Wanneer u als gebruiker wilt aansluiten op de Beheervoorziening burgerservicenummer (BV BSN) voor het stellen van verificatievragen, moet u de aansluitprocedure doorlopen.

Deze handleiding geeft u in elf overzichtelijke stappen inzicht in het totale aansluittraject. De aansluitprocedure zorgt er daarbij voor dat u op een efficiënte en effectieve manier aansluit op de BV BSN.

Stap 1 Komt de organisatie in aanmerking?

Bepaal of de organisatie gebruik mag maken van de Beheervoorziening Burgeservicenummer (BV BSN).

1.1    Hoe weet ik dat mijn organisatie hiervoor in aanmerking komt?

Allereerst moet de organisatie gebruiker zijn in de zin van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (artikel 1, onderdeel d). De Wet algemene bepalingen BSN kent twee soorten gebruikers:

• overheidsorganen: met het begrip overheidsorgaan worden bestuursorganen aangeduid uit artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Ministers en organen van provincies, gemeenten en waterschappen vallen hier bijvoorbeeld onder. Personen en instellingen die op grond van het tweede lid van laatstgenoemd artikel niet als bestuursorgaan worden aangemerkt (bijvoorbeeld de Nationale ombudsman) vallen hieronder.
• niet-overheidsorganen: alleen dan wanneer zij werkzaamheden verrichten waarbij het krachtens de wet het gebruik van het burgerservicenummer is voorgeschreven is het BSN te gebruiken. Bijvoorbeeld zorgaanbieders, onderwijsinstellingen of pensioenfondsen maar bijvoorbeeld ook een werkgever ten behoeve van het verstrekken van salarisinformatie aan de belastingdienst.

Om te bepalen of de organisatie tot een van deze twee categorieën behoort doorloopt u het onderstaande vragenschema:

Wanneer u geen gebruiker bent, is het verder doorlopen van dit stappenplan voor u niet relevant.

Verificatievragen

Niet alle gebruikers mogen dezelfde soorten verificatievragen stellen. De BV BSN kent vijf soorten verificatievragen:

1. Is het nummer een burgerservicenummer? (toetsen geldigheidBSN)
2. Is het document, met behulp waarvan een persoon zich identificeert, een document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder 1°, 2° of 4°, van de Wet op de identificatieplicht? (toetsen in verkeer zijn van het identiteitsdocument).
3. Is aan een persoon reeds een BSN toegekend? Zo ja, welk BSN? (opvragen identificerende gegevens op basis van eenBSN)
4. aan wie is een bepaald BSN toegekend? (opvragen BSN op basis van identificerende gegevens)
5. Is de combinatie van identificerende gegevens en het BSN correct? (toetsen van de combinatie BSN en identificerendegegevens)

De eerste twee vragen worden ook wel de basisverificatievragen genoemd. Deze twee vragen (1 en 2) mogen alle soorten gebruikers stellen (zie 1.2). Het mogen stellen van de overige drie vragen (3, 4 en 5) is afhankelijk van het soort gebruiker dat u bent (zie 1.3).

1.2    Voor het stellen van welke vragen komt mijn organisatie in aanmerking?

In artikel 14 en 15 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer wordt aangegeven welke vragen u mag stellen. Aan de hand van het onderstaande schema bepaalt u welke verificatievragen de organisatie mag of moet stellen.

Ofwel, iedere gebruiker mag de basisverificatievragen (verificatievraag 1 en 2) stellen. Vraag 1 wordt beantwoord door raadpleging van het Nummerregister. Vraag 2 wordt beantwoord vanuit de achterliggende Documentregisters. Voor de overige drie verificatievragen (3, 4 en 5) komen twee typen organisaties in aanmerking:

• overheidsorganen
• organisaties die wettelijk verplicht dan wel bevoegd zijn dit type BSN- verificatievragen te stellen

Deze vragen zijn privacygevoeliger aangezien het antwoord meer gegevens bevat dan alleen geldig of ongeldig. Meer informatie over de gegevens in de antwoorden vindt u in het Logisch ontwerp Bijlage VIII - Notitie Gegevensset.

1.3    Waar vind ik de bevoegdheid of verplichting om de onder 3, 4 en 5 bedoelde verificatievragen te stellen terug?

Die vindt u terug in de regelgeving die op de organisatie van toepassing is. Raadpleeg bij onduidelijkheden een jurist in de organisatie.
Zoals ook uit voorgaande beslisboom is af te leiden, zijn dit de opties wanneer we type gebruiker en verificatievraag met elkaar combineren:

Stap 2 Zoek uit of er een sectorale berichtenvoorziening is

Niet alle organisaties mogen hun vragen rechtstreeks aan de Beheervoorziening BSN stellen. Voor sommige sectoren is er een sectorale berichtenvoorziening, waarvan de sector wettelijk verplicht is gebruik te maken. Gebruikers in deze sectoren moeten zich dan bij hun sectorale berichtenvoorziening aanmelden (zie hiervoor Wet algemene bepalingen burgerservicenummer, Artikel 17 lid 1). Als er geen wettelijke verplichting bestaat deze sectorale berichtenvoorziening te gebruiken, heeft de gebruiker de keuze om al dan niet zelf op de Beheervoorziening BSN aan te sluiten.

Op dit moment bestaan:

• de Berichtenvoorziening voor de strafrechtsketen
• de sectorale berichtenvoorziening voor de zorg (SBV-Z). Meer informatie over de SBV-Z vindt u op de website SBV-Z: BSN in de zorg, onze zorg. Ten aanzien van de inhoud van deze website neemt u contact op met het algemene nummer 0900 2324342.

Om uit te zoeken of er in uw sector of branche mogelijk ook plannen zijn om een sectorale berichtenvoorziening op te zetten neemt u contact op met uw brancheorganisatie of het verantwoordelijke ministerie. Als u verplicht bent uw verificatievragen via een sectorale berichtenvoorziening te stellen, dan is het verder doorlopen van dit stappenplan voor u niet relevant. U moet contact opnemen met uw sectorale berichtenvoorziening.

Stap 3 Bepaal de interne consequenties

Onder interne consequenties verstaan we de consequenties voor uw werkprocessen, de overige organisatorische consequenties en de financiële en technische consequenties van de invoering van het BSN en aansluiting op de Beheervoorziening BSN (BV BSN).

Bij het uitwisselen van de verificatievraag en -antwoord heeft de organisatie een berichtenvoorziening nodig. U moet zelf beslissen of u een dergelijke berichtenvoorziening bouwt, laat bouwen of een berichtenvoorziening BSN aanschaft bij een leverancier. Wilt u zelf een berichtenvoorziening bouwen of meer weten over de technische consequenties? Bekijk dan het Logisch Ontwerp  van de BV BSN.

