Inschrijven van personen uit Oekraïne in de BRP

Personen met de Oekraïense nationaliteit kunnen worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij (tijdelijk) verblijven. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen. Zij hebben rechtmatig verblijf op grond van de vrije verblijfstermijn van 180 dagen.

De gemeente hoeft niet te onderzoeken of te inventariseren welke verblijfsrechtelijke status precies op deze Oekraïense burgers van toepassing is. Deze Oekraïners hebben in ieder geval rechtmatig verblijf in Nederland.

Gemeenten kunnen gelet op de situatie ervan uitgaan, dat de Oekraïners meer dan twee derde van het komende half jaar in Nederland zullen verblijven. De gemeente vraagt bij de aangifte verder alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend.

Gevluchte gezinnen kunnen problemen krijgen als niet uit de BRP te herleiden is dat de gezinsleden onderling gerelateerd zijn. Als er geen relatie wordt gelegd, wordt het voor de afnemers lastig om iets over de samenstelling van huishoudens te zeggen. En die informatie is in allerlei processen nodig.

Zoals eerder gemeld: voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente deze kinderen in. Dit is een uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Relatielegging partners

De gegevens over het huwelijk kunnen ontleend worden aan de overgelegde documenten en als deze niet beschikbaar zijn dan kan hierover een VOE worden afgelegd.

Het overgelegde document moet vertaald worden, als deze in een voor ons niet leesbare taal is opgesteld. Een vertaling door een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur. Vertaling door een beëdigd tolk/vertaler is in deze situatie bijna onmogelijk, doordat de vraag vele malen groter is dan het aanbod. Geadviseerd wordt een verklaring onder eed te gebruiken voor de opname van de gegevens. Als het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

Let op: Laat de verklaring conform artikel 2.9 wet BRP ondertekenen, tenzij het huwelijk langer dan tien jaar is gesloten of inmiddels is geëindigd. Indien de verklaring niet kan worden ondertekend door beide partners, bijvoorbeeld omdat een van de partners niet in Nederland is, dan volstaat de handtekening van de partner die aangifte doet.

Nationaliteit kinderen

Ook kunnen er problemen ontstaan als de kinderen van Oekraïense ouders met een onbekende nationaliteit worden ingeschreven. Eerder is aangegeven dat de nationaliteit van de kinderen van de Oekraïense ouders afgeleid kan worden, waardoor de kinderen ook als Oekraïense burgers worden geregistreerd. Meer informatie is te lezen op de pagina Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP.

Gegevens die direct bij inschrijving moeten worden geregistreerd

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen. Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Gegevens m.b.t. relaties die op een later moment kunnen worden geregistreerd

Een vluchtelingen die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld.

De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een (tijdelijk) verblijfsadres heeft in de gemeente, kan deze persoon in de BRP worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Daarnaast moet de gemeente kunnen vaststellen dat het een persoon is met de Oekraïense nationaliteit.

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit is een uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Als de identiteit, nationaliteit of rechtmatig verblijf niet kan worden vastgesteld, kan er geen inschrijving plaatsvinden in de BRP en kan de vreemdeling geen aangifte doen van verblijf en adres.

In dergelijke zaken kan de IND worden gevraagd een aanvullend onderzoek te doen en de gemeente te adviseren over het al dan niet inschrijven van de vreemdeling in de BRP. Personen die hun herkomst, identiteit en – waar nodig- rechtmatig verblijf op basis van een verblijfsvergunning in Oekraïne aannemelijk kunnen maken, zullen dan alsnog worden ingeschreven in de BRP. Gedurende dat proces heeft de ontheemde recht op opvang.

De IND voert deze taak nu nog uit op aanvraag en afspraak met de veiligheidsregio’s. In samenspraak met de veiligheidsregio’s ontwikkelt de IND een werkwijze om het hele land efficiënt te kunnen bedienen. Via de operationeel leider van de veiligheidsregio kun je in contact komen met de IND om afspraken te maken over inzet van een mobiel team. Je kunt ook mailen naar Oekraine.Ondersteuning@ind.nl.

