In het Register paspoortsignaleringen (RPS) zijn gegevens van personen opgenomen die een reisdocument geweigerd kan of moet worden, of van wie het reisdocument kan of moet worden ingehouden. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) stuurt overzichten en mutaties uit het RPS naar alle uitgevende instanties. Uitgevende instanties van reisdocumenten zijn verplicht een administratie bij te houden van deze signaleringen.

Gemeenten moeten de signaleringen verwerken in categorie 12 Reisdocumenten. Artikel 2.7 Wet Basisregistratie Personen (BRP) bepaalt dat gegevens die noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van de Paspoortwet worden opgenomen. De bijlage bij artikel 23 Besluit BRP geeft aan om welke gegevens het gaat. De RPS-signalering maakt daar deel van uit.

Om de kans dat een reisdocument wordt verstrekt aan een burger die daar mogelijk geen recht op heeft te minimaliseren, moet de BRP door elke gemeente op de juiste wijze worden bijgehouden!  

Aangewezen (grens-) gemeenten, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Koninklijke Marechaussee ontvangen geen vrij-berichten. Zij raadplegen bij elke aanvraag de totaallijst om te controleren of de aanvrager gesignaleerd staat.  

Verwerken vrij bericht

Dagelijks worden van mutaties in het RPS Vb01-berichten naar gemeenten verzonden waar de houder van het reisdocument is ingeschreven. De bijhoudingsgemeente moet aan de hand van dit bericht de BRP actualiseren. In het Vb01-bericht worden de volgende gegevens opgenomen (als zij beschikbaar zijn):  

• Burgerservicenummer (BSN)
•  Geslachtsnaam (wordt na 19 karakters afgebroken)
• Geboortedatum  
• Datum opname
• Datum opheffing signalering (indien van toepassing)

Nieuwe signaleringen worden op de volgende wijze in een aparte categorie 12 verwerkt:
12.36.10  Signalering m.b.t. verstrekken Nederlands reisdocument  
waarde 1

12.82.10  Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt
standaardwaarde 0000

12.82.20  Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd
standaardwaarde 00000000

12.82.30  Beschrijving dossier waarin de aanvullende gegevens zich bevinden
signaleringslijst

12.85.10  Ingangsdatum geldigheid
de datum opname in RPS staat in Vb01 bericht

12.86.10  Datum van opneming
datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (systeemdatum)

Als de RPS-signalering is opgeheven moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.  

Categorie 12 actualiseren als een niet-ingezetene ingezetene wordt

De autoriteiten die bevoegd zijn reisdocumenten aan niet-ingezetenen te verstrekken houden van de signaleringen geen administratie bij in de BRP. In de Registratie Niet Ingezetenen (RNI) wordt categorie 12 niet bijgehouden en worden dus ook geen signaleringen geregistreerd.  

Dit betekent dat bij elke eerste inschrijving op grond van een aangifte van verblijf en adres en bij elke vervolginschrijving (hervestiging) van een persoon met de Nederlandse nationaliteit gecontroleerd moet worden of betrokkene is opgenomen in het RPS.
Om dit te kunnen controleren ontvangen gemeenten maandelijks via een Vb01-bericht een totaallijst met gesignaleerde personen. Bij het aanleggen of actualiseren van de persoonslijst wordt gecontroleerd of de persoon voorkomt op de lijst gesignaleerde personen. Als de persoon voorkomt wordt de signalering opgenomen in categorie 12. Als daarentegen op de persoonslijst nog een signalering is opgenomen die niet meer van toepassing is moet de bijhoudingsgemeente de gegevens die betrekking hebben op de signalering in categorie 12 van de persoonslijst verwijderen.

 In het maandelijkse Vb01-bericht wordt opgenomen:  

• Geslachtsnaam
• Voorvoegsel
• Voornamen (wordt na 15 karakters afgebroken)
• Geboortedatum

Als de bijhoudingsgemeente bij eerste inschrijving op grond van aangifte en adres of bij vervolginschrijving (hervestiging) de signalering opneemt in categorie 12 van de persoonslijst neemt de gemeente contact op met RvIG om te bepalen of het in bezit zijnde reisdocument eventueel vervallen moet worden verklaard.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt je contact opnemen met de Frontoffice van RvIG, 088 - 900 1000 of info@rvig.nl.

Voor het overhandigen van reisdocumenten en identificatiekaarten aan een ontvangstbevoegde medewerker van een uitgiftelocatie geldt een speciale procedure. In onderstaande stappen is de werkwijze beschreven. Het formulier waar in de tekst naar verwezen wordt, is het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten van distributeur Mikropakket.

Voor vragen over het formulier kun je rechtstreeks contact opnemen met Mikropakket via 030 - 2209011 of mail naar klantenservice@mikropakket.nl.

Werkwijze

1. Iedere (uitgifte)locatie wijst minimaal drie ontvangstbevoegden aan, van wie de gegevens op dit formulier worden ingevuld (bij voorkeur digitaal). Het is belangrijk om voldoende personen als ontvangstbevoegden aan te wijzen. Houd rekening met bijvoorbeeld werkdagen en/of deeltijd;
2. Na het invullen print iedere locatie het formulier uit en waarmerkt het formulier. Het waarmerk van een uitgiftelocatie is een dienststempel en de handtekening van de burgemeester of van een daartoe bevoegd persoon. Het waarmerk van een BZ-locatie is een dienststempel en de handtekening van de Minister van Buitenlandse Zaken of daartoe bevoegd persoon;
3. Wijzigingen in ontvangstbevoegde personen (bijvoorbeeld als gevolg van vertrek of ziekte) kan een uitgiftelocatie zelf doorvoeren door het formulier opnieuw in te vullen, te printen en waarmerken, zoals hierboven beschreven;
4. Iedere uitgiftelocatie bewaart het meest actuele formulier op een plek waar de chauffeur reisdocumenten en identificatiekaarten aflevert en waar de ontvangstbevoegde medewerkers zich bevinden;
5. Als de reisdocumenten en identificatiekaarten worden gebracht, laat de ontvangstbevoegde medewerker het formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten samen met zijn of haar identiteitsdocument (paspoort, identiteitskaart en/of rijbewijs) aan de chauffeur zien;
6. Het formulier bevat een QR-code met locatiecode, jaartal en versienummer van het formulier die de chauffeur scant. De chauffeur zal de ontvangstbevoegde medewerker verzoeken om zijn of haar handtekening op de handscanner van de chauffeur te zetten;
7. Als de ontvangstbevoegde geen formulier Machtiging tot ontvangstneming documenten in combinatie met een geldig identiteitsdocument kan tonen, mag de chauffeur de documenten niet overhandigen conform PUN Artikelen 43 en 81 en PUB Artikelen 57 en 89. In dat geval zal de chauffeur de documenten de volgende werkdag opnieuw aanbieden onder dezelfde voorwaarden.

De procedure intrekken toestemming voor de afgifte van een reisdocument van een van de wettelijke vertegenwoordigers levert soms vragen op. De intrekking toestemming wordt mogelijk gemaakt door artikel 48 van de Paspoortwet. In onderstaande instructie staat stapsgewijs vermeld wat je moet doen. De procedure helpt onder andere om de ontvoering van een kind te voorkomen door wettelijke vertegenwoordigers.

Werkinstructie wanneer toestemming reisdocument wordt ingetrokken conform artikel 48 van de Paspoortwet (PW)

Als een van de toestemmingsgevers de toestemming voor de afgifte van een reisdocument schriftelijk intrekt kunnen de volgende 3 situaties ontstaan met verschillende te volgen procedures.