Het Logisch Ontwerp BV BSN is bedoeld voor de technische specialist in de organisatie die verantwoordelijk is voor de bouw van een berichtenvoorziening. In het Logisch Ontwerp staan onder meer de eisen waaraan een berichtenvoorziening moet voldoen om te communiceren met de BV BSN. Naast raadpleging van het Logisch Ontwerp BV BSN vindt u meer technische informatie op onze website. U kunt uiteraard ook contact opnemen met het contactcentrum op telefoonnummer 088 900 1000.

Stap 4 Meld de organisatie aan voor aansluiting

Meld de organisatie aan voor aansluiting op de Beheervoorziening burgerservicenummer (BV BSN). Gebruik hiervoor het aanmeldformulier. Bij dit formulier zit een duidelijke invulinstructie. Vul het formulier volledig (digitaal) in en verstuur het (digitaal of per post) naar de beheerorganisatie van de BV BSN. Voeg een document toe waaruit de tekenbevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt zoals een kopie van een mandaatbesluit of een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

De wettelijk vertegenwoordiger van de organisatie moet het aanmeldformulier namelijk ondertekenen. Als er geen mandaatbesluit voorhanden is moet een gemeente de aanmelding bijvoorbeeld laten ondertekenen door de burgemeester of de gemeentesecretaris. Bij de beoordeling van uw aanmelding zal de beheerorganisatie BV BSN de tekenbevoegdheid verifiëren.

Bevoegdheid wettelijk vertegenwoordigen organisatie

Voor niet-overheidsorganen blijkt de bevoegdheid bijvoorbeeld uit de statuten en/of de registratie bij de Kamer van Koophandel. Voor ministeries of overige bestuursorganen is de vertegenwoordigingsbevoegdheid vastgelegd in een mandaatbesluit.

Stap 5 Ontvang bevestiging voortzetting procedure tot aansluiting

Als duidelijk is dat de organisatie inderdaad een wettelijke grondslag heeft om als gebruiker de Beheervoorziening BSN te bevragen, ontvangt u een schriftelijke bevestiging dat de procedure tot aansluiting zal worden voortgezet. In de brief leest u tevens dat u voor het vervolgtraject een PKIoverheid-Certificaat nodig heeft. Deze moet de organisatie zelf aanvragen. Zie de nadere uitleg bij stap 6 over het PKIoverheid-Certificaat.

Stap 6 Berichtenvoorziening, PKIo-certificaat en test

Draag zorg voor een berichtenvoorziening, vraag een PKIoverheid-Certificaat aan en voer de test uit.

In deze stap komt het aan op de technische realisatie. Er bestaan twee mogelijkheden om een berichtenvoorziening te realiseren:

• Koop een berichtenvoorziening in bij een leverancier en koppelt deze aan of bedt deze in in uw huidige syste(e)m(en).
• Bouw zelf een berichtenvoorziening (of laat dit doen).

Afhankelijk van wat u besloten heeft bij stap 3 maakt u een keuze. De berichtenvoorziening moet wel in een eigen en beveiligde omgeving worden geplaatst. De netwerktoegang tot de Beheervoorziening BSN (BV BSN) is niet mogelijk via het openbare internet. Toegang is momenteel alleen mogelijk via een aansluiting op Gemnet.

De technische eisen waaraan elke berichtenvoorziening van gebruikers moet voldoen, zijn vastgelegd in het logisch ontwerp BSN. Alleen wanneer aan deze eisen is voldaan mag er met de BV BSN worden gecommuniceerd.

Proefomgeving

Voordat de organisatie wordt aangesloten op de BV BSN, moet worden getoetst of de berichtenmodule van de organisatie werkt volgens de daarvoor geldende afspraken. Voor deze toets heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) een proefomgeving beschikbaar die te benaderen is via het internet. Wij adviseren u om de berichtenmodule gestructureerd te testen volgens een door de organisatie op te stellen testplan.

PKIoverheid-Certificaat

RvIG heeft besloten voor het testen van het berichtenverkeer gebruik te maken van het PKIoverheid-Certificaat. Het betreft hier een Services Certificaat (type Organisatie) die de organisatie zelf moet aanschaffen. De organisatie heeft dit PKI-Overheidcertificaat straks ook nodig voor de productieomgeving van de BV BSN.

De levertijd voor het PKIoverheid-Certificaat is minimaal 3 weken (behalve als de organisatie alle gegevens in één keer goed heeft aangeleverd). Als de organisatie reeds 'abonnee' is bij de leverancier kan de levertijd worden bekort.

Het PKIoverheid-Certificaat is te verkrijgen bij de dienstverleners van PKIoverheid-Certificatie ook wel Certificate Service Providers (CSP's) genoemd. Er is een lijst met CSP's beschikbaar.

Installeren, activeren en autoriseren certificaat

Na ontvangst van het certificaat moet de organisatie deze installeren en activeren op de server die wordt verbonden met de BV BSN. Het contact met de BV BSN verloopt via een beveiligde verbinding. Voordat de organisatie de BV BSN kan bevragen, moet daarom eenmalig het PKI-Overheidcertificaat (publieke sleutel) worden verstrekt aan de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens om het systeem van de organisatie te autoriseren voor het BV BSN-systeem. Het certificaat verzendt u per mail naar info@rvig.nl. Let op, het bestand dat u verzendt moet de extensie
.cer of .pem hebben.

Het certificaat wordt vervolgens geregistreerd in de proefomgeving BV BSN. Zodra registratie heeft plaatsgevonden, ontvangt u bericht dat u kunt starten met testen. Tevens ontvangt u een verwijzing naar de regels voor gebruik van de aansluiting op de BV BSN en een beschrijving van de aansluittoets.

Stap 7 Voer de aansluittoets uit

Op basis van de beschrijving aansluittoets voert u de aansluittoets uit. Die toets houdt in dat u een (volledig voorgeschreven) testscenario doorloopt in de proefomgeving.

Stap 8 Ontvang bevestiging positief resultaat aansluittoets

Als de organisatie de aansluittoets met goed gevolg heeft doorlopen, dan doet u daarvan per mail (info@rvig.nl) melding bij de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. De organisatie ontvangt vervolgens een bevestiging met de mededeling dat het eerder ontvangen PKIoverheid-Certificaat nu tevens op de productieomgeving Beheervoorziening Burgerervicenummer is geregistreerd. U ontvangt daarbij ook de gegevens voor de gebruikersinterface. U realiseert nu de technische aansluiting op de productieomgeving BV BSN .

Stap 9 Proefbevraging

Start de proefbevraging voor de Beheervoorziening Burgerservicenummer (BV BSN).

De proefomgeving waarin u de test en aansluittoets heeft uitgevoerd gebruikt u nu om uw medewerkers op te leiden (ook wel de proefbevraging genoemd). Als uw medewerkers zijn opgeleid, is de organisatie klaar om vragen te stellen aan de BV BSN in de productieomgeving.