Legalisatie van brondocumenten

Documenten uit Oekraïne moeten, in beginsel, worden voorzien van een apostille of worden gelegaliseerd. In het geval van Oekraïne mag hier onder de huidige omstandigheden van worden afgeweken. Deze uitzondering is van toepassing op deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Gebruik van niet-vertaalde brondocumenten uit Oekraïne

De vertaling van brondocumenten, zoals een geboorte – en huwelijksakte, door een beëdigd tolk/vertaler is bijna onmogelijk, omdat de vraag vele malen groter is dan het aanbod. Geadviseerd wordt nu – in tegenstelling tot eerdere berichtgeving - een Verklaring onder eed of belofte (VOE) te gebruiken voor de opname van burgerlijke staatgegevens. Als het document op een later tijdstip is vertaald, kan de procedure ‘Actualiseren bij een sterker brondocument’ uitgevoerd worden. Of als de akte afwijkende gegevens laat zien in vergelijking van de eerder afgelegde VOE, dan voert u een correctieprocedure uit.

NB: Twijfel je over het aangeleverde brondocument. Neem dan contact op met de Immigratie en Naturalisatiedienst. Twijfel je over het ID-bewijs of de reis- of verblijfsdocumenten neem dan contact op met de KMar.

De gemeente maakt geen onderscheid tussen Oekraïners met een biometrisch paspoort of met een paspoort zonder biometrie. Een binnenlandse identiteitskaart vermeldt ook de Oekraïense nationaliteit en kan dus ook gebruikt worden voor de vaststelling van de identiteit en de nationaliteit. Het bureau Documenten van de IND heeft toegezegd zo spoedig mogelijk informatie over Oekraïense documenten op te nemen in DISCS.

De gemeente hoeft niet te controleren wanneer de Oekraïner de grens van Oekraïne is overgestoken. Deze datum heeft geen invloed op de mogelijkheid om te worden ingeschreven als ingezetene in de BRP. Alle Oekraïners die melden uit Oekraïne te zijn gevlucht, kunnen in beginsel worden ingeschreven in de BRP als ingezetene.

Vanaf 12 mei worden Oekraïense staatsburgers en mensen die met een verblijfsvergunning in Oekraïne verbleven, met een nieuwe verblijfstitelcode, code 46, ingeschreven in de BRP. 

Code 46 geeft aan dat de ingeschrevene een beroep gedaan heeft op de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Deze richtlijn is Europees vastgesteld en zorgt ervoor dat de persoon in kwestie de beslissing op zijn of haar aanvraag in Nederland mag afwachten. Arbeid in loondienst is toegestaan.

Veel mensen zijn al ingeschreven in de BRP. Omdat op het moment van inschrijving de juiste verblijfstitel nog niet bekend was zijn zij ingeschreven onder verblijfstitelcode 30. Dit is gedaan om te voorkomen dat zij als illegaal worden aangemerkt.

Nadat code 46 is ingevoerd wordt ook voor hen die al voor 12 mei zijn ingeschreven in de BRP op de persoonslijsten code 30 vervangen door code 46. Dat zal geautomatiseerd gebeuren in het weekend van 14 en 15 mei.

Uiterlijk 1 mei levert RvIG op de reguliere manier de nieuwe code aan: via het netwerk en op publicaties.rvig.nl. De omschrijving van code 46 is: Vw2000 art 8, onder f en h, EU-richtl 2001/55, in proc art 28, arbeid loondienst
Deze nieuwe code moet vóór 12 mei ingevoerd zijn in je applicatie.

Afnemers van de BRP die geautoriseerd zijn voor verblijfstitels
De verblijfstiteltabel wordt uitgebreid met code 46. Deze uitbreiding kan gevolgen hebben voor de werking van je uitvoeringsprocessen.

Gemeenten als bijhouder van de BRP
Waar nu op de persoonslijsten van deze doelgroep code 30 voorkomt, wordt deze vervangen door code 46. Voor nieuwe inschrijvingen van deze doelgroep gebruikt de IND vanaf 12 mei direct de nieuwe code 46. Het aanleveren van de juiste codes gebeurt geautomatiseerd via Og11-berichten van de IND.

Inschrijving als niet-ingezetene in de Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is ongewenst, vanwege de verwachte verblijfsduur van meer dan 4 maanden. RNI-loketten moeten betrokkenen daarom verwijzen naar de gemeente waar zij verblijven voor inschrijving als ingezetene.