Inschrijven van personen uit Oekraïne in de BRP

Personen met de Oekraïense nationaliteit kunnen worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij (tijdelijk) verblijven. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen. Zij hebben rechtmatig verblijf op grond van de vrije verblijfstermijn van 180 dagen.

De gemeente hoeft niet te onderzoeken of te inventariseren welke verblijfsrechtelijke status precies op deze Oekraïense burgers van toepassing is. Deze Oekraïners hebben in ieder geval rechtmatig verblijf in Nederland.

Gemeenten kunnen gelet op de situatie ervan uitgaan, dat de Oekraïners meer dan twee derde van het komende half jaar in Nederland zullen verblijven. De gemeente vraagt bij de aangifte verder alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend.

Gevluchte gezinnen kunnen problemen krijgen als niet uit de BRP te herleiden is dat de gezinsleden onderling gerelateerd zijn. Als er geen relatie wordt gelegd, wordt het voor de afnemers lastig om iets over de samenstelling van huishoudens te zeggen. En die informatie is in allerlei processen nodig.

Zoals eerder gemeld: voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente deze kinderen in. Dit is een uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Relatielegging partners

De gegevens over het huwelijk kunnen ontleend worden aan de overgelegde documenten en als deze niet beschikbaar zijn dan kan hierover een VOE worden afgelegd.

Het overgelegde document moet vertaald worden, als deze in een voor ons niet leesbare taal is opgesteld. Een vertaling door een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur. Vertaling door een beëdigd tolk/vertaler is in deze situatie bijna onmogelijk, doordat de vraag vele malen groter is dan het aanbod. Geadviseerd wordt een verklaring onder eed te gebruiken voor de opname van de gegevens. Als het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

Let op: Laat de verklaring conform artikel 2.9 wet BRP ondertekenen, tenzij het huwelijk langer dan tien jaar is gesloten of inmiddels is geëindigd. Indien de verklaring niet kan worden ondertekend door beide partners, bijvoorbeeld omdat een van de partners niet in Nederland is, dan volstaat de handtekening van de partner die aangifte doet.

Nationaliteit kinderen

Ook kunnen er problemen ontstaan als de kinderen van Oekraïense ouders met een onbekende nationaliteit worden ingeschreven. Eerder is aangegeven dat de nationaliteit van de kinderen van de Oekraïense ouders afgeleid kan worden, waardoor de kinderen ook als Oekraïense burgers worden geregistreerd. Meer informatie is te lezen op de pagina Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP.

Gegevens die direct bij inschrijving moeten worden geregistreerd

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen. Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Gegevens m.b.t. relaties die op een later moment kunnen worden geregistreerd

Een vluchtelingen die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld.

De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een (tijdelijk) verblijfsadres heeft in de gemeente, kan deze persoon in de BRP worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Daarnaast moet de gemeente kunnen vaststellen dat het een persoon is met de Oekraïense nationaliteit.

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit is een uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Personen van wie de gemeente niet de identiteit kan vaststellen, worden niet ingeschreven. Over de te volgen procedure, zowel voor wat betreft het verblijfsrecht als de inschrijving in de BRP, volgt zo spoedig mogelijk informatie. Deze personen kunnen nog geen aangifte doen van verblijf en adres.

Op donderdag 17 maart is besloten om naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de gedocumenteerde derdelanders direct in te schrijven in de BRP. Dit is aan de Tweede Kamer meegedeeld. Meer informatie is te lezen op de pagina Aanpak van de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne | Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Dit betekent dat gemeenten vanaf nu naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de derdelanders mogen gaan inschrijven. Het is belangrijk voor gemeenten om deze doelgroep te kunnen onderscheiden. Het gaat om personen die:

• een andere nationaliteit (ook EU/EER) bezitten dan de Oekraïense;
• hun identiteit en nationaliteit kunnen aantonen;
• kunnen aantonen dat zij op 23 februari 2022 in het bezit waren van een geldige (tijdelijke of permanente) Oekraïense verblijfsvergunning.