Het reisdocument is nog niet ingeleverd en er is geen vervangende toestemming

1. Stuur schriftelijk een bericht aan (beide, als niet duidelijk is waar het document is) de wettelijke vertegenwoordiger(s) dat het document zo snel mogelijk moet worden ingeleverd volgens artikel 49 van de PW.
2. Stuur gelijktijdig een verzoek artikel 49 PW naar RvIG.
3. Hiermee wordt de houder van het document in het Register Paspoort Signaleringen (RPS) gezet en wordt het document in het E&S (Executie en Signaleringregister) opgenomen. Dit wordt gedaan om het document zo snel als mogelijk in te houden.
4. Stel de andere wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk op de hoogte dat hij/zij 4 weken de tijd heeft om een verzoek voor vervangende toestemming te doen bij de rechtbank. Als het verzoek is gedaan moet dit schriftelijk worden aangetoond bij de uitgevende instantie.
5. Als dit verzoek niet binnen 4 weken na intrekking toestemming wordt gedaan en schriftelijk wordt getoond is het document van rechtswege vervallen (art. 48 lid 2 PW).
6. Ook als het verzoek tot het verkrijgen van vervangende toestemming wordt ingetrokken of de afwijzende beschikking van de rechter op dit verzoek in kracht van gewijsde is gegaan is het document van rechtswege vervallen (art 48 lid 2 onder b van de PW)
7. Plaats dan een “R” in categorie 12 van de persoonslijst. Hiermee wordt het document internationaal gesignaleerd.
8. Als het document alsnog wordt ingeleverd wijzig je de “R” in een “I”
9. Vernietig het document op gebruikelijke wijze.
10. De signalering in het RPS kan dan worden verwijderd, gebruik hiervoor het formulier opheffen signalering.
11. De signalering in het RPS kan in de situatie dat het document helemaal niet wordt ingeleverd NIET worden verwijderd zolang het document zich in het maatschappelijk verkeer bevindt.

Het reisdocument is wel ingeleverd

1. Dan hoeft er geen signalering (RPS) art. 49 gedaan te worden (een vrije aantekening dat de toestemming is ingetrokken op de persoonslijst is gewenst).
2. Als er al een RPS signalering geplaatst is en na bijvoorbeeld een week het document wordt ingeleverd kan de RPS signalering worden verwijderd.
3. Zet het document (nog) niet op “I” in categorie 12 van de persoonslijst, het is immers mogelijk dat het document moet worden teruggegeven als de vervangende toestemming verkregen wordt (art 50 lid 1). Bewaar het document in de kluis.
4. Stel de andere wettelijke vertegenwoordiger schriftelijk op de hoogte dat hij/zij 4 weken de tijd heeft om een verzoek voor vervangende toestemming te doen bij de rechtbank.
5. Als dit verzoek niet binnen 4 weken na intrekking toestemming wordt gedaan en schriftelijk wordt aangetoond is het document van rechtswege vervallen (art. 48 lid 2 PW).
6. Plaats dan een “I” in categorie 12 van de persoonslijst. Het hoeft immers niet gesignaleerd te worden voor inhouding.
7. Vernietig het document op de gebruikelijke wijze.
8. Wordt wel vervangende toestemming verkregen dan moet dat schriftelijk worden aangetoond door de uitspraak van de rechter en kan het document in persoon aan de houder worden teruggegeven.

Er is vervangende toestemming, maar document wordt niet ingeleverd

1. Er kan dan een nieuw document worden aangevraagd (art. 50 lid 2 PW).
2. De RPS-signalering kan blijven staan.
3. Het oude document is dan van rechtswege vervallen.
4. Plaats dan voor het oude document een “R” in categorie 12 van de persoonslijst. Hiermee wordt het document internationaal gesignaleerd.
5. Als het oude document alsnog wordt ingeleverd, ook nadat een nieuw document verstrekt is, wijzig je de “R” in een “I” V
6. Vernietig het document op de gebruikelijke wijze.
7. Signalering in het RPS is niet meer nodig wanneer het document alsnog wordt ingeleverd. De signalering in het RPS kan dan worden verwijderd, gebruik hiervoor het formulier opheffen signalering.
8. Wordt het document echter niet ingeleverd en er wordt een nieuw document verstrekt, dan blijft de signalering in het RPS staan want op grond van art 50 lid 3, PW wordt een RPS signalering pas opgeheven als het eerder uitgereikt reisdocument is ontvangen.

Download het formulier opheffen signalering

Op deze pagina vind je meer informatie over de inschrijving van deze mensen in de Basisregistratie Personen (BRP) en hoe gemeenten daarmee om kunnen gaan.

Hoe verloopt de inschrijving van een Oekraïner als ingezetene?

Personen met de Oekraïense nationaliteit en de gerelateerden van Oekraïners worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij verblijven, als zij meer dan twee derde van het komend half jaar in Nederland zullen verblijven en als de identiteit deugdelijk kan worden vastgesteld.

De gemeente vraagt bij de aangifte alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen.

Na het verkrijgen van een BSN nummer kan de Oekraïner een afspraak maken bij de IND stickerlocatie. Hier wordt door de IND getoetst of zij aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming voldoen. Indien dit het geval is ontvangt de ontheemde van de IND een verblijfsbewijs, in de vorm van O-document, een sticker in het paspoort of een sticker op een inlegvel.

Als door de IND – op de stickerlocatie - geconstateerd wordt dat de Oekraïner niet aan de voorwaarden voor de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) voldoet, dan heeft hij geen recht op opvang en voorzieningen (zoals leefgeld) zoals geregeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. Zie hiervoor de Handelswijze Oekraïners die nooit aan voorwaarde RTB hebben voldaan.

Welke omschrijving moet in rubriek 04.82.30 worden opgenomen?

Wanneer voor de inschrijving in de BRP een triage heeft plaatsgevonden met een positief advies, geldt het volgende:

• Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).
• Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend, gevolgd door ‘v-nummer xxx’ (de laatste 3 cijfers van het V-nummer).

Wanneer er geen triage heeft plaatsgevonden, geldt het volgende:

• Voor personen uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.
• Voor derdelanders uit Oekraïne wordt rubriek 04.82.30 gevuld met de code OEK, gevolgd door een spatie en de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend.

Achtergrondinformatie triageproces

De medewerker van de gemeente die de triage aanvraagt, krijgt per reply op de triage aanvraag de uitkomst van de IND per mail. In diezelfde mail wordt ook gevraagd bij BRP-inschrijving het v-nummer op te nemen dat aan betrokkene is gekoppeld (mét vermelding van het v-nummer). Het besluit zelf zal door de IND aan betrokkene zelf worden uitgereikt. Het koppelen van het v-nummer ziet toe op een ieder waarvoor een triage is aangevraagd en is voor zowel Oekraïners als derdelanders. Voor vragen over het triage proces neem dan contact op met triageoekraine@ind.nl.

Wanneer opnemen v-nummer bij personen komende uit Oekraïne?

