In de BRP wordt gezag bijgehouden in categorie 11, aan de hand van meldingen uit het gezagsregister. RvIG en de NVVB hebben gesignaleerd dat deze werkwijze in een bijzonder geval het bepalen van gezag uit de BRP verhindert.

Het gaat dan om de tijdelijke overgangssituatie die door de wetgever is voorzien bij de invoering van de nieuwe regels per 1 januari 2023 over gezag na erkenning. Die doet zich voor wanneer een ongeboren vrucht wordt erkend in 2022, en het kind in 2023 wordt geboren.

Aan gemeenten wordt verzocht om in deze specifieke situatie, gedurende een overgangsperiode van maximaal 10 maanden, het van rechtswege verkregen gezag voor de moeder ambtshalve te registreren in de BRP. Er wordt daarvoor geen melding uit het gezagsregister verkregen, omdat gezag van rechtswege daarin niet wordt geregistreerd.  

In deze instructie leggen wij uit hoe je kunt zorgen dat toch kenbaar is uit de BRP dat het gezag alleen bij de moeder berust.

Situatie vanaf 2023

Het gaat om kinderen die worden geboren vanaf 1 januari 2023 tot maximaal 1 november 2023. Na die tijd zullen er geen kinderen meer worden geboren, die erkend zijn in 2022.

Kind geboren in woongemeente

Het proces geboorteakte en inschrijving in BRP is vrijwel overal geïntegreerd. De abs checkt of het kind als ongeboren vrucht erkend is in 2022. Zo ja, dan informeert de abs de aangever dat alleen moeder het gezag heeft. Aanvragen van gezamenlijk gezag is mogelijk. Ook wanneer het paar besluit om te trouwen krijgen zij voortaan samen het gezag.

De akte wordt geprint, ondertekend en de BRP wordt bijgewerkt. De ambtenaar die de BRP bijwerkt draagt er zorg voor dat in de PL van het kind de opname plaatsvindt van een categorie 11, waarin ambtshalve het eenhoofdig gezag van de moeder wordt geregistreerd.

Bij elektronische aangiften is het aan te bevelen om de informatie over de gevolgen voor het ge zag bij erkenning ook digitaal aan te bieden zoals in een aantal gemeenten al gebeurt. Is het kind erkend in 2023, dan geeft de abs aan dat beiden automatisch het gezag hebben, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie.

De akte wordt geprint, ondertekend en de BRP wordt bijgewerkt. Er wordt ambtshalve geen categorie 11 opgenomen.

Kind geboren niet in woongemeente

Het proces geboorteaangifte wordt uitgevoerd. Akte wordt geprint en ondertekend. De aanmaak van een Tb01-bericht gaat automatisch doordat de abs in het systeem ingeeft dat de woongemeente een andere is dan de geboortegemeente.

De abs checkt of het kind als ongeboren vrucht erkend is in 2022. Zo ja, dan informeert de abs de aangever dat alleen moeder het gezag heeft. Aanvragen gezamenlijk gezag is mogelijk. Ook in dit geval is het bij elektronische aangiften aan te bevelen om de informatie over de gevolgen voor het gezag bij erkenning ook digitaal aan te bieden.

Is het kind erkend in 2023, dan geeft de abs aan dat beiden automatisch het gezag hebben. Indien erkend in 2022, dan stuurt de abs een kennisgeving naar de woongemeente, die op basis daarvan het eenhoofdig gezag expliciet kan registreren op de persoonslijst van het kind.

Tekstvoorbeeld

“Beste collega,

Bijgaand stuur ik je een afschrift toe van een geboorteakte, waarin een kind is erkend in 2022 dat in 2023 is geboren. Dit kind wordt in jouw gemeente ingeschreven in de BRP. Ik wil je vragen om op de persoonslijst van dit kind een categorie 11 op te nemen waarin is vermeld dat alleen de moeder uit wie het kind is geboren het gezag heeft over dit kind.”

De woongemeente ontvangt het Tb01-bericht dat doorgaans automatisch wordt verwerkt. De persoonslijst wordt dus aangelegd zonder tussenkomst van een BRP-ambtenaar. Nodig is dat een BRP-ambtenaar de inschrijvingen wegens toevallige geboorte direct nakijkt. Indien het kind twee ouders heeft, dan checkt de BRP-ambtenaar of zij gehuwd zijn dan wel een geregistreerd partnerschap hebben.

Bij niet gehuwd en geen geregistreerd partnerschap, is er dus sprake van erkenning. De BRP-ambtenaar gaat na wanneer de erkenning heeft plaatsgevonden. Indien dat in 2022 was, dan vindt opname plaats van een categorie 11 waarin het eenhoofdig gezag van de moeder wordt geregistreerd. Het kan zijn dat de kennisgeving van de abs uit de woongemeente ook wordt ontvangen. Deze fungeert dan als een extra controlestap.

In een bijzonder geval kan het ook gaan om een kind dat als ongeboren vrucht is erkend maar buiten Nederland is geboren. Denk aan Zeeuws Vlaanderen waar vaak kinderen worden geboren in een ziekenhuis in België. De woongemeente schrijft het kind in wegens vestiging uit het buitenland. Dat is een andere procedure dan inschrijving wegens geboorte in Nederland. Bij de eerste inschrijving van het kind ziet de woongemeente na wanneer de erkenning ongeboren vrucht plaatsvond en neemt deze eventueel een categorie 11 op. Het maakt niet uit of de erkenning in 2022 in Nederland heeft plaatsgevonden, of daarbuiten.

Is het in België geboren kind erkend in 2023, dan vertelt de BRP-ambtenaar aan de ouders dat beiden automatisch het gezag hebben, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie. Er wordt ambtshalve geen categorie 11 opgenomen.

Opname categorie 11

Alhoewel de opname van groep 82 Document niet verplicht is in de categorie 11, wordt aanbevolen in de Beschrijving Document (11.82.30) op te nemen “van rechtswege, erkenning OV 2022”.

Uitzondering

Is het gezag door de moeder toch niet verkregen omdat sprake is van een van de wettelijke uitzonderingsgronden? Bijvoorbeeld moeder onder curatele Dat hoeft de abs vanaf 1/1 niet te beoordelen (hij zal daarvoor ook niet altijd de informatie hebben) en dat hoeft de woongemeente in de overgangssituatie evenmin te beoordelen.

Als een kind in 2022 is erkend, en in 2023 uit een minderjarige moeder wordt geboren, kan geen gezag bij de moeder worden geregistreerd. In dat geval adviseren wij om contact op te nemen met het NVVB adviesbureau voor nader overleg.

Tot slot

Alle betrokken partijen zijn zich bewust dat er meer situaties zijn waarbij het vaststellen van gezag onduidelijk is. Er wordt momenteel gewerkt aan verbetering van de registraties en het afleiden van het gezag.

Deze instructie is tot stand gekomen in afstemming met J&V, BZK en de NVVB.

Jaarlijks voeren de gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en SABA) een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging rondom Reisdocumenten. Dit doen ze door middel van een zelfevaluatie. De uitvoering van deze zelfevaluatie is wettelijk verplicht (artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001). Op deze pagina vind je meer informatie over de zelfevaluatie en de procedure.

Vragenlijsten

De vragenlijst van het onderzoek naar de inrichting, werking en beveiliging van het Reisdocumentenproces bestaat uit 2 soorten vragen:
Domeinvragen zijn specifieke vragen die over de Reisdocumenten-processen gaan. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de domeinvragen in via de Kwaliteitsmonitor. De domeinvragen zijn onderverdeeld in drie thema’s:

• Aanvraag- en uitgifteproces Reisdocumenten
• Overig proces Reisdocumenten
• Aanbeveling

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat ze definitief zijn gemaakt. De uiterste datum voor het afronden van het onderzoek en het definitief maken in de Kwaliteitsmonitor is 31 december. Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

Informatiebeveiligingsvragen zijn vragen die gaan over de inrichting en beveiliging van de systemen waarin de reisdocumentengegevens worden opgeslagen. Alle informatiebeveiligingsvragen van de zelfevaluatie Reisdocumenten worden vanaf 1 juli door de gemeenten beantwoord via de tool van Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

De informatieveiligheidsvragen zijn ingedeeld in drie thema’s:

• Organisatie van de beveiliging
• Toegangsbeveiliging
• Naleving

Voor de aangewezen gemeenten worden geen afzonderlijke informatiebeveiligingsvragen opgenomen. Voor de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) blijven de vragen over informatiebeveiliging in de kwaliteitsmonitor opgenomen.

Definitief maken vragenlijsten

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten is 31 december. De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluaties moeten uiterlijk 30 april worden verstuurd. Voor de gemeenten, de aangewezen gemeenten en de openbare lichamen is dit aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Jaarlijkse planning

De planning van de hele procedure is in onderstaand schema weergegeven:

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt na 3 januari ook een managementrapportage van de domeinresultaten. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken.  Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.

Analyseresultaten

Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de Reisdocumenten. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen. Dit om de kwaliteit van het proces Reisdocumenten waar nodig te kunnen verbeteren.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek uit naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten.

Toelichting uploaden uittreksels

De uittreksels ENSIA voor de BRP en Reisdocumenten hoeven niet meer afzonderlijk te worden geüpload. Deze vul je zelf aan met de ENSIA-resultaten. Deze twee uittreksels moeten ondertekend worden geüpload.

Heb je de uittreksels al geüpload zonder de ENSIA resultaten, neem dan contact op met onze Frontoffice (088 900 1000) voor het laten verwijderen van het incorrecte uittreksel.

Nadat je de ENSIA resultaten hebt aangevuld kun je het uittreksel opnieuw uploaden.

Controle uittreksels

RvIG geeft sinds 1 januari aan of de geüploade uittreksels akkoord zijn. Wij controleren of

1. het juiste uittreksel bij de vragenlijst is geüpload,
2. het uittreksel volledig is (inclusief de ENSIA-resultaten) en
3. het uittreksel ondertekend is.

Zodra het uittreksel is goedgekeurd wordt het rode kruis in de kwaliteitsmonitor vervangen door een groene vink. Deze controle wordt handmatig uitgevoerd. Ons uitgangspunt is om binnen 3 dagen aan te geven of het uittreksel akkoord is. Bij een onjuist of onvolledig geüpload uittreksel nemen we contact op.

De uittreksels van voor 2022 worden niet meer voorzien van een rode vink.

Je moet het volgende doen.

Uittreksel BRP:

Bij “Resultaat vragenlijst BRP (tabel 7)”, moet het totaal vanuit ENSIA overgenomen worden bij ”Wettelijke norm” en  ”Totaal”.

Bij “Resultaat vragenlijst per thema (tabel 8)” moeten de resultaten en de percentages uit het uittreksel ENSIA overgenomen worden voor de thema’s:

1. Organisatie van de beveiliging

2. Toegangsbeveiliging

3. Naleving

Uittreksel Reisdocumenten:

Bij “Resultaat vragenlijst (tabel 2)”, moet het totaal vanuit ENSIA overgenomen worden bij ”Wettelijke norm” en  ”Totaal”.

