Opvragen reisdocumentinformatie voor afnemers

De afnemer mag verkregen reisdocumentgegevens in principe niet opslaan. De dienst biedt altijd de meest actuele gegevens en het is wenselijk dat bij een hernieuwde vraag opnieuw actuele gegevens worden opgevraagd. Het opslaan en hergebruiken van gegevens kan fouten veroorzaken. Je kunt te maken krijgen met verouderde gegevens waardoor conflicten kunnen ontstaat in systemen en/of processen. Zie de aansluitvoorwaarden en richtlijnen die een afnemer verkrijgt gedurende het aansluitproces.

Bijna alle reisdocumenten staan in het Basisregister Reisdocumenten. Er zijn echter een aantal uitzonderingen daarop of redenen waarom een reisdocument (nog) niet gevonden kan worden:

• Het Basisregister Reisdocumenten bevat reisdocumentgegevens die van toepassing waren op de persoon en gepersonaliseerd zijn op het moment van de aanvraag. Het bevat dus niet altijd een BSN en/of A-nummer en is dan ook niet direct vindbaar door alleen te zoeken op deze gegevens. Hier dient in het bijzonder rekening mee te worden gehouden bij vreemdelingen- of vluchtelingendocumenten, reisdocumenten verstrekt door Caribische instanties of reisdocumenten verstrekt aan (niet ingeschreven) Nederlanders in het buitenland, het Ministerie van Buitenlandse Zaken of de grensgemeenten in Nederland. Het documentnummer is daarentegen authentiek en altijd aanwezig.
• In principe worden reisdocumentgegevens kort na vervaardiging toegevoegd aan het Basisregister Reisdocumenten en geldig na een registratie van uitreiking (in de bestaande applicaties, zoals RDM of RAAS). Het kan echter voorkomen dat er iets misgaat of vertraging optreedt bij het doorgeven van de gegevens aan het Basisregister Reisdocumenten. Recent uitgegeven reisdocumenten zijn dus soms (nog) niet vindbaar.
• Nooddocumenten en laissez passers zijn (nog) niet beschikbaar in het Basisregister Reisdocumenten. Hierin wordt later voorzien.
• Diplomatieke- en dienstpaspoorten staan in het BR, maar zijn niet standaard opvraagbaar.*
• Het Basisregister Reisdocumenten hanteert de wettelijke regels omtrent de archieftermijn (doorgaans 11 of 16 jaar vanaf datum afgifte) van reisdocumentgegevens. Reisdocumentgegevens waarvan de archieftermijn verstrijkt zijn derhalve niet/nooit meer vindbaar.

*Over diplomatieke- en dienstpaspoorten Diplomatieke- en dienstpaspoorten staan in het BR, maar gegevens hierover worden alleen verstrekt aan de instantie die ze verstrekt heeft. In de regel is dit Buitenlandse Zaken (consulair dienstencentrum), maar ook de kabinetten van de Gouverneur maken er gebruik van.

Ik vind een reisdocument met status geldig of ongeldig, maar de houder geeft aan dat het reisdocument eerder al ingehouden is. Er is bij uitreiking van een nieuw reisdocument om inlevering van een oud reisdocument gevraagd, maart de houder geeft aan dat hij/zij deze niet meer in bezit heeft.

Het komt voor dat een melding van onttrekking mist (en daardoor de status niet juist is). Dit komt vooral voor bij reisdocumenten die aan niet ingezetenen zijn afgegeven en/of ingeleverd (en waarvoor dus géén directe registratiemogelijkheid voor de intrekking voorhanden was). Om verschillende redenen zijn hier niet altijd de benodigde formulieren (C3) opgemaakt of is het onmogelijk gebleken deze (tijdig) te verwerken. Het is dan ook niet in alle gevallen mogelijk om deze onttrekkingen alsnog (met terugwerkende kracht) toe te voegen aan het register. RvIG werkt aan oplossingen waarbij deze situaties niet meer (kunnen/hoeven) ontstaan. De nieuwe mogelijkheden van meldingregistratie (die voor alle autoriteiten van afgifte (gaan) gelden) zullen ervoor zorgen dat deze missende registraties gaan uitsterven en onttrekkingen altijd gemeld kunnen worden door de intrekkende autoriteit. Daarnaast werkt RvIG aan een mogelijkheid voor de verschillende uitgevende instanties om een melding van onttrekking te registreren met deze reden. Dat geeft een mogelijkheid om een onttrekking te registreren en ervoor te zorgen dat de houder niet telkens zal worden geconfronteerd met de vraag zijn/haar reisdocument te tonen. Zie ook paragraaf 2 bij Definitief onttrekken in de werkinstructie Meldingregistratie.