Het opnemen van het v-nummer is alleen nodig in de situatie dat de gemeente – voor inschrijving in de BRP van personen komende uit Oekraïne  – de IND verzocht heeft om een triage advies. In het geval dat op het triage verzoek een positief advies volgt en de persoon in de BRP ingeschreven kan worden, wordt vanaf 15 oktober 2024 in rubriek 04.82.30 het v-nummer toegevoegd. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen personen met de Oekraïense nationaliteit en derdelanders uit Oekraïne.
Het toevoegen van het v-nummer geldt enkel na triage, omdat de IND bij het triageproces een klant met v-nummer aanmaakt. Als het triageverzoek een positief advies oplevert en de ontheemde persoon in de BRP kan worden ingeschreven, ontvangt de gemeente het v-nummer van de IND.
In rubriek 04.82.30 wordt de beschrijving 'v-nummer xxx' (de laatste 3 cijfers van het v-nummer) toegevoegd. Door bij inschrijving in de BRP de laatste drie cijfers van het reeds bekende v-nummer toe te voegen, wordt het risico op dubbele registraties bij de IND geminimaliseerd.

In het naslagwerk GOO en de instructie voor triageverzoeken (voor inschrijving BRP) staat het triageproces uitvoerig uitgelegd Instructie triageproces. Voor vragen over het triage proces neem contact op met triageoekraine@ind.nl.
De IND meldt dat het triageproces is opgezet/uitgebreid op basis van signalen van gemeenten. Gemeenten gaven aan moeite te hebben met het inschrijven van vreemdelingen die evident niet aan de voorwaarden van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming zouden voldoen. Om te voorkomen dat deze personen onterecht lang in de opvang terecht zouden komen, heeft de IND samen met het ministerie van Justitie en Veligheid dit proces ontwikkeld om gemeenten hierin te faciliteren, zodat er in deze specifieke gevallen eerst door de IND getoetst kan worden, alvorens in te schrijven in de BRP. Het is dus niet opgericht om gemeenten extra te belasten, maar juist om te verlichten. De IND meldt verder dat het om kleine aantallen gaat. Bij het grootste aantal inschrijvingen in de BRP heeft er vooraf geen triage plaatsgevonden, of is er geen positieve uitkomst van de triage.

Hoe wordt de relatie gelegd tussen Oekraïners en/of derdelanders die familie van elkaar zijn?

Ontheemde gezinnen kunnen problemen krijgen als niet uit de BRP te herleiden is dat de gezinsleden onderling gerelateerd zijn. Als er geen relatie wordt gelegd, wordt het voor de afnemers lastig om iets over de samenstelling van huishoudens te zeggen. En die informatie is in allerlei processen nodig.

Voor minderjarigen die met hun ouder(s) zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Hoe worden de relaties tussen partners gelegd?

De gegevens over het huwelijk kunnen ontleend worden aan de overgelegde documenten. Het overgelegde document moet vertaald worden als deze in een voor ons niet leesbare taal is opgesteld. Een vertaling door een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur. Vertaling door een beëdigd tolk/vertaler is in deze situatie bijna onmogelijk, doordat de vraag vele malen groter is dan het aanbod.

Als er geen documenten voorhanden zijn, kan voor de opname van de gegevens een Verklaring onder eed of belofte (VOE) worden afgelegd. Als een VOE is gebruikt en het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

Let op: Laat de verklaring conform artikel 2.9 wet BRP ondertekenen, tenzij het huwelijk langer dan tien jaar is gesloten of inmiddels is geëindigd. Indien de verklaring niet kan worden ondertekend door beide partners, bijvoorbeeld omdat een van de partners niet in Nederland is, dan volstaat de handtekening van de partner die aangifte doet.

Hoe wordt de nationaliteit van kinderen van ontheemden afgeleid? 

De nationaliteit van de kinderen dient van de Oekraïense ouders afgeleid te worden, waardoor de kinderen ook als Oekraïense burgers worden geregistreerd. Er kunnen problemen ontstaan als de kinderen van Oekraïense ouders met een onbekende nationaliteit worden ingeschreven.

Voor het vaststellen van de nationaliteit van kinderen van ouders met de niet-Oekraïense nationaliteit wordt gekeken naar het nationaliteitsrecht van het land van herkomst van de ouders en de door hen overgelegde documenten.

Meer informatie is te lezen op de pagina Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP.

Welke gegevens dienen direct bij de inschrijving te worden geregistreerd? 

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten de gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen. Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Welke gegevens kunnen op een later moment worden geregistreerd? 

Een ontheemde die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld. De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Hoe kan een ontheemde uit Oekraïne zijn identiteit en nationaliteit aantonen?

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een verblijfsadres heeft in de gemeente, dient deze persoon in de BRP te worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit en nationaliteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Of moet kunnen vaststellen dat het een persoon is met een andere nationaliteit dan de Oekraïense, maar die hetzij (inter)nationale bescherming genoot in Oekraïne hetzij in het bezit is van een permanente verblijfsvergunning in Oekraïne, of een gerelateerde kan zijn van iemand die in Nederland tijdelijke bescherming geniet. Een persoon die (ook) de Nederlandse nationaliteit heeft of een andere EU-nationaliteit, komt niet in aanmerking voor tijdelijke bescherming onder de RTB.

Hoe om te gaan met minderjarige kinderen?

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte (VOE) afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit betreft een tijdelijke uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Wat te doen als de identiteit, nationaliteit of het rechtmatig verblijf in Oekraïne niet vastgesteld kan worden?

Zie het naslagwerk voor de gemeentelijke opvang Oekraïense Ontheemden (naslagwerk GOO)

Brondocumenten

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de landelijke Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude (WTI) krijgen signalen dat sommige gemeenten het belang van het vaststellen van iemands identiteit en de kans op fraude onderschatten. Die signalen komen van experts binnen gemeenten en van ketenpartners, zoals de Koninklijke Marechaussee (KMar) en Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).

Het vaststellen van iemands identiteit is een essentiële eerste stap in de dienstverlening van een gemeente. De wet eist daarvoor een ‘deugdelijke identiteitsvaststelling’, maar geeft verder geen invulling van het begrip ‘deugdelijk’.

Het doel van deze circulaire is om je te informeren over onder meer informatiebronnen en trainingen voor het deugdelijk vaststellen van iemands identiteit.

Als gemeenten op dit punt zo veel mogelijk op dezelfde manier werken, ontstaan er geen zwakke plekken waar kwaadwillende graag naartoe gaan. Een goede samenwerking tussen gemeenten en ketenpartners verbetert de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP). Zo worden diensten verleend aan de mensen die er recht op hebben en verhoogt het de pakkans van fraudeurs.
Medewerkers van gemeenten die de identiteit van burgers controleren, moeten zich ervan bewust zijn dat zij een belangrijke taak vervullen. Zij moeten daarom toegang krijgen tot de juiste opleidingen, begeleiding en hulpmiddelen om deze taak zorgvuldig en met zelfvertrouwen te kunnen vervullen.
Deze circulaire is in samenwerking met de WTI tot stand gekomen. De WTI stelt zich beschikbaar om gemeenten te ondersteunen bij het degelijk controleren van identiteitsdocumenten en de juiste weg te bewandelen bij geconstateerde of vermoedelijke identiteitsfraude. De WTI-partners zijn er voor actieve samenwerking van jouw gemeente met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, de politie inclusief de afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM), de Koninklijke Marechaussee (KMar), de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) en het Openbaar Ministerie (OM).

