Factsheet Logisch Ontwerp W83 – Van rechtswege vervallen reisdocumenten

Na de invoering van Logisch Ontwerp Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (LO GBA) 3.10 is onderzocht wat de gevolgen zijn van het registreren van van rechtswege vervallen reisdocumenten in categorie 12. Op basis van de resultaten van deze analyse is besloten de eerder opgestelde werkinstructie hiervoor aan te passen.

Het moment waarop geconstateerd wordt dat een reisdocument van rechtswege is vervallen, is bepalend voor de opname van een ‘R’ in categorie 12. Daarnaast moeten de onderzoeken in categorie 12 van de reisdocumenten die vóór 8 oktober 2016 van rechtswege zijn vervallen beëindigd worden en moet rubriek 12.35.70 voorzien worden van een ‘R’. Met deze aanpassing ontstaat een meer eenduidige werkwijze. Bijkomend voordeel is dat gemeenten direct in categorie 12 zien dat een reisdocument ‘van rechtswege’ is vervallen en nog ingeleverd moet worden.

Deze werkinstructie vervangt de werkinstructie W83 – Van rechtswege vervallen reisdocumenten versie 1.0 van 22 september 2016. Bij de eerstvolgende wijziging van de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP) wordt deze gewijzigde werkwijze opgenomen.

Waarom een nieuwe waarde in element 12.35.70 in categorie 12?

Met de invoering van LO 3.10 wordt in bepaalde gevallen het van rechtswege vervallen van reisdocumenten actief geregistreerd door de verantwoordelijke autoriteit. Dit betreft van rechtswege verval als:

1. de Nederlandse nationaliteit is verloren, of

2. de gronden voor verkrijging van een reisdocument voor vreemdelingen of een reisdocument voor vluchtelingen vervallen, of

3. de houdergegevens wijzigen.

Wijzigingen op een persoonslijst genereerden op basis van een autorisatietabelregel tot 8 oktober 2016 berichten naar het Basisregister Reisdocumenten (BR). Geconstateerd is dat in bepaalde gevallen ook onterecht berichten naar het BR gestuurd werden! Met de invoering van het registreren van een ‘R’ in rubriek 12.35.70 is het niet meer de actualisering of correctie die een bericht voor het BR genereert, maar de door een ambtenaar gemaakte keuze.

Het Basisregister registreert Nederlandse reisdocumenten die van rechtswege zijn vervallen volgens artikel 47 van de Paspoortwet. Deze reisdocumenten mogen daarom niet meer in omloop zijn.

Als een document in het BR is opgenomen, worden de gegevens doorgegeven aan diverse (inter)nationale registers. De burger zal bij gebruik van dit document problemen kunnen ondervinden; het document mag immers niet meer in omloop zijn.De waarde ‘R’ komt voor in het LO GBA sinds 8 oktober 2016 (LO 3.10). Dit betekent dat de ‘R’ niet voor mag komen in een categorie 12 waarvan de datum in rubriek 12.85.10 ligt vóór 8 oktober 2016.

Wanneer plaats je in categorie 12 een ‘R’ in rubriek 12.35.70?

1. Als de houder van een nog geldig reisdocument, waarin staat vermeld dat
deze de Nederlandse nationaliteit bezit, het Nederlanderschap heeft verloren (zie Paspoortwet (Pw) artikel 47 lid 1 onder a);

Als het reisdocument direct bij het actualiseren ingehouden of ingeleverd wordt, wordt de inhouding of inlevering direct in categorie 12 geregistreerd.

Als het reisdocument bij het actualiseren niet ingehouden of ingeleverd wordt, moet:

a. het van rechtswege vervallen van het reisdocument verwerkt worden in categorie 12;

b. de houder van het reisdocument van het vervallen schriftelijk in kennis worden gesteld;

c. het reisdocument op een later tijdstip alsnog ingehouden of ingeleverd worden.

2. Als de houder van een nog geldig reisdocument voor vluchtelingen of van het reisdocument voor vreemdelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt, het Nederlanderschap dan wel de nationaliteit van een ander land heeft verkregen of, houder zijnde van een reisdocument als bedoeld in Pw artikel 12, 14 of 15, door een ander land van een reisdocument is voorzien (zie Pw artikel 47 lid 1 onder b);

Wijzigingen in het verblijfsrecht worden geautomatiseerd verwerkt op de persoonslijst. Veelal zult u niet opmerken dat de status of verblijfstitel op grond waarvan een reisdocument is verstrekt wijzigt, tenzij er sprake is van een naturalisatie. In dat geval is het mogelijk om bij de verwerking van de naturalisatie direct actie te ondernemen.