Vreemdelingen (PB) en vluchtelingendocumenten (PV) staan wel in het Basisregister Reisdocumenten, maar zonder een geregistreerd BSN (want deze wordt niet op het daadwerkelijke reisdocument opgenomen en is daarom geen deel van de administratieve gegevens). Deze reisdocumenten worden dus niet gevonden en getoond wanneer de zoekvraag op basis van (alleen) BSN heeft plaatsgevonden. Het is wel te vinden wanneer gezocht wordt op reisdocumentnummer of gepersonaliseerde persoonsgegevens op het reisdocument. De exacte mogelijkheden voor zoeken en presentatiewijze van gegevens over reisdocumenten verschilt per gebruikte applicatie (Burgerzaken applicatie van gemeente, applicatie van Caribische autoriteit of het ReIS Aanvraagportaal (RAP)). RvIG werkt samen met de leveranciers om de mogelijkheden en manier van bevragen/tonen van gegevens te verbeteren. Zo wordt gewerkt aan een standaardbevraging op BSN en A-nummer, waardoor onder andere vreemdelingen- en vluchtelingendocumenten in de meeste gevallen direct gevonden zullen worden.

Oplossing

• Maak indien mogelijk gebruik van andere mogelijkheden in je applicatie om een reisdocument te vinden, bijvoorbeeld door met ReIS te zoeken op reisdocumentnummer of met behulp van persoonsgegevens. Ook kan BRP cat. 12 raadplegen nog een optie zijn.
• Vraag je burgerzakenapplicatie leverancier naar duidelijkheid over welke en wanneer wijzigingen kunnen worden verwacht.
• Goed om te weten: De mogelijkheid van de nieuwe Meldingregistratie en het registreren van een statuswijziging in de BRP bestaan nu tijdelijk naast elkaar. Een eventuele mutatie van status op het reisdocument in de BRP wordt dus hoe dan óók doorgegeven aan het ReIS.

Reisdocumenten verstrekt door het ministerie van Buitenlandse Zaken of grensgemeenten in Nederland aan Nederlanders in het buitenland staan wel in het Basisregister Reisdocumenten. Echter, deze bevatten niet altijd een geregistreerd BSN (immers, niet- ingezetenen hebben/hadden in veel gevallen geen BSN ten tijde van de aanvraag).

Deze reisdocumenten worden niet gevonden en getoond wanneer de zoekvraag op basis van (alleen) BSN heeft plaatsgevonden. Het is wel te vinden wanneer gezocht wordt op reisdocumentnummer of gepersonaliseerde persoonsgegevens op het reisdocument. De exacte mogelijkheden voor zoeken en presentatiewijze van gegevens over reisdocumenten verschilt per gebruikte applicatie (Burgerzaken applicatie van gemeente, applicatie van Caribische autoriteit of het Reisdocumenten Aanvraagportaal (RAP)).

RvIG werkt samen met de leveranciers om de mogelijkheden en manier van bevragen/tonen van gegevens te verbeteren. Zo wordt gewerkt aan een standaardbevraging op BSN en A-nummer, waardoor onder andere reisdocumenten afgegeven door de autoriteiten van afgifte van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de grensgemeenten in veel gevallen direct gevonden en getoond zullen worden.

Oplossing

• Maak indien mogelijk gebruik van andere mogelijkheden in je applicatie om een reisdocument te vinden, bijvoorbeeld door met ReIS te zoeken op reisdocumentnummer of met behulp van persoonsgegevens. Ook kan BRP cat. 12 raadplegen nog een optie zijn.
• Vraag je burgerzakenapplicatieleverancier naar duidelijkheid over welke en wanneer wijzigingen kunnen worden verwacht.
• Goed om te weten: De mogelijkheid van de nieuwe Meldingregistratie en het registreren van een statuswijziging in de BRP bestaan nu tijdelijk naast elkaar. Een eventuele mutatie van status op het reisdocument in de BRP wordt dus hoe dan óók doorgegeven aan het ReIS.