Het ambtshalve registreren van een persoon op een briefadres

Iedereen die rechtmatig in Nederland woont, moet ingeschreven zijn in de BRP. Bij voorkeur op een woonadres en anders een briefadres. Een briefadreshouder is iemand met een briefadres   Voor het aanvragen van een briefadres bij een gemeente is een geldige reden nodig. Dat kan in de volgende situaties:

• Je hebt geen woonadres volgens de Wet BRP (artikel 2.23 Wet BRP).
• Je verblijft in een penitentiaire instelling (gevangenis) (artikel 2.40 Wet BRP).
• Je verblijft in een psychiatrische instelling (artikel 2.40 Wet BRP).
• Je verblijft in een instelling voor kinderbescherming, opvang of beschermd wonen (artikel 2.40 Wet BRP).
• Het opnemen van een woonadres is om veiligheidsredenen niet wenselijk (artikel 2.41 Wet BRP).

De gemeente bepaalt of iemand in aanmerking komt voor een briefadres. De gemeente waar een briefadres wordt aangevraagd hoeft niet de gemeente te zijn waar je op dat moment verblijft. Een briefadres wordt aangevraagd in de gemeente waar het briefadres is.

Een briefadresgever stelt zijn/haar adres beschikbaar als briefadres. Niet iedereen kan briefadresgever zijn. Het moet een bestaand adres zijn van een natuurlijk persoon (iemand die in Nederland als ingezetene staat ingeschreven) of een instelling die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om op te treden als briefadresgever. Dat kan ook het adres van het gemeentehuis zelf zijn of een andere gemeentelijke locatie.

De briefadresgever moet ervoor zorgen dat post van de overheid (brieven of andere stukken, zoals een belastingformulier, stempas of dagvaarding) de briefadreshouder bereikt (artikel 2.45 Wet BRP). Daarnaast moet een briefadreshouder bereikbaar zijn voor de gemeente, om vragen te kunnen beantwoorden over het briefadres. Ook persoonlijk. Daarom kan een briefadres nooit een postbus zijn.

Iedereen die rechtmatig in Nederland woont, moet ingeschreven zijn in de BRP. Bij voorkeur op een woonadres en anders een briefadres. Het belang van een juiste registratie is dus dat een ingezetene ingeschreven wordt. Niemand moet tussen wal en schip vallen.

Daarnaast is een juiste registratie voor de burger van belang voor de correspondentie met de overheid en om aanspraak te kunnen maken op (adres‑gerelateerde) overheidsvoorzieningen. Wanneer gegevens ontbreken of niet correct zijn, kan het voorkomen dat een burger  ten onrechte geen gebruik kan maken van een voorziening.  

Nee, inschrijving in de BRP is gratis, ook als daarbij een briefadres wordt geregistreerd. Als iemand zelf geen briefadresgever kan vinden, moet de gemeente een briefadres ter beschikking stellen.

Een gemeente moet altijd binnen een redelijke termijn handelen. Die redelijke termijn ligt echter niet vast in regelgeving. Het is van belang dat iemand die verwacht langere tijd rechtmatig in Nederland te verblijven zo snel mogelijk wordt ingeschreven als ingezetene. Inschrijving is nodig om toegang te krijgen tot tal van overheidsvoorzieningen. Zonder inschrijving kan het voorkomen dat een burger ten onrechte geen gebruik kan maken van een voorziening, zoals een zorgverzekering. Ook een verhuisaangifte dient zo snel als mogelijk verwerkt te worden in de BRP.

Een ambtshalve inschrijving is een besluit van de gemeente dat valt onder de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Omdat hier bezwaar tegen kan worden gemaakt, dient het verzoek altijd schriftelijk gedaan te worden (schriftelijk voornemen en schriftelijk besluit). Artikel 3:41, tweede lid, van de Awb geeft de gemeente de mogelijkheid om het besluit tot ambtshalve inschrijving te publiceren. Dit gebeurt voornamelijk als toezending aan de belanghebbende niet mogelijk is.

Allereerst is het de bedoeling dat het briefadres in de Wet BRP wordt verduidelijkt en is de bevoegdheid tot het ambtshalve registreren van een briefadres gewijzigd in een wettelijke verplichting.

Als iemand in een gemeente verblijft maar geen woonadres heeft, is de gemeente vanaf 1 januari 2022 verplicht om iemand in te schrijven op een briefadres. Als iemand geen geschikte briefadresgever kan vinden, moet de gemeente zelf als briefadresgever optreden. Dat kan bijvoorbeeld het adres van het gemeentehuis zijn, maar ook een andere gemeentelijke locatie.
 

Nee, naast de voorwaarden die gelden op grond van de Wet BRP mag de gemeente geen voorwaarden stellen voor het toekennen van een briefadres. De voorwaarden kun je terugvinden bij de vraag ‘In welke gevallen kan een briefadres worden geregistreerd?’. ls aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan kan iemand geen aanspraak maken op een briefadres.