Beoordeling rechtmatig verblijf in Oekraïne

De gemeente beoordeelt de verblijfsvergunning. Daarvoor zijn in DISCS voorbeelden van Oekraïense verblijfsvergunningen opgenomen.

Als beoordeling niet leidt tot duidelijkheid

Als de identiteit, nationaliteit of rechtmatig verblijf niet kan worden vastgesteld dan kan er geen inschrijving plaatvinden in de BRP en kan de vreemdeling geen aangifte doen van verblijf en adres. Ook niet als hij behoort tot een gezin waarin gezinsleden de Oekraïense nationaliteit hebben.  Met gezin wordt hier bedoeld: de personen die in familierechtelijke betrekking staan tot elkaar: ouders, eigen kinderen, echtgenoten.

De vreemdeling moet dan verwezen worden naar een aanvullend herkomst- en identificatieproces in een daarvoor nog nader in te richten BRP-straat. Daar wordt onderzocht wat de identiteit is van de vreemdeling, wat zijn nationaliteit is en of hij verblijfsrecht had Oekraïne. Als dit positief uitpakt voor de vreemdeling, wordt hij direct ingeschreven door die BRP-straat. Als er meer bekend is over de exacte invulling van deze werkwijze, wordt hierover bericht.

Informeren IND na registratie in verband met toekenning verblijfstitelcode

Nadat een Oekraïens staatsburger is ingeschreven in de BRP ontvangt de IND hiervan een vulbericht, waarmee onder meer de BVV wordt gevuld. De IND stuurt vervolgens de verblijfstitel door middel van het berichtenverkeer naar de bijhoudingsgemeente. Voor deze doelgroep is daarvoor de code 30 beschikbaar. Deze code wordt voorlopig gehanteerd en zorgt ervoor dat er geen nadelige gevolgen - door de verblijfstitelcode veroorzaakt - zijn voor de Oekraïner of voor degene die hem in huis heeft genomen.

Voor de inschrijving in de BRP van een gedocumenteerde derdelander is een kleine, extra handeling door gemeente nodig, omdat deze groep personen bij de IND moeilijk herkend wordt. Zonder deze extra handeling is het waarschijnlijk dat voor deze personen verblijfstitelcode 98 wordt gestuurd naar de bijhoudingsgemeente. Deze code kan problemen veroorzaken voor de derdelander of voor degene die hem in huis heeft genomen. Dit is ongewenst en om dit te voorkomen is dus een kleine, extra handeling door gemeente nodig.
De gemeente schrijft de derdelanders in en vermeldt in categorie 08 Verblijfplaatsgegevens in de rubriek 08.14.10 de landcode van Oekraïne (6038) en in de categorie 04 Nationaliteit in de rubriek 04.82.30 de code OEK, gevolgd door een spatie en gevolgd door de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend. De code OEK is dus extra en geeft voor de IND aan dat voor deze persoon de verblijfstitelcode 30 kan worden geleverd.

Wat kan de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade doen?

Als iemand zegt de Oekraïense nationaliteit te hebben, maar niet of onvoldoende gedocumenteerd is en de gemeente kan de identiteit of nationaliteit niet vaststellen, dan kan je deze persoon verwijzen naar de Oekraïense ambassade. De consulaire afdeling kan de persoon verifiëren en een certificaat afgeven waarop een foto van de persoon is bevestigd en waarin de identiteit en nationaliteit wordt bevestigd. Een voorbeeld van dit document is in DISCS te vinden.

Oekraïners kunnen dit document aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Op basis van dit certificaat kan de gemeente de identiteit en Oekraïense nationaliteit vaststellen en kan alsnog de inschrijving in de BRP plaatsvinden.

