Functiescheiding toepassen

Functiescheiding is het scheiden van de handelingen rond het verstrekken, beheren en uitreiken van een reisdocument. Hiervan is het scheiden van verstrekken en uitreiken het belangrijkst.

Verstrekken, beheren en uitreiken

Functiescheiding  moet toegepast worden tussen verstrekken en beheren, tussen verstrekken en uitreiken en tussen beheren en uitreiken. Dit houdt het volgende in:

  • Functiescheiding tussen verstrekken en beheren: de medewerker die de aanvraag van een reisdocument heeft behandeld en beslist dat het mag worden uitgereikt, mag dat document na ontvangst niet toevoegen aan de voorraad (inklaren).
  • Functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken: de medewerker die heeft beslist dat een aangevraagd document mag worden uitgereikt (bij of na de aanvraag), mag dat document niet uitreiken.
  • Functiescheiding tussen beheren en uitreiken: de medewerker die een reisdocument heeft ingeklaard, mag dat document niet uitreiken.

Het scheiden van verstrekken en uitreiken is het belangrijkst bij het voorkomen van fraude.

Voorbeelden functiescheiding

Let bij het inrichten van het proces op de bevoegdheden van ambtenaren en niet-ambtenaren. Als de aanvraag door een niet-ambtenaar is behandeld kan het besluit tot verstrekking niet bij de aanvraag genomen worden. Deze beslissing is een rechtshandeling en moet in alle gevallen door een ambtenaar genomen worden (zie nieuwsbrief Reisdocumenten nummer 9, van 2 november 2016).

De volgende situaties vallen onder een correcte werkwijze voor functiescheiding:

  • 2 of 3 verschillende medewerkers met dezelfde soort functie het verstrekken (bij of na de aanvraag), het beheer en de uitreiking laten uitvoeren.
  • Als dit niet mogelijk is, de burger die een reisdocument komt ophalen verwijzen naar een andere balie. Bij vrijwel elke gemeente zijn immers in verband met de veiligheid van medewerkers altijd minimaal 2 medewerkers aanwezig tijdens openingstijden. Bij deze oplossing is het spanningsveld tussen dienstverlening en veiligheid het duidelijkst zichtbaar. In dit geval gaan veiligheidseisen (zoals opgenomen in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001) vóór de dienstverlening. Om technisch af te dwingen dat functiescheiding tussen verstrekken (bij de aanvraag) en uitreiken wordt nageleefd, kan de applicatiebeheerder het uitreiken van een document door een medewerker die de aanvraag heeft behandeld blokkeren.  

Hieronder een aantal voorbeelden van hoe u functiescheiding kunt inrichten. Dit zijn slechts voorbeelden, uiteraard zijn er meer mogelijkheden.

  Verstrekken beheren uitreiken
Voorbeeld 1 medewerker FO 1* medewerker  FO 2 medewerker FO 3
Voorbeeld 2 medewerker FO 1 medewerker BO** medewerker FO 2
Voorbeeld 3 medewerker FO medewerker BO receptionist
Voorbeeld 4 medewerker FO 1 medewerker FO 2 receptionist
Voorbeeld 5 medewerker FO medewerker van een andere afdeling receptionist
Voorbeeld 6 medewerker FO 1 medewerker van een andere afdeling medewerker FO 2

 *FO = frontoffice **BO = backoffice