Verblijfplaats
Verblijfplaats
Wat kun je vinden op deze pagina?
In dit onderdeel zijn een aantal algemene toelichtingen bij de migratieprocedures opgenomen. Specifieke aandachtspunten vind je terug in de beschrijving van de verschillende procedures zelf.
Soorten aangiften
De Wet BRP kent drie verschillende aangiften:
1. de aangifte van verblijf en adres (artikel 2.38);
2. de aangifte van adreswijziging (artikel 2.39);
3. de aangifte van vertrek uit Nederland (artikel 2.43).
Zowel bij de aangifte van verblijf en adres als bij de aangifte van adreswijziging kan een briefadres worden gekozen. Zie Briefadres registreren. Indien er ten onrechte geen aangifte wordt gedaan, moet het college van burgemeester en wethouders ambtshalve een adreswijziging of aangifte van verblijf en adres doorvoeren. Zie Ambtshalve handelen.
Koppeling BAG-BRP
Vanaf 1 januari 2024 is er een verplichte koppeling tussen het actuele woon- of briefadres in de Basisregistratie Personen (BRP) en het adres in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Dat betekent dat bij ieder actueel adres in de BRP ook de BAG-gegevens gevuld moeten zijn.
De identificatiecode nummeraanduiding (08.11.90) moet verwijzen naar het hoofdadres (08.11.80) in de BAG. Alleen als het gaat om een briefadres en de briefadresgever is de gemeente of een organisatie dan mag de identificatiecode nummeraanduiding ook verwijzen naar een nevenadres in de BAG. Dit nevenadres heeft in de BAG een ander gebruikersdoel dan “Woonfunctie”. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een nevenadres van het gemeentehuis gebruikt wordt als briefadres voor sommige inwoners zonder woonadres.
Op dit nevenadres moet het mogelijk zijn om post voor deze inwoners te bezorgen. Voor meer informatie zie Koppeling BAG-GBA-BRP.
Soort adres
Het begrip “het adres” wordt in artikel 1.1 van de Wet BRP omschreven. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een woonadres en een briefadres. Beide kunnen in de BRP geregistreerd worden. Hieronder een toelichting op beide adressoorten, waarna wij dieper in gaan op het briefadres.
- Woonadres
Het adres waar betrokkene woont, dat kan een woning zijn maar ook een vaste stand- of ligplaats. Woont betrokkene wisselend op méér dan één adres dan is dit het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten. Ontbreekt een dergelijk adres dan wordt gekeken naar het adres waar betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten.
- Briefadres
Als iemand niet over een woonadres beschikt maar hij moet wel ingeschreven worden in de BRP (voldoet aan de inschrijfcriteria) dan moet een briefadres geregistreerd worden. Dat kan ook als sprake is van een verblijf in een aangewezen instelling (artikel 2.40 van de Wet BRP ). Dit zijn veelal door de Minister aangewezen instellingen voor gezondheidszorg of kinderbescherming en penitentiaire instellingen. Daarnaast kan het college van Burgemeester en Wethouders ook een instelling, waarin beschermd wonen of opvang wordt geregeld, binnen de gemeente aanwijzen (artikel 1.1.1 van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning ). Ook als naar oordeel van de burgemeester het opnemen van een woonadres om veiligheidsredenen niet wenselijk is kan een briefadres worden geregistreerd (artikel 2.41 van de Wet BRP ).
Briefadres registreren
Een briefadres is het adres waar post voor iemand in ontvangst wordt genomen. Om dit te garanderen, moet er een briefadresgever zijn. Dat kan een ander natuurlijk persoon zijn of een rechtspersoon (artikel 2.43 van de Wet BRP). In het laatste geval moet het college deze rechtspersoon hebben aangewezen om als briefadresgever voor personen op te treden. In de circulaire ‘BRP en briefadres’ en het stappenplan ‘Inschrijving BRP op een briefadres’ wordt nader ingegaan op het registreren op een briefadres en worden handreikingen gegeven.
Briefadresgever
De briefadresgever moet schriftelijk instemmen en heeft de volgende verplichtingen (artikel 2.45 van de Wet BRP):
- hij draagt zorg dat alle, voor de houder van het briefadres, bestemde geschriften of inlichtingen aan hem worden doorgegeven of medegedeeld;
- hij verstrekt op verzoek van het college van burgemeester en wethouders, desgevraagd in persoon, inlichtingen over het briefadres en overlegt eventueel stukken die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van de basisregistratie.
Briefadresnemer
- Bij de aangifte van briefadres moet de reden voor het houden van briefadres worden medegedeeld, zodat het college kan beoordelen of de aangifte kan worden ingewilligd.
- Wanneer een woonadres ontbreekt en de persoon doet geen aangifte van een briefadres, wordt ambtshalve een briefadres opgenomen. Als er geen briefadresgever beschikbaar is moet als briefadres een adres van de gemeente worden opgenomen.
Verplichte of bevoegde aangever en verschijningsplicht
Een meerderjarige is verplicht om aangifte van verblijf en adres, van adreswijziging en vertrek uit Nederland te doen. Soms is hij ook verplicht (V) of bevoegd (B) om dat voor een ander te doen. Dit is geregeld in artikel 2.48 en artikel 2.49 van de Wet BRP en nader uitgewerkt in artikel 30 van het Besluit BRP.
