Zelfevaluatie Reisdocumenten

Gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen (Bonaire, Sint Eustatius en Saba) evalueren ieder jaar de processen rondom paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten aan de hand van thematische vragenlijsten. Dit doen ze door middel van een zelfevaluatie. De uitvoering van deze zelfevaluatie is wettelijk verplicht (artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001). De digitale vragenlijst van de zelfevaluatie Reisdocumenten wordt aangeboden via de Kwaliteitsmonitor.

Vragenlijst Reisdocumenten

De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de vragenlijst Reisdocumenten zelf in de Kwaliteitsmonitor in. Het invullen en definitief maken moet elk jaar gebeuren vóór 1 januari van het nieuwe jaar. De Kwaliteitsmonitor bevat meerdere vragenlijsten, waarvan er 3 gericht zijn op het aanvraag- en uitgifteproces van paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. Voor gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen zijn aparte vragenlijsten beschikbaar. De vragenlijst bevat elk jaar de thema’s:

  • organisatie van de beveiliging
  • toegangsbeveiliging
  • naleving
  • aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten
  • overig proces reisdocumenten
  • aanbeveling

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'monitor processen'. Gemeenten en de openbare lichamen kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand, bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.

ENSIA

Voor het invullen van de informatiebeveiligingsvragen kunt u gebruik maken van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) . Meer informatie over ENSIA is te vinden op de pagina ENSIA en de Zelfevaluatie Reisdocumenten.

Resultaten

De vragenlijst Reisdocumenten bevat vragen op grond van eisen (relevante wet- en regelgeving) en vragen op grond van aanbevelingen. Iedere vraag wordt toegelicht. De resultaten worden in een apart thema gepresenteerd (vragen over wettelijke eisen en aanbevelingsvragen over niet wettelijke eisen).

De resultaten worden bepaald door de vragenlijst en de betreffende vragen van de ENSIA-tool. Pas na het verwerken van de resultaten van ENSIA (na 3 januari) kan een gemeente/openbaar lichaam de resultaten van de zelfevaluatie inzien.

Vragenlijst definitief maken

U kunt de vragenlijst ieder jaar definitief maken vanaf 1 december tot en met 31 december. Dit kan pas als alle vragen zijn beantwoord. Is de vragenlijst definitief, dan kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen.

Uittreksel

De Kwaliteitsmonitor maakt een uittreksel met de resultaten van de zelfevaluatie. Na 3 januari is deze beschikbaar. Het uittreksel moet ondertekend worden. De burgemeester of de gezaghebber kan het resultaat in het uittreksel toelichten. Een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG). Het uittreksel moet volgens de huidige regelgeving vóór 14 februari  naar RvIG gestuurd.

Toelichting proces verantwoording Reisdocumenten (ENSIA)

Hier worden de stappen voor het uitvoeren van de verantwoording Reisdocumenten toegelicht. Het uittreksel Reisdocumenten (domein uit de kwaliteitsmonitor) en het uittreksel Reisdocumenten (ENSIA) vormen gezamenlijk de verantwoording van de zelfevaluatie Reisdocumenten en dienen beide afzonderlijk in de kwaliteitsmonitor te worden geüpload bij het tabblad uploaden.
De stappen voor de verantwoording zijn als volgt:

1. Aanvullen en ondertekenen uittreksels Reisdocumenten

  • Het uittreksel Reisdocumenten (ENSIA-resultaten) vul je handmatig aan met het benoemen van de oorzaak/oorzaken waardoor er geen 100%-score is behaald. Het verstrekken van een toelichting is niet verplicht. De toelichting leidt niet zonder meer tot acties van het Ministerie van BZK. Indien je de toelichting niet aanvult, geef je hier ‘niet van toepassing’ aan.
  • Het uittreksel Reisdocumenten met ENSIA-resultaten wordt ondertekend door de burgemeester op de daarvoor opgenomen ruimte in het uittreksel. Het is ook toegestaan om het uittreksel digitaal te laten ondertekenen.
  • Het uittreksel Reisdocumenten (domein uit de kwaliteitsmonitor) wordt ondertekend door de burgemeester op de daarvoor opgenomen ruimte in het uittreksel. Het is ook toegestaan om het uittreksel digitaal te laten ondertekenen.

2. Omzetten naar PDF

  • Na de (digitale) ondertekening zet je de beide uittreksels afzonderlijk om naar PDF formaat.

3. Uploaden uittreksels Reisdocumenten via de kwaliteitsmonitor

  • Onder het tabblad ‘uploaden’ in de kwaliteitsmonitor worden beide uittreksels afzonderlijk geüpload.

Aanvulling op dit proces voor Aangewezen Gemeenten (AG)

Er zijn 12 Aangewezen Gemeenten in Nederland. Voor de verantwoording vanuit de AG worden het uittreksel Reisdocumenten uit ENSIA en het uittreksel Reisdocumenten uit de kwaliteitsmonitor beide 2 keer geüpload in de kwaliteitsmonitor. Het gaat om exact dezelfde documenten. Het is niet nodig aanpassingen op het uittreksel Reisdocumenten (ENSIA resultaten) te doen.

Te doen:

  • Twee uittreksels Reisdocumenten (ENSIA en domein uit de kwaliteitsmonitor) uploaden bij Reisdocumenten.
  • Twee uittreksels Reisdocumenten (ENSIA en domein uit de kwaliteitsmonitor) uploaden bij Reisdocumenten AG.

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt na 3 januari ook een managementrapportage. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken.  Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek uit naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten.

Schema voor de zelfevaluatie

Het schema voor de uitvoering van de zelfevaluaties is als volgt:

Planning zelfevaluatie voor gemeenten en aangewezen gemeenten
Datum    Mijlpalen
1 juli Vragenlijst Reisdocumenten is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor
1 juli Vragen over informatieveiligheid zijn beschikbaar in de ENSIA-tool
1 december De vragenlijst Reisdocumenten  kan definitief gemaakt worden
31 december Deadline voor definitief maken vragenlijst Reisdocumenten en vragenlijst ENSIA
Na 3 januari  Mogelijkheid om uittreksel en managementrapportage te genereren
14 februari Deadline voor het toesturen uittreksel aan RvIG
1 april Afronding van nader onderzoek
Planning zelfevaluatie voor openbare lichamen
Datum    Mijlpalen
1 juli Vragenlijst Reisdocumenten is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor
1 december Vragenlijst Reisdocumenten kan definitief worden gemaakt
1 december Mogelijkheid om uittreksel en managementrapportage te genereren
31 december Deadline voor het definitief maken vragenlijst
14 februari Deadline voor het toesturen van het uittreksel aan RvIG