Bij “Resultaat vragenlijst per thema (tabel 3) moeten de resultaten en de percentages uit het uittreksel ENSIA overgenomen worden voor de thema’s:

1. Organisatie van de beveiliging

2. Toegangsbeveiliging

3. Naleving

Als je deze twee uittreksels hebt aangevuld met de ENSIA-resultaten moeten ze worden ondertekend en geüpload.

Voor paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten gelden maximumtarieven. Er gelden aparte tarieven voor bijvoorbeeld nooddocumenten en spoedleveringen. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld door de Rijksministerraad.

Op deze pagina vind je onder andere de tarieven voor gemeenten binnen Europees Nederland, Caribische landen en openbare lichamen en aangewezen gemeenten. Ook de kosten voor het bezorgen van een reisdocument staan op deze pagina.

Gemeenten binnen Europees Nederland

De tarieven die gemeenten afdragen aan het Rijk en de Maximumtarieven die gemeenten in rekening mogen brengen bij de aanvrager:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (5 jaar)

(Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (10 jaar)

Caribische landen en openbare lichamen

De tarieven die Caribische landen en openbare lichamen (dit zijn de BES- eilanden) afdragen aan het Rijk en de maximumtarieven die de openbare lichamen in rekening mogen brengen bij de aanvrager:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (5 jaar)

(Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (10 jaar)

Aangewezen gemeenten

De tarieven die de aangewezen gemeenten (grensgemeenten) aan het Rijk afdragen en de maximumtarieven die deze aangewezen gemeenten in rekening mogen brengen bij de aanvrager wanneer deze niet in Nederland woont:

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (5 jaar)

(Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (10 jaar)

Maximumtarieven  bezorging reisdocument

De maximumtarieven die gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen in rekening mogen brengen voor het bezorgen van een document:

Tarieven in artikel 12 Besluit Paspoortgelden

De te betalen tarieven bij de Koninklijke Marechaussee (noodpaspoort), de minister van Buitenlandse Zaken (dienst- en diplomatiek paspoort), de gezaghebbers van de openbare lichamen in Caribisch Nederland (nooddocumenten) en de Gouverneurs van de Caribische Landen (alle documenten):

(Maximum)tarieven voor personen jonger dan 18 jaar (5 jaar)

 (Maximum)tarieven voor personen van 18 jaar of ouder (10 jaar)

Overige tarieven

De tarieven gelden niet voor vervangende Nederlandse Identiteitskaarten voor personen met een uitreisverbod. Hiervoor geldt het maximumtarief van
€115,45 voor ambassades en buitenlandse posten; en geldt het maximumtarief van €36,93 voor gemeenten binnen Europees Nederland. Beide documenten hebben niet de extra biometrische kenmerken (vingerafdrukken), waardoor het tarief afwijkt van de tarieven vermeldt in het totaaloverzicht.

De (heraangevraagde) pinbrieven kunnen vooralsnog niet bij de uitgevende instanties worden aangevraagd. Informatie over onder meer de e-functionaliteit en de (heraanvraag van de) pinbrief wordt beschikbaar gesteld op de website van DigiD. Na de heraanvraag wordt de pinbrief rechtstreeks (zonder tussenkomst van de uitgevende instantie) verzonden aan de burger. De uitgevende instanties innen het tarief voor de heraanvraag pinbrief dus niet. De uitgevende instanties hoeven daarom geen tarief voor de heraanvraag van de pinbrief op te nemen in hun legesverordening.

De Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten
i.a.a. de Hoofden Burgerzaken
Onderwerp: Wanneer terugmelden van afwijkende gegevens aan de BRP (gerede twijfel)
Doelstelling: Uitvoering van de regelgeving

Directie Burgerschap en Informatiebeleid Identiteit
Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011
2500 EA Den Haag
www.rijksoverheid.nl
Contactpersoon Servicedesk BPR T 088-9001000

Datum: 6 december 2013
Kenmerk: 2013-0000746307

Juridische grondslag
Relaties met andere circulaires: Artikel 2.34 van de Wet basisregistratie personen

Ingangsdatum 6 januari 2014
Geldig tot: n.v.t.

1. Inleiding

Het terugmelden van afwijkende gegevens aan de basisregistratie personen (BRP) vraagt om een professionele afweging. Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens, een verantwoordelijkheid die zij delen met gemeenten. In deze circulaire informeer ik u daarom over het wettelijke begrip ‘gerede twijfel’ en de situaties waarin van bestuursorganen een terugmelding verlangd wordt. Daartoe zal ik algemene uitgangspunten schetsen.

Ter ondersteuning wordt de handreiking ‘Gerede Twijfel voor bestuursorganen’ door het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) aangepast. Op basis daarvan kunnen bestuursorganen een eigen handleiding opstellen. De aangepaste handreiking treft u aan op de website van BPR: www.bprbzk.nl.

2. Wettelijk kader

Artikel 2.34 eerste lid, van de Wet BRP bepaalt dat bestuursorganen die gerede twijfel hebben over de juistheid van een authentiek gegeven uit de basisregistratie, dit melden aan het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente. Ook niet-bestuursorganen mogen onjuistheden terugmelden aan de gemeente, maar zijn dit niet verplicht.

De gemeente is verplicht op grond van artikel 28 van het Besluit BRP om binnen een termijn van vijf werkdagen een onjuist gegeven te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen dan wel in onderzoek te nemen. Wanneer een gegeven op juistheid wordt onderzocht staat het gegeven ‘in onderzoek’.

