Gebruik van persoonsgegevens voor het Basisregister reisdocumenten (BR)

Op deze pagina leest u welke gegevens worden verwerkt voor het Basisregister Reisdocumenten, voor welk doel en op welke manier.

Welke gegevens verwerkt RvIG van mij?

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) verwerkt onder andere persoonsgegevens ten behoeve van het Basisregister reisdocumenten (BR). Het BR bevat de nummers van reisdocumenten en de hierna genoemde persoonsgegevens van de houder van het document: geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, woonplaats en adres. Daarnaast worden het burgerservicenummer, de nationaliteit (uitsluitend de Nederlandse) en het administratienummer (A-nummer) geregistreerd.

Een onderdeel van het BR is het Verificatieregister. Het Verificatieregister bevat uitsluitend de nummers van reisdocumenten die niet in omloop mogen zijn. Deze documentnummers zijn op te vatten als persoonsgegevens omdat RvIG deze nummers koppelt aan specifieke personen. Het Verificatieregister wordt dagelijks vanuit het BR bijgewerkt.

Waarvoor gebruikt RvIG mijn gegevens?

RvIG verwerkt uw persoonsgegevens voor:

  • het voorkomen en bestrijden van fraude met en misbruik van reisdocumenten door het vastleggen van gegevens over documenten die niet in omloop mogen zijn;
  • het mogelijk maken voor instellingen en personen om de gegevens in het BR te raadplegen om fraude of misbruik te voorkomen.

Op grond waarvan verwerkt RvIG mijn gegevens?

RvIG moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op grond van dit artikel is het toegestaan om uw persoonsgegevens te verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, eerste lid onder c AVG). Artikel 4a van de Paspoortwet verplicht het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)/RvIG tot het in stand houden van het BR.

Hoe komt RVIG aan mijn gegevens?

Autoriteiten die belast zijn met de uitvoering van de Paspoortwet, bijvoorbeeld gemeenten maar ook de Nederlandse grensbewaking, verstrekken persoonsgegevens van de houder van een document dat niet meer in omloop mag zijn aan RvIG ten behoeve van de registratie in het BR. RvIG is bevoegd om deze aangeleverde persoonsgegevens te controleren in de Basisregistratie Personen (BRP).

Aan wie worden mijn gegevens verstrekt?

RvIG verstrekt uw gegevens alleen verder aan een andere organisatie, wanneer RvIG wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
Op basis van artikel 4a, zesde lid van de Paspoortwet verstrekt RvIG in het BR geregistreerde gegevens aan instellingen en personen, belast met een publiekrechtelijke taak, voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak en aan instellingen en personen met een gerechtvaardigd belang.
Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende verstrekkingen:

  • Het verstrekken van documentnummers van reisdocumenten en persoonsgegevens van de houder van het reisdocument. De Nationale Politie en de Koninklijke Marechaussee zijn door RvIG geautoriseerd om deze gegevens te ontvangen.
  • Het controleren van de geldigheid van een reisdocument aan de hand van het documentnummer.

Voor het controleren van de geldigheid van een reisdocument aan de hand van het documentnummer kunnen instellingen en personen met een gerechtvaardigd belang RvIG verzoeken om de vermelding van een document in het BR te controleren. De gegevensverstrekking beperkt zich in dit geval uitsluitend tot de mededeling of in het BR gegevens zijn opgenomen over het document waarvan de instelling of persoon het documentnummer heeft opgegeven. Er wordt hierbij een zogenaamde ‘hit' of 'no-hit’ gegeven. Het gebruik van deze hit/no-hit functie van het BR moet aangevraagd worden met een aanvraagformulier. De toestemming wordt door RvIG gegeven in de vorm van een besluit namens de minister van BZK.

Hoe lang bewaart RvIG mijn gegevens?

Reisdocumenten met een geldigheidsduur van 10 jaar worden voor een periode van 16 jaar geregistreerd in het BR. Reisdocumenten met een geldigheidsduur van 5 jaar worden 11 jaar lang bewaard.

Welke rechten heb ik?

Als uw gegevens in het BR staan, heeft u recht op:

  • inzage in uw gegevens (artikel 15 AVG);
  • rectificatie van uw gegevens (artikel 16 AVG).

U heeft geen recht op:

  • het wissen van uw gegevens (artikel 17 AVG) en beperking van gegevensverwerking (artikel 18 AVG);
    Omdat het BR gebruik maakt van gegevens uit de BRP bestaat er op grond van artikel 17, derde lid AVG en artikel 18, tweede lid AVG geen algemeen recht op gegevenswissing en -beperking. Het wissen van gegevens is wel mogelijk als blijkt dat gegevens onjuist zijn. Het recht op gegevenswissing is in dat geval nauw verbonden met het recht op correctie. De essentiële functie die de basisregistratie heeft als centrale en primaire informatiebron voor de overheid verhindert het uitoefenen van de rechten genoemd in artikel 17 en 18 AVG. Bij uitoefening van deze rechten zou de informatiestroom binnen de overheid ernstig gehinderd worden, terwijl deze gegevens juist noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taken van de overheidsorganen.
  • overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG). Dit recht is niet van toepassing omdat er geen gegevens verwerkt worden op basis van toestemming;
  • bezwaar (artikel 21 AVG). Het recht op bezwaar is niet van toepassing  omdat de gegevensverwerking plaatsvindt op basis van een wettelijke verplichting.

Hoe kan ik een verzoek indienen?

Uw verzoek op grond van de AVG kunt u indienen door een brief te sturen naar:

Ministerie van BZK
CIO/AVG
Postbus 20011
2500 EA Den Haag

Vermeld in uw brief minimaal:

  • uw naam;
  • uw adres;
  • welke gegevens u wilt inzien en/of welke gegevens u wilt laten wijzigen.

Voordat aan uw verzoek kan worden voldaan moet het ministerie van BZK uw identiteit kunnen vaststellen. Voeg daarom een kopie van uw geldige identiteitsbewijs bij uw verzoek.

U ontvangt in principe binnen 1 maand een beslissing op uw verzoek. Dit is conform artikel 12 lid 3 AVG. Als u het niet eens bent met de beslissing kunt u achtereenvolgens bezwaar maken en beroep instellen bij de rechtbank. Meer informatie over bezwaar en beroep vindt u op Rijksoverheid.nl.   

Hoe kan ik een klacht indienen?

Als u het niet eens bent met de manier waarop RvIG omgaat met uw persoonsgegevens of uw verzoek afhandelt, kunt u een klacht indienen bij het ministerie van BZK, via het hierboven vermelde adres.

Als u vervolgens niet tevreden bent met de manier waarop BZK met uw klacht omgaat, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Informatie over hoe u dit doet, vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.