Ja, dat mag en is zelfs aan te bevelen. Bijvoorbeeld over het ophalen van de post en het verstrekken van inlichtingen over de verblijfplaats. Zo kan een gemeente in contact blijven met de briefadreshouder. Het niet nakomen van deze afspraken is echter op zichzelf geen grond voor uitschrijving (Vertrokken Onbekend Waarheen), dat kan pas als betrokkene onvindbaar is.

Als een briefadreshouder zich niet aan de afspraken houdt, is het belangrijk dat de gemeente nagaat wat hiervan de oorzaak is. De afdeling burgerzaken moet zelf het initiatief hiervoor nemen en onderzoek doen. Maatwerk en samenwerking met collega’s van andere afdelingen/domeinen is belangrijk. Niet alleen intern, maar ook extern (bijvoorbeeld familie, instellingen, politie, woningbouwcorporaties, Leger des Heils). Een goede binnen- en buitengemeentelijke samenwerking is van essentieel belang. Gemeenten mogen op grond van artikel 4:81 AWB beleidsregels vaststellen voor bevoegdheden die zij uitoefenen zoals het verstrekken van het briefadres. Deze regels mogen de wet, zoals de Wet BRP waarin het briefadres is vastgelegd, niet tegenspreken. Raadpleeg voor de juiste uitvoering/interpretatie van de wet BRP de circulaire briefadres. Het niet nakomen van deze afspraken is echter op zichzelf geen grond voor uitschrijving (Vertrokken Onbekend Waarheen), dat kan pas als betrokkene onvindbaar is.

Bij een aangifte van een briefadres zal een gemeente moeten vaststellen dat er geen woonadres is. Dit kan door het stellen van vragen aan de betrokkene. Er zijn geen regels over wanneer er voldoende bewijs is dat er geen woonadres is. Twijfelt de gemeente aan de verklaring, dan kan zij eventueel zelf onderzoek doen ter plekke. De gemeente mag vragen naar bewijsstukken waaruit de feitelijke verblijfsplaats blijkt. Als iemand rechtmatig in Nederland verblijft, dan mag een gemeente niet weigeren om hem of haar in te schrijven op een woon- of op briefadres.

Het uitgangspunt in de Wet BRP is dat de gemeente ingezetenen zo feitelijk mogelijk registreert met het adres waar zij verblijven. Dit betekent dat als er een woonadres is, dat woonadres geregistreerd dient te worden. Dit is alleen anders als een wettelijke uitzonderingsgrond geldt; bijvoorbeeld iemand verblijft in een psychiatrische instelling. Indien er meerdere adressen zijn, geldt, zoals bepaald in artikel 1 van de Wet BRP, dat het adres waar betrokkene naar verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten wordt gezien als het woonadres.

Ja, dit is mogelijk. Het college van burgemeester en wethouders dat ambtshalve overgaat tot het opnemen van een briefadres in de BRP kan bijvoorbeeld het adres van een instelling voor maatschappelijke opvang voor dak- en thuislozen kiezen. Een dergelijke instelling kan gevraagd worden om als briefadresgever te fungeren. Het is aan de gemeente om goede afspraken te maken met maatschappelijke organisaties en andere instellingen over hun verplichtingen als briefadresgever.

Nee. Bij de registratie van een briefadres gelden de voorwaarden voor inschrijving als ingezetene. Dit betekent dat de identiteit moet worden vastgesteld evenals het rechtmatig verblijf in Nederland. Kan de gemeente dat niet vaststellen, bijvoorbeeld omdat er alleen een melding van een derde is en er geen nadere inlichtingen worden verschaft, dan zal er geen inschrijving als ingezetene plaatsvinden en daarmee ook geen registratie van een briefadres.

Maak goede afspraken met de postkamer, zodat duidelijk is waar de post bewaard wordt. Sommige gemeenten hebben hier een speciale kluis voor. Maak tevens afspraken met de briefadreshouder, zodat de post op vaste momenten wordt opgehaald (bijvoorbeeld 1 keer per 2 weken).

Nee, er geldt geen minimale bewaartermijn voor deze post. Het briefadres is wel het formele adres waar, in ieder geval, de overheid brieven naar toe zal sturen. Het is dus belangrijk dat een briefadreshouder zijn post ook komt ophalen. Gebeurt dat niet, dan is het van belang contact te zoeken met de burger: waarom haalt iemand zijn post niet op, is er een ander adres dat meer geschikt is waar iemand wel bereikbaar is?

Het advies is om post te bewaren zolang het briefadres er is. Daarna (bijvoorbeeld na uitschrijving) zou de post retour gestuurd kunnen worden, zodat betreffende instantie weet dat post de burger niet heeft bereikt.

Hiervoor geldt geen wettelijke termijn. Een gemeente is vrij om te bepalen wanneer in een concreet geval een adresonderzoek nodig is.

