16 jaar als de oorspronkelijke ouders kunnen een verzoek indienen om de gegevens te laten verwijderen (HUP 7.2). Het geadopteerde kind mag een aantal gegevens van vóór de adoptie laten verwijderen. De voormalige ouders mogen de gegevens van het geadopteerde kind laten verwijden. 
De situatie van een adoptie kun je herkennen aan de letter ‘Q’ in groep 81 Akte of aan de omschrijving in groep 82 Document.
NB Vanaf 1 januari 2022 kunnen adoptiefouders geen verzoek meer indienen om gegevens van voor de adoptie te laten verwijderen van de persoonslijst van het geadopteerde kind. Alleen het geadopteerde kind (van 16 jaar en ouder) kan zo’n verzoek indienen. Het verwijderen van de gegevens van de biologische ouders is alleen mogelijk als er sprake is van een sterke adoptie: Art. 2.57 Wet BRP.