3. Gerede twijfel ruim opvatten

In het belang van de basisregistratie en het functioneren van de overheid is het zaak het begrip ‘gerede twijfel’ ruim op te vatten. De constatering dat een gegeven uit de basisregistratie afwijkt van een gegeven waarover het bestuursorgaan beschikt, is in beginsel voldoende.

In de praktijk kunnen er echter plausibele verklaringen zijn voor de geconstateerde afwijkingen die de conclusie ‘gerede twijfel’ niet rechtvaardigen. Bestuursorganen moeten daarom naar eigen bevindingen een afweging maken of er inderdaad sprake is van ‘gerede twijfel’. De handreiking ‘Gerede Twijfel voor bestuursorganen’ ondersteunt hen daarin en fungeert als basis voor een op hun eigen proces afgestemde handleiding.

4. Gerede twijfel is onafhankelijk van wijze van verstrekking en gebruik

Bestuursorganen dienen zichzelf geen onnodige beperkingen op te leggen. Indien een bestuursorgaan is geautoriseerd om bepaalde gegevens uit de BRP te ontvangen, dan is het verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding te doen.

De wijze waarop het gegeven uit de BRP is verstrekt, heeft geen invloed op deze verplichting. Of het gegeven nu verstrekt is aan het loket van de gemeente of op systematische wijze door de minister.

5. Gerede twijfel bij een gegeven in onderzoek

Indien een gegeven ‘in onderzoek’ staat is het nuttig als andere bestuursorganen, die eveneens gerede twijfel hebben, dit ook terugmelden aan de gemeente. Zeker als het gaat om een adresgegeven. Het ‘in onderzoek’ staan van een gegeven schort wel het verplichte gebruik van dat gegeven op, maar niet de verplichting tot terugmelding.

6. Uitwisseling van gegevens mogelijk binnen de kaders van de wet Bescherming Persoonsgegevens

In het bijzondere geval dat er geen sprake is van een wettelijke terugmeldplicht is het mogelijk om op grond van artikel 8, aanhef en onderdeel e, van de Wbp, toch gegevens uit te wisselen die vergelijkbaar is met een terugmelding als bedoeld in de Wet BRP. Het gaat hier om een situatie waarin een bestuursorgaan niet geautoriseerd is voor een bepaald gegeven uit de basisregistratie, bijvoorbeeld omdat hij dat gegeven niet nodig heeft voor de uitvoering van zijn taak.

7. Correspondentieadres en terugmelden

Een burger wordt in de BRP ingeschreven op het woonadres of, bij het ontbreken daarvan, op een briefadres. Dit is in beginsel hét adres waar de persoon te bereiken is voor de overheid. In de praktijk staan bestuursorganen ook afwijkende adressen toe als (tijdelijk) correspondentieadres. Zolang er echter geen twijfel bestaat over de juistheid van het woonadres of briefadres zoals opgenomen in de BRP, is er geen aanleiding tot terugmelding op dat gegeven.

8. Nadere informatie

U kunt met nadere vragen over deze circulaire contact opnemen met het Contactcentrum van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) op telefoonnummer 088 - 9001000. De informatie is bovendien beschikbaar op de website www.bprbzk.nl.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

dr. R.H.A. Plasterk

Onderwerp BRP en briefadres 
Doelstelling:Verzoek tot medewerking
 
Juridische grondslag:
artikelen 2.23, 2.40, 2.41, 2.42 Wet basisregistratie personen, artikel 29 Besluit basisregistratie personen, artikelen 17 t/m 19 Regeling basisregistratie personen
 
Relaties met andere circulaires
vervangt de circulaire ‘Correcte registratie op een briefadres in de BRP (Algemeen)’ van 6 december 2013 en de circulaire ‘Registratie briefadres om veiligheidsredenen’ van 6 december 2013.

Ingangsdatum:  7 november 2016
Geldig tot  n.v.t.

1. Inleiding 

Deze circulaire vervangt de circulaire ‘Correcte registratie op een briefadres in de BRP (Algemeen)’ van 6 december 2013 en de circulaire ‘Registratie briefadres om veiligheidsredenen’ van 6 december 2013. Beiden komen hiermee te vervallen.
 
Deze nieuwe circulaire behandelt in de brede zin de verschillende aspecten die verbonden zijn aan het registreren van een briefadres in de basisregistratie personen (BRP) en geeft uitleg over de regels en voorwaarden voor het correct toekennen en bijhouden van een briefadres. Daarbij wordt ook ingegaan op de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders om kwetsbare groepen, zoals verwarde personen zonder woonadres, in te schrijven in de BRP op een briefadres. Het gaat hierbij met name om dak- en thuislozen. Indien zij niet beschikken over een woonadres is inschrijving op een briefadres noodzakelijk.

2. Definitie woonadres en briefadres

De essentie van de BRP en het bijhouden daarvan is dat de overheid haar burgers kent en weet te bereiken. Dit betekent dat een persoon die minimaal 4 maanden in een half jaar in Nederland verblijft altijd als ingezetene ingeschreven moet zijn in de BRP op een woonadres of op een briefadres in een gemeente.  

Een woonadres is het adres waar iemand woont. Als iemand op verschillende adressen woont, dan is het woonadres het adres waar hij of zij naar verwachting gedurende een half jaar de meeste keren zal overnachten of – als dat geen uitsluitsel geeft – waar de persoon naar verwachting gedurende drie maanden ten minste twee maanden zal overnachten. Een woonadres kan zich ook in een voertuig (bijvoorbeeld een woonwagen) of vaartuig (bijvoorbeeld een woonboot) bevinden, als het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft. Indien een gebruikelijke adresaanduiding niet mogelijk is dan kan gebruik gemaakt worden van een locatiebeschrijving.*

Een woonadres kan ook een verblijfplaats zijn die (nog) niet als adresseerbaar object in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) is opgenomen of bijvoorbeeld een woning die wordt bewoond in strijd met het bestemmingsplan. Het gaat er namelijk om dat wordt geregistreerd waar iemand feitelijk woont. In beide gevallen is een terugmelding op zijn plaats, of aan de beheerder van de BAG of aan de afdeling die verantwoordelijk is voor het bestemmingsplan, zodat deze de terugmelding in onderzoek kan nemen.

Een briefadres is een adres waar door de overheid verzonden stukken voor een persoon in ontvangst wordt genomen. Het moet een bestaand adres zijn van een natuurlijk persoon of een instelling, de zogeheten briefadresgever. De briefadresgever moet ervoor zorgen dat post van de overheid (brieven of andere stukken, zoals een belastingformulier, stempas of dagvaarding) de persoon in kwestie bereiken. Op dit adres moet hij of zij namelijk altijd bereikbaar zijn voor de overheid en bovendien fysiek traceerbaar zijn. Daarom kan een briefadres nooit een postbus zijn.
 
Een briefadresgever moet:

• een natuurlijk persoon zijn die is ingeschreven in de BRP;
• of een Nederlandse rechtspersoon die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om op te treden als briefadresgever. Dat kan ook de gemeente zelf zijn.

Als een persoon in aanmerking komt voor een briefadres, kan dit briefadres zich in een willekeurige gemeente bevinden. Dat is afhankelijk van de vestigingsplaats van de persoon of instelling die als briefadresgever fungeert. Het hoeft dus geen adres te zijn in de gemeente waar de betrokken persoon op een gegeven moment verblijft. Een briefadres kan alleen een adres in Nederland zijn. Een niet-ingezetene kan geen briefadres hebben in de BRP.

*Deze circulaire wordt op dit punt aangepast. Vanaf 1 januari 2024 is het niet langer toegestaan om een locatiebeschrijving als actueel adres te gebruiken. De nieuwe versie van de circulaire komt online als deze beschikbaar is.

3. Wie beslist over een briefadres?

Medewerkers burgerzaken moeten beslissen over de inschrijving van iemand in de BRP. Dat is niet altijd eenvoudig, zeker niet als het een briefadres betreft. De ervaring leert dat met briefadressen ‘iets aan de hand kan zijn’ en dat er mee kan worden gefraudeerd. In het contact met de persoon moet de ‘vraag achter de vraag' kunnen worden herkend.
Het verdient daarom aanbeveling om één of twee gespecialiseerde medewerkers te laten beslissen over de aangifte van een briefadres. Door veel aangiften te behandelen doen zij veel kennis op en kunnen zij een goede werkwijze ontwikkelen over wanneer de aangifte van een briefadres een legitieme reden heeft of mogelijk een poging tot fraude is.

In sommige gevallen kan samenwerking met een collega uit het sociaal domein (bijvoorbeeld van de Sociale Dienst) nodig zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als beslist moet worden over het inschrijven op een briefadres op het moment dat iemand moet beginnen aan een begeleidingstraject zoals schuldhulp.  
 
Ook in andere gevallen, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een zorgvraag, kan deze het best integraal worden bekeken en behandeld. Een dergelijke vraag kan bij burgerzaken binnenkomen maar ook bij het sociaal domein, een andere afdeling of zelfs een andere gemeente. In overleg met betrokken diensten moet worden beoordeeld welke aanpak de beste oplossing biedt voor de burger in kwestie. Hiervoor is het zaak goede (binnengemeentelijke) werkafspraken te maken. 

4. Wettelijke grondslag voor registratie op een briefadres

Er is een aantal wettelijke bepalingen en regelingen op grond waarvan iemand op een briefadres moet worden geregistreerd:

a. als gevolg moet worden gegeven aan de aangifte van briefadres omdat het woonadres ontbreekt (artikel 2.23 Wet BRP).
b. als gevolg moet worden gegeven aan de aangifte van een persoon die woont in een instelling waarbij de registratie van het adres een onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zou kunnen veroorzaken (bijvoorbeeld gevangenis, psychiatrische inrichting, verpleeghuis en blijf-van-mijn-lijfhuis dat is aangewezen door de gemeente (artikel 2.40 Wet BRP en artikelen 17 t/m 19 Regeling BRP).
c. als naar het oordeel van de burgemeester het opnemen van een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is, bijvoorbeeld naar aanleiding van een risico-analyse van de politie (artikel 2.41 Wet BRP).
d. als het college van burgemeester en wethouders ambtshalve moet overgaan tot het opnemen van een briefadres omdat het woonadres ontbreekt en door de betrokken ingezetene geen aangifte wordt gedaan van een briefadres (artikel 2.23 lid 2 wet BRP).
e. als de persoon niet langer dan de komende twee jaar beroepshalve varend is op een schip dat in Nederland een thuishaven heeft (artikel 29 Besluit BRP).

5. Toepassen van het briefadres

Er zijn verschillende situaties waarin een briefadres van toepassing kan zijn.

A. dak- of thuisloos zijn en bijvoorbeeld gebruik maken van maatschappelijke opvang;  
B. verblijven in een penitentiaire inrichting;
C. verblijven in een psychiatrische inrichting;
D. verblijven in een blijf-van-mijn-lijfhuis of wonen op een adres, waarbij naar het oordeel van de burgemeester de veiligheid in het geding is.
 