Identiteit en identiteitsfraude; algemene toelichting

Iemands identiteit bestaat uit persoonsgegevens en fysieke kenmerken. De identiteit wordt vastgesteld door een echt, eigen, geldig en gekwalificeerd identiteitsdocument (met de persoonsgegevens en fysieke kenmerken) te vergelijken met de persoon in kwestie. Er is sprake van identiteitsfraude als iemand (opzettelijk) gebruik maakt van een vals, vervalst of gestolen identiteitsdocument. Daardoor kan een ander worden benadeeld.
Identiteitsfraude kent vele verschijningsvormen. Er wordt met verschillende identiteitsgegevens gefraudeerd, zoals naam of nationaliteit. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen het geheel of gedeeltelijk misbruik van andermans gegevens en het gebruik van fictieve identiteitsgegevens. Zo kennen we:

• valse documenten: niet uitgegeven door een bevoegde autoriteit;
• fantasiedocumenten: fictieve documenten, dus geen bestaand model-document;
• reproductie van documenten: bijvoorbeeld een kopie;
• vals opgemaakte documenten: uitgegeven door een bevoegde autoriteit op basis van onjuiste gegevens;
• vervalste documenten: uitgegeven door een bevoegde autoriteit, maar later onrechtmatig gewijzigd;
• vals gebruik van documenten: bijvoorbeeld ‘look-alike’-fraude waarbij iemand gebruik maakt van een geldig document van een persoon op wie diegene lijkt;
• onjuiste gegevens, eventueel onder eed of belofte verklaard.

Het opmaken van valse of vervalste documenten en het gebruik van deze documenten is strafbaar. Net zoals het opmaken of (opzettelijk) gebruiken van valse persoonsgegevens of biometrische kenmerken om de eigen identiteit te verhullen of een identiteit te misbruiken.

Identiteitsfraude wordt dus gebruikt om de ware identiteit van een persoon te verhullen of een andere identiteit aan te nemen. Identiteitsfraude is daarbij geen doel op zich, maar kent vaak criminele, financiële, politieke of terroristische motieven. Denk daarbij aan ongewenste en criminele activiteiten, zoals mensenhandel of drugscriminaliteit. Het gaat bijvoorbeeld gepaard met andere strafbare feiten zoals diefstal, oplichting en valsheid in geschrifte. Dit kan onder meer tot financiële en emotionele schade leiden. Overheden, organisaties en burgers worden hier slachtoffer van. Slachtoffers van identiteitsfraude kunnen bovendien veel last ondervinden van de gepleegde identiteitsfraude, omdat ze als dader kunnen worden gezien. Voor hen is het lastig om aan te tonen dat zij geen dader, maar slachtoffer zijn, om de vervolgschade terug te draaien en om onjuiste gegevens in informatiesystemen te laten corrigeren.

Om identiteitsfraude te voorkomen, is het belangrijk dat de processen, kunde en parate kennis van mensen voor het vaststellen en registreren van identiteiten op orde zijn. Dat vraagt om voortdurende bijscholing, om durf en om inzicht in de risico’s van verkeerde registratie voor dienstverlening bij de hele overheid.

De gemeente is de poortwachter in de strijd tegen identiteitsfraude

De gemeente heeft belangrijke taken bij het vaststellen van een identiteit, het registreren van een identiteit, het behandelen van inzage- en correctieverzoeken en het bieden van diensten rond identiteitsdocumenten. Deze identiteit ontstaat met de registratie in de Basisregistratie Personen (BRP). De BRP is een basisregistratie. Dat betekent dat deze informatie binnen de hele overheid gebruikt wordt, bijvoorbeeld bij het verlenen van zorg, toegang tot opleidingen of toekennen van uitkeringen. Het is dus van groot belang dat de gegevens in de BRP correct zijn. Juiste registratie is de toegangspoort om volwaardig mee te kunnen doen in deze maatschappij. Een ander belangrijk proces is de aanvraag en uitgifte van een identiteitsdocument (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart). Met een identiteitsdocument kan in het maatschappelijke verkeer iemand zijn of haar identiteit aantonen.

Daarom is het belangrijk dat gemeenten zich ervan bewust zijn dat goede dienstverlening begint met de poortwachtersfunctie: het goed controleren van identiteiten. Aan de gemeentebalie zit men er niet alleen voor de burger, maar voor de hele overheid inclusief de eigen gemeente.
De ambtenaar van de gemeente heeft de verantwoordelijkheid om vermoedelijke identiteitsfraude te signaleren of zelfs te voorkomen door zorgvuldig en met kennis van zaken te handelen. Voor de poortwachtersfunctie hoort de gemeente te beschikken over voldoende durf, kennis en middelen om identiteitsfraude te herkennen en ernaar te handelen. Bij het niet-herkennen van identiteitsfraude sijpelen mogelijk frauduleus bedoelde fouten in de overheidssystemen. Dat kan leiden tot foutieve dienstverlening, criminaliteit en kostbare herstelacties.

De ondersteunende diensten met expertise - IND, RDW en KMar - staan klaar voor het gerichte onderzoek bij complexe zaken. Ze kunnen echter niet elk document dat een gemeente voorgelegd krijgt, beoordelen. Dat zou een te grote belasting zijn. De medewerkers van de gemeente moeten eigen kennis en ook vertrouwen in hun kennis hebben. Ondersteunende diensten kunnen helpen als zij een gericht verzoek krijgen en er voorbereidend onderzoek is gedaan. Dat betekent dat medewerkers van gemeenten hun twijfel over een document moet kunnen onderbouwen.

De kern: een juiste vaststelling en registratie van de identiteit!

Het vaststellen en registreren van identiteitsgegevens

Het tegengaan van identiteits- en documentfraude begint bij het registreren van de juiste gegevens in de bronregistraties, zoals de BRP. In de wet BRP wordt op diverse plekken gesproken over een deugdelijke identiteitsvaststelling. Daarom moeten de processen waarin identiteitsgegevens worden vastgesteld en geregistreerd zorgvuldig zijn ingericht. In het project ‘Naar betrouwbare persoonsgegevens’ (NBP), dat liep van 2012 tot en met 2016, is daarvoor een aanzet gegeven.

De eindproducten van het project zijn in 2016 in beheer gegeven van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en worden regelmatig geactualiseerd. In het ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’ komen deze producten samen. In dit ID-protocol is het volgende te vinden:

• werkwijze voor het vaststellen van de identiteit;
• werkwijze voor het controleren van brondocumenten;
• checklists en verwijzingen naar hulpmiddelen die deze processen ondersteunen.

Door te werken volgens het ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’ wordt voldaan aan de eis van een deugdelijke identiteitsvaststelling. Door het ID-protocol toe te passen, waarborgt de gemeente de kwaliteit in de processen rond het vaststellen en registreren van identiteitsgegevens. De kans op fraude wordt op deze wijze in de basis, namelijk bij het registreren van de juiste gegevens in de bronregistraties, al tegengegaan.

Verantwoordelijkheid management

Naast het ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’ beheert de NVVB ook het ‘ID-Protocol voor managers Burgerzaken’. Hierin worden richtlijnen en ideeën gegeven die bijdragen aan goed identiteitsmanagement. Managers die verantwoordelijk zijn voor de genoemde processen vinden hier concrete voorstellen voor betere sturing op goede identificatie aan de balie. Het protocol geeft een toelichting op het belang van correcte identiteitsvaststelling en de invloed die het management daarop heeft. Dat kan door te zorgen voor kennis en kwaliteit van medewerkers (inclusief vaardigheden en training), zorgen voor het ondersteunen van een medewerker die vermoedelijke identiteitsfraude af moet kunnen handelen en het onderhouden van het kennisnetwerk. Het management heeft een belangrijke bijdrage in het zorgen voor een veilige omgeving waarin een medewerker zijn twijfel aan een identiteit durft uit te spreken en onderzoek kan instellen.

Kennis is de basis voor succes

Voor het toepassen van de relevante processen met behulp van het genoemde ID-protocol, is het noodzakelijk om ook de nodige kennis te hebben. Het uiteindelijke oordeel over de juistheid van identiteitsgegevens en brondocumenten blijft, ook met inzet van automatisering en technische ondersteuning, namelijk de verantwoordelijkheid van de medewerker. Om die reden wordt in deze circulaire verwezen naar het Diplomastelsel Burgerzaken van de NVVB/PublieksAcademie. Ook wijst de circulaire op de mogelijkheden van samenwerking om kennis te delen, onder andere in de landelijke en regionale WTI. Met deze kennis is het mogelijk identiteitsfraude succesvol te onderkennen en hebben medewerkers meer zelfvertrouwen om te handelen als ze denken dat daarvan sprake is. En met successen blijven medewerkers gemotiveerd om kennis bij te houden en te delen.

Opleiding

Het is de bedoeling dat gemeenten een opleidingsplan voor medewerkers Burgerzaken opstellen. In het Diplomastelsel Burgerzaken zijn specifieke examens af te leggen op het terrein van identiteiten en brondocumenten. Meerdere opleidingsinstituten bieden opleidingen aan als voorbereiding op deze examens. Processen waarin iemands identiteit wordt vastgesteld en vastgelegd moeten worden uitgevoerd door goed opgeleid personeel, dat moet weten hoe je een identiteitsdocument of brondocument op correctheid controleert en beoordeelt en hoe je het gedrag van een persoon kan interpreteren.

Samenwerking

Het ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’ geeft uitleg over identiteitsfraude en hoe je een identiteit kan controleren. Ook is er in het protocol specifieke aandacht voor samenwerking tussen gemeenten en politie, AVIM, KMar, IND, RDW en OM om met elkaar identiteitsfraude aan te pakken. Deelname aan bestaande regionale contactgroepen of kwaliteitskringen en– waar dit nog niet is gebeurd – aan het oprichten van een regionale WTI wordt sterk aangeraden. Het WTI is er om kennis te delen over nieuwe ontwikkelingen, op de hoogte te zijn wat er landelijk wordt besproken en om actuele zaken te delen met andere regio´s. Structurele en ad hoc-contacten kunnen zo een rol spelen in het vergroten van de kennis over en de bestrijding van fraude.

Ook is het mogelijk om bepaalde (controle)werkzaamheden uit te besteden. Dat kan als een gemeente niet het geld of de kennis heeft om de relevante processen uit te voeren die in deze circulaire zijn beschreven. Ook kan een gemeente samenwerken met een andere gemeente die wel beschikt over medewerkers met kennis en ervaring op dit gebied. De desbetreffende gemeenten moeten hierover wel goede afspraken maken. Als voorbeeld kan de werkwijze dienen die er in bepaalde regio’s al is over een centrale aanmelding van expats. Voor complexe zaken en als twijfels blijven bestaan, kan de expertise van IND, KMar, ECID en RDW worden ingeroepen.

Technische hulpmiddelen

Technische hulpmiddelen zijn geen vervanging voor expertise, maar zijn een aanvulling op de kennis en mogelijkheden van een medewerker. Met documentscanners kunnen een aantal echtheidskenmerken van identiteitsdocumenten geautomatiseerd worden beoordeeld. Maar een documentscanner alleen is onvoldoende voor het beoordelen van een identiteit. Immers: de persoon moet ook bij het document horen. Daarvoor moet de foto met de persoon worden vergeleken. Ook de automatische bevraging van registers als het BKR-VIS (Verificatie Identificatie Systeem) is een aanwijzing of de bewering van de persoon over de identiteit klopt. Identiteitsdocumenten en brondocumenten van verschillende landen kunnen echter na verloop van tijd wijzigen. Dan zijn systemen als DISCS (voor brondocumenten), Edison TD (voor identiteitsdocumenten) , iFADO8 (Intranet False and Authentic Documents Online) en PRADO (Openbaar onlineregister van authentieke reis- en identiteitsdocumenten) nuttige hulpmiddelen om de echtheidskenmerken van een specifiek document te achterhalen. Zo weet de medewerker waarnaar hij of zij moet kijken.

Belangrijk is om te beseffen dat ook het gebruik van technische hulpmiddelen moet worden geleerd. Een medewerker moet weten wat een apparaat kan, maar vooral ook wat het niet kan. Apparatuur kan nooit de medewerker vervangen, wel kan apparatuur een medewerker met specifieke informatie ondersteunen. Het gebruik van technologie geeft de medewerker de ruimte om zich te concentreren op dingen die alleen een mens kan beoordelen. De uiteindelijke beslissing over de identiteit blijft de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf.

Vermoeden van fraude of extra onderzoek

Vermoeden van fraude?

Uit het voorgaande blijkt dat een goede bestrijding van identiteitsfraude begint bij het goed uitvoeren van de processen waarin iemands identiteit en identiteitsgegevens worden vastgesteld of vastgelegd. Als deze processen goed worden uitgevoerd en de betrokken medewerkers voldoende kennis hebben én voldoende alert zijn, kan het voorkomen dat er twijfel is over de echtheid, de inhoudelijke juistheid of de eigenaar van de getoonde documenten. Hieronder wordt ingegaan op de mogelijke vervolgstappen in geval van twijfel.

Durf te twijfelen

Om een vermoeden van fraude te constateren, is het nodig om te ‘durven twijfelen’ aan de echtheid, de inhoudelijke juistheid of de eigenaar van de getoonde documenten. Voor medewerkers, van wie een dienstverlenende houding wordt verwacht, kan dit lastig zijn. Bij een persoonlijk contact kan dan immers de sfeer omslaan als een medewerker zijn twijfel uitspreekt. Ook als er een vermoeden van fraude ontstaat bij het controleren van ingenomen documenten, krijgt het proces ineens een negatieve lading.
De medewerker verandert dan in een (mogelijke) fraude-onderzoeker. Om dit ‘te durven’, moeten gemeentelijke procedures het uitspreken van twijfel ondersteunen, zorgen dat de medewerker weet wat hij of zij moet doen en ook zorgen voor ruggensteun van collega´s. Een belangrijk aspect daarbij is dat leidinggevenden hun medewerkers steunen. Dit draagt namelijk bij aan een veilige omgeving voor de medewerker.

Wat te doen als…?

Het zal niet dagelijks gebeuren dat een medewerker identiteitsfraude tegenkomt. Daarom is het belangrijk dat een medewerker weet wat hij of zij in die gevallen moet doen. Als er twijfel ontstaat over de echtheid, de inhoudelijke juistheid of de eigenaar van getoonde documenten, zijn er verschillende mogelijkheden om deze twijfel te (laten) controleren. Ook kan er direct worden gehandeld in geval van een ‘heterdaad’. Afhankelijk van het proces en de situatie kan de gemeente naast een andere gemeente ook de volgende ketenpartners inschakelen:

Meldkamer / politie

Er kan sprake zijn van een ‘heterdaad’ als er een sterk vermoeden van fraude is, als er een identiteitsdocument wordt getoond aan de balie. Aanbevolen wordt in de (WTI-)regio afspraken te maken met de AVIM over een snelle en efficiënte wijze van optreden door de politie. In sommige (WTI-)regio’s is de afspraak gemaakt dat er gebeld kan worden met 112. In andere regio’s zijn daarover andere afspraken gemaakt. Onderdeel van de afspraak zou moeten zijn dat er geen discussie ontstaat aan de balie in het bijzijn van de verdachte over de juistheid of echtheid van het document. De verdachte moet worden aangehouden, overgebracht en voorgeleid aan de hulpofficier van justitie.

KMar ID-desk

KMar ECID heeft vier regionale ID-desks. De desks zijn het aanspreekpunt voor vragen over de echtheid van identiteitsdocumenten (genoemd in de WID) en documenten van nationaal en vitaal belang. Via telefoon of mail is er snel rechtstreeks contact te leggen om twijfels te bespreken en – zo nodig – te laten beoordelen. De contactgegevens van de ID-desks zijn te vinden in de bijlage en op de website van het ministerie van Defensie.

Bureau Documenten IND

Maak bij de inname en controle van brondocumenten gebruik van checklists- volgens het ID-protocol. Bij (blijvende) twijfel over de echtheid van (ingenomen) brondocumenten, kan het Bureau Documenten van de IND een onderzoek uitvoeren. De gemeente blijft verantwoordelijk voor het nemen van een beslissing over het document.

RDW

Ook het rijbewijs is een officieel identiteitsdocument. De Dienst Wegverkeer, beter bekend onder de naam RDW, heeft expertise opgebouwd om rijbewijzen te onderzoeken op echtheid.

Openbaar Ministerie (OM)

In meerdere (WTI-)regio’s is er goed contact met een vertegenwoordiger van het OM. Vragen en knelpunten over fraude, aangiftes en het vervolg daarop, kunnen met deze vertegenwoordiger van het OM worden besproken.

IND - Handhavings Informatieknooppunt (HIK)

Fraude met documenten kan gevolgen hebben voor het verblijfsrecht of het Nederlanderschap. Neem in geval van een sterk vermoeden van fraude contact op met het HIK om na te gaan of de betrokken persoon mogelijk al bekend is bij het HIK. Informeer het HIK (Informatieknooppunt van de IND voor frauduleuze signalen) per mail: ikp@ind.nl.
De contactgegevens van deze ketenpartners zijn in de bijlage opgenomen.

Bovengenoemde ketenpartners en hun taken en bevoegdheden zijn te vinden in het eerdere genoemde ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’.
Bij een redelijk vermoeden van fraude met identiteits- of brondocumenten wordt aangifte gedaan.

Op grond van het Wetboek van Strafvordering zijn ambtenaren en openbare colleges verplicht om aangifte te doen van een misdrijf op het moment dat zij dit misdrijf constateren.
Valse of vervalste identiteitsdocumenten worden altijd overhandigd aan politie, KMar of RDW.

Er zijn tal van praktijkvoorbeelden die aantonen dat identiteitsfraude niet alleen een theoretisch risico is, al ontbreken goede landelijke cijfers. Daarom is het belangrijk dat gemeenten inzicht geven in het goede werk dat zij verrichten. Om in beeld te krijgen in hoe veel gevallen er wordt getwijfeld aan de echtheid of de inhoudelijke juistheid van getoonde documenten, is het wenselijk dat de gemeente het volgende bijhoudt:

• hoe vaak politie of 112 is gebeld in geval van een ‘heterdaad’;
• hoe vaak er contact is geweest met de KMar ID-desk over een identiteitsdocument;
• hoe vaak het een brondocument heeft laten onderzoeken door Bureau Documenten van de IND;
• hoe vaak er contact is geweest met de fraude-helpdesk van de RDW;
• hoe vaak er contact is geweest met het OM over een (mogelijk) fraudegeval, de aangifte of het vervolg daarop;
• hoe vaak er aangifte is gedaan van (mogelijke) fraude met identiteits- of brondocumenten.

Deze registratie zal (voorlopig) op eigen initiatief moeten worden bijgehouden. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) zoekt naar een manier om eenvoudig fraude of vermoeden van fraude te melden. De voortgang zal de RvIG met de WTI delen. Voorlopig is er nog geen centrale voorziening die deze registratie ondersteunt.
Door de gegevens wel te verzamelen en in bijvoorbeeld WTI-verband te delen, ontstaat er meer inzicht in identiteitsfraude, de samenwerking en knelpunten in de processen. Tevens kan daardoor het (lokale en regionale) trendmatige verloop worden bijgehouden.

Verschil in overheidsregistraties voorkomen

Het kan zijn dat een betrokkene een verzoek indient tot het opnemen of wijzigen van gegevens in de BRP. Van de gemeente wordt verwacht dat er dan gewerkt wordt volgens het ‘Stappenplan Identiteitswijziging in de BRP’. Dit stappenplan maakt namelijk onderdeel uit van het ‘ID-Protocol voor medewerkers Burgerzaken’. In sommige gevallen is nauwe samenwerking met de IND noodzakelijk om te voorkomen dat iemand op verschillende manieren geregistreerd staat in de verschillende overheidsregistraties.
Zo zal een gemeente nauw contact moeten hebben met de IND als het verzoek van een betrokkene tot gevolg kan hebben dat een verschil ontstaat of blijft bestaan tussen de BRP en de IND-registratie. Ook kunnen zich problemen voordoen bij terugkeer van vreemdelingen naar het land van herkomst, als de vreemdeling in de BRP of in akten van de burgerlijke stand is opgenomen met verkeerde of valse persoonsgegevens. Het land van herkomst accepteert dan niet de uit Nederland afkomstige documenten. Dit staat terugkeer in de weg. Voor een verder beschrijving van deze problematiek, wordt verwezen naar het ‘Protocol Identificatie en Labeling’ (PIL). Het PIL beschrijft namelijk een gestandaardiseerde werkwijze voor het identificeren, registreren, wijzigen, verifiëren en vernietigen van persoonsgegevens in de migratieketen.

Informatie delen mag - onder voorwaarden

Het privacybewustzijn is hoog. Bijna iedereen kent het begrip ´AVG´. Maar met dat bewustzijn komt ook de angst om fouten te maken. Daarom komt het voor dat informatie niet wordt gedeeld waar dat wel mogelijk en zelfs nodig zou zijn.

In deze circulaire wordt sterk aangedrongen op het samenwerken van ketenpartners en gemeenten. Met name bij het samenwerken tussen gemeenten onderling is de vraag wat de mogelijkheden voor gegevensuitwisseling zijn. Met andere woorden: kan of mag je gegevens delen met elkaar in een specifieke kwestie? In de bijlage wordt een aantal scenario’s geschetst en worden de mogelijkheden beschreven hoe je AVG-conform wel gegevens uit kan wisselen.

Wat kan er in elk geval wel?

Het is geen probleem om contact op te nemen met een andere gemeente of een ketenpartner om hun kennis en expertise te gebruiken als het gaat om de processen waarin identiteitsgegevens worden vastgesteld en vastgelegd. Zo is het aan te bevelen om een collega te raadplegen die veel weet van bijzondere situaties of specifieke documenten. In dergelijke gevallen is het niet nodig om persoonsgegevens te delen tijdens het bespreken van de casus. Het is dan wel noodzakelijk om te weten waar de nodige kennis en ervaring aanwezig is.

Dit pleit ervoor om in regionaal (WTI-)verband te weten welke expertise er in de verschillende gemeenten en bij ketenpartners aanwezig is. Ook kunnen er dan – waar nodig – afspraken worden gemaakt over het inzetten van elkaars expertise. Regionale en landelijke (WTI-)verbanden kunnen ook worden gebruikt om trends of (geanonimiseerde) voorbeelden te delen en te bespreken. Daardoor kan mogelijke fraude eerder worden onderkend.

Bijlage - Scenario's

Scenario’s om (on)mogelijkheden te onderzoeken met behulp van gegevensdeling

In welke gevallen zou je persoonsgegevens willen delen?

Er kunnen zich situaties voordoen, waarin het wenselijk of noodzakelijk is om ook persoonsgegevens te delen. Let in dit verband altijd eerst op de randvoorwaarden die er bij het delen van persoonsgegevens gelden. In beginsel geldt voor gegevensdeling tussen gemeenten de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Daarin is vastgelegd onder welke voorwaarden deze gegevens mogen worden gedeeld. Als je het nodig vindt om gegevens te delen, gebruik hiervoor dan de volgende checklist.

• Grondslag: vaak zal de Wet BRP en de verantwoordelijkheid om voor een juiste en betrouwbare basisregistratie te zorgen, als wettelijke grondslag voor de gegevensdeling kunnen dienen. Zo is in artikel 2.35, derde lid van de BRP vastgelegd dat colleges van burgemeester en wethouders onderling gegevens kunnen uitwisselen. Dat kan als een van deze gemeenten over informatie beschikt die van belang kan zijn voor een goede uitvoering van de basisregistratie van die andere gemeente. Daarnaast is een bestuursorgaan op grond van artikel 2.34 van de Wet BRP verplicht om bij twijfel aan de juistheid van een gegeven dat in de BRP is opgenomen, dit te melden aan het college van B&W van de gemeente die de gegevens bijhoudt (de zogenaamde terugmelding).
   
• Doelbinding: past de gegevensdeling binnen het doel om het juist en betrouwbaar bijhouden van persoonsgegevens in stand te houden? Dit behoort tot de verantwoordelijkheden van het college van B&W (voor de gemeentelijke voorziening) en van de minister van BZK (voor de centrale voorziening).18 De basisregistratie heeft tot doel overheidsorganen te voorzien van de gegevens die in de registratie zijn opgenomen, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak19. Daarmee draagt de basisregistratie bij aan het bestrijden en voorkomen van identiteitsfraude. Streeft de organisatie met wie je de gegevens wilt delen ook dit doel na of zijn jullie doelen verenigbaar?
   
• Noodzakelijkheidseis: is het delen van bepaalde gegevens echt noodzakelijk voor het goed bijhouden van de gegevens in de basisregistratie? Bijvoorbeeld in het geval dat de expertise van een andere gemeente over bepaalde brondocumenten nodig is. Of kan je volstaan met “dat-informatie”? Dat- informatie bevat informatie over het feit, bijvoorbeeld dat een huwelijksakte een toegestaan brondocument is. Dat-informatie staat tegenover “wat-informatie”, waarmee inhoudelijke informatie en achtergronden wordt bedoeld. Voor de beoordeling van de noodzakelijkheid van de gegevensdeling moet ook naar de subsidiariteit en proportionaliteit worden gekeken.
   
• Subsidiariteit: onderzoek altijd of er minder ingrijpende middelen zijn dan het delen van persoonsgegevens of dat het delen van minder persoonsgegevens volstaat. Zo kan in sommige gevallen een geanonimiseerde casus voldoende zijn om een antwoord op de gestelde vraag te krijgen. 
   
• Proportionaliteit: staat het delen van de gegevens in verhouding tot het doel? Hierbij kan het bijvoorbeeld ook van belang zijn dat niet onnodig veel medewerkers van een andere gemeente toegang hebben tot de persoonsgegevens
   
• Opslagbeperking: persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking; vraag de andere gemeente de gegevens weer te verwijderen als er geen noodzaak meer is om ze te bewaren.
   
• Documentatie: documenteer altijd waarom je bent overgegaan tot het delen van gegevens en overleg, zo nodig, vooraf met een collega (vier-ogen-principe).

Voorbeelden

Hierna volgt een (niet-limitatieve) uitwerking van mogelijke situaties. Daarmee kan aan de hand van de bovenstaande checklist worden onderzocht of, en zo ja welke (persoons)gegevens kunnen worden gedeeld. In alle gevallen geldt: deel alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de collega om goed te kunnen adviseren.
 

• Een inwoner dient een (uitgebreid) correctieverzoek in, terwijl de inwoner nog maar kort in jouw gemeente woont. Je hebt het vermoeden dat er iets niet klopt.
  In deze situatie kan het goed zijn, als je vermoedt dat hetzelfde correctieverzoek al eens eerder is gedaan bij een andere gemeente, contact op te nemen met deze gemeente. Zo kun je nagaan of een dergelijk verzoek eerder al eens is geweigerd en zo ja, op welke gronden.
   
• Er is of ontstaat een vermoeden van fraude door een inwoner met identiteits- of brondocumenten én de inwoner verhuist naar een andere gemeente.
  Mogelijke fraudeurs kiezen er soms voor om zich in te schrijven in een andere gemeente. Soms is het vermoeden zo sterk dat de vorige gemeente een aantekening op de persoonslijst van de betrokkene kan overwegen. Soms is het vermoeden van fraude nog niet voldoende onderbouwd om het op deze wijze vast te leggen. Om te voorkomen dat een mogelijke poging tot fraude in de nieuwe gemeente een vervolg krijgt, is het in sommige gevallen aan te bevelen de nieuwe gemeente over de vermoedelijke fraude in te lichten. Hierdoor wordt ´shopgedrag´ voorkomen.
   
• Om een vermoeden van fraude bevestigd te krijgen, kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens met een andere gemeente of een ketenpartner te delen/noemen.
  Het kan het om verschillende redenen nodig zijn om ook de persoonsgegevens in identiteits- en brondocumenten te delen of te noemen als men advies bij een andere gemeente of ketenpartners vraagt. Zo is het nodig om bij de controle van de juistheid van de inhoud van documenten ook de persoonsgegevens te kunnen zien. Het (beveiligd) verzenden van scans van documenten kan dan noodzakelijk zijn.

Bijlage - contacten

Landelijke WTI

Voorzitter: Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) Email: info@rvig.nl

IND - Bureau Documenten

Via mail kun je een vraag stellen aan Bureau Documenten (BDoc). Je krijgt binnen twee werkdagen een reactie op je bericht. Als een onderzoek wordt aangeboden aan BDoc, dan graag met redenen omkleed en vermelding waar men aan twijfelt. Bij voorkeur de vraagstelling schriftelijk (mail) indienen, maar wil men op voorhand iets voor bespreken dan kan dat telefonisch. Op werkdagen is het BDoc bereikbaar tussen 08.30 uur en 16.30 uur op telefoonnummer 088 043 6664. Algemene vraag: burdoc.ondersteuning@ind.nl. Vraag onderzoek inhoudelijk – burdoc.onderzoek@ind.nl Vraag over DISCS – discs@ind.nl

IND – Handhavingsinformatieknooppunt (HIK)

Het HIK is bereikbaar via het emailadres IKP@ind.minvenj.nl en telefonisch op werkdagen tussen 08.30 uur en 16.30 uur op telefoonnummer 088 043 6663. Bij voorkeur de vraagstelling schriftelijk (mail) indienen, doch wil men op voorhand iets voor bespreken dan kan dat telefonisch.