Legalisatie van brondocumenten

Documenten uit Oekraïne moeten, in beginsel, worden voorzien van een apostille of worden gelegaliseerd. In het geval van Oekraïne mag hier onder de huidige omstandigheden van worden afgeweken. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Gebruik van niet-vertaalde brondocumenten uit Oekraïne

De vertaling van brondocumenten, zoals een geboorte – en huwelijksakte, door een beëdigd tolk/vertaler is bijna onmogelijk, omdat de vraag vele malen groter is dan het aanbod. Geadviseerd wordt nu – in tegenstelling tot eerdere berichtgeving - een Verklaring onder eed of belofte (VOE) te gebruiken voor de opname van burgerlijke staatgegevens. Als het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

NB: Twijfel je over het aangeleverde brondocument. Neem dan contact op met de Immigratie en Naturalisatiedienst. Twijfel je over het ID-bewijs of de reis- of verblijfsdocumenten neem dan contact op met de KMar.

De gemeente maakt geen onderscheid tussen Oekraïners met een biometrisch paspoort of met een paspoort zonder biometrie. Een binnenlandse identiteitskaart vermeldt ook de Oekraïense nationaliteit en kan dus ook gebruikt worden voor de vaststelling van de identiteit en de nationaliteit. Het bureau Documenten van de IND heeft toegezegd zo spoedig mogelijk informatie over Oekraïense documenten op te nemen in DISCS.

De gemeente hoeft niet te controleren wanneer de Oekraïner de grens van Oekraïne is overgestoken. Deze datum heeft geen invloed op de mogelijkheid om te worden ingeschreven als ingezetene in de BRP. Alle Oekraïners die melden uit Oekraïne te zijn gevlucht, kunnen in beginsel worden ingeschreven in de BRP als ingezetene.

Vanaf 12 mei worden Oekraïense staatsburgers en mensen die met een verblijfsvergunning in Oekraïne verbleven, met een nieuwe verblijfstitelcode, code 46, ingeschreven in de BRP. 

Code 46 geeft aan dat de ingeschrevene een beroep gedaan heeft op de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Deze richtlijn is Europees vastgesteld en zorgt ervoor dat de persoon in kwestie de beslissing op zijn of haar aanvraag in Nederland mag afwachten. Arbeid in loondienst is toegestaan.

Veel mensen zijn al ingeschreven in de BRP. Omdat op het moment van inschrijving de juiste verblijfstitel nog niet bekend was zijn zij ingeschreven onder verblijfstitelcode 30. Dit is gedaan om te voorkomen dat zij als illegaal worden aangemerkt.

Nadat code 46 is ingevoerd wordt ook voor hen die al voor 12 mei zijn ingeschreven in de BRP op de persoonslijsten code 30 vervangen door code 46. Dat zal geautomatiseerd gebeuren in het weekend van 14 en 15 mei.

Uiterlijk 1 mei levert RvIG op de reguliere manier de nieuwe code aan: via het netwerk en op publicaties.rvig.nl. De omschrijving van code 46 is: Vw2000 art 8, onder f en h, EU-richtl 2001/55, in proc art 28, arbeid loondienst
Deze nieuwe code moet vóór 12 mei ingevoerd zijn in je applicatie.

Afnemers van de BRP die geautoriseerd zijn voor verblijfstitels
De verblijfstiteltabel wordt uitgebreid met code 46. Deze uitbreiding kan gevolgen hebben voor de werking van je uitvoeringsprocessen.

Gemeenten als bijhouder van de BRP
Waar nu op de persoonslijsten van deze doelgroep code 30 voorkomt, wordt deze vervangen door code 46. Voor nieuwe inschrijvingen van deze doelgroep gebruikt de IND vanaf 12 mei direct de nieuwe code 46. Het aanleveren van de juiste codes gebeurt geautomatiseerd via Og11-berichten van de IND.

Inschrijving als niet-ingezetene in de Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is ongewenst, vanwege de verwachte verblijfsduur van meer dan 4 maanden. RNI-loketten moeten betrokkenen daarom verwijzen naar de gemeente waar zij verblijven voor inschrijving als ingezetene.