Zelfevaluatie Basisregistratie Personen door gemeenten

De Wet Basisregistratie Personen verplicht gemeenten om de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie jaarlijks te evalueren. Dat gebeurt met een uitgebreide vragenlijst en een controle van de opgeslagen persoonsgegevens.

Zelfevaluatie processen door middel van een vragenlijst

De vragenlijst vormt een belangrijk onderdeel van de zelfevaluatie. In deze vragenlijst staan vragen over de procedures die gemeenten volgen bij het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens.

Uitgebreide informatie over de vragenlijst van de zelfevaluatie is te vinden op een aparte pagina.

Controle van de bestanden in de Basisregistratie Personen (BRP)

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert maandelijks, met behulp van de zogenaamde Bestandscontrolemodule (BCM), de persoonsgegevens. De controle van de maand december wordt gebruikt voor de jaarlijkse zelfevaluatie. Daarnaast vindt er een inhoudelijke controle plaats van de persoonsgegevens aan de hand van brondocumenten.

Op de pagina Onderzoek van de gegevens in de BRP staat meer informatie over de bestandscontroles.

Rapportage van de resultaten van de zelfevaluatie

Gemeenten rapporteren elk jaar de resultaten van de vragenlijst, de bestandscontrole en de inhoudelijke controle van persoonslijsten aan de hand van brondocumenten. Een uittreksel van de resultaten van 2019 moeten zij vóór 14 februari 2020 naar RvIG en de Autoriteit Persoonsgegevens sturen.

Op de pagina Managementrapportage en uittreksel staat hoe de procedure voor het maken van de rapportage van de zelfevaluatie en het insturen van het uittreksel verloopt.

Schema voor de zelfevaluatie

Het schema van de hele procedure is als volgt:
 

Datum

Mijlpalen onderzoek (zelfevaluatie) BRP

1 juli 2019

Vragenlijst BRP beschikbaar

Vragen informatieveiligheid in ENSIA-tool beschikbaar

A-nummers voor de inhoudelijke controle beschikbaar

Augustus 2019

Bestandscontrole met laatste nieuwe controles voor de zelfevaluatie

December 2019

Bestandscontrole GBA-V voor de zelfevaluatie

Telling GBA-V aantal onderzoeken

December 2019

Resultaat bestandscontrole en gegevens in onderzoek beschikbaar via de Kwaliteitsmonitor

10 december 2019

Mogelijkheid om de vragenlijst BRP definitief te maken

31 december 2019

Deadline definitief maken van de vragenlijst BRP, de vragenlijst ENSIA  en de inhoudelijke controle persoonslijsten

Na 3 januari 2019

Gemeenten kunnen uittreksel en managementrapportage downloaden

14 februari 2020

Deadline voor het toesturen van het uittreksel aan RvIG en aan de Autoriteit Persoonsgegevens

1 mei 2020

Afronding van de steekproeven vragenlijsten en inhoudelijke controle voor validatie van de zelfevaluatie

Nader onderzoek door de minister (steekproef)

De minister voert jaarlijks een nader onderzoek in naar de uitvoering van de zelfevaluatie Reisdocumenten. De wijze waarop het onderzoek voor deze cyclus wordt uitgevoerd is nog niet vastgesteld. 

Planning steekproef BRP 2019

Datum

Mijlpalen steekproef BRP

15 november 2019

Algemene e-mail aan contactpersonen BRP voor aankondiging steekproef

10 januari 2020

Datum waarop de brief aan het college B&W voor deelname aan de steekproef wordt verzonden (afschrift van de brief wordt per e-mail aan de contactpersonen verzonden)

 17 januari 2020

E-mails voor de gemeenten die niet binnen de steekproef vallen worden naar de contactpersoon gestuurd

Vanaf  17 januari 2020

Er wordt contact opgenomen voor het maken van een afspraak voor de steekproef met de contactpersoon BRP

februari/maart 2020

Uitvoering steekproef inhoudelijke controle bij 35 gemeenten

februari/maart 2020

Uitvoering steekproef vragenlijsten BRP bij 35 gemeenten

april/mei 2020

Terugkoppeling steekproef per individuele gemeenten aan het college B&W

ENSIA en de zelfevaluatie BRP

Vanaf 2017 maken gemeenten gebruik van de ENSIA-vragenlijst voor het invullen van de informatiebeveiligingsvragen. Deze vragen worden niet meer via de vragenlijst BRP van RvIG via de Kwaliteitsmonitor uitgevraagd. Voor meer informatie zie ENSIA en de zelfevaluatie BRP.

Nader onderzoek door de minister (steekproef)