KMar - ID-desks

Koninklijke Marechaussee ID-desk Eindhoven Luchthavenweg 63 5657 EA Eindhoven Telefoon: 0800-18 14 E-mail: kmar.iddesk.eindhoven@mindef.nl Koninklijke Marechaussee ID-desk Rotterdam Brandenburgbaan 6 3045 AK Rotterdam Telefoon: 0800-18 14 E-mail: kmar.iddesk.rotterdam@mindef.nl Koninklijke Marechaussee ID-desk Schiphol Sloterweg 400 1171 VK Badhoevedorp Telefoon: 0800-18 14 E-mail: kmar.iddesk.schiphol@mindef.nl Koninklijke Marechaussee ID-desk Zwolle Boerendanserdijk 51 8024 AE Zwolle Telefoon: 0800-18 14 E-mail: kmar.iddesk.zwolle@mindef.nl

De KMar heeft vier regionale ID-desks. De desks zijn het aanspreekpunt voor vragen over de echtheid van identiteitsdocumenten.

RDW

Expertisecentrum Rijbewijzen Telefoon Helpdesk: 0900-2359739

Bijlage - informatiebronnen

Informatiesystemen mbt identiteits- en brondocumenten

DISCS - Document Information System Civil Status is en niet openbaar informatiesysteem voor brondocumenten. https://ind.nl/over-ind/bureau-documenten/Paginas/DISCS.aspx

Edison TD - geautomatiseerd systeem waarin de echtheidskenmerken staan van meer dan 2500 reis- en verblijfsdocumenten uit 200 landen, ontwikkeld door de dienst Nationale Recherche Informatie, in samenwerking met de immigratiediensten van de VS, Canada en Australië. Deels openbaar. http://www.edisontd.nl

iFADO - False and Authentic Documents Online, is een niet-openbaar systeem voor de uitwisseling van informatie tussen documentdeskundigen. https://www.ifado.consilium.europa.eu/ (Account nodig)

PRADO - Openbaar onlineregister van authentieke reis- en identiteitsdocumenten; https://www.consilium.europa.eu/prado/nl/prado-start-page.html

Protocollen

ID protocol voor medewerker Burgerzaken, ID protocol voor manager, Stappenplan ID wijziging in BRP https://nvvb.nl/nl/producten-en-diensten/handreikingen/id-management/

In de bijlage van het ´ID protocol voor medewerkers Burgerzaken´ zijn nuttige checklists en modellen te vinden. Bijvoorbeeld de ´Modelwerkinstructie WTI/Stappenplan bij twijfel inclusief model-procesverbaal´ voor het geval men identiteitsfraude vermoedt.

Protocol Identificatie en Labeling https://www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2019/01/07/protocol-identificatie-en-labeling-pil

Bijlage - Infographics

Werkinstructies Identiteitsvaststelling voor medewerkers Burgerzaken

In deze infographics vind je informatie over

• Hoe stel je iemands identiteit vast?
• Wat doe je bij twijfel aan iemands identiteit?
• Wat doe je bij (vermoedelijke) identiteitsfraude?

Download de circulaire en de infographics

• Download de circulaire verbeterimpuls identiteitsvaststelling als PDF
• Download de infographic Werkinstructies Identiteitsvaststelling

RvIG heeft de vorm van het protocolleringsoverzicht verbeterd. Met ingang van 7 januari 2021 kunnen gemeenten het protocolleringsoverzicht digitaal aanvragen via de Kwaliteitsmonitor.
De vernieuwde vorm van het protocolleringsoverzicht bestaat uit drie delen:

1. Een overzicht van de organisaties die gegevens hebben gekregen waarin – naast gegevens van de organisatie – ook een toelichting is opgenomen en de grondslag van de verstrekking wordt uitgelegd.
2. Meer gedetailleerdere informatie over de verstrekking en de wijze van verstrekking van gegevens aan deze organisaties, op datum en per gegevensgroep, is opgenomen.
3. Een toelichting op zowel de BRP, als de verstrekking van gegevens uit de BRP én de gegevens in de BRP.

Lees hieronder de invulinstructie.

1. Overzicht

Het aanvragen van een protocolleringsoverzicht doorloopt de volgende stappen:

• De burger vraagt bij de gemeente om zijn protocolleringsoverzicht.
• De geautoriseerde gemeenteambtenaar vraagt via het speciale tabblad in de Kwaliteitsmonitor het overzicht aan.
• De Kwaliteitsmonitor geeft de aanvraag intern bij RvIG door. Vanuit GBA-V worden de protocolleringen doorgegeven en de module POM maakt het protocolleringsoverzicht in pdf-vorm aan. POM stuurt het antwoord naar de Kwaliteitsmonitor. De gemeenteambtenaar slaat het pdf-bestand op. De gemeenteambtenaar voegt het protocolleringsoverzicht van de gemeente toe. Daarna kunnen beide protocolleringsoverzichten op een CD of DVD of uitgeprint aan de burger worden overgedragen.
• Als laatste actie vernietigt de gemeenteambtenaar het pdf-overzicht.

2. Aanvraag invullen

Het aanvraagscherm voor het protocolleringsoverzicht ziet eruit als op bovenstaand plaatje. De gemeenteambtenaar heeft het BSN en de geboortedatum van de burger die de aanvraag komt indienen nodig.
Dit is ter controle dat het juiste overzicht wordt aangevraagd.
Er zijn personen waarbij de geboortedatum niet volledig bekend is, en ook voor een deel in de BRP met nullen is opgenomen. Hiervoor kun je het hokje aanvinken of zowel de dag en de maand onbekend zijn, of de dag onbekend is.
Voor de begindatum kun je een datum invullen vanaf 1 januari 2013.
De einddatumkun je leeglaten, dat betekent tot heden. Als er een einddatum wordt ingevuld, dan moet die na de begindatum liggen.

3. Aanvraag indienen

Als alle gegevens zijn ingevuld dan klik je op de knop “vraag overzicht aan”.
Binnen enkele seconden krijg je het volgende scherm.

4. Opslaan in PDF

Dit scherm verschijnt enkele seconden nadat het overzicht is aangevraagd.
Na de aanvraag kun je het aangemaakte overzicht opslaan in je eigen omgeving en nagaan of je het protocolleringsoverzicht van de juiste persoon hebt ontvangen/aangevraagd.

5. Foutmeldingen

De gegevens die je hebt  ingevuld worden gecontroleerd.
In onderstaand scherm zijn de verschillende foutmeldingen te zien.

6. BSN niet-inwoner

Het protocolleringsoverzicht kan alleen worden aangevraagd van een inwoner uit jouw gemeente.

Vaststelling aanspraak op een reisdocument ingevolge artikel 14 of 15 Paspoortwet.

Gebruik

In te vullen door uitgevende instanties

Bestemd voor

Verzenden van een aanvraag naar de minister van Veiligheid en Justitie (IND)

IND
Directie Dienstverlenen
Postbus 10
9560 AA Ter Apel

Let op

Formulier maakt onderdeel uit van de administratie. Controleer je e-mailadres op het C1-aanvraagformulier vreemdelingenpaspoort voordat je het formulier naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) stuurt. Het komt namelijk voor dat de IND e-mails krijgt met het 2A-formulier onbestelbaar retour.

Regelgeving

PUN art 12
PUB art 14, art 16
PUC art 13

Download het formulier

Niet alle formulieren kun je direct vanuit je browser openen. Vooral Microsoft Edge geeft dit probleem. Dit heeft te maken met de instellingen binnen je eigen organisatie. Je hoeft hier dus geen contact met RvIG voor op te nemen. Sla het formulier eerst op op je pc en open het daarna. Of probeer het met een andere browser.