Werkinstructie ontvangst documenten op uitgiftelocaties

Voor het overhandigen van reisdocumenten en identificatiekaarten aan een ontvangstbevoegde medewerker van een uitgiftelocatie geldt een speciale procedure. In onderstaande stappen is de werkwijze beschreven. Het formulier waar in de tekst naar verwezen wordt, is het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten van distributeur Mikropakket. Voor vragen over het formulier kun je rechtstreeks contact opnemen met Mikropakket.

Werkwijze

1. Iedere (uitgifte)locatie wijst minimaal drie ontvangstbevoegden aan, van wie de gegevens op dit formulier worden ingevuld (bij voorkeur digitaal). Het is belangrijk om voldoende personen als ontvangstbevoegden aan te wijzen. Houd rekening met bijvoorbeeld werkdagen en/of deeltijd;
2. Na het invullen print iedere locatie het formulier uit en waarmerkt het formulier. Het waarmerk van een uitgiftelocatie is een dienststempel en de handtekening van de burgemeester of van een daartoe bevoegd persoon. Het waarmerk van een BZ-locatie is een dienststempel en de handtekening van de Minister van Buitenlandse Zaken of daartoe bevoegd persoon;
3. Wijzigingen in ontvangstbevoegde personen (bijvoorbeeld als gevolg van vertrek of ziekte) kan een uitgiftelocatie zelf doorvoeren door het formulier opnieuw in te vullen, te printen en waarmerken, zoals hierboven beschreven;
4. Iedere uitgiftelocatie bewaart het meest actuele formulier op een plek waar de chauffeur reisdocumenten en identificatiekaarten aflevert en waar de ontvangstbevoegde medewerkers zich bevinden;
5. Als de reisdocumenten en identificatiekaarten worden gebracht, laat de ontvangstbevoegde medewerker het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten samen met zijn of haar identiteitsdocument (paspoort, identiteitskaart en/of rijbewijs) aan de chauffeur zien;
6. Het formulier bevat een QR-code met locatiecode, jaartal en versienummer van het formulier die de chauffeur scant. De chauffeur zal de ontvangstbevoegde medewerker verzoeken om zijn of haar handtekening op de handscanner van de chauffeur te zetten;
7. Als de ontvangstbevoegde geen formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten in combinatie met een geldig identiteitsdocument kan tonen, mag de chauffeur de documenten niet overhandigen conform PUN Artikelen 43 en 81 en PUB Artikelen 57 en 89. In dat geval zal de chauffeur de documenten de volgende werkdag opnieuw aanbieden onder dezelfde voorwaarden.