Veelgestelde vragen over de inschrijving van Oekraïners in de BRP

Ja, als zij in Nederland verblijven moeten zij zich laten registeren. Maar gezien de situatie waarin zij zich bevinden, wordt de verplichting tot registratie binnen 5 werkdagen na aankomst, niet gehandhaafd.

Ja, als een Oekraïner aangifte doet van verblijf en adres schrijft de gemeente deze persoon zo snel mogelijk in.

Ja, dat mag. De Oekraïense ambassade geeft dit document uit als een tijdelijk bewijs van identiteitsvaststelling. Alleen certificaten met foto, handtekening en twee stempels mogen worden geaccepteerd. Dit document is door Bureau Documenten van de IND ook in DISCS opgenomen.

Ja, dat mag. Je wordt geadviseerd hier coulant mee om te gaan. Wel moet kunnen worden vastgesteld dat de gezichtsopname op het document overeenkomt met de persoon die aangifte doet van verblijf en adres.
Let op: Het interne paspoort dat voor 2016 is uitgegeven is vaak tweetalig Oekraïens en Russisch en handgeschreven. De naam van de houder komt niet in het Latijnse schrift voor, waardoor dit voor voor ons niet zonder meer leesbaar is.
Als het document niet vertaald kan worden, dan kan de persoon het beste een certificaat van identiteitsvaststelling aanvragen. Sinds 7 maart 2022 geeft de Oekraïense ambassade in Den Haag certificaten van identiteitsvaststelling uit aan Oekraïners die het land hebben verlaten zonder reisdocumenten.
Oekraïners kunnen dat certificaat aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 uur op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Het document wordt dan in de regel dezelfde dag ’s middags afgegeven. De ambassade verzoekt Oekraïners om voor hun komst naar Den Haag de aanvraag online aan te melden: https://nl-ukraine.nalog.nl/nl-ukr-cert/ (in het Oekraïens).
[NB: het betreft vooral volwassen Oekraïners, omdat het document werd uitgegeven aan personen van 14 jaar en ouder en dit in 2016 is vervangen door de ID-kaart op creditkaartformaat. Het is in omloop bij mensen die niet vaak naar het buitenland reisden en die dus niet beschikken over een Oekraïens reisdocument]

Nee, dat hoeft niet. Normaal gesproken wordt een document dat is afgegeven door de Oekraïense ambassade in Den Haag gelegaliseerd door het Consulair Dienstencentrum van Buitenlandse Zaken. Echter, in deze crisissituatie kunnen gemeenten direct het certificaat gebruiken voor de vaststelling van de identiteit en bepaling van de nationaliteit en kunnen er gegevens voor de BRP-inschrijving aan worden ontleend. Een voorbeeld van het certificaat is opgenomen in DISCS.

Ja, dat is voldoende.

Nee, het paspoort met het bijgeschreven kind is geen bewijs van de familierechtelijke betrekking tussen de houder van het paspoort en het bijgeschreven kind. Als er geen andere documenten voor handen zijn, zal er voor de relatielegging in de BRP nog een VOE nodig zijn.

Ja, zowel de identiteit als de nationaliteit kunnen uit dit document herleid worden.

Wel moet kunnen worden vastgesteld dat de gezichtsopname op het document overeenkomt met de persoon die aangifte doet van verblijf en adres. De Oekraïense nationaliteit blijkt uit het opschrift ‘Paspoort van een burger van Oekraïne’ dat is voorbedrukt in het Oekraïens onder de Oekraïense vlag op de binnenkant van de omslag van het paspoortboekje. Het document moet wel vertaald worden. De hulp van een beëdigd tolk/vertaler heeft de voorkeur, maar kan in deze situatie met hulp van mensen die de taal machtig zijn, vertaald worden.

