Hoe werkt de opbouw van het buitenlandse adres?

In het Logisch ontwerp van de GBA/RNI (Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens/Registratie Niet-Ingezetenen) wordt geen onderscheid gemaakt tussen het adres dat de burger zelf opgeeft bij emigratie (vertrekadres) en het (eerste) adres dat een aangewezen bestuursorgaan (ABO) laat registreren in het buitenland (adres in het buitenland). Beide adressen worden in groep 13 gezet.

Vertrekadres en adres in het buitenland

In het Besluit Basisregistratie Personen (BRP) wordt het onderscheid tussen vertrekadres en adres in het buitenland wel gemaakt. De gegevens over het vertrek uit Nederland vallen onder de gegevens die bijgehouden worden over ingezetenen. Het woonadres in het buitenland valt onder de gegevens over niet-ingezetenen.

De bijhouding van de gegevens over ingezetenen ligt bij de gemeente, zelfs als de persoonslijst al in de RNI zit en het feiten betreft die zich voor de emigratie hebben voorgedaan (Wet BRP, art. 2.1 derde lid onder a). ABO’s kunnen de gegevens over het vertrek uit Nederland niet corrigeren, want zij gaan niet over het ingezetenen-deel van de persoonslijst. Zie ook het overzicht hieronder.

Verantwoordelijkheidsverdeling adres op persoonslijst

Adreshistorie voor ingezetenen

De adreshistorie op de persoonslijst is voor ingezetenen aaneensluitend. Dat wil zeggen dat bij ieder historisch adres een ingangsdatum vermeld staat. De ingangsdatum van een volgend adres is tegelijkertijd de einddatum van het vorige adres. Als in de historie 'van onder naar boven' de adressen A, B, C staan, betekent dit dat deze persoon verhuisd is van A, naar B en vervolgens naar C. Dit geldt niet voor de buitenlandse adressen in de RNI.

Adreshistorie niet-ingezetenen

Niet-ingezetenen kunnen hun adres doorgeven aan het RNI-loket. De ABO's geven het adres door zoals zij dat hebben gekregen van de burger of van een buitenlandse zusterorganisatie. De ABO geeft de datum door waarop zij zelf het adres geregistreerd hebben. Dit zal dus vaak niet de werkelijke datum van verhuizing zijn.

De adreshistorie in de RNI is dus niet altijd aaneensluitend. Als de burger in 2001 geëmigreerd is naar A, de Belastingdienst heeft daarna adres B gemeld en het UWV meldt daarna adres C, wil dat niet zeggen dat de burger van A via B naar C verhuisd is. Uit de opbouw van de adreshistorie in het buitenland kun je daarom niet dezelfde conclusies trekken als uit die in Nederland.

Voorschrift bijhouding buitenlands adres

De gemeente van (her)vestiging is niet verantwoordelijk voor de bijhouding van het buitenlandse adres. Bij vestiging vanuit de RNI moet de gemeente van vestiging de gegevens op de binnengekomen persoonslijst opnieuw vaststellen. Bij hervestiging geldt dit voorschrift vanaf de laatste emigratiedatum. Dit voorschrift geldt echter niet voor het buitenlandse adres. Het buitenlandse adres valt niet onder de bijhouding van de gegevens over ingezetenen volgens bijlage 1 van het Besluit BRP. Opschonen of corrigeren van de adreshistorie is dus niet aan de orde.

Bestandscontrolemodule (BCM)

In de bestandscontrolemodule worden alle controles die betrekking hebben op de categorie verblijfplaats aangepast. Dit wordt op zo’n manier gedaan dat deze controles geen afwijkingen signaleren bij de adreshistorie, waar 1999 (gemeente buitenland) als gemeente vermeld staat. Eerder gemelde signaleringen over de niet-ingezeteneperiode moeten worden genegeerd. Hiervoor hoeven geen markeringsverzoeken te worden ingezonden. In uw eigen controlemodule moet u deze melding aanpassen.

Voor gemeenten niet zichtbaar wie een actualisering of correctie heeft uitgevoerd

Het komt wel eens voor dat ten onrechte de conclusie wordt getrokken dat het RNI-loket of de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) als registratiehouder alle mutaties op de persoonslijst heeft uitgevoerd. De gemeente van vestiging kan niet zien of de mutatie is uitgevoerd door het RNI-loket, de ABO of door RvIG als 'gemeente buitenland' (1999). Dit is correct en komt doordat bij het versturen van de persoonslijst van de RNI naar de gemeente bij immigratie de ABO-gegevens van de persoonslijst worden verwijderd.

Achtergrondinformatie: gefaseerde invoering RNI

De RNI is gefaseerd ingevoerd. Ook de eerste vullingen met gegevens vanuit gemeenten en ABO's zijn daardoor gefaseerd uitgevoerd. Dit heeft tot gevolg dat (met name) de adressen van niet-ingezetenen meerdere keren zijn gewijzigd. Soms gebeurde dat door een actualisering als het een ander, recenter adres betrof. Vaak ook gebeurde dat door een correctie als het een completer of kwalitatief beter adres betrof. Deze opeenvolgende vullingen zorgen voor een 'rommelige' adreshistorie op de RNI-persoonslijst. Er staan vaak meerdere historische adressen vermeld, die op het oog allemaal gelijk zijn. Een nadere beschouwing leert dat de adressen óf anders geschreven, óf geactualiseerd of gecorrigeerd zijn.