Indien duidelijk is of iemand verplicht is aangifte te doen voor zichzelf of bevoegd of verplicht is om dit voor een ander te doen, dan kan worden beoordeeld of iemand in persoon bij de gemeente moet verschijnen.
Hieronder een overzicht of een persoon verplicht (V) of bevoegd (B) is om aangifte te doen en op basis van welk wetsartikel:
- Verplichte en bevoegde aangevers
-
Aangever Verblijf en adres (2.38 Wet BRP) Adreswijziging (2.39 Wet BRP) Vertrek uit Nederland Ouders, voogden, verzorgers voor minderjarigen jonger dan 16 (2.48 a) V V V Personen van 16 of 17 jaar die niet inwonend zijn (2.48 b) V V V Personen van 16 of 17 jaar die inwonend zijn (2.48 b) B B B Ouders, voogden en verzorgers voor inwonende minderjarigen van 16 jaar of ouder, tenzij de minderjarige zelf de verplichting vervult (2.48 b) V V V Curatoren voor onder curatele gestelden (2.48 c) V V V De ouder en zijn meerderjarige kind, indien beiden hetzelfde woonadres hebben, voor elkaar (2.49 1a) B (1) B (2) B (3) Echtgenoten dan wel geregistreerde partners die hetzelfde woonadres hebben, voor elkaar (2.49 1b) B (1) B (2) B (3) Elke meerderjarige voor een persoon die hem daartoe schriftelijk gemachtigd heeft (2.49 1c) B (1) B Het hoofd van een instelling voor gezondheidszorg voor een in die instelling verblijvende persoon die wegens de toestand van zijn gezondheid niet in staat kan worden geacht aan zijn verplichtingen te voldoen of een machtiging daartoe te geven, dan wel de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel of de bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad van een zodanig persoon, onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van het hoofd van de desbetreffende instelling (2.49 d) B (1) B B - Voetnoten tabel Verplichte en bevoegde aangevers
-
(1) Op grond van artikel 2.49, derde lid, van de Wet BRP en artikel 30, eerste lid, van het Besluit BRP alleen in de gevallen waarin de betrokkene zelf niet in staat kan worden geacht om in persoon te verschijnen vanwege:
a. de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, of
b. verblijf in een penitentiaire instelling.
(2) Onder woonadres wordt het nieuwe woonadres verstaan (artikel 2.49, vijfde lid, van de Wet BRP)
(3) Alleen indien zij die verplichting ook voor zichzelf vervullen en alle andere ingezetenen met hetzelfde woonadres die verplichting vervullen, of die verplichting voor hen wordt vervuld (artikel 2.49, vierde lid, van de Wet BRP). Als betrokkene zelf niet in staat kan worden geacht om in persoon te verschijnen vanwege de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, dan geldt de voorgaande bepaling niet (artikel 30, vierde lid, van het Besluit BRP).
In persoon verschijnen
Indien duidelijk is of iemand verplicht is aangifte te doen voor zichzelf of bevoegd of verplicht is om dit voor een ander te doen, dan kan worden beoordeeld of iemand in persoon bij de gemeente moet verschijnen. Hieronder is dat per type aangifte toegelicht;
Aangifte van verblijf en adres
Doet de persoon zelf aangifte, dan moet hij zich in persoon bij de gemeente melden (artikel 2.38, eerste lid, van de Wet BRP). Van die verplichting wordt afgeweken (artikel 2.49, derde lid, van de Wet BRP en artikel 30 van het Besluit BRP) in de gevallen waarin de betrokkene zelf niet in staat is om in persoon te verschijnen vanwege:
- de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, of
- verblijf in een penitentiaire instelling.
In die gevallen is een ander bevoegd om aangifte te doen. In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, is de vertegenwoordigde persoon niet verplicht zich in persoon te melden (artikel 30, tweede en derde lid van het Besluit BRP).
Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 van de Wet BRP), kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college van burgemeester en wethouders worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, van de Wet BRP).
Aangifte van adreswijziging
Doet de persoon zelf aangifte, dan hoeft hij in principe niet in persoon te verschijnen. Het college van burgemeester en wethouders kan hem daartoe echter toch verplichten (artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP).
In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, dan hoeft in principe de aangever noch de persoon die vertegenwoordigd wordt in persoon te verschijnen. Het college kan de vertegenwoordigde persoon toch verplichten om in persoon te verschijnen (artikel 2.49, tweede lid, van de Wet BRP).
Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 van de Wet BRP), kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, Wet BRP).
Aangifte van vertrek
Doet de persoon zelf aangifte, dan moet hij in persoon verschijnen wanneer niet alle familieleden (echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner/levensgezel/bloed- of aanverwant tot en met de tweede graad) die op hetzelfde adres ingeschreven zijn met een woonadres, aangifte van vertrek doen. Dit moet ook wanneer de aangifte wordt gedaan voor een minderjarige of onder curatele gestelde die op hetzelfde adres woont (artikel 2.43, derde lid, van de Wet BRP).
Met andere woorden, blijft een familielid met hetzelfde woonadres geregistreerd staan dan moet de aangever in persoon verschijnen. Zijn er nog meer familieleden die vertrekken, moeten diegenen die vertrekken in persoon verschijnen als er iemand op het adres achterblijft. Daarnaast kan het college van burgemeester en wethouders ook in andere gevallen de aangever verplichten om in persoon te verschijnen (artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP).
Indien na vertrek, vanuit het buitenland, alsnog door betrokkene mededeling van vertrek wordt gedaan (bijvoorbeeld digitaal), kan de inhoud van die mededeling bij een lopend onderzoek worden betrokken of aanleiding zijn om een onderzoek te starten. Deze mededeling is echter niet te beschouwen als een aangifte van vertrek als bedoeld in de wet, omdat de persoon in kwestie niet in persoon is verschenen. De opneming van het vertrek gebeurt in deze gevallen dus ambtshalve.
In de gevallen dat een ander bevoegd is om aangifte te doen, dan hoeft de persoon die vertegenwoordigd wordt niet in persoon te verschijnen als:
- de aangever ook voor zichzelf aangifte doet,
- alle ingezetenen met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan en
- het college de vertegenwoordigde persoon niet oproept (artikel 2.49, tweede lid, van de Wet BRP).
Blijft er iemand met hetzelfde woonadres geregistreerd staan, dan moeten alle vertrekkende personen in persoon verschijnen. De vertegenwoordigde persoon is niet verplicht in persoon te verschijnen indien hij daartoe niet in staat is vanwege de toestand van zijn gezondheid. Zo nodig overlegt hij een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts (artikel 30, vierde lid, van het Besluit BRP ).
Is een ander verplicht aangifte te doen (artikel 2.48 van de Wet BRP), kan de ouder, voogd, verzorger of curator toch door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, van de Wet BRP). Een minderjarige verschijnt sowieso in persoon, tenzij alle ingezetenen met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan (artikel 2.43 vierde lid, van de Wet BRP).
- Aangiften
-
Aangifte van Persoon doet zelf aangifte Ander is bevoegd om aangifte te doen Ander is verplicht aangifte te doen Verblijf en adres Hij moet zich in persoon bij de gemeente melden (artikel 2.38, eerste lid, van de Wet BRP). Van die verplichting wordt afgeweken (artikel 2.49, derde lid, van de Wet BRP en artikel 30 van het Besluit BRP) in de gevallen waarin de betrokkene zelf niet in staat is om in persoon te verschijnen vanwege de toestand van zijn gezondheid, zo nodig onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts, of verblijf in een penitentiaire instelling. In die gevallen is een ander bevoegd om aangifte te doen. De vertegenwoordigde persoon is niet verplicht zich in persoon te melden (artikel 30, tweede en derde lid, van het Besluit BRP). De ouder, voogd, verzorger of curator kan door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, van de Wet BRP). Adreswijziging Hij hoeft in principe niet in persoon te verschijnen. Het college kan hem dat echter wel verplichten (artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP). De vertegenwoordigde persoon is niet verplicht in persoon te verschijnen. Het college kan de vertegenwoordigde persoon daartoe echter verplichten (artikel 2.49, tweede lid, van de Wet BRP). De ouder, voogd, verzorger of curator kan door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, van de Wet BRP). Vertrek Hij moet in persoon verschijnen indien niet alle familieleden (echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner/levensgezel/bloed- of aanverwant tot en met de tweede graad) met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen, of niet voor alle familieleden (echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner/levensgezel/bloed- of aanverwant tot en met de tweede graad) met hetzelfde woonadres de aangifte wordt vervuld (artikel 2.43, derde lid, van de Wet BRP). Met andere woorden, blijft een familielid met hetzelfde woonadres geregistreerd staan dan moet de aangever in persoon verschijnen. Daarnaast kan het college de aangever verplichten om in persoon te verschijnen (artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP). Indien de aangever ook voor zichzelf aangifte doet en alle familieleden (echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner/levensgezel/bloed- of aanverwant tot en met de tweede graad) met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan, dan is in principe niemand verplicht om in persoon te verschijnen (artikel 2.49, vierde lid, van de Wet BRP), tenzij het college de vertegenwoordigde persoon oproept (artikel 2.49, tweede lid). Blijft een familielid met hetzelfde woonadres geregistreerd staan, dan moeten alle vertrekkende personen in persoon verschijnen. De vertegenwoordigde persoon is niet verplicht in persoon te verschijnen indien hij daartoe niet in staat is vanwege de toestand van zijn gezondheid. Zo nodig overlegt hij een schriftelijke verklaring ter zake van een behandelend arts (artikel 30, vierde lid, van het Besluit BRP). De ouder, voogd, verzorger of curator kan door het college worden verplicht om de minderjarige of de onder curatele gestelde in persoon te laten verschijnen met het oog op de vaststelling van de identiteit (artikel 2.52, tweede lid, van de Wet BRP). Een minderjarige verschijnt sowieso in persoon, tenzij alle familieleden met hetzelfde woonadres aangifte van vertrek doen of aangifte van vertrek voor hen wordt gedaan (artikel 2.43, vierde lid, van de Wet BRP).
Informatieplicht
De actualiteit en de volledigheid van de gegevens is voor een belangrijk deel afhankelijk van de medewerking van de persoon. De persoon heeft niet alleen de verplichting om in bepaalde situaties aangifte te doen, maar ook de verplichting om inlichtingen te verstrekken, geschriften te overleggen, buitenlandse documenten in het Nederlands te laten vertalen door een beëdigde vertaler en in persoon te verschijnen.
- In verband met zijn aangifte is de aangever verplicht op verzoek van het college van burgemeester en wethouders (desgevraagd in persoon) inlichtingen te verstrekken en geschriften te overleggen die verband houden met de aangifte (artikel 2.45, eerste lid, van de Wet BRP). Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om bijvoorbeeld een kopie van de huurovereenkomst te vragen ter voorkoming van spookbewoning.
- De ingezetene is verplicht om uit eigen beweging (artikel 2.44 van de Wet BRP) en op verzoek van het college (artikel 2.45 van de Wet BRP) het college te informeren over feiten betreffende zijn burgerlijke staat en nationaliteit die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Hij verstrekt aan het college (desgevraagd in persoon) de inlichtingen en overlegt de geschriften die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van zijn persoonsgegevens. Op verzoek van het college legt hij van een geschrift een door een beëdigde vertaler vervaardigde Nederlandse vertaling over.
- Degene van wie het college het redelijke vermoeden heeft dat hij in gebreke is met het doen van aangifte, is verplicht op verzoek van het college de inlichtingen te verstrekken en geschriften te overleggen die noodzakelijk zijn voor de bijhouding van zijn persoonsgegevens. Het college kan verlangen dat hij in persoon verschijnt. Het college stelt een termijn waarbinnen hij gevolg moet geven aan het verzoek (artikel 2.47 van de Wet BRP).
Soms moeten documenten gelegaliseerd of geverifieerd worden. Zie voor meer informatie Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat.
Omschrijving van de aangifte adreshouding
Een omschrijving van de persoon door wie de aangifte van verblijf en adres is gedaan. Mogelijke waarden:
A = ambtshalve, verzorger voor minderjarig kind of de bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad of een andere levensgezel dan de echtgenoot/geregistreerd partner van een in een instelling verblijvende persoon, onder overlegging van een schriftelijke verklaring ter zake van het hoofd van de desbetreffende instelling
G = gezaghouder (ouder, voogd of curator)
H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen)
I = ingeschrevene
K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde nieuwe woonadres)
M = meerderjarige gemachtigde
O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde nieuwe woonadres)
P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde nieuwe woonadres)
Procedure bij aangifte van verblijf en adres
Voordat je gevolg kan geven aan een aangifte van verblijf en adres, doorloop je eerst de volgende stappen:
- Stap 1: Vaststellen van de identiteit;
- Stap 2: Toetsen aan de criteria bij aangifte van verblijf en adres;
- Stap 3: Toetsen aan de uitzonderingssituaties;
- Stap 4: Verifiëren door middel van presentievraag;
- Stap 5: Verifiëren van het adres;
- Stap 6: Controleren signaleringslijst;
Na de inschrijving doorloop je de volgende stappen:
- Stap 7: Verstrekkingsbeperking en deelname Europese verkiezingen;
- Stap 8: Informeren van aantal inschrijvingen op een woonadres.
Stap 1: Vaststellen van de identiteit
Je moet de identiteit van de persoon deugdelijk vaststellen. Dit geldt voor alle personen, ongeacht de nationaliteit. De manier waarop de identiteit moet worden vastgesteld, is niet voorgeschreven. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de manier van vaststellen van de identiteit. Er moet zekerheid worden verkregen dat de persoon degene is voor wie hij zich uitgeeft.
Het aangewezen middel om op een deugdelijke manier de identiteit vast te stellen bij een eerste inschrijving, is een identiteitsdocument als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. Als de burger al geregistreerd is in de BRP kan de identiteit ook op andere manieren worden vastgesteld. Zie ook: ID Protocol Handreikingen van de NVVB.
Kan van een burger de identiteit niet deugdelijk worden vastgesteld omdat hij niet beschikt over enig identiteitsdocument, dan verwijs je de vreemdeling naar de IND voor het vaststellen van de identiteit.
Wanneer van een persoon de identiteit niet deugdelijk kan worden vastgesteld, wordt hij niet ingeschreven in de BRP (artikel 2.4, derde lid, van de Wet BRP). De beslissing om geen gevolg te geven aan de aangifte, wordt op grond van artikel 2.60 van de Wet BRP gelijkgesteld aan een besluit op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dat betekent dat de Awb-bepalingen inzake de voorbereiding, motivering, bekendmaking en rechtsbescherming hierop van toepassing zijn.
Stap 2: Toetsen aan de criteria bij aangifte van verblijf en adres
Er zijn drie criteria waaraan je in deze stap toetst:
- Verwachte verblijfsduur: Voor alle personen - ongeacht de nationaliteit - geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). Personen die korter in Nederland gaan verblijven, komen niet voor inschrijving als ingezetene in aanmerking. Het toegestane verblijfsrecht is een indicatie voor de duur van het verblijf. Voor personen met de Nederlandse nationaliteit of EU-burgers kan je de verwachte duur van het verblijf alleen toetsen door het stellen van vragen.
- Rechtmatig verblijf: Vreemdelingen moeten rechtmatig in Nederland verblijven. Een vreemdeling die niet rechtmatig in Nederland verblijft, mag op grond van artikel 2.38, zesde lid, onder c, van de Wet BRP, geen aangifte doen. Een vreemdeling die in het bezit is van een geldige verblijfsvergunning, heeft rechtmatig verblijf. Dit geldt ook als hij een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) heeft die korter dan drie maanden geleden is afgegeven. Tot slot geldt dit ook voor een vreemdeling over wie een mededeling als bedoeld in artikel 24a, eerste lid, van het Besluit BRP wordt ontvangen van de IND.
- Verhuisbericht PIVA: Voor personen komende vanuit het Caribisch deel van het Koninkrijk geldt een extra eis. Zij moeten een verhuisbericht overleggen, afgegeven door het hoofd van de afdeling Burgerzaken van het betreffende eiland. Als een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht overlegt, moet je op één andere manier achterhalen of het vertrek van betrokkene is geregistreerd in de PIVA, ofwel dat die persoon nooit ingeschreven is geweest in de PIVA (artikel 2.5 van de Wet BRP ). Zie hiervoor procedures Hervestigingen uit het Caribisch deel van het Koninkrijk en Eerste inschrijving uit het Caribisch deel van het Koninkrijk.
Stap 3: Toetsen aan de uitzonderingssituaties
Je controleert of de persoon voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een uitzondering en niet voor inschrijving in aanmerking komt. Categorieën van personen die niet als ingezetene worden ingeschreven zijn hieronder genoemd.
- Geprivilegieerden (personen met een bijzondere verblijfsrechtelijke status), als zij nog niet in de RNI zijn ingeschreven op verzoek van de minister van Buitenlandse Zaken (met status PROBAS).
- NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Niet tot deze groep behoren personen die:
- de Nederlandse nationaliteit bezitten,
- staatloos zijn,
- geen onderdaan zijn van een staat die is aangesloten bij de Noordatlantische Verdragsorganisatie, of
- al gedurende een jaar als ingezetene zijn ingeschreven (artikel 2.6 van de Wet BRP en artikel 21 van het Besluit BRP).
- Vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland (artikel 2.6 Wet BRP en artikel 21, eerste lid, onder f, van het Besluit BRP).
Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt (artikel 21, vierde lid, van het Besluit BRP). Ook personen die nog niet zes maanden in Nederland verblijven, maar over wie de IND een mededeling als bedoeld in artikel 24a, eerste lid, van het Besluit BRP heeft gedaan, behoren niet tot deze categorie. Dit zijn vreemdelingen van wie de identiteit deugdelijk is vastgesteld, die rechtmatig in Nederland verblijven en van wie de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar zal zijn. Alleen medewerkers BRP van gemeenten die in een zogenaamde ‘BRP-straat’ samenwerken, wordt met deze mededeling van de IND geconfronteerd.
Wat betreft vreemdelingen van wie het verblijf aanving door geboorte, geldt het volgende. Dit betreft kinderen van asielzoekers die in Nederland worden geboren, verblijven in een opvangcentrum bij hun ouder(s) en waarvan de ouder(s) niet voldoen aan de inschrijvingscriteria. Wanneer deze kinderen zelf wel voldoen aan de inschrijvingscriteria, worden zij ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres door de ouder/verzorger of het ambtshalve besluit tot inschrijving, op het adres waar zij verblijven (adres opvangcentrum). De geboorteakte wordt daarbij als brondocument voor de gegevens over de burgerlijke staat gebruikt.
Stap 4: Verifiëren door middel van presentievraag
Je moet controleren of:
- de persoon al is ingeschreven in de BRP, of:
- er door een andere gemeente of de RNI al een inschrijvingsprocedure gestart is.
Hiervoor stel je met behulp van de webservice een presentievraag aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De presentievraag is ter voorkoming van het dubbel inschrijven van een persoon. Om zekerheid te krijgen of een persoon niet in de BRP ingeschreven is, kan je meerdere presentievragen stellen. Het is ook mogelijk dat er redenen zijn die doen vermoeden dat een persoon al is ingeschreven, ook al geeft het resultaat van de zoekvraag dat niet aan. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer de persoon:
- in Nederland is geboren;
- zelf aangeeft in Nederland te hebben gewoond;
- een naam heeft die uit meerdere delen bestaat;
- een geslachtsnaamswijziging (bijvoorbeeld in verband met het aangaan van een huwelijk) heeft ondergaan.
In dat geval stel je één of meer aanvullende presentievragen of – als er twijfel bestaat over de geslachtsnaam – stel je een presentievraag met andere gegevens dan de geslachtsnaam, bijvoorbeeld geboortedatum, geslacht en voornaam.
Let op! Als er langer dan een dag zit tussen het stellen van de presentievraag en het aanleggen van de persoonslijst, dan stel je bij het aanleggen van de persoonslijst nogmaals de presentievraag.
Er zijn vier typen presentievragen. Bij elk type vraag vul je verschillende gegevens in. Naast de verplicht op te nemen gegevens kent elk vraagtype ook gegevens die aanvullend opgenomen mogen worden. Zie daarvoor de Handreiking BSN voor Burgerzaken en RNI. In het overzicht hieronder is aangegeven welke gegevens bij welk type presentievraag worden opgenomen.
| Presentievraag | Verplicht op te nemen gegevens |
| Type 1 | geslachtsnaam (rubriek 01.02.40), geboortedatum (rubriek 01.03.10) en geslachtsaanduiding (rubriek 01.04.10). |
| Type 2 | geslachtsnaam (rubriek 01.02.40), geboortedatum (rubriek 01.03.10), geslachtsaanduiding (rubriek 01.04.10) gecombineerd met een buitenlandse nationaliteit (rubriek 04.05.10) en het EU-persoonsnummer (rubriek 04.73.10) van het land dat bij de betrokken nationaliteit hoort. |
| Type 3 | een buitenlandse nationaliteit (rubriek 04.05.10) en het EU-persoonsnummer (rubriek 04.73.10) van het land dat bij de betrokken nationaliteit hoort. |
| Type 4 | geboortedatum (rubriek 01.03.10). |
Toelichting vraagtype 1
Dit vraagtype 1 gebruik je als er geen buitenlands persoonsnummer op het identiteitsdocument van de EU- burger staat. Let op! Zoek bij een namenreeks of bij een geslachtsnaam met meerdere namen op alle namen apart. Zoek ook bij gehuwde personen zowel op de eigen naam als de huwelijksnaam.
Toelichting vraagtype 2
Bij vraagtype 2 houd je rekening met het volgende. De BV BSN doorzoekt het bestand zowel op basis van de combinatie:
Geslachtsnaam, geboortedatum, geslacht en EU-persoonsnummer + bijbehorende nationaliteit. Hiermee stel je in feite twee vragen in één:
- zoeken op persoonsgegevens en
- zoeken op EU-persoonsnummer
In het antwoord krijgt je zowel de treffers op de persoonsgegevens als op het EU-persoonsnummer. Dit vraagtype kun je gebruiken bij een (her)inschrijving van een persoon met een EU- persoonsnummer op het identiteitsdocument uit de EU. Als er meer dan 10 resultaten zijn, volgt de foutmelding met foutcode 12003. Voeg dan extra gegevens aan de vraag toe, zoals voornaam of geboorteplaats.
Toelichting vraagtype 3
Bij vraagtype 3 zoek je op EU-persoonsnummer en bijbehorende nationaliteit.
Let op de combinatie van het EU-persoonsnummer en de nationaliteit. Een persoonsnummer is binnen de EU alleen uniek in combinatie met de nationaliteit van het land dat het nummer uitgegeven heeft.
Toelichting vraagtype 4
Bij vraagtype 4 zoek je op alle gewenste gegevens, met uitzondering van de Geslachtsnaam; de Geboortedatum is verplicht. Begin bijvoorbeeld bij Voornamen en Geboortedatum. Wanneer je teveel treffers krijgt, voeg dan afhankelijk van de situatie meer gegevens toe. Deze optie kan je gebruiken als je vermoedt dat iemand al onder een andere naam ingeschreven staat, maar je de oorspronkelijke naam niet weet.
Type presentievragen per situatie
Hieronder een overzicht welk type presentievra(a)g(en) in een aantal situaties gesteld kan/kunnen worden. Het overzicht is niet uitputtend. Er zijn meerdere andere situaties mogelijk. In dat geval bepaal je zelf aan de hand van het overzicht welke presentievra(a)g(en) het beste gesteld kan/kunnen worden.
| Situatie | Type vraag |
| Inschrijving persoon met Nederlandse nationaliteit | 1, 4 |
| Inschrijving persoon met een niet EU nationaliteit | 1, 4 |
| Inschrijving persoon met slechts één EU nationaliteit, zonder EU-persoonsnummer in reisdocument van de betrokken EU-staat | 1, 4 |
| Inschrijving persoon met slechts één EU nationaliteit en EU-persoonsnummer in reisdocument van de betrokken EU-staat | 2 |
| Inschrijving persoon met meerdere EU nationaliteiten en EU-persoonsnummer in alle reisdocumenten van de betrokken EU staten | 2 en/of 3 (voor elk EU-persoonsnummer) |
| Inschrijving persoon met meerdere EU nationaliteiten en EU-persoonsnummer wel/niet in een of meerdere reisdocumenten van de betrokken EU staten | 1 of 2 en/of 3 (voor elk EU- persoonsnummer) |
| Geen persoon gevonden bij een zoekvraag type 1, 2 of 3 | 4 |
Intelligent zoeken
Het zoeken door de BV BSN gebeurt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums 01-01 en 01-07 gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN voor Burgerzaken en RNI op.
Te nemen acties na antwoord op de presentievraag
Wanneer uit het antwoord van BV BSN op de presentievraag blijkt dat al een persoon in de BRP is ingeschreven met hetzelfde buitenlandse persoonsnummer van hetzelfde EU-land als in het overgelegde reisdocument is opgenomen, maar met een andere naam dan in dat overgelegde reisdocument, moet worden onderzocht of dit inderdaad de persoon betreft die je wilt gaan inschrijven. Als dit het geval is, dan vraag je de persoonslijst op uit de RNI of de andere gemeente.
Inschrijving onder andere naam
De meeste dubbelopnemingen worden veroorzaakt door het wijzigen van de naam in het buitenland. Bij inschrijving onder een andere naam hoeft er niet altijd sprake te zijn van fraude. In veel landen wijzigt bijvoorbeeld de naam van de vrouw na het huwelijk. Deze vrouw kan voorafgaand aan haar huwelijk al onder haar geslachtsnaam zijn ingeschreven in de BRP. Bij terugkomst in Nederland kan ze zich bij de gemeente melden met haar huwelijksnaam.
Eind 2014 was de kwestie van de ‘naamswisselingen’ actueel. In sommige landen van de Europese Unie (EU) is het relatief gemakkelijk om van naam te veranderen. Dit veroorzaakt ook een frauderisico. De kans bestaat namelijk dat mensen die al eerder waren ingeschreven in de BRP zich nogmaals inschrijven onder een andere naam. Met die andere naam en inschrijving kan iemand dan proberen om opnieuw toeslagen of een uitkering aan te vragen. Op deze manier kan dezelfde persoon meerdere keren fraude plegen met bijvoorbeeld toeslagen en uitkeringen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft destijds maatregelen aangekondigd om deze problemen tegen te gaan. Een van de maatregelen die zijn genomen, is het registreren en controleren van het EU-persoonsnummer van personen uit de EU. Om deze controle toe te passen, zijn destijds extra zoekmogelijkheden ingebouwd in de presentievraag.
Een andere situatie waarbij een fout kan worden gemaakt, is wanneer de medewerker Burgerzaken na het stellen van de presentievraag één resultaat krijgt en concludeert: dit moet hem/haar zijn. Het kan echter zijn dat iemand een tweelingbroer of tweelingzus heeft die al wel ingeschreven staat of er is sprake van personen die vrijwel gelijke gegevens hebben. Het is daarom goed om altijd de burger te vragen of hij al eerder ingeschreven is in de BRP. In geval van twijfel kan naast het resultaat van de presentievraag ook de BRP- Verstrekkingsvoorziening (BRP-V) worden geraadpleegd. Op basis van de volledige persoonslijst kan beter vastgesteld worden of het inderdaad om dezelfde persoon gaat. Bijvoorbeeld door te vragen naar de oudergegevens.
- Resultaat presentievraag
-
Berichtresultaatcode Resultaatcode Actie 4, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14 Nagaan hoe het kon gebeuren dat de inhoud van het vraagbericht niet volgens de richtlijnen was. Nadat de oorzaak is weggenomen, wordt een nieuw vraagbericht gestuurd. 2 Er is een fout opgetreden. De BV BSN gaat na hoe de fout kon optreden en meldt, na het wegnemen van de oorzaak, dat een nieuw vraagbericht gestuurd kan worden. 12000 12001 Geen resultaten gevonden. Procedure Eerste inschrijving vanuit het buitenland uitvoeren of (bij twijfel) nieuw vraagbericht sturen met andere identificerende gegevens. 12000 12002 Er worden 3 situaties onderscheiden: 1. Het veld Registratie bevat “GBA”; Procedure Intergemeentelijke adreswijziging uitvoeren, of procedure Binnengemeentelijke adreswijziging als de persoon in de eigen gemeente als ingezetene is ingeschreven. 2. Het veld Registratie bevat “RNI”; Procedure Als niet-ingezetene ingeschreven in RNI (dan is er een PL van een nooit ingezetene is) of Eerder als ingezetene ingeschreven (dan is er een PL van een voormalig ingezetene) uitvoeren. 3. Het veld Registratie bevat een gemeentecode dan wel de code van de RNI; Voor de gevonden persoon loopt al een inschrijvingsprocedure in een gemeente of de RNI. In dit geval wordt contact opgenomen met de in het antwoordbericht vermelde gemeente of RNI om na te gaan wat er aan de hand is. 12000 12003 De zoekvraag levert te veel resultaten op. Een nieuw vraagbericht sturen met aanvullende of andere identificerende gegevens. 12000 12004 Uniciteitsprobleem geconstateerd. Contact opnemen met BV BSN hoe deze foutsituatie kon optreden. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek wordt een nieuw vraagbericht gestuurd of een vraagbericht met aangepaste inhoud. 12000 12005 Uniciteitsprobleem geconstateerd: meerdere personen met hetzelfde BSN. De BV BSN neemt maatregelen om dit op te lossen. Daarna het vraagbericht nogmaals sturen. 12001 Nagaan hoe het kon gebeuren dat de inhoud van het vraagbericht niet volgens de richtlijnen was. Nadat de oorzaak is weggenomen, wordt een nieuw vraagbericht gestuurd.
Stap 5: Verifiëren van het adres
Het adres waar de persoon zich vestigt, moet een adres binnen de eigen gemeente zijn. Het criterium voor inschrijving op het opgegeven adres is of de persoon daadwerkelijk op dat adres woont (artikel 1.1 van de Wet BRP). Het is niet relevant of de persoon daar volgens een gemeentelijk of ander voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning, bedrijfsruimte.
Stap 6: Controleren signaleringslijst
Bij elke aangifte van verblijf en adres van een persoon die in aanmerking kan komen voor een Nederlands reisdocument, moet je controleren of betrokkene is opgenomen in het Register paspoortsignaleringen (RPS). Om dit te kunnen controleren ontvangen gemeenten maandelijks via een Vb01-bericht en de Kwaliteitsmonitor een totaallijst met gesignaleerde personen en is de beschikking over signaleringcontrole functionaliteit in de burgerzaken applicatie. Levert de signaleringcontrole een positief resultaat op of komt een ingezetene van jouw gemeente voor op de signaleringslijst en is deze signalering actueel (eventueel te controleren via de signaleringcontrole) dan neem je de signalering op en houd je het eventueel overgelegde paspoort in. Je voert procedure Melding van een signalering uit.
Als bij een hervestiging blijkt dat er nog een signalering is opgenomen op de persoonslijst die niet meer van toepassing is, dan moet je de signalering van de persoonslijst verwijderen. Je voert procedure Beëindiging van de signalering uit.
Stap 7: Verstrekkingsbeperking en deelname Europese verkiezingen
Bij de aangifte van verblijf en adres stel je betrokkene schriftelijk op de hoogte van het recht op verstrekkingsbeperking. Doet betrokkene een verzoek om verstrekkingsbeperking, dan neem je dat gegeven direct op bij het verwerken van de aangifte van verblijf en adres in categorie 07 inschrijving.
Bij de aangifte van verblijf en adres van een niet-Nederlandse EU-onderdaan moet je betrokkene informeren over het recht om een verzoekschrift in te dienen voor deelname aan de Europese verkiezingen. Hiervoor is het zogenaamde Y32-formulier beschikbaar. Wordt dit Y32-formulier bij de aanmelding ingediend, dan actualiseer je categorie 13 Kiesrecht. Zie hoofdstuk Kiesrecht.
Stap 8: Informeren van aantal inschrijvingen op een woonadres
Je bent verplicht de huidige bewoners te informeren over het aantal personen dat zich op ‘hun’ adres inschrijft, dan wel de nieuwe bewoners te informeren over het aantal personen dat nog op ‘hun’ adres is ingeschreven. Deze verplichting geldt zowel voor de aangifte van verblijf en adres als ook voor de aangifte van adreswijziging, bij de volgende procedures:
- Immigratie
- Als niet-ingezetene ingeschreven in RNI
- Eerder als ingezetene ingeschreven
- Intergemeentelijke adreswijziging
- Binnengemeentelijke adreswijziging
Het gaat alleen om woonadresinschrijvingen van ingezetenen; er hoeft geen mededeling te worden gedaan van briefadresinschrijvingen. Zie voor meer informatie het Experimentbesluit.
Vervolgstappen
Uit de vorige stappen blijkt welke situatie van toepassing is op de betreffende persoon. Een persoon kan in een gemeente;
- voor het eerst worden ingeschreven in de BRP, er is nog geen persoonslijst. Zie procedure Eerste inschrijving vanuit het buitenland.
- voor het eerst als ingezetene worden geregistreerd in de BRP, er is al een PL van een nooit ingezetene (herkenbaar aan opschortingsreden “R” in rubriek 07.67.20 op de persoonslijst). Zie procedure Als niet-ingezetene ingeschreven in RNI.
- hervestigen vanuit het buitenland. Persoon is eerder als ingezetene geregistreerd geweest, er is een PL van een voormalig ingezetene (herkenbaar aan opschortingsreden “E” in rubriek 07.67.20 op de persoonslijst). Zie procedure Eerder als ingezetene ingeschreven.
- geregistreerd worden vanwege een intergemeentelijk adreswijziging. Zie procedure Intergemeentelijke adreswijziging.
- binnen een gemeente van adres wijzigen. Zie procedure Binnengemeentelijke adreswijziging.
Hersteltermijn
Bij ontvangst van een incomplete aangifte verblijf en adres geef je een redelijke hersteltermijn op grond van artikel 4.5 Awb. Bij bepaling van de termijn houd je onder meer rekening met welk document nog moet worden overgelegd. Je stelt de aangever schriftelijk op de hoogte van de hersteltermijn en de actie die – als aan het herstel niet wordt voldaan - daarop volgt. Wordt aan het gevraagde niet binnen de aangegeven termijn voldaan, dan stel je de aangifte buiten behandeling. Herstelt de aangever de aangifte voordat je deze aangifte buiten behandeling hebt gesteld, dan geldt de oorspronkelijke datum als datum van aangifte.
Ambtshalve handelen
In het geval dat iemand in gebreke is met het doen van aangifte moet het college van burgemeester en wethouders ambtshalve zorgdragen voor het opnemen van de juiste gegevens over het verblijf en adres. Op grond van de Wet BRP is dit in de volgende situaties het geval:
- Er is sprake van vestiging vanuit het buitenland (een inschrijving of een (her-)vestiging), maar er wordt geen aangifte van verblijf en adres gedaan (artikel 2.4, tweede lid, en artikel 2.19, derde lid Wet BRP) terwijl de persoon wel voldoet aan de inschrijfcriteria BRP.
- Er is sprake van een adreswijziging van de ingezetene, maar er wordt geen aangifte van adreswijziging gedaan (artikel 2.20, tweede lid Wet BRP).
- Er is sprake van een vertrek naar het buitenland, maar er wordt geen aangifte van vertrek uit Nederland gedaan (artikel 2.21, tweede lid Wet BRP).
- Er is sprake van het ontbreken van een woonadres, maar er wordt geen aangifte van briefadres gedaan (artikel 2.23, tweede lid Wet BRP).
- Iemand kan niet worden bereikt en er is geen van de bovengenoemde aangiften gedaan. Na gedegen onderzoek kunnen geen gegevens over hem worden achterhaald betreffende het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland noch het volgende verblijf buiten Nederland (artikel 2.22, eerste lid Wet BRP).
Ambtshalve handelen volgt slechts na een gedegen onderzoek. Er moet sprake zijn van een situatie waarvan de persoon aangifte had moeten doen maar dat niet heeft gedaan. Uit het onderzoek moet blijken wat die nieuwe situatie is. Na het onderzoek wordt een besluit genomen, maar de persoon moet eerst de gelegenheid worden gegeven om zijn zienswijze daarop kenbaar te maken (artikel 4:8 Awb). Daarom wordt voorafgaand aan het besluit, de persoon op de hoogte gesteld van het voorgenomen besluit. Als gevolg van de bepalingen uit de Wet BRP moet een voornemen schriftelijk kenbaar gemaakt worden. Nadat het besluit kenbaar is gemaakt kan de ambtshalve handeling worden uitgevoerd. De datum waarop de datum vestiging, de adreswijziging of het vertrek aanvangt, is de dag waarop het voornemen schriftelijk kenbaar is gemaakt.
Doorlinkpagina:
- Binnengemeentelijke adreswijziging
- Emigratie
- Hervestiging
- Immigratie
- Intergemeentelijke adreswijziging
- Dubbelinschrijving
- Inkortingsregels straatnamen