Stap 10 Productiebevraging

Start de productiebevraging.
De organisatie is nu gereed om op de gewenste aansluitdatum te starten met de productiebevraging.

Stap 11 Evalueer de aansluitprocedure en het gebruik

De organisatie is nu aangesloten op de Beheervoorziening BSN (BV BSN). Mogelijk hebben de aansluitprocedure en/of het gebruik van de Beheervoorziening Burgerservicenummer vragen bij u opgeroepen of zijn er nog onduidelijkheden.
Mocht dit het geval zijn, neemt u daarover dan contact op met onze servicedesk op telefoonnummer 088 900 1000 of per mail (info@rvig.nl).

Meer informatie over het Burgerservicenummer vind je op deze website.

De Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) bevat 12 standaardclausules voor paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. De 4 meest gebruikte standaardclausules zijn I, V, Xa en XII.

Standaardclausule I (vermelding burgerlijke staat)

De aanvrager van een reisdocument is niet verplicht de burgerlijke staat te laten vermelden in het document, maar kan dat wel laten doen. Het is raadzaam de aanvrager te informeren over deze mogelijkheid. Vermeld de burgerlijke staat (standaardclausule I) zoals aangegeven in de tabel ‘Vermelden standaardclausule I’. Gemeenten kunnen standaardclausule I niet voluit vermelden, zoals de PUN voorschrijft.

Vermelden standaardclausule 1

Burgerlijke staat	Standaardclausule I (uitgeschreven)	Afkorting
H - Gehuwd Geslacht houder = V Geslacht houder = M	Echtgenote van Echtgenoot van	e/v e/v
W - Weduwe/weduwnaar	Gehuwd geweest met	w/v
S - Gescheiden	Gehuwd geweest met	g/v
P - Geregistreerde partner	Geregistreerd partner van	p/v
B - Gescheiden geregistreerde partner	Geregistreerd partner geweest van	b/v
A - Achtergebleven geregistreerde partner	Geregistreerd partner geweest van	a/v

Standaardclausule V (niet in staat tot ondertekening)

Standaardclausule V wordt opgenomen als een persoon niet in staat is een handtekening te plaatsen op het foto- en handtekeningenformulier. Dit komt vaak voor bij kinderen onder de 6 jaar en kan voorkomen bij personen met een aandoening of beperking. De medewerker geeft dan in de reisdocumentenmodule en het aanvraagstation aan dat een persoon niet in staat is tot ondertekening. De clausule wordt vervolgens automatisch opgenomen in het reisdocument.

Standaardclausule Xa (territoriale geldigheid)

Standaardclausule Xa (‘Uitgezonderd/Except/à l'Exception de…’) wordt voornamelijk opgenomen in reisdocumenten voor vreemdelingen en vluchtelingen. In deze clausule wordt het land vermeld waar de houder niet naar toe mag reizen (territoriale beperking).

Standaardclausule XII (geldig visum)

Standaardclausule XII verwijst naar een geldig visum of geldige verblijfstitel in het oude paspoort. Na afgifte van het nieuwe reisdocument kan de aanvrager het visum of de verblijfstitel in het nieuwe paspoort laten opnemen. Dit gebeurt door de autoriteiten die het visum of de verblijfstitel hebben verstrekt. Het nieuwe paspoort verwijst met het documentnummer naar het oude paspoort (‘Dit paspoort is afgegeven ter vervanging van paspoort nummer/This passport has been issued to replace passport number/Le présent passeport remplace le passeport antérieur no...’)..

Maak het oude paspoort ongeldig op de voorgeschreven wijze, met uitzondering van de bladzijde(n) met geldige visa of verblijfstitel. Geef het ongeldig gemaakte  paspoort terug aan de houder. Dat stelt de houder in de gelegenheid het visum of de verblijfstitel te laten overzetten in het nieuwe paspoort.

Standaardclausule XII eenmaal toepassen

Standaardclausule XII kan niet voor een tweede keer toegepast worden. Voorbeeld: een persoon is in bezit van paspoort A (geldig visum of geldige verblijfstitel) en paspoort B (met standaardclausule XII). Deze persoon wil een nieuw paspoort aanvragen (paspoort C). In paspoort C komt geen verwijzing naar paspoort A. Er kan alleen verwezen naar het voorgaande (oude) paspoort, niet naar een paspoort dat eerder is afgegeven.

Clausule XII vergeten bij de aanvraag

Reik het nieuwe document dan niet uit. Laat de aanvraag vervallen en stuur het document retour met de C10-procdure. Vervolgens vraag je een nieuw document aan waarbij de clausule wel opgenomen is. Voor een nieuwe aanvraag moet de burger opnieuw naar het gemeentehuis komen.

In deze infographic vind je werkinstructies voor het vaststellen van iemands identiteit. De werkinstructies zijn bedoeld voor medewerkers burgerzaken.

Download de infographic

Deze pagina geeft de taakverdeling weer van de Frontoffice van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Je ziet hier waar je welke vraag kunt stellen.

Frontoffice RvIG

• Wet en Regelgeving
  * Bijhoudingsprocedures
  * Correctieprocedures
• Reisdocumenten
• BSN
  * Fouten BSN
• PIVA
  * Koppeling BRP Openbare Lichamen en Caribische landen
• Overig
  * Kwaliteitsmonitor
  * Terugmeldvoorziening
  * Adreskwaliteit en - fraude
  * Handleiding Uitvoeringsprocedures
  * Register Niet-ingezetenen
  * Logisch Ontwerp
  * eID

NVVB Adviesbureau

• Basisautorisatie

            * Burgerlijke stand
            * Afstammingsrecht
            * Familierecht
            * Naamsrecht
            * Rijbewijs
            * Identiteitsdocumenten
            * Vreemdelingenrecht
            * Landeninformatie
            * Huisvesting
            * Gegevensverstrekking
            * Nationaliteitsrecht
            * Optie en naturalisatie
            * Brondocumenten
            * Huwelijk
            * Echtscheiding
            * Geregistreerd Partnerschap
            * Internationaal Privaatrecht
            * Overlijden
            * Verklaring Omtrent het Gedrag
            * Gezag
            * Verkiezingen

De informatie in dit informatieblad is bedoeld voor burgerzaken Nederlandse gemeenten en burgerzaken in het Caribisch deel van het Koninkrijk.

De komende jaren werken we aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel stapsgewijs aangepakt. De eerste functionaliteit die het programma VRS oplevert, is de signaleringcontrole op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). In dit informatieblad lees je meer over deze functionaliteit.

Wat is de signaleringcontrole?

De signaleringcontrole is een functionaliteit waarmee binnen het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten gecontroleerd kan worden of de aanvrager in het RPS gesignaleerd staat. Omdat de medewerker direct de authentieke bron (het RPS zelf) bevraagt, is de informatie altijd actueel. Daarnaast wordt bij een signalering in de meeste gevallen ook aanvullende informatie getoond; de reden waarom iemand staat gesignaleerd en de signalerende instantie.

Hoe werkt de signaleringcontrole?

Waar je nu via categorie 12 van de BRP of de signaleringslijst controleert op aanwezigheid van een RPS-signalering, wordt vanaf heden automatisch in het aanvraag- en uitgifteproces het RPS bevraagd. De signaleringcontrole wordt door je leverancier ingebouwd in de reisdocumentenmodule (RDM), onderdeel van de burgerzakenapplicatie. Bij het aanvragen van een reisdocument wordt aan de hand van het invoeren van het aanvraagnummer automatisch het RPS bevraagd. Bij aanwezigheid van een signalering krijg je een melding en wordt direct aanvullende informatie over de signalering getoond.

De signaleringcontrole is ook ingebouwd in het uitreikproces. Bij het uitreiken vindt automatisch een controle op het RPS plaats. Dit omdat het zo kan zijn dat een signalering is ontstaan na het nemen van het verstrekkingsbesluit.

De signaleringsinformatie bevat de volgende gegevens:

Gegevens van de signaleringsinformatie

Deze signaleringsinformatie is dus digitaal raadpleegbaar en hoef je niet meer telefonisch bij RvIG op te vragen.

Uitzonderingsgevalllen

Er is een aantal uitzonderingsgevallen waarbij geen of beperkte signaleringsinformatie wordt getoond. Dat is in het geval een persoon gesignaleerd staat op grond van artikel 23, 23b, 47 of 48 van de Paspoortwet. Je krijgt een melding met het verzoek om contact op te nemen met RvIG:

• Wanneer de opgegeven zoekcriteria meer dan één persoon oplevert als resultaat en verder verfijnen van de zoekvraag niet mogelijk is.
• Wanneer een persoon met meer dan één signalering in het RPS staat.

Signaleringcontrole in overige processen

De signaleringcontrole is ook beschikbaar voor overige burgerzaken processen, bijvoorbeeld voor een (her)vestiging. Voor meer informatie over het gebruik van deze functionaliteit adviseren we je contact op te nemen met de eigen burgerzakensoftwareleverancier.

Wat verandert er precies en wat blijft hetzelfde?

De volgende zaken veranderen:

• Signaleringscontrole op basis van informatie uit het RPS: de signaleringcontrole in het aanvraag- en uitreikproces reisdocumenten vindt niet meer plaats via categorie 12 in de BRP of de signaleringslijst maar via de RDM direct op het RPS.
• In veel gevallen niet meer bellen bij signalering: bij een signalering hoef je in veel gevallen niet meer te bellen met RvIG om informatie over de signalering op te vragen. De signaleringsinformatie is digitaal raadpleegbaar.

De volgende zaken blijven hetzelfde:

• De signaleringslijst blijft (voorlopig) bestaan: de signaleringslijst wordt voorlopig nog verspreid voor controle op een signalering buiten het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten om.
• Het bijwerken van categorie 12.36.10: gemeenten blijven de vrij-berichten ontvangen om categorie 12.36.10 bij te werken. Zo lang categorie 12 bestaat moet deze worden bijgewerkt en actueel zijn.
• Wet- en regelgeving: op juridisch vlak verandert er niets. Procedures zoals bijvoorbeeld het verzoek tot opname in het RPS, beslissing op de signalering (versturen van een C6 formulier), overeenstemmingsprocedure et cetera blijven ongewijzigd.

De komende jaren werken we aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel stapsgewijs aangepakt.

De eerste functionaliteit die het programma VRS oplevert, is de signaleringcontrole op het Register Paspoortsignaleringen (RPS). In dit informatieblad lees je meer over deze functionaliteit.

Wat is de Signaleringcontrole?

De Signaleringcontrole is een functionaliteit waarmee binnen het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten gecontroleerd kan worden of de aanvrager in het RPS gesignaleerd staat. Omdat de medewerker direct de authentieke bron (het RPS zelf) bevraagt, is de informatie altijd actueel. Daarnaast wordt bij een signalering in de meeste gevallen ook aanvullende informatie getoond; de reden waarom iemand staat gesignaleerd en de signalerende instantie.

Hoe werkt de Signaleringcontrole?

Waar je nu via de signaleringslijst op aanwezigheid van een RPS-signalering controleert, is het vanaf heden mogelijk om via het ReIS Aanvraagportaal (RAP) direct de authentieke bron (het RPS zelf) te bevragen. Je voert de controle uit door het invoeren van een BSN, dan wel een combinatie van persoonsgegevens. Ook is het nodig het aanvraagnummer van het foto- en handtekeningkaartje in te voeren. Bij aanwezigheid van een signalering wordt direct aanvullende informatie getoond.

De signaleringsinformatie bevat de volgende gegevens:

Gegevens van de signaleringsinformatie

Deze signaleringsinformatie is dus digitaal raadpleegbaar en hoef je niet meer telefonisch bij RvIG op te vragen.

Uitzonderingsgevallen

Er is een aantal uitzonderingsgevallen waarbij geen of beperkte signaleringsinformatie wordt getoond. Dat is in het geval een persoon gesignaleerd staat op grond van artikel 23, 23b, 47 of 48 van de Paspoortwet. Je krijgt een melding met het verzoek om contact op te nemen met RvIG:

• Wanneer de opgegeven zoekcriteria meer dan één persoon oplevert als resultaat en verder verfijnen van de zoekvraag niet mogelijk is.
• Wanneer een persoon met meer dan één signalering in het RPS staat.

Signaleringcontrole in overige processen

De Signaleringcontrole kan ook gebruikt worden voor andere processen, anders dan het aanvraag- en uitgifteproces. Als de reden voor een Signaleringcontrole geen reisdocumentenaanvraag is, kies je bij de aanleiding voor de optie ‘identiteitsonderzoek’. Bij deze optie is het invoeren van het aanvraagnummer niet verplicht.

Wat verandert er precies en wat blijft hetzelfde?

De volgende zaken veranderen:

• Signaleringcontrole op basis van informatie uit het RPS: de Signaleringcontrole in het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten vindt niet meer plaats via de signaleringslijst maar via het RAP direct op het RPS.
• In veel gevallen niet meer bellen bij signalering: bij een signalering hoef je in veel gevallen niet meer te bellen met RvIG om informatie over de signalering op te vragen. De signaleringsinformatie is digitaal raadpleegbaar.

De volgende zaken blijven hetzelfde:

• De signaleringslijst blijft (voorlopig) bestaan: de signaleringslijst wordt voorlopig nog verspreid. Wel wordt geadviseerd zo veel mogelijk gebruik te maken van de signaleringcontrole in het RAP omdat deze informatie altijd actueel is.
• Wet- en regelgeving: op juridisch vlak verandert er niets. Procedures zoals bijvoorbeeld het verzoek tot opname in het RPS, beslissing op de signalering (versturen van een C6 formulier), overeenstemmingsprocedure et cetera blijven ongewijzigd.

