Werkinstructie Paspoortsignaleringen (automatische signaleringcontrole)

Het uitvoeren van de signaleringcontrole in het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten is begin 2022 geautomatiseerd en er is direct toegang tot actuele informatie uit het RPS. Hiervoor is een nieuwe werkinstructie 24b opgesteld. De werkinstructie ‘Signaleringsprocedure artikel 24, onder b, Paspoortwet’ is bedoeld voor medewerkers van de backoffice die daadwerkelijk het proces gaan uitvoeren. Hierin staat een stappenplan dat de medewerker helpt beslissen welke actie hij/zij moet ondernemen in een bepaalde situatie. Maak je nog geen gebruik van de automatische signaleringcontrole, volg dan de oude werkinstructie.

Inleiding: het Register paspoortsignaleringen

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn, op grond van artikel 18 t/m 24 van de Pw, de gegevens opgenomen van personen aan wie geen paspoort verstrekt mag worden of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard.

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert het RPS namens de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Naast het beheren van het RPS kan de minister van BZK ook op grond van zijn eigen bevoegdheid (artikel 24, onder b, Paspoortwet) overgaan tot het signaleren van een persoon in het RPS. Hierbij is de informatieverstrekking rondom de signalering, door de met uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten van cruciaal belang.

Onderdelen werkinstructie

Deze werkinstructie bestaat uit de volgende onderdelen:

• Opneming in het RPS op grond van artikel 24b Pw (signaleringsprocedure). In welke gevallen verstrek je informatie ten behoeve van een signalering aan de minister van BZK?
• Signaleringscontrole bij aanvraag van een reisdocument.Wat moet je doen als je een aanvraag voor een reisdocument in behandeling hebt terwijl de aanvrager is gesignaleerd in het RPS?
• Hoe kun je naar aanleiding van een signalering een paspoort vervallen verklaren?

1. Opname in het RPS op grond van artikel 24b PW

De met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten kunnen de minister van BZK informeren over personen die in aanmerking komen voor een signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten. In overeenstemming met de Paspoortwet omvat het begrip reisdocument in deze werkinstructie zowel de Nederlandse paspoorten en andere Nederlandse reisdocumenten als de Nederlandse identiteitskaart. De minister van BZK neemt de personalia van deze personen op in het RPS. Dit is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht

Voor de opname van personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten, kun je kiezen uit twee mogelijkheden:

• Je kunt de benodigde informatie doorgeven aan RvIG. Hiervoor gebruik je het formulier informatieverstrekking.
• Je treedt zelf op als signalerende autoriteit.  In dit geval dien je een verzoek in tot opname van de personalia in het RPS. Hiervoor gebruik je het formulier verzoek opname RPS. Let op: als de aanvrager verhuist, blijft de signalerende autoriteit verantwoordelijk voor overeenstemmingsprocedure ex artikel 44, vierde lid, Paspoortwet.

LET OP: In het geval van de Caribische landen en openbare lichamen stelt de afdeling Burgerzaken een advies op aan het Kabinet van de Gouverneur of de Gezaghebber.
 

Redenen voor opname in het RPS

Categorieën van gedragingen die een onderbouwing kunnen zijn van het gegrond vermoeden zoals bedoeld in artikel 24, onder b, Paspoortwet.  De opsomming moet gezien worden als een hulpmiddel en is nadrukkelijk niet uitputtend te noemen

A. Opzettelijk beschadigen van reisdocumenten

• onderbouwd door een technisch onderzoeksrapport over de beschadigingen.

B. Gelegenheidsverschaffing; misbruik door derde

• het verkopen, verhuren, in onderpand geven of uitlenen van een reisdocument.

C. Andere handelingen die op misbruik met reisdocumenten kunnen wijzen

• het vervalsen van één of meer reisdocumenten;
• het eigenhandig aanbrengen van aantekeningen in een reisdocument;
• het zich op andermans identiteit laten verstrekken van een reisdocument;
• het kopen, huren, in onderpand nemen of lenen van een reisdocument van een ander;
• het misbruiken of gebruiken van een reisdocument bij frauduleuze handelingen (bijvoorbeeld lening afsluiten op naam van een ander, werken onder valse naam, fraude met het BSN of gebruik van het reisdocument bij andere criminele zaken);
• het misbruiken of gebruiken van het reisdocument van een minderjarige ten behoeve van kindersmokkel of een poging daartoe;
• het doen van valse aangifte c.q. het afleggen van valse verklaringen bij vermissing van een reisdocument;
• het eerder als vermist opgegeven reisdocument wordt (doelbewust) door de houder zelf gebruikt;
• meerdere malen melding doen van mogelijke identiteitsfraude waardoor het reisdocument van rechtswege vervalt en een nieuwe reisdocument aangevraagd wordt;
• het vroegtijdig inleveren van het paspoort, om bijvoorbeeld het reisverleden te verbergen, waarbij vastgesteld kan worden dat er reisstempels en/of visa in staan;
• melding doen van de vermissing van een reisdocument in combinatie met andere feiten of omstandigheden die duiden op misbruik van reisdocumenten (bijvoorbeeld een vermist reisdocument dat later teruggevonden wordt en vervalst blijkt te zijn). 

Let op: de gedragingen beschreven onder B en C leveren ook een strafbaar feit op, waarvan aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het proces-verbaal van de aangifte dient te worden toegevoegd in het signaleringsdossier.

2. Signaleringcontrole bij aanvraag reisdocument

2.1 instructie frontoffice

Image

Behandelen aanvraag reisdocument

In het RPS wordt bijgehouden aan wie een reisdocument kan worden geweigerd of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard. Bij de aanvraag van een reisdocument wordt via de reisdocumentenmodule automatisch het RPS bevraagd om te controleren of de aanvrager voorkomt in het RPS. Buitenlandse zaken, de Caribische landen, de openbare lichamen en de grensgemeenten voeren handmatig de signaleringscontrole uit via het RAP.

De aanvrager komt voor in het RPS:

• Aanvraag voor paspoort in behandeling nemen, huidige paspoort(en) inhouden en doorsturen naar de Backoffice.
• Aanvraag voor Nederlandse identiteitskaart in behandeling nemen.

De aanvrager komt niet voor in het RPS:

• Aanvraag voor reisdocument in behandeling nemen.
• Is er sprake van een gegrond vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten zoals bedoeld in artikel 24, onder b, van de Paspoortwet?
  Nee → Overgaan tot verdere verwerking van de aanvraag.
  Ja → Aanvraag doorsturen naar de Backoffice

2.2 Instructie backoffice

stap 1: gegrond vermoeden van misbruik aanwezig?

Image

Inhoud signaleringsdossier

Als je de aanvraag van de frontoffice hebt ontvangen kan er sprake zijn van een nieuwe signalering of een bestaande signalering. Als er een signalering aanwezig is moet je de
aanvraag van een paspoort aanhouden en contact opnemen met de signalerende instantie. Als je een aanvraag hebt ontvangen waarbij het gegronde vermoeden bestaat van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten, moet je een signaleringsdossier aanleggen.

Een goed gedocumenteerd signaleringsdossier bestaat onder andere uit:

• een volledig ingevuld informatieverstrekking of verzoek formulier;
• een uitgebreide motivering van het gegronde vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten; een overzicht vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of
• ingehouden reisdocumenten;
• aanvraagformulieren van de vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• verklaringen van vermissing of diefstal afgelegd bij de gemeente;
• processen -verbaal van vermissing of diefstal opgesteld door de politie;
• processen -verbaal van aangifte van gepleegde onregelmatigheid met het reisdocument dat strafbaar is op grond van het Wetboek van Strafrecht;
• een technisch rapport bij beschadigingen van en aan het reisdocument;
• kopieën van visumpagina’s met reisstempels indien het reisdocument voortijdig is ingeleverd en niet is beschadigd;
• overige relevante informatie ter onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik

Instructie backoffice stap 2: Dossier naar RvIG

Image

Informatie opname personalia
Binnen 4 weken na ontvangst van het dossier door RvIG ontvang je informatie over het wel of niet opnemen van de personalia van de aanvrager in het RPS. De informatie kan inhouden dat de aanvrager:

• Niet wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt het dossier retour.
• Wel wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt een schriftelijke kennisgeving over de opname van de personalia in het RPS, en je ontvangt een vrij bericht in de BRP-mailbox als de aanvrager ingezetene is van de BRP

Wat doe je:

• Aanvrager wordt niet opgenomen in het RPS: je gaat over tot het verstrekken van het aangevraagde paspoort.
• Aanvrager wordt wel opgenomen in het RPS: je verwerkt het ontvangen vrij bericht op de PL van de aanvrager, door ‘Signalering’ in categorie 12 in te stellen en gaat verder naar stap 3. Let op: het vrij bericht wordt alleen ontvangen als de aanvrager ingeschreven staat in jouw (Nederlandse) gemeente.

Instructie backoffice stap 3: afhandeling aanvraag (weigeren aangevraagd paspoort)

Image

Afhandeling
Aanvrager wordt/is wel opgenomen in het RPS (niet op grond van artikel 23b Pw)
Je deelt de aanvrager schriftelijk mee dat het voornemen bestaat zijn paspoortaanvraag te weigeren. Je biedt hierbij de aanvrager de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot weigering van het aangevraagde paspoort aan te houden. De aanvrager kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met de signalerende instantie. Bij een signalering op grond van artikel 24 onder b is de signalerende instantie RvIG, maar het kan ook een andere instantie zijn, zoals bijvoorbeeld DUO (artikel 22) of het OM (artikel 18).

• Aanvrager verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  - Je gaat over tot het nemen van het weigeringsbesluit, tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval ga je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het door jouw genomen besluit middels het C6-formulier.

• Aanvrager verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van jouw definitieve beslissing door middel van het C6-formulier.

Alle signalerende instanties zijn nu: gemeenten, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Openbaar Ministerie, Dienst Uitvoering Onderwijs, Belastingdienst, Rechter-commissaris, Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen, (Gemeentelijke) sociale dienst, Minister van Buitenlandse Zaken, Nctv. Op termijn komt het CJIB hier bij.

3. Vervallen verklaren paspoort

Image

Procedure vervallen verklaren paspoort
Na het ontvangen van een ingehouden paspoort kan naar aanleiding van een signalering op grond van de Paspoortwet een paspoort vervallen worden verklaard. Controleer via het Reis Aanvraagportaal (RAP) of via de Reisdocumentenmodule of de houder van het ingehouden paspoort is opgenomen in het RPS.

Betrokkene is opgenomen in het RPS
Je deelt betrokkene schriftelijk mee voornemens te zijn het ingehouden paspoort vervallen te verklaren. Je biedt hierbij betrokkene de mogelijkheid om, binnen
2 weken, de definitieve beslissing tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort aan te houden, tenzij je van oordeel bent dat betrokkene door de vervallenverklaring onevenredig wordt benadeeld. Betrokkene kan vervolgens binnen 8 weken tot overeenstemming komen met de signalerende instantie.

• Betrokkene verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing: Je gaat over tot het nemen van het besluit tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort en stelt RvIG op de hoogte van het besluit middels het C6-formulier.
   
• Betrokkene verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert tot overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval treed je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het besluit door middel van het C6-formulier.