Let op: Omdat namen in het Oekraïens en Russisch van elkaar kunnen afwijken, mogen de geslachtsnaam en voornamen alleen worden ontleend aan pagina 1 van het document, waarop deze in de Oekraïense taal staan. Deze vertaling neemt u op in een VOE en wordt hier dus gebruikt als vertaling van het binnenlands paspoort.  Als het document niet vertaald kan worden, dan kan de persoon een certificaat van identiteitsvaststelling aanvragen bij de ambassade.

Online vertaaldiensten van bijvoorbeeld Google kunnen gebruikt worden om in algemene zin de strekking van de aangeboden documenten vast te stellen. Voor het voor het omzetten (transliteratie) van geslachtsnaam en voornamen vanuit niet-Europees schrift is Google translate ongeschikt, daarvoor is de ICAO-standaard aangewezen.

Geadviseerd wordt hier Oekraïne op te nemen, ook als persoon via een ander land Nederland is binnengekomen. Een ander land is op zich niet fout, maar vergeet dan niet om bij de registratie van derdelanders wel OEK bij de documentgegevens van nationaliteit op te nemen, zodat de IND deze groep herkent.

Nee, dat kan niet. Wel kan het rijbewijs (het model waarin de persoonsgegevens ook in Latijnse letters staan vermeld) gebruikt worden voor het vaststellen van de gegevens, zoals de namen, als persoon een Oekraïens identiteitsbewijs overlegd dat in het cyrillisch is opgesteld. Er mag dan geen twijfel bestaan over de identiteit.

Deze naam vul je in bij de voornamen (element 02.10).

Nee, het uitkeren van leefgeld is in de regelgeving door het ministerie van Justitie en Veiligheid juist bewust niet gekoppeld aan de inschrijving in de BRP, omdat ook mensen die nog niet ingeschreven zijn, leefgeld moeten kunnen krijgen.

Bij de uitkering van het leefgeld is het dus niet van belang of een opgevangen persoon uit Oekraïne wel of niet is ingeschreven in de BRP.

Als je als afnemer geautoriseerd bent voor de ontvangst van spontane mutaties en een afnemersindicatie op de persoonslijst hebt geplaatst, ontvang je van de wijziging een Gv01 bericht. In dat bericht staat de oude en de nieuwe verblijfstitelcode.

Als iemand zegt de Oekraïense nationaliteit te hebben, maar niet of onvoldoende gedocumenteerd is en de gemeente kan de identiteit of nationaliteit niet vaststellen, dan kan je deze persoon verwijzen naar de Oekraïense ambassade. De consulaire afdeling kan de persoon verifiëren en een certificaat afgeven waarop een foto van de persoon is bevestigd en waarin de identiteit en nationaliteit wordt bevestigd. Een voorbeeld van dit document is in DISCS te vinden.

Oekraïners kunnen dit document aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Op basis van dit certificaat kan de gemeente de identiteit en Oekraïense nationaliteit vaststellen en kan alsnog de inschrijving in de BRP plaatsvinden.

Ja, het Oekraïens nationaliteitsrecht kan hierbij worden toegepast waarbij er van wordt uitgegaan dat de ouders de Oekraïense nationaliteit hadden toen de kinderen geboren werden. De documentomschrijving in categorie 04 kan leeg gelaten worden.

Ja, een verklaring onder ede mag worden gebruikt om de afstammingsrelatie te leggen. Het maakt hierbij niet uit of de kinderen de Nederlandse of Oekraïense nationaliteit hebben. De afstamming moet wel buiten Nederland zijn ontstaan door geboorte.

Ja, een verklaring onder ede mag worden gebruikt om de relatie vast te leggen. Het maakt hierbij niet uit of de personen de Nederlandse of Oekraïense nationaliteit hebben.

Ja, personen moeten worden geregistreerd met het adres waar zij feitelijk verblijven. Gemeenten mogen naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de derdelanders inschrijven. Het is belangrijk voor gemeenten om deze doelgroep te kunnen onderscheiden. Het gaat om personen die:

• een andere nationaliteit bezitten dan de Oekraïense;
• hun identiteit en nationaliteit kