Zelfevaluatie Reisdocumenten

Jaarlijks voeren de gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en SABA) een onderzoek uit naar de inrichting, werking en beveiliging rondom Reisdocumenten. Dit doen ze door middel van een zelfevaluatie. De uitvoering van deze zelfevaluatie is wettelijk verplicht (artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001).

Vragenlijsten

De vragenlijst van het onderzoek naar de inrichting, werking en beveiliging van het Reisdocumentenproces bestaat uit 2 soorten vragen:
Domeinvragen zijn specifieke vragen die over de Reisdocumenten-processen gaan. De gemeenten, aangewezen gemeenten en de openbare lichamen vullen de domeinvragen in via de Kwaliteitsmonitor. De domeinvragen zijn onderverdeeld in drie thema’s:

  • Aanvraag- en uitgifteproces Reisdocumenten
  • Overig proces Reisdocumenten
  • Aanbeveling

De ingevulde antwoorden worden in de Kwaliteitsmonitor opgeslagen. De (tussentijdse) resultaten zijn in te zien in het onderdeel 'Processen'. De antwoorden kunnen door de gemeente gewijzigd worden totdat ze definitief zijn gemaakt. De uiterste datum voor het afronden van het onderzoek en het definitief maken in de Kwaliteitsmonitor is 31 december. Gemeenten kunnen de ingevulde vragenlijst openen als Excel-bestand. Bijvoorbeeld om een verbeterplan te maken.
Informatiebeveiligingsvragen zijn vragen die gaan over de inrichting en beveiliging van de systemen waarin de reisdocumentengegevens worden opgeslagen. Alle informatiebeveiligingsvragen van de zelfevaluatie Reisdocumenten worden vanaf 1 juli door de gemeenten beantwoord via de tool van Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
De informatieveiligheidsvragen zijn ingedeeld in drie thema’s:

  • Organisatie van de beveiliging
  • Toegangsbeveiliging
  • Naleving

Voor de aangewezen gemeenten worden geen afzonderlijke informatiebeveiligingsvragen opgenomen.
Voor de openbare lichamen (Bonaire, Sint-Eustatius en Saba) blijven de vragen over informatiebeveiliging in de kwaliteitsmonitor opgenomen.

Definitief maken vragenlijsten

Vanaf 1 december kunnen de vragenlijsten definitief gemaakt worden in de kwaliteitsmonitor. De deadline voor het invullen en definitief maken van alle vragenlijsten is 31 december.
De ondertekende uittreksels met de uitkomsten van de zelfevaluaties moeten uiterlijk 30 april worden verstuurd.
Voor de gemeenten, de aangewezen gemeenten ende openbare lichamen is dit aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Uittreksels

In dit onderdeel worden de stappen voor het uitvoeren van de verantwoording Reisdocumenten toegelicht. Het uittreksel Reisdocumenten (met domeinresultaten) uit de kwaliteitsmonitor en het uittreksel Reisdocumenten (ENSIA-resultaten) vormen gezamenlijk de verantwoording van de zelfevaluatie Reisdocumenten.
De stappen voor de verantwoording zijn in de toelichting verantwoordingsproces nader uitgewerkt.

Jaarlijkse planning

De planning van de hele procedure is in onderstaand schema weergegeven:

Datum     Mijlpalen onderzoek (zelfevaluatie) Reisdocumenten
1 juli

Vragenlijst Reisdocumenten domeinvragen is beschikbaar in de Kwaliteitsmonitor (voor gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen)

Vragenlijst Reisdocumenten over informatiebeveiligingsvragen is beschikbaar in de ENSIA-tool (alleen voor gemeenten)

1 december De vragenlijst Reisdocumenten kan definitief gemaakt worden
31 december                           Deadline voor definitief maken vragenlijsten Reisdocumenten (KWM) en  Deadline voor definitief maken vragenlijsten Reisdocumenten (ENSIA-tool)
Na 3 januari Mogelijkheid om uittreksel en managementrapportage te genereren
30 april Deadline voor het toesturen van de uittreksels aan RvIG

Managementrapportage

De Kwaliteitsmonitor maakt na 3 januari ook een managementrapportage van de domeinresultaten. Deze is beschikbaar in het onderdeel ‘Historische gegevens’ en op de pagina waar de vragenlijst definitief moet worden gemaakt in de Kwaliteitsmonitor. Per onderwerp wordt aangegeven op welke punten verbetering mogelijk is. Dit wordt getoond als actiepunten. Er zijn 2 typen actiepunten: Deze moeten voldoen aan de wettelijke norm en actiepunten die een aanbeveling bevatten. Het is mogelijk om in de Kwaliteitsmonitor de eigen resultaten te bekijken.  Dit kan vanaf het moment dat het uittreksel en de managementrapportage gemaakt kunnen worden.

Analyseresultaten

Nadat de gemeenten de zelfevaluatie definitief hebben ingediend, analyseert RvIG de resultaten. Uit deze analyse ontstaat een beeld van de inrichting, de beveiliging en de verwerking van gegevens van de Reisdocumenten. Op basis van het landelijke beeld bepaalt het ministerie van BZK de acties die het jaar na de evaluatie worden ondernomen. Dit om de kwaliteit van het proces Reisdocumenten waar nodig te kunnen verbeteren.

Nader onderzoek door de minister

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek uit naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten.