Gegevens in de BRP en het Basisregister Reisdocumenten

Burgers kunnen bij gebruik van een van rechtswege vervallen reisdocument onverwacht worden geconfronteerd met problemen. Dit moet voorkomen worden. Op deze pagina lees je de gevolgen van de verwerking van gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) voor het Basisregister Reisdocumenten (BR).

Wat is het Basisregister Reisdocumenten?

Het BR registreert Nederlandse reisdocumenten die zijn gepersonaliseerd (in aanvraag), zijn uitgereikt (geldig), van rechtswege zijn vervallen volgens artikel 47 van de Paspoortwet (ongeldig) of niet in omloop zijn in het maatschappelijk verkeer (definitief onttrokken).

Een reisdocument vervalt van rechtswege in bijvoorbeeld de volgende gevallen:

• Iemand heeft niet langer de Nederlandse nationaliteit;
• Een vreemdeling of vluchteling beschikt niet meer over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem een reisdocument is verstrekt;
• Een vluchteling of vreemdeling heeft de Nederlandse nationaliteit of de nationaliteit van een ander land verkregen;
• De redenen tot verkrijging van een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort zijn vervallen;
• De geldigheidsduur van een reisdocument is verstreken;
• De geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht van de houder is/zijn gewijzigd;
• De houder is overleden;
• Het reisdocument is vermist of gestolen;
• Een bevoegde instantie heeft vastgesteld dat er bij de aanvraag gebruik gemaakt is van onjuiste gegevens.

Een reisdocument wordt aan het maatschappelijk verkeer onttrokken bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Het reisdocument wordt niet uitgereikt omdat het niet juist is als gevolg van een productie- of personalisatiefout;
• Het document wordt niet binnen de termijn van 3 maanden door de houder opgehaald;
• Bij de aanvraag van een nieuw soort reisdocument dient hetzelfde soort reisdocument te worden ingehouden als het document is verlopen

Wat zijn de gevolgen van de verwerking van gegevens in het BR?

Het Basisregister Reisdocumenten bevat de gegevens van alle aangevraagde reisdocumenten en hun levensloop. Dat is achtereenvolgens:

• In aanvraag (gepersonaliseerd)
• Geldig (uitgereikt of verstrekt)
• Ongeldig (van rechtswege vervallen met reden)
• Definitief onttrokken aan het verkeer (niet meer in omloop).

Reisdocumenten die van rechtswege zijn vervallen (ongeldig), kunnen in omloop zijn, maar mogen niet meer gebruikt worden. De documentnummers van deze documenten worden vanuit het BR doorgegeven aan Interpol om opgenomen te worden in het zogenaamde Stolen and Lost Travel Documents-systeem. Ook komen deze documentnummers in het Schengen Informatie Systeem te staan. Deze systemen kunnen worden geraadpleegd door de marechaussee en door de politie. Reist de burger met een document dat in deze registers is opgenomen, dan kan dat document bij controle worden ingenomen. Daarnaast wordt het documentnummer van een reisdocument door diverse organisaties gecontroleerd voor identificatie van de persoon of verificatie van het getoonde document.

In welke situaties krijgt het BR een bericht vanuit de BRP?

Reisdocumenten die van rechtswege vervallen zijn of onttrokken worden, moeten worden geregistreerd in het BR. Als door een actualisering of een correctie de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht (houdergegevens) van een persoon wijzigt/wijzigen, wordt er een geautomatiseerd bericht verstuurd naar het BR. Dit gebeurt alleen als in cat. 12 de indicatie ‘R’ wordt geplaatst en niet door de wijziging op de PL zelf. Als een nieuw soort reisdocument wordt aangevraagd dan dient het huidige document van dezelfde soort te worden ingehouden. Dit wordt aangeduid met de indicatie ‘I’ in de BRP op dat document. Ook dit wordt automatisch doorgegeven door het versturen van een bericht vanuit BRP-V1 naar het BR. Als een persoon overlijdt dan wordt dat geregistreerd in de BRP. Ook dit wordt automatisch doorgegeven door het versturen van een bericht vanuit BRP-V1 naar het BR met alle in zijn bezit zijnde documenten.

Let hierbij op de volgende situaties:

1. Het actualiseren van verwerkingen vanuit Burgerlijke Stand

Onder andere de volgende rechtsfeiten die verwerkt worden in de akten van de Burgerlijke Stand leiden tot een automatisch (Dit gebeurt alleen als in cat. 12 de indicatie ‘R’ wordt geplaatst) bericht aan het BR voor zover het de houdergegevens betreft:

• Het automatisch verwerken van Tb02-berichten;
• Het verwerken van een erkenning in de Basisregistratie Personen;
• Het verwerken van een ontkenning vaderschap;
• Een geslachtsnaamswijziging bij Koninklijk Besluit (KB);
• Een geslachtsverandering;
• Een adoptie;
• Een voornaamswijziging.

Tip:

Controleer altijd na het actualiseren van categorie 01 in de persoonslijst of het nodig is de burger te informeren over het mogelijk van rechtswege vervallen van het reisdocument. Dit geldt ook bij geautomatiseerde verwerking van het Tb02-bericht.

2. Het actualiseren en corrigeren (mutaties) in de BRP

Onder andere de volgende mutaties die verwerkt worden in de BRP leiden tot een automatisch bericht aan het BR voor zover het de houdergegevens betreft:

• Het verwerken van een erkenning/naamswijziging/ naamvaststelling.
• Het verwerken van een buitenlands brondocument.
• Het herstellen van fouten uit meldingen uit de Bestands Controle Module.
• Een later ontdekte fout als gevolg van een mutatie, zoals het ontbreken van een diakritisch teken (bijvoorbeeld ë) of een onjuiste plaatsing van zo’n teken.
• Het corrigeren van foutieve houdergegevens.

Aanvraag nieuw reisdocument

Bij de aanvraag voor een nieuw reisdocument vanwege een wijziging in de houdergegevens is het verplicht alle reisdocumenten ongeacht de soort waarvan de geldigheid nog niet is verstreken met een afgiftedatum van voor de wijziging in te nemen. Voor deze documenten geldt namelijk ook dat ze door de wijziging van rechtswege zijn vervallen.

Informeren documenthouder

De uitgevende instantie is verplicht de houder schriftelijk op de hoogte te brengen van het vervallen van het reisdocument. Het reisdocument moet je inhouden.

Element 12.35.70 in onderzoek zetten

Nadat de houder is geïnformeerd, wordt element 12.35.70 (inhouding dan wel vermissing reisdocument) in onderzoek gezet. Na het registreren van de inlevering van het reisdocument wordt het onderzoek beëindigd.

Als het vervallen document niet wordt ingeleverd

In de gevallen waarbij het document niet ingeleverd wordt na verzending van de kennisgeving, kun je overwegen om hierna nogmaals een of meer kennisgevingen te verzenden en te archiveren. Als deze kennisgeving(en) niet retour wordt/worden gestuurd kun je ervan uitgaan dat de informatie over het vervallen reisdocument de houder bereikt heeft. De houder heeft dan kennis kunnen nemen van de mogelijke gevolgen.

Als uw burgemeester van mening is dat signalering op grond van artikel 47 Paspoortwet van toepassing is, kun je de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verzoeken de houder op te nemen in het Register Paspoortsignaleringen.

Element 12.35.70 nog niet in onderzoek?

Als element 12.35.70 - inhouding dan wel vermissing reisdocument - nog niet in onderzoek is gezet, raden wij je aan dit alsnog te doen.