Zelfevaluatie Basisregistratie Personen

Jaarlijks voeren de gemeenten een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie. Daarnaast onderzoeken zij de verwerking van gegevens in de basisregistratie. Dit is een wettelijk verplicht onderzoek (artikel 4.3 wet BRP). Dit onderzoek heet de Zelfevaluatie BRP en bestaat uit vragenlijsten, de bestandscontrole door middel van de bestandscontrole module (BCM) en de inhoudelijke controle persoonslijsten op basis van brondocumenten.

1. Vragenlijsten

Gemeenten vullen twee soorten vragenlijsten in:

Domeinvragen

Gaat over BRP-processen.
Wordt ingevuld via de Kwaliteitsmonitor (KWM).
Thema’s:
- Beleid en Organisatie
- Uitvoering Bijhouden
- Uitvoering Verstrekking
- Uitvoering Incidentafhandeling

De ingevulde antwoorden worden in de kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat de antwoorden definitief zijn gemaakt.

Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

Informatiebeveiligingsvragen (ENSIA)

Gaat over de inrichting en beveiliging van systemen.
Wordt ingevuld via de ENSIA-tool.
Thema’s:
- Organisatie van de beveiliging
- Toegangsbeveiliging
- Naleving

2. Bestandscontrole (BCM)

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert maandelijks de persoonslijsten in de BRP met de Bestandscontrolemodule (BCM). Deze controleert:

De structuur van de persoonslijsten.
Of de ingevulde waarden toegestaan zijn.
Of de inhoud voldoet aan de voorschriften uit het Logisch Ontwerp (LO).
Resultaten worden maandelijks aan de gemeenten gerapporteerd via de Kwaliteitsmonitor.

Resultaten BCM in de zelfevaluatie BRP

De controles van november worden door de gemeenten in de jaarlijkse rapportage van zelfevaluatie BRP gezet.

3. Inhoudelijke controle persoonslijsten

Gemeenten controleren zelf een deel van hun persoonslijsten aan de hand van brondocumenten.

De door RvIG geselecteerde persoonslijsten worden in de Kwaliteitsmonitor geplaatst, waar de gemeente kan aangeven of er fouten zijn gevonden.

Let op: Pas nadat je het onderdeel ‘inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten’ hebt afgerond en in de kwaliteitsmonitor definitief gemaakt hebt, kun je de vragenlijst BRP definitief maken.

Definitief maken vragenlijsten en inhoudelijke controle

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten en de inhoudelijke controle definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De ENSIA vragenlijsten kunnen definitief gemaakt worden in de ENSIA tool.

De deadline voor het invullen en definitief maken is 31 december.

Jaarlijkse planning

Datum	Mijlpalen onderzoek (zelfevaluatie) BRP
1 juli	Vragenlijst BRP domeinvragen is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor Vragenlijst BRP over Informatiebeveiligingsvragen zijn beschikbaar in de ENSIA-tool Geselecteerde Persoonslijsten voor de inhoudelijke controle zijn beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor
Eind november	Bestandscontrole voor de zelfevaluatie en telling aantal onderzoeken
1 december	De vragenlijst BRP kan definitief gemaakt worden
31 december	Deadline voor definitief maken vragenlijst BRP (KWM) Deadline voor definitief maken vragenlijst BRP (ENSIA-tool) Deadline voor definitief maken van de inhoudelijke controle
Na 15 januari	Mogelijkheid om uittreksel en managementrapportage te genereren
30 april	Deadline voor het toesturen ondertekend uittreksel aan RvIG Deadline voor het toesturen ondertekend uittreksel aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Managementrapportage beschikbaar in de kwaliteitsmonitor

Na 15 januari genereert de Kwaliteitsmonitor een managementrapportage. Deze rapportage is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt.

Per onderwerp worden verbeterpunten geïdentificeerd en weergegeven als actiepunten. Daarnaast is het mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor je eigen resultaten in te zien, vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage beschikbaar zijn.

Uittreksels

De resultaten van de domeinvragen en de ENSIA-vragen worden door RvIG samengevoegd tot één uittreksel met resultaten van de zelfevaluatie vragenlijst BRP. Het uittreksel is vanaf 15 januari beschikbaar in de kwaliteitsmonitor.

Handtekening en upload

Het uittreksel moet worden ondertekend door het college.
Uiterlijk 30 april moet je het ondertekende uittreksel:
1. Uploaden in de Kwaliteitsmonitor.
2. Versturen naar de Autoriteit Persoonsgegevens.

Controle uittreksels

RvIG geeft vanaf 15 januari aan of de geüploade uittreksels akkoord zijn. Wij controleren of

het juiste uittreksel bij de vragenlijst is geüpload
het uittreksel volledig is (inclusief de ENSIA-resultaten) en
het uittreksel ondertekend is door de burgemeester en het college

Zodra het uittreksel is goedgekeurd wordt het rode kruis in de kwaliteitsmonitor vervangen door een groene vink. Deze controle wordt handmatig uitgevoerd. Ons uitgangspunt is om binnen 3 dagen aan te geven of het uittreksel akkoord is. Bij een onjuist of onvolledig geüpload uittreksel nemen we contact op.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek bij een aantal geselecteerde gemeenten uit naar de betrouwbaarheid van de uitvoering van de zelfevaluatie BRP en de inhoudelijke controle van persoonslijsten. De gemeenten die voor een nader onderzoek geselecteerd worden, ontvangen daarvan bericht.

Analyse resultaten

Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de BRP. De uitkomsten van de nadere onderzoeken worden ook meegenomen. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen. Dit om de kwaliteit van de BRP waar nodig te kunnen verbeteren.