Omdat gemeenten niet in alle gevallen bekend zijn met wijzigingen in het verblijfsrecht controleren wij maandelijks via de bestandscontrolemodule of er personen zijn die nog in het bezit zijn van een reisdocument voor vreemdelingen of een reisdocument voor
vluchtelingen terwijl de verblijfsstatus daar niet (meer) bij aansluit.
De bevindingen van deze controle worden aan gemeenten kenbaar gemaakt via de Kwaliteitsmonitor.

Als je constateert dat het reisdocument voor vreemdelingen of het reisdocument voor vluchtelingen van rechtswege vervallen is en nog niet is ingehouden of ingeleverd, moet:
a. het van rechtswege vervallen van het reisdocument verwerkt worden in categorie 12;
b. de houder van het reisdocument van het vervallen schriftelijk in kennis worden gesteld;
c. het reisdocument op een later tijdstip alsnog ingehouden of ingeleverd worden.
3. Als een nog geldig reisdocument van rechtswege is vervallen omdat de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht van de houder is/zijn gewijzigd (zie Pw artikel 47 lid 1 onder e).

Als door actualiseren of corrigeren van de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht een of meer van deze gegevens wijzigen, bepaalt u of de houdergegevens in het reisdocument nog overeenkomen met de actuele gegevens in categorie 01.
Als deze niet meer overeenkomen, vervalt het reisdocument van
rechtswege. Als het reisdocument direct bij het actualiseren of corrigeren ingehouden of ingeleverd wordt, wordt de inhouding of inlevering direct in categorie 12 geregistreerd.

Als het reisdocument bij het actualiseren of corrigeren niet ingehouden of ingeleverd wordt, moet:
a. het van rechtswege vervallen van het reisdocument verwerkt worden in categorie 12;
b. de houder van het reisdocument schriftelijk in kennis worden gesteld van het vervallen;
c. het reisdocument op een later tijdstip alsnog ingehouden of ingeleverd worden.

Hoe verwerk je  een van rechtswege vervallen reisdocument op de persoonslijst?

12.35.60 De datum waarop een Nederlands reisdocument is vermist, ingehouden,
ingeleverd, dan wel van rechtswege is vervallen Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop geconstateerd is dat het reisdocument van rechtswege is vervallen.

12.35.70 Een aanduiding dat een Nederlands reisdocument is vermist, ingehouden, ingeleverd, dan wel van rechtswege is vervallen. Dit gegeven moet worden ingevuld met een ‘R’ (van rechtswege vervallen).

12.85.10 Ingangsdatum geldigheid
Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop geconstateerd is dat het Nederlandse reisdocument van rechtswege is vervallen.

12.86.10 Datum van opneming
Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (=systeemdatum).

Wat registreer je als een reisdocument, nadat een ‘R’ is geplaatst op de persoonslijst, op een later tijdstip wordt ingeleverd, of als op een later moment een verklaring van vermissing wordt afgelegd over het reisdocument?

Als een reisdocument van rechtswege is vervallen, is de houder daarvan aangeschreven met het verzoek om het document in te leveren. In categorie 12 is het van rechtswege vervallen van het reisdocument geregistreerd. Als het document ingehouden of ingeleverd wordt, moet categorie 12 geactualiseerd worden door de inname/inhouding van het document te registreren. Als het document vermist wordt, moet categorie 12 geactualiseerd worden door de vermissing van het document te registreren.

Moet een reisdocument dat op grond van artikel 47, lid 1 onder a, b of e van rechtswege is vervallen vóór 8 oktober 2016 voorzien worden van een ‘R’ in categorie 12?

Ja, deze documenten moeten ook worden voorzien van een ‘R’. Als het reisdocument voor 8 oktober 2016 in onderzoek is geplaatst, eindig je het onderzoek en plaats je direct de ‘R’. Rubrieken 12.35.60 en 12.85.10 zijn gelijk aan de datum van opname in rubriek 12.86.10.

Wanneer plaats je in categorie 12 geen ‘R’ in rubriek 12.35.70?

In de volgende gevallen is het niet toegestaan een ‘R’ in rubriek 12.35.70 op te nemen:

• als een reisdocument niet meer geldig is;
• als een reisdocument eerder in de BRP is geregistreerd als vermist;
• als een reisdocument eerder in de BRP is geregistreerd als ingehouden;
• als de houder van het reisdocument overlijdt;
• als de geboorteplaats wordt gewijzigd;
• als de burger meldt dat het document vermist is maar nog geen verklaring van vermissing is opgemaakt.

Meer informatie

Heb je een vraag over deze instructie? Neem dan contact op met de Frontoffice van RvIG: 088 900 1000 (lokaal tarief ). Vanuit het buitenland bel je naar: 00 31 88 900 1000. Je kunt ook een e-mail sturen naar info@rvig.nl.