Werkinstructie vermissingen reisdocumenten Caribisch Nederland

Geen aangifte bij de Politie

Als een burger zijn paspoort of Nederlands identiteitskaart kwijt is wegens verlies of diefstal dan kan hij zonder een proces-verbaal van de politie de vermissing doorgeven bij burgerzaken of census office. Burgerzaken of census office maakt de vermissingsverklaring op. De vermissingsverklaring vervangt het proces-verbaal van de politie.  

Verklaring van vermissing  
Zoals eerder is beschreven wordt in geval van een vermissing een vermissingsverklaring opgemaakt.  

• Hiervoor gebruikt u het bestaande C2 formulier.
• De burger verklaart door middel van dit formulier op welke wijze het document vermist is geraakt.  
• Indien aanwezig wordt het proces-verbaal nummer opgenomen in de verklaring.
• Als de precieze datum en/of tijdstip van verlies/diefstal totaal onbekend is wordt datum van vermissing als volgt ingevuld: (00-00-0000).   
• Het C2 wordt als bijlage aan het aanvraagdossier toegevoegd. 
• Als de burger een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier bewaard in de reisdocumentenadministratie. Als de burger niet direct een nieuw reisdocument aanvraagt wordt het C2 formulier als brondocument PIVA gearchiveerd en 16 jaar bewaard. Indien een proces-verbaal aanwezig is (bijv. bij beroving/diefstal) wordt deze bij het C2 formulier gevoegd.  

Registratie van vermissing  
Nadat de vermissingsverklaring is opgemaakt registreert u de vermissing in de PIVA.  

• Voorlopig vult u in het veld voor het proces-verbaal nummer een fictief nummer in,  bijv.11111. Als er wel een proces-verbaal aanwezig is (bijv. bij beroving/diefstal) dan vult u het nummer van het proces-verbaal in.
• Nadat de verklaring van vermissing is afgelegd is het reisdocument van rechtswege vervallen.
• U stuurt een C7 formulier naar RvIG om het documentnummer in het Basisregister reisdocumenten te registreren.

Vermist reisdocument teruggevonden 
Als een document na aangifte van vermissing wordt teruggevonden mag u de registratie in de PIVA niet ongedaan maken. De houder is verplicht om het teruggevonden reisdocument in te leveren bij burgerzaken (artikel 56 van de Paspoortwet). U vernietigt het document op de voorgeschreven wijze.  

Aandachtspunten  

• Bij drie of meer vermissingen in vijf jaar verwijst u de burger niet meer door naar de politie!
• Als er duidelijk sprake is van diefstal kunt u de burger adviseren om ook aangifte te doen bij de politie.
• Als een reisdocument in het buitenland is vermist of gestolen volstaat het opmaken van een vermissingsverklaring bij burgerzaken. U verwijst de burger niet meer door naar de politie!  
• Als u vermoedt dat er met het reisdocument fraude of misbruik is gepleegd doet u aangifte bij de politie.