Het uitvoeren van de signaleringcontrole in het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten is begin 2022 geautomatiseerd en er is direct toegang tot actuele informatie uit het RPS. Hiervoor is een nieuwe werkinstructie 24b opgesteld. De werkinstructie ‘Signaleringsprocedure artikel 24, onder b, Paspoortwet’ is bedoeld voor medewerkers van de backoffice die daadwerkelijk het proces gaan uitvoeren. Hierin staat een stappenplan dat de medewerker helpt beslissen welke actie hij/zij moet ondernemen in een bepaalde situatie. Maak je nog geen gebruik van de automatische signaleringcontrole, volg dan de oude werkinstructie.

Inleiding: het Register paspoortsignaleringen

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn, op grond van artikel 18 t/m 24 van de Paspoortwet (Pw), de gegevens opgenomen van personen van wie een reisdocument kan worden geweigerd, of van een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert het RPS namens de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Naast het beheren van het RPS kan de minister van BZK ook op grond van zijn eigen bevoegdheid (artikel 24, onder b, Paspoortwet) overgaan tot het signaleren van een persoon in het RPS. Hierbij is de informatieverstrekking rondom de signalering, door de met uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten van cruciaal belang.

Onderdelen werkinstructie

Deze werkinstructie bestaat uit de volgende onderdelen:

• Opneming in het RPS op grond van artikel 24b Pw (signaleringsprocedure). In welke gevallen verstrek je informatie ten behoeve van een signalering aan de minister van BZK?
• Signaleringscontrole bij aanvraag van een reisdocument.Wat moet je doen als je een aanvraag voor een reisdocument in behandeling hebt terwijl de aanvrager is gesignaleerd in het RPS?
• Hoe kun je naar aanleiding van een signalering een paspoort vervallen verklaren?

1. Opname in het RPS op grond van artikel 24b PW

De met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten kunnen de minister van BZK informeren over personen die in aanmerking komen voor een signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten. In overeenstemming met de Paspoortwet omvat het begrip reisdocument in deze werkinstructie zowel de Nederlandse paspoorten en andere Nederlandse reisdocumenten als de Nederlandse identiteitskaart. De minister van BZK neemt de personalia van deze personen op in het RPS. Dit is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht

Voor de opname van personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten, kun je kiezen uit twee mogelijkheden:

• Je kunt de benodigde informatie doorgeven aan RvIG. Hiervoor gebruik je het formulier informatieverstrekking.
• Je treedt zelf op als signalerende autoriteit.  In dit geval dien je een verzoek in tot opname van de personalia in het RPS. Hiervoor gebruik je het formulier verzoek opname RPS. Let op: als de aanvrager verhuist, blijft de signalerende autoriteit verantwoordelijk voor overeenstemmingsprocedure ex artikel 44, vierde lid, Paspoortwet.

LET OP: In het geval van de Caribische landen en openbare lichamen stelt de afdeling Burgerzaken een advies op aan het Kabinet van de Gouverneur of de Gezaghebber.
 

Redenen voor opname in het RPS

Categorieën van gedragingen die een onderbouwing kunnen zijn van het gegrond vermoeden zoals bedoeld in artikel 24, onder b, Paspoortwet.  De opsomming moet gezien worden als een hulpmiddel en is nadrukkelijk niet uitputtend te noemen

A. Opzettelijk beschadigen van reisdocumenten

• onderbouwd door een technisch onderzoeksrapport over de beschadigingen.

B. Gelegenheidsverschaffing; misbruik door derde

• het verkopen, verhuren, in onderpand geven of uitlenen van een reisdocument.

C. Andere handelingen die op misbruik met reisdocumenten kunnen wijzen

• het vervalsen van één of meer reisdocumenten;
• het eigenhandig aanbrengen van aantekeningen in een reisdocument;
• het zich op andermans identiteit laten verstrekken van een reisdocument;
• het kopen, huren, in onderpand nemen of lenen van een reisdocument van een ander;
• het misbruiken of gebruiken van een reisdocument bij frauduleuze handelingen (bijvoorbeeld lening afsluiten op naam van een ander, werken onder valse naam, fraude met het BSN of gebruik van het reisdocument bij andere criminele zaken);
• het misbruiken of gebruiken van het reisdocument van een minderjarige ten behoeve van kindersmokkel of een poging daartoe;
• het doen van valse aangifte c.q. het afleggen van valse verklaringen bij vermissing van een reisdocument;
• het eerder als vermist opgegeven reisdocument wordt (doelbewust) door de houder zelf gebruikt;
• meerdere malen melding doen van mogelijke identiteitsfraude waardoor het reisdocument van rechtswege vervalt en een nieuwe reisdocument aangevraagd wordt;
• het vroegtijdig inleveren van het paspoort, om bijvoorbeeld het reisverleden te verbergen, waarbij vastgesteld kan worden dat er reisstempels en/of visa in staan;
• melding doen van de vermissing van een reisdocument in combinatie met andere feiten of omstandigheden die duiden op misbruik van reisdocumenten (bijvoorbeeld een vermist reisdocument dat later teruggevonden wordt en vervalst blijkt te zijn). 

Let op: de gedragingen beschreven onder B en C leveren ook een strafbaar feit op, waarvan aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het proces-verbaal van de aangifte dient te worden toegevoegd in het signaleringsdossier.

2. Signaleringcontrole bij aanvraag reisdocument

2.1 instructie frontoffice

Behandelen aanvraag reisdocument

In het RPS wordt bijgehouden aan wie een reisdocument kan worden geweigerd of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard. Bij de aanvraag van een reisdocument wordt via de reisdocumentenmodule automatisch het RPS bevraagd om te controleren of de aanvrager voorkomt in het RPS. Buitenlandse zaken, de Caribische landen, de openbare lichamen en de grensgemeenten voeren handmatig de signaleringscontrole uit via het RAP.

De aanvrager komt voor in het RPS:

• Aanvraag voor paspoort in behandeling nemen, huidige paspoort(en) inhouden en doorsturen naar de Backoffice.
• Aanvraag voor Nederlandse identiteitskaart in behandeling nemen.

De aanvrager komt niet voor in het RPS:

• Aanvraag voor reisdocument in behandeling nemen.
• Is er sprake van een gegrond vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten zoals bedoeld in artikel 24, onder b, van de Paspoortwet?
  Nee → Overgaan tot verdere verwerking van de aanvraag.
  Ja → Aanvraag doorsturen naar de Backoffice

 

2.2 Instructie backoffice

stap 1: gegrond vermoeden van misbruik aanwezig?