In al deze gevallen (A t/m D) kunnen personen in aanmerking komen voor inschrijving in de BRP op een briefadres en gaat het er om hoe en onder welke voorwaarden de gemeente dit het beste kan organiseren.  

A.Dak- en thuislozen

Deze kwetsbare groep kampt soms met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen en verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgen deze personen niet de zorg die zij nodig hebben. Dat vergroot de kans op bijvoorbeeld ernstige lichamelijke en/of psychiatrische aandoeningen. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving op een briefadres is daarom voor deze groep noodzakelijk.
 
Het college van burgemeester en wethouders dat ambtshalve overgaat tot het opnemen van een briefadres in de BRP kan bijvoorbeeld het adres van een instelling voor maatschappelijke opvang voor dak- en thuislozen kiezen. Een dergelijke instelling kan gevraagd worden als briefadresgever te fungeren omdat die regelmatig contact heeft met de persoon in kwestie en er voor kan zorgen dat post van de overheid aan hem of haar wordt overhandigd. Via de briefadresgever moet de overheid de persoon ook feitelijk kunnen bereiken. Het is aan de gemeente om sluitende afspraken te maken met maatschappelijke organisaties en andere instellingen over hun verplichtingen als briefadresgever. Die afspraken kunnen ook worden gemaakt met een rechtspersoon die weliswaar in een andere gemeente is gevestigd, maar beschikt over een vestiging in de gemeente in kwestie. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij landelijke instellingen zoals het Leger des Heils. De gemeente moet anders zelf als briefadresgever optreden.  
 
De noodzaak ambtshalve een briefadres toe te kennen betreft met name de situatie van personen die aantoonbaar in een gemeente verblijven zonder dat ze daar een vast woonadres hebben en zelf geen aangifte van verblijf doen. Immers het uitgangspunt van de bevolkingsadministratie, is dat waarin iedere ingezetene over hetzij een woonadres hetzij een briefadres moet beschikken in een gemeente om bereikbaar te zijn voor de overheid.  
 
Een vorm van tijdelijke ‘dak- en thuisloosheid’ kan ook optreden in de periode die iemand moet overbruggen tussen twee woningen: iemand heeft tijdelijk geen woonadres en moet een paar maanden overbruggen door te logeren op verschillende adressen bij familie of vrienden. Bij twijfel kan een controle op internet of de ‘oude’ woning te koop of te huur wordt aangeboden, of een fysieke controle een goede indruk geven. Eventueel kan ook gevraagd worden om inzage in de huur- of koopovereenkomst.

B. Verblijven in een penitentiaire inrichting

Mensen die in een penitentiaire inrichting gaan verblijven, zijn verplicht aangifte van adreswijziging te doen. Gezien de aard van de inrichting mogen zij kiezen voor een briefadres. Het adres van de inrichting opnemen als woonadres in de BRP kan de persoonlijke levenssfeer van de persoon in kwestie namelijk onevenredig schaden. Kiezen zij voor een briefadres dan is dit bij voorkeur een briefadres in de gemeente van herkomst. Hierover zijn afspraken gemaakt tussen het ministerie van Veiligheid en Justitie en de VNG (Zie ook het Samenwerkingsmodel voor de afspraken die zijn gemaakt tussen het ministerie van Veiligheid en Justitie en de VNG over ondermeer de registratie van het adres van gedetineerden in de BRP op www.dji.nl). De gedetineerde is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van de adreswijziging en zal hierbij worden ondersteund door een medewerker van de inrichting. Ook bij het ontslag uit de inrichting is deze medewerker of een medewerker maatschappelijke dienstverlening betrokken. Via het Digitaal Platform Aansluiting Nazorg (DEPAN) geeft de inrichting aan het gemeentelijke coördinatiepunt nazorg de stand van zaken door over individuele gedetineerden. Het is dan ook belangrijk dat er tussen de afdeling Burgerzaken en de gemeentelijke coördinator nazorg goede informatie-uitwisseling plaatsvindt.

Iedere gedetineerde blijft bij voorkeur ingeschreven in de gemeente van herkomst. Dat is onder andere van belang voor de verworven rechten die een gedetineerde daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. Als de situatie zich voordoet dat een (ex-)gedetineerde vanuit de penitentiaire inrichting of vanuit andere verplichte begeleiding direct op straat staat, geen woonadres heeft en niet kan terugvallen op een eigen netwerk, dan is een briefadres nodig.

C. Verblijven in een psychiatrische inrichting

Ook mensen die in een psychiatrische inrichting gaan verblijven, zijn verplicht aangifte van adreswijziging te doen. Gezien de aard van de inrichting mogen zij kiezen voor een briefadres. Het adres van de inrichting opnemen als woonadres in de BRP kan de persoonlijke levenssfeer van de persoon in kwestie namelijk onevenredig schaden. Zij worden bij voorkeur ingeschreven op een briefadres in de gemeente van herkomst. Dit om de terugkeer naar de eigen gemeente te vergemakkelijken.

D. Verblijven in een instelling voor (vrouwen)opvang of bedreigde personen

Voor mensen die verblijven in een instelling voor vrouwenopvang, waaronder Blijf-van-mijn-huizen, of bedreigde personen is het om veiligheidsredenen van belang het adres van die instelling niet als woonadres op te nemen in de BRP. In deze instellingen verblijven immers personen die vanwege ernstige problemen (dreiging met geweld door (ex)-echtgenoot, partner of familie) voor hun veiligheid en die van hun eventuele kinderen tijdelijk elders moeten wonen. Het kan daarbij gaan om ernstig of levensbedreigend eergerelateerd geweld.  
Soms betreft het personen die, terwijl zij zich nog in een opvangsituatie bevinden, niet meer in een opvanginstelling verblijven, maar in een particuliere woning. Daarbij is de veiligheid van deze persoon nog steeds in het geding. In verband met het waarborgen van de veiligheid van deze personen, mogen deze adressen niet bekend zijn bij degenen met wie de betrokkene problemen heeft. Dit geldt ook voor iemand die zich niet meer in een opvangsituatie bevindt, maar van wie het nieuwe woonadres niet bekend mag worden om redenen van veiligheid. Om dezelfde redenen kan het zijn dat een adres van familieleden, vrienden of kennissen niet in aanmerking komt als briefadres. In die situatie kan door de burgemeester worden geoordeeld dat betrokkene een briefadres kan kiezen bij een rechtspersoon zoals de gemeente, een andere gemeentelijke instelling of het kantoor van een opvanginstelling.

6. Aangifte van een briefadres

In de aangifte van het briefadres moet de reden daarvoor worden vermeld. Daar moet ook de schriftelijke verklaring van instemming van de briefadresgever aan worden toegevoegd.

Bij de aangifte van het briefadres zijn in elk geval de volgende zaken van belang:  
a) de redenen voor het kiezen van een briefadres;  
b) het identiteitsbewijs (aanbevolen wordt om ook bij een schriftelijke of digitale procedure de identiteit goed vast te stellen, bijvoorbeeld door deze alleen te accepteren als die via DigiD is verlopen);  
c) een schriftelijke verklaring van de briefadresgever dat hij stukken in ontvangst neemt en er voor zorgt dat de stukken de briefadreshouder bereiken. 

7. Gemeentelijke werkafspraken

In de vorige paragrafen zijn de regels, voorwaarden en gronden vermeld voor de registratie van een persoon in de BRP op een briefadres. Die gelden echter niet alleen op het moment van registratie van het briefadres. Gemeenten moeten regelmatig controleren of nog aan alle voorwaarden wordt voldaan.  
 
Aanbevolen wordt om hiervoor interne werkafspraken vast te stellen. Daarbij moet er goed op worden gelet dat die afspraken niet in strijd zijn met de wet. Zo is het toegestaan dat iemand voor meer personen als briefadresgever optreedt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een particulier of bepaalde instelling, al dan niet tegen betaling, briefadresgever is voor meerdere gedetineerden, omdat die hun familie daar niet mee willen belasten. Daar is in beginsel niets op tegen, mits de briefadresgever zijn wettelijke verplichtingen nakomt. De gemeente moet dit blijven controleren en kan voor die controle interne richtlijnen opstellen (zoals het uitgebreider controleren van particulieren of bedrijven die als briefadresgever optreden voor meer personen).  
 
In de interne werkafspraken kan ook geen afdwingbare tijdslimiet worden gesteld aan een briefadres. Wel kunnen er termijnen worden opgenomen, na verloop waarvan de aanvrager kan worden gevraagd inlichtingen te geven waaruit blijkt of hij of zij nog terecht met een briefadres in de BRP is geregistreerd. Om dit te kunnen doen moet de gemeente een administratie bijhouden en aan de hand hiervan controles uitvoeren. In deze administratie zijn in elk geval de volgende gegevens van belang om tijdig goede controles uit te voeren en onnodige adresonderzoeken te voorkomen: ingangsdatum, naam, briefadres, reden voor het verstrekken van het briefadres en de reden en de vermoedelijke termijn van het gebruik van het briefadres.
 
De volgende zaken kunnen worden opgenomen in werkafspraken:  
a) de letterlijke definities uit de Wet BRP of daar naar verwijzen;  
b) de aangifteprocedure (inclusief de documenten die nodig zijn om de aangifte te kunnen verwerken);  
c) de toekenningsprocedure;  
d) hoe de de identiteit van de persoon wordt vastgesteld;  
e) welke gegevens of documenten moeten worden aangeleverd;  
f) de procedure over het omgaan met een overtreding van de informatie- en aangifteverplichtingen van de betrokkene met betrekking tot zijn woon- of briefadres en het eventueel opleggen van een bestuurlijke boete (Zie ook de Handreiking bestuurlijke boete op www.nvvb.nl)
g) een richtlijn voor de toepassing van controlemaatregelen in het geval er sprake is van een bepaald aantal briefadressen bij één briefadresgever, waarbij rekening wordt gehouden met bepaalde situaties, zoals bij een gezin waarvan alle leden een eigen briefadres nodig hebben;  
h) een richtlijn voor de frequentie waarin wordt gecontroleerd of de betrokken persoon nog terecht is ingeschreven met een briefadres, inclusief een toetsingskader hoe na het aflopen van de controletermijn opnieuw wordt beslist over het wel of niet ingeschreven kunnen blijven op een briefadres, bijvoorbeeld bij personen die langer verblijven in een penitentiaire inrichting of langer dakloos blijven;  
i) de inhoud van de controlemaatregelen bij inschrijving op een briefadres (in samenhang met de richtlijn voor aantallen en termijn briefadres). 

8. Beperking in het verstrekken van het adres 

Om de veiligheid van de briefadreshouder (en eventuele kinderen) extra te verhogen kan de persoon vragen zijn/haar adresgegevens niet aan derden te verstrekken. Hieronder valt ook het gekozen briefadres. Op de persoonslijst van de persoon (inclusief eventuele kinderen) wordt in dat geval een indicatie geplaatst. Die houdt in dat aan bepaalde organisaties geen (adres)gegevens mogen worden verstrekt. Overheidsorganen krijgen deze gegevens wel, maar hen wordt bij de verstrekking automatisch meegedeeld dat er een beperking van de verstrekking van de gegevens aan anderen geldt. Daarmee krijgen zij een extra signaal om zorgvuldig met de gegevens om te gaan.
 
Voor de veiligheid kan het goed zijn dat iemand niet in persoon bij de gemeente hoeft te verschijnen voor het doorgeven van een verhuizing, het aangifte doen van een briefadres of het vragen om een beperking van de verstrekking van het adres. Het verdient daarom aanbeveling de aangifte ook schriftelijk of via digitale weg mogelijk te maken. Het staat de gemeente overigens altijd vrij om iemand te vragen toch in persoon te verschijnen voor het geven van inlichtingen als daartoe aanleiding bestaat. 

9. Nadere informatie 

Voor vragen over deze circulaire kunt u contact opnemen met het Contactcentrum van de Rijksdienst voor de Identiteitsgegevens (RvIG), telefoonnummer 088 - 9001000. De circulaire is ook te vinden op de website www.rvig.nl.  

Deze circulaire is tot stand gekomen in overleg met de NVVB, VNG en diverse gemeenten.

De Colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten

i.a.a. de Hoofden Burgerzaken

Onderwerp: Circulaire Bestuurlijke boete

Directie Burgerschap en Informatiebeleid Afdeling Identiteit

Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 20011 2500 EA Den Haag

www.rijksoverheid.nl

Contactpersoon

Servicedesk BPR T 088-9001000

Datum: 18 november 2013

Kenmerk: 2013-0000710938

Doelstelling Juridische grondslag

Relaties met andere circulaires

Verzoek om medewerking

Artikel 4.17 van de Wet basisregistratie personen (BRP)

Ingangsdatum:6 januari 2014

Geldig tot: n.v.t.

1. Inleiding

Gaarne vraag ik uw aandacht en uw medewerking voor het volgende.

Binnenkort treedt de nieuwe Wet basisregistratie personen (BRP) in werking. De basisregistratie personen bevat persoonsgegevens over ingezetenen van Nederland en daarnaast persoonsgegevens over niet-ingezetenen. Het doel van de basisregistratie personen is om overheidsorganen te voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens van burgers, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak.

De Wet BRP geeft de colleges van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om een bestuurlijke boete van ten hoogste 325 euro op te leggen. Deze boete kan worden opgelegd aan burgers die een in de wet opgenomen verplichting niet nakomen, die van belang is voor de correcte bijhouding van de basisregistratie personen.

2. Wijziging ten opzichte van de Wet GBA

In de Wet GBA was het niet nakomen van dergelijke verplichtingen door de burger als overtreding strafbaar gesteld. De Wet BRP kiest de bestuurlijke weg en legt de verantwoordelijkheid voor de handhaving van de naleving van de verplichtingen van de burger bij het college van burgemeester en wethouders, die daarvoor het instrument van de bestuurlijke boete kan gebruiken. Ieder college kan daarin zijn eigen beleid bepalen.

3. De verplichtingen van de burger en de bestuurlijke boete

Het college van burgemeester en wethouders kan op grond van artikel 4.17 van de Wet BRP de burger een bestuurlijke boete opleggen bij overtreding van

de verplichtingen, opgenomen in de artikelen 2.38, 2.39, 2.40, vijfde lid, 2.43 tot en met 2.47, 2.50, 2.51 en 2.52 van de Wet BRP. Het betreft hier verplichtingen zoals het doen van aangifte van verblijf en adres, aangifte van adreswijziging, het kiezen van een briefadres als er geen woonadres is en het verschaffen van inlichtingen en overleggen van geschriften die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van de basisregistratie. Daarnaast kan een boete worden opgelegd wanneer een burger bewust toelaat dat iemand anders, ten onrechte, op zijn woonadres is ingeschreven.

4. Aanwijzen toezichthouder

De Wet BRP verplicht in artikel 4.2 het college van burgemeester en wethouders om bij inwerkingtreding van de wet ambtenaren aan te wijzen die belast zijn met het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger (zie punt 2). De aanwijzing als toezichthouder betekent dat de desbetreffende ambtenaren komen te beschikken over de bevoegdheden die in titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht zijn genoemd, zoals het vorderen van inlichtingen en inzage van een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. De Wet GBA bevatte geen grondslag voor het aanwijzen van ambtenaren als toezichthouder.

5. Beleidsregels vanuit gemeenten

Het instrument van de bestuurlijke boete beoogt de kwaliteit van de gegevens over de ingezetenen in de basisregistratie verder te verhogen en is bedoeld als ondersteuning van de colleges van burgemeester en wethouders, die belast zijn met de correcte bijhouding van de basisregistratie personen. Het college kan zelf het beleid bepalen met betrekking tot de toepassing van de bestuurlijke boete. Daarbij kan de “Handreiking Bestuurlijke Boete” die de NVVB heeft opgesteld voor het toepassen van deze sanctiemogelijkheid als uitgangspunt worden genomen.

Ik verzoek u nadrukkelijk om met het voorgaande rekening te houden en binnen uw organisatie de noodzakelijke maatregelen te treffen.

6. Nadere informatie

U kunt met nadere vragen over deze circulaire contact opnemen met het Contactcentrum van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) op telefoonnummer 088 - 9001000. De informatie is bovendien beschikbaar op de website www.bprbzk.nl.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

dr. R.H.A. Plasterk

Datum: 18 november 2013

Kenmerk: 2013-0000710938