Gemeenten zijn niet verplicht om de binnengekomen post op het briefadres vast te leggen in een postregistratiesysteem. Het staat gemeenten vrij om daarvoor te kiezen.

Het is niet de bedoeling om in de BAG een gebruiksdoel aan het gemeentehuis toe te voegen of het bestaande gebruiksdoel te wijzigen. Het toekennen van een nevenadres aan het gemeentehuis is alleen mogelijk als er meerdere relevante toegangen zijn waarvan een toegang wezenlijke betekenis heeft bij het aanduiden van het object, zoals een leveranciersingang.

De Wet BRP stelt dat als er een woonadres is, dat woonadres dient te worden geregistreerd en dus geen briefadres. Dit is alleen anders als een wettelijke uitzonderingsgrond geldt; bijvoorbeeld iemand verblijft in een psychiatrische instelling. Dit neemt niet weg dat in de praktijk situaties kunnen voorkomen waarin inschrijving met een woonadres, om welke reden dan ook, nadelige gevolgen heeft voor een burger. Het belang van inschrijving als ingezetene staat voorop. Vervolgens is het zaak dat onderzocht wordt waarom een burger in de knel komt als een woonadres wordt geregistreerd. Het is dan ook belangrijk om te onderzoeken of het probleem kan worden opgelost aan de zijde waar het zich voordoet. Bijvoorbeeld door een gedoogbeschikking voor bewoning op een vakantiepark op te stellen, zodat er alsnog inschrijving met een woonadres kan plaatsvinden. Ga hierover binnengemeentelijk het gesprek aan en benader als nodig RvIG voor ondersteuning in een concreet geval.

Eerst onderzoek je of de ingetrokken toestemming inderdaad afkomstig is van de briefadresgever. Als dit zo blijkt te zijn, wordt het briefadres in onderzoek gezet. De briefadreshouder wordt hiervan op de hoogte gesteld. Op dat moment wordt beoordeeld wat de situatie van de briefadreshouder is. Is een briefadres überhaupt nog van toepassing of kan betrokkene inmiddels ingeschreven worden met een woonadres? De vervolgactie is afhankelijk van de resultaten van dit onderzoek (inschrijving op een woonadres/inschrijving met een nieuw briefadres).

Zet het briefadres in onderzoek. Als een woonadres bekend is en gesteld kan worden dat betrokkene hier inderdaad woont, wordt de procedure ‘ambtshalve adreswijziging’ gestart (artikel 2.20 lid 2 Wet BRP). Wanneer het woonadres in een andere gemeente ligt, neem dan contact op met de desbetreffende gemeente.

Zolang aan de voorwaarden voor inschrijving op een briefadres wordt voldaan kan het briefadres blijven bestaan. De weigering van een aangeboden woning is op zich geen reden om het briefadres te beëindigen. Voor de BRP is alleen de feitelijke verblijfsituatie van belang.

Ja, een briefadres op het adres van de gemeente geldt als officieel adres in de BRP. De briefadresgever (in dit geval de gemeente) is verplicht om ervoor te zorgen dat de post de briefadreshouder ook daadwerkelijk bereikt. Indien de briefadreshouder onvindbaar is, zal hij niet worden ingeschreven op een briefadres.

Het is hierbij van belang om onderscheid te maken tussen twee situaties: aangifte en ambtshalve.

• Wanneer een burger zelf aangifte doet en een briefadres(gever) heeft, moet de gemeente waar dat briefadres zich bevindt voor de inschrijving zorgen. Zij kan dat niet weigeren onder verwijzing naar een centrumgemeente. Dit geldt nu al, door de wetswijziging verandert dat niet.
• Wanneer een burger zelf geen briefadres(gever) heeft, moet de gemeente waar hij zich meldt voor het briefadres zorgen. Een gemeente mag niet naar een andere gemeente verwijzen. Wel is het mogelijk dat de gemeente zelf in samenspraak met een andere gemeente een briefadres in die andere gemeente voorstelt aan de aanvrager

ier is van belang dat een gemeente alleen een adres kan registreren dat in de eigen gemeente ligt.

• Wat kan: gemeente A vraagt aan gemeente B (samenwerkingsgemeente) om persoon Y te registreren op adres X in gemeente B. Gemeente B is dan de gemeente van inschrijving. Aandachtspunt: burger mag niet van kastje naar muur gestuurd worden. Het doorverwijzen naar een andere gemeente kan wel, maar alleen in overleg met die gemeente en e.e.a mag er niet toe leiden dat burger überhaupt niet ingeschreven wordt.
• Wat kan niet: gemeente A registreert voor persoon Y adres X dat in gemeente B (samenwerkingsgemeente) ligt.

De gemeente waar iemand verblijft, zorgt voor de inschrijving op een woonadres. Alleen als er geen woonadres is, kan een briefadres worden geregistreerd (waar persoon zich meldt).

Het gaat niet altijd om een datalek. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je dit nagaan en kijken of het verplicht is dit te melden.