Inhoud signaleringsdossier

Als je de aanvraag van de frontoffice hebt ontvangen kan er sprake zijn van een nieuwe signalering of een bestaande signalering. Als er een signalering aanwezig is moet je de
aanvraag van een paspoort aanhouden en contact opnemen met de signalerende instantie. Als je een aanvraag hebt ontvangen waarbij het gegronde vermoeden bestaat van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten, moet je een signaleringsdossier aanleggen.

Een goed gedocumenteerd signaleringsdossier bestaat onder andere uit:

• een volledig ingevuld informatieverstrekking of verzoek formulier;
• een uitgebreide motivering van het gegronde vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten; een overzicht vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of
• ingehouden reisdocumenten;
• aanvraagformulieren van de vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• verklaringen van vermissing of diefstal afgelegd bij de gemeente;
• processen -verbaal van vermissing of diefstal opgesteld door de politie;
• processen -verbaal van aangifte van gepleegde onregelmatigheid met het reisdocument dat strafbaar is op grond van het Wetboek van Strafrecht;
• een technisch rapport bij beschadigingen van en aan het reisdocument;
• kopieën van visumpagina’s met reisstempels indien het reisdocument voortijdig is ingeleverd en niet is beschadigd;
• overige relevante informatie ter onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik

 

Instructie backoffice stap 2: Dossier naar RvIG

Informatie opname personalia
Binnen 4 weken na ontvangst van het dossier door RvIG ontvang je informatie over het wel of niet opnemen van de personalia van de aanvrager in het RPS. De informatie kan inhouden dat de aanvrager:

• Niet wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt het dossier retour.
• Wel wordt opgenomen in het RPS: je ontvangt een schriftelijke kennisgeving over de opname van de personalia in het RPS, en je ontvangt een vrij bericht in de BRP-mailbox als de aanvrager ingezetene is van de BRP

Wat doe je:

• Aanvrager wordt niet opgenomen in het RPS: je gaat over tot het verstrekken van het aangevraagde paspoort.
• Aanvrager wordt wel opgenomen in het RPS: je verwerkt het ontvangen vrij bericht op de PL van de aanvrager, door ‘Signalering’ in categorie 12 in te stellen en gaat verder naar stap 3. Let op: het vrij bericht wordt alleen ontvangen als de aanvrager ingeschreven staat in jouw (Nederlandse) gemeente.

 

Instructie backoffice stap 3: afhandeling aanvraag (weigeren aangevraagd paspoort)

Afhandeling
Aanvrager wordt/is wel opgenomen in het RPS (niet op grond van artikel 23b Pw)
Je deelt de aanvrager schriftelijk mee dat het voornemen bestaat zijn paspoortaanvraag te weigeren. Je biedt hierbij de aanvrager de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot weigering van het aangevraagde paspoort aan te houden. De aanvrager kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met de signalerende instantie. Bij een signalering op grond van artikel 24 onder b is de signalerende instantie RvIG, maar het kan ook een andere instantie zijn, zoals bijvoorbeeld DUO (artikel 22) of het OM (artikel 18).

• Aanvrager verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  - Je gaat over tot het nemen van het weigeringsbesluit, tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval ga je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het door jouw genomen besluit middels het C6-formulier.

• Aanvrager verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van jouw definitieve beslissing door middel van het C6-formulier.

Alle signalerende instanties zijn nu: gemeenten, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Openbaar Ministerie, Dienst Uitvoering Onderwijs, Belastingdienst, Rechter-commissaris, Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen, (Gemeentelijke) sociale dienst, Minister van Buitenlandse Zaken, Nctv. Op termijn komt het CJIB hier bij.

3. Vervallen verklaren paspoort

Procedure vervallen verklaren paspoort
Na het ontvangen van een ingehouden paspoort kan naar aanleiding van een signalering op grond van de Paspoortwet een paspoort vervallen worden verklaard. Controleer via het Reis Aanvraagportaal (RAP) of via de Reisdocumentenmodule of de houder van het ingehouden paspoort is opgenomen in het RPS.

Betrokkene is opgenomen in het RPS
Je deelt betrokkene schriftelijk mee voornemens te zijn het ingehouden paspoort vervallen te verklaren. Je biedt hierbij betrokkene de mogelijkheid om, binnen
2 weken, de definitieve beslissing tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort aan te houden, tenzij je van oordeel bent dat betrokkene door de vervallenverklaring onevenredig wordt benadeeld. Betrokkene kan vervolgens binnen 8 weken tot overeenstemming komen met de signalerende instantie.

• Betrokkene verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing: Je gaat over tot het nemen van het besluit tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort en stelt RvIG op de hoogte van het besluit middels het C6-formulier.
   
• Betrokkene verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert tot overeenstemming te komen met de signalerende instantie.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van de signalerende instantie inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld. In dat geval treed je eerst in overleg met de signalerende instantie.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het besluit door middel van het C6-formulier.

De werkinstructie ‘Signaleringsprocedure artikel 24, onder b, Paspoortwet’ is gebaseerd op de ‘circulaire ex artikel 24, onder b, Paspoortwet’ en is bedoeld voor medewerkers van de backoffice die daadwerkelijk het proces gaan uitvoeren. Hierin staat een stappenplan die de medewerker helpt beslissen welke actie hij/zij moet ondernemen in een bepaalde situatie. Maak je inmiddels gebruik van de automatische signaleringcontrole, volg dan de werkinstructie 2022.

Inleiding

Het Register paspoortsignaleringen

In het Register paspoortsignaleringen (RPS) worden personen geregistreerd van wie het recht op een reisdocument kan worden beperkt. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert het RPS namens de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Deze beheerderstaak bestaat uit het bijhouden van een register waarin de personalia staan van personen aan wie een reisdocument kan worden geweigerd of van wie een reeds verstrekt reisdocument vervallen kan worden verklaard. Naast de beheerderstaak ten aanzien van het RPS, kan de minister van BZK ook op grond van zijn eigen bevoegdheid overgaan tot het signaleren van personalia in het RPS op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet. In verband met deze bevoegdheid van de minister van BZK is de informatieverstrekking van de met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten van cruciaal belang.

Artikel 24, onder b, van de Paspoortwet

De met de uitvoering van de Paspoortwet belaste autoriteiten kunnen de minister van BZK informeren over personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten1. De minister van BZK neemt de personalia van deze personen op in het RPS. Dit is geen beslissing in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

De signaleringsprocedure

Voor het informeren van de minister van BZK bestaat een signaleringsprocedure, die in deze werkinstructie wordt uitgelegd. De instructie legt niet alleen uit in welke gevallen u de informatie ten behoeve van een signalering aan de minister van BZK kan verstrekken, maar geeft ook aan wat u moet doen als u een aanvraag voor een reisdocument in behandeling heeft terwijl de aanvrager is gesignaleerd op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet. Daarnaast is een instructie opgenomen waarin staat aangegeven hoe een paspoort naar aanleiding van een signalering op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet vervallen kan worden verklaard.

Voor de opname van personen die in aanmerking zouden kunnen komen voor  signalering in het RPS wegens misbruik en/of onzorgvuldig omgaan met reisdocumenten, kunt u kiezen uit twee mogelijkheden:

• U kunt de benodigde informatie doorgeven aan RvIG. Hiervoor gebruikt u het formulier informatieverstrekking, of:
• U treedt zelf op als signalerende autoriteit. In dit geval dient u een verzoek in tot opname van de personalia in het RPS. Hiervoor gebruikt u het formulier verzoek opname RPS.

Beide formulieren zijn te vinden op de website van RvIG.

Let op: In het geval van de Caribische landen en openbare lichamen stelt de afdeling Burgerzaken een advies op aan het Kabinet van de Gouverneur of de Gezaghebber.

Categorieën van gedragingen

Categorieën van gedragingen die een onderbouwing kunnen zijn van het gegrond vermoeden zoals bedoeld in artikel 24, onder b, Paspoortwet:

A. Opzettelijk beschadigen van reisdocumenten

• Onderbouwd door een technisch onderzoeksrapport over de beschadigingen.

B. Gelegenheidsverschaffing; misbruik door derde

• het verkopen, verhuren, in onderpand geven of uitlenen van een reisdocument.

C. Andere handelingen die op misbruik met reisdocumenten kunnen wijzen

• het vervalsen van één of meer reisdocumenten;
• het eigenhandig aanbrengen van aantekeningen in een reisdocument;
• het zich op andermans identiteit laten verstrekken van een reisdocument;
• het kopen, huren, in onderpand nemen of lenen van een reisdocument van een ander;
• het misbruiken of gebruiken van een reisdocument bij frauduleuze handelingen (bijvoorbeeld lening afsluiten op naam van een ander, werken onder valse naam, fraude met het BSN of gebruik van het reisdocument bij andere criminele zaken);
• het misbruiken of gebruiken van het reisdocument van een minderjarige ten behoeve van kindersmokkel of een poging daartoe;
• het doen van valse aangifte c.q. het afleggen van valse verklaringen bij vermissing van een reisdocument;
• het eerder als vermist opgegeven reisdocument wordt (doelbewust) door de houder zelf gebruikt;
• meerdere malen melding doen van mogelijke identiteitsfraude waardoor het reisdocument van rechtswege vervalt en een nieuwe reisdocument aangevraagd wordt;
• het vroegtijdig inleveren van het paspoort, om bijvoorbeeld het reisverleden te verbergen, waarbij vastgesteld kan worden dat er reisstempels en/of visa in staan;
• melding doen van de vermissing van een reisdocument in combinatie met andere feiten of omstandigheden die duiden op misbruik van reisdocumenten (bijvoorbeeld een vermist reisdocument dat later teruggevonden wordt en vervalst blijkt te zijn). 

Let op: de gedragingen beschreven onder B en C leveren ook een strafbaar feit op, waarvan aangifte moet worden gedaan bij de politie. Het proces-verbaal van de aangifte dient te worden toegevoegd in het signaleringsdossier. Categorieën van gedragingen
 

Instructie Frontoffice: de aanvraag

Behandelen aanvraag reisdocument

In de basisregistratie personen (BRP) wordt bijgehouden of de personalia voorkomen in het RPS. Dit is te zien op de persoonslijst (PL) van de aanvrager in categorie 12 Reisdocument aan de melding ‘Signalering’: element 12.36.10 is dan gevuld met 1. De Nederlandse posten in het buitenland, de Caribische landen, de openbare lichamen en de grensgemeenten moeten de toegezonden RPS-totaallijst raadplegen. Bij een eerste inschrijving en hervestiging van personen die komen vanuit het buitenland dient de toegezonden RPS-totaallijst ook te worden geraadpleegd, dit om te kunnen achterhalen of de personalia van de aanvrager voorkomen in het RPS.

Er staat een signalering in categorie 12 van de PL / aanvrager komt voor op de toegezonden RPS-totaallijst:

• Aanvraag reisdocument in behandeling nemen en doorsturen naar de Backoffice.

Er staat geen signalering in categorie 12 van de PL / aanvrager komt niet voor op de toegezonden RPS-totaallijst:

• Aanvraag reisdocument in behandeling nemen.
• Is er sprake van een gegrond vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten zoals bedoeld in artikel 24, onder b, van de Paspoortwet?
  Nee → Overgaan tot verdere verwerking van de aanvraag.
  Ja → Aanvraag doorsturen naar de Backoffice.

Let op: Een aangevraagde of reeds verstrekte Nederlandse identiteitskaart kan alleen op grond van een signalering op grond van artikel 23b van de Paspoortwet worden geweigerd of van rechtswege komen te vervallen! Onregelmatigheden gepleegd met of met betrekking tot de Nederlandse identiteitskaart kunnen meegenomen worden in de onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik met reisdocumenten. 

Instructie backoffice

Stap 1: Gegrond vermoeden van misbruik aanwezig?

Inhoud signaleringsdossier

Als u de aanvraag van het frontoffice heeft ontvangen kan er sprake zijn van een nieuwe signalering of een bestaande signalering. Indien er een signalering aanwezig
is dien je de aanvraag van zowel een paspoort als een Nederlandse identiteitskaart in het RAAS aan te houden en contact op te nemen met RvIG via 088 - 900 1000 (Frontoffice RvIG).
Als je een aanvraag hebt ontvangen waarbij het gegronde vermoeden bestaat van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten, dient u een signaleringsdossier
aan te leggen. Een goed gedocumenteerd signaleringsdossier bestaat onder andere uit:

• een volledig ingevuld informatie verstrekking of verzoek formulier;
• een uitgebreide motivatie van het gegronde vermoeden van misbruik met of met betrekking tot reisdocumenten;
• een overzicht vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• aanvraagformulieren van de vermiste, vroegtijdig ingeleverde en/of ingehouden reisdocumenten;
• verklaringen van vermissing of diefstal afgelegd bij de gemeente;
• processen-verbaal van vermissing of diefstal opgesteld door de politie;
• processen-verbaal van aangifte van gepleegde onregelmatigheid met het reisdocument dat strafbaar is op grond van het Wetboek van Strafrecht;
• een technisch rapport bij beschadigingen van en aan het reisdocument;
• kopieën van visumpagina’s met reisstempels indien het reisdocument voortijdig is ingeleverd en niet is beschadigd;
• overige relevante informatie ter onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik.

Let op: een aangevraagde of reeds verstrekte Nederlandse identiteitskaart kan alleen op grond van een signalering op grond van artikel 23b van de Paspoortwet worden geweigerd of van rechtswege komen te vervallen. Onregelmatigheden gepleegd met of met betrekking tot de Nederlandse identiteitskaart kunnen meegenomen worden in de onderbouwing van het gegronde vermoeden van misbruik met reisdocumenten.

Instructie backoffice stap 2: dossier naar RvIG

Informatie opname personalia

Binnen 4 weken na ontvangst van het dossier door RvIG ontvang je informatie over het wel of niet opnemen van de personalia van de aanvrager in het RPS. De informatie kan inhouden dat de aanvrager:

• Niet wordt opgenomen in het RPS:
  -    Je ontvangt het dossier retour.
   
• Wel wordt opgenomen in het RPS:
  -    Je ontvangt een schriftelijke kennisgeving over de opname van de personalia in het RPS, en
  -    je ontvangt een vrij bericht in de BRP-mailbox als de aanvrager ingezetene is van de BRP

Wat doe je:

• Aanvrager wordt niet opgenomen in het RPS:
  - Je gaat over tot het verstrekken van het aangevraagde paspoort.
   
• Aanvrager wordt wel opgenomen in het RPS:
  - Je verwerkt het ontvangen vrij bericht op de PL van de aanvrager, door ‘Signalering’ in categorie 12 in te stellen en gaat verder naar stap 3. Dit vrij bericht wordt alleen ontvangen als de aanvrager ingeschreven staat in jouw (Nederlandse) gemeente.

Instructie backoffice stap 3: afhandeling aanvraag (weigering aangevraagd paspoort)

Afhandeling

Aanvrager wordt/is wel opgenomen in het RPS
Je deelt de aanvrager schriftelijk mee dat het voornemen bestaat zijn paspoortaanvraag te weigeren. Je biedt hierbij de aanvrager de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot weigering van het aangevraagde paspoort aan te houden. De aanvrager kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met RvIG.

• Aanvrager verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  -    Je gaat over tot het nemen van het weigeringsbesluit en stelt RvIG op de hoogte van het door jouw genomen besluit middels het C6-formulier.
• Aanvrager verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met RvIG.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van RvIG inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van jouw definitieve beslissing door middel van het C6-formulier.

Instructie backoffice: vervallen verklaren paspoort

Procedure vervallen verklaren paspoort

Na het ontvangen van een ingehouden paspoort kan naar aanleiding van een signalering op grond van artikel 24, onder b, van de Paspoortwet een paspoort vervallen worden verklaard. Controleer categorie 12 van de PL in de BRP of controleer de RPS-totaallijst, om te kunnen achterhalen of de personalia van de houder van het ingehouden paspoort opgenomen zijn in het RPS.

Betrokkene is opgenomen in het RPS
Je deelt betrokkene schriftelijk mee voornemens te zijn het ingehouden paspoort vervallen te verklaren. Je biedt hierbij betrokkene de mogelijkheid om, binnen 2 weken, de definitieve beslissing tot vervallen verklaren van het in gehouden paspoort aan te houden. Betrokkene kan vervolgens binnen 8 weken in overeenstemming komen met RvIG.

• Betrokkene verzoekt niet binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing:
  - Je gaat over tot het nemen van het besluit tot vervallen verklaren van het ingehouden paspoort, tenzij je vindt dat betrokkene door de vervallenverklaring onevenredig wordt benadeeld, en stelt RvIG op de hoogte van het besluit middels het C6-formulier.

• Betrokkene verzoekt wel binnen twee weken om aanhouding van de definitieve beslissing en probeert in overeenstemming te komen met RvIG.
  - Je houdt de definitieve beslissing aan voor 8 weken.
  - Je ontvangt binnen 4 tot 6 weken een brief van RvIG inzake de afhandeling van het verzoek tot overeenstemming en handelt conform het advies tenzij je vindt dat de aanvrager daardoor onevenredig wordt benadeeld.
  - Je stelt RvIG op de hoogte van het besluit door middel van het C6-formulier.

 

Er is geen verplichting om aangifte te doen bij de politie van een vermissing van een reisdocument. Het opnemen van verklaring van vermissing bij burgerzaken of het kabinet is voldoende. Deze instructie beschrijft de werkwijze.

Geen aangifte bij de politie

Als een burger zijn paspoort of Nederlands identiteitskaart kwijt is wegens verlies of diefstal dan kan hij zonder een proces-verbaal van de politie de vermissing doorgeven bij burgerzaken of het kabinet. Burgerzaken of het kabinet neemt de vermissingsverklaring op. De vermissingsverklaring vervangt het proces-verbaal van de politie.

Verklaring van vermissing

Zoals eerder is beschreven wordt in geval van een vermissing een vermissingsverklaring opgemaakt.

• Hiervoor gebruik je het bestaande C2 formulier.
• De burger verklaart door middel van dit formulier op welke manier het document vermist is geraakt.
• Als het proces-verbaal aanwezig is wordt het nummer opgenomen in de verklaring.
• Als de precieze datum en/of tijdstip van verlies/diefstal totaal onbekend is wordt de datum van vermissing als volgt ingevuld: (00-00-0000).
• Als de burger een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier bewaard in de reisdocumentenadministratie. Als de burger niet direct een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier als brondocument PIVA gearchiveerd en 16 jaar bewaard. Als een proces-verbaal aanwezig is (bijvoorbeeld bij beroving/diefstal) wordt deze bij het C2 formulier gevoegd.

Registratie van vermissing

Nadat de vermissingsverklaring is opgemaakt registreer je de vermissing in de PIVA of het RAAS.

• Voorlopig vul je in het veld voor het proces-verbaal nummer een fictief nummer in, bij voorbeeld 11111. Als er wel een proces-verbaal aanwezig (bij voorbeeld bij beroving/diefstal) dan vul je het nummer van het proces-verbaal in.
• Nadat de verklaring van vermissing is afgelegd is het reisdocument van rechtswege vervallen.
• Je stuurt een C7 formulier naar RvIG om het documentnummer in het Basisregister reisdocumenten te registeren.

Vermist reisdocument teruggevonden

Als een document na aangifte van vermissing wordt teruggevonden mag je de registratie in de PIVA niet ongedaan maken. De houder is verplicht om het teruggevonden reisdocument in te leveren bij burgerzaken (artikel 56 van de Paspoortwet). Je vernietigt het document op de voorgeschreven manier.

Aandachtspunten

• Bij drie of meer vermissingen in vijf jaar verwijs je de burger niet meer door naar de politie
• Als er duidelijk sprake is van diefstal kun je de burger adviseren om ook aangifte te doen bij de politie.
• Als een reisdocument in het buitenland is vermist of gestolen volstaat het opmaken van een vermissingsverklaring bij burgerzaken of het kabinet. Je verwijst de burger niet meer door naar de politie
• Als je vermoedt dat er met het reisdocument fraude of misbruik is gepleegd doe je aangifte bij de politie.