Functiescheiding in het reisdocumentenproces
Er zijn altijd 3 of meer personen betrokken bij het verstrekken, beheren en uitreiken van een reisdocument. Dit wordt functiescheiding genoemd. Functiescheiding zorgt ervoor dat het werkproces betrouwbaar verloopt en voorkomt fraude.
Functiescheiding
Het aanvraagproces van reisdocumenten bestaat uit 3 stappen:
- verstrekken
- beheren
- uitreiken
Het verstrekken, beheren en uitreiken van reisdocumenten moet betrouwbaar en eerlijk verlopen. Daarom zijn altijd 3 of meer personen betrokken bij het dit proces. Verschillende medewerkers voeren verschillende handelingen uit. Dit voorkomt fraude. Ook biedt dit bescherming voor de medewerker bij mogelijke dwang of chantage van buiten de organisatie.
Verstrekken
Een medewerker (ambtenaar of niet-ambtenaar) bepaalt bij de aanvraag of een reisdocument uitgereikt kan worden. Maar voordat de aanvraag via het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS) verzonden wordt moet een ambtenaar bepaald hebben of het document uitgereikt mag worden. Deze beslissing is de juridische verstrekking.
Beheren
Is het reisdocument gemaakt en door de gemeente ontvangen, dan klaart de gemeente het reisdocument in. Dat houdt in dat het reisdocument fysiek en administratief toegevoegd wordt aan de voorraad reisdocumenten.
Uitreiken
Het fysiek overhandigen van het document aan de aanvrager en het vermelden van het uitreiken in de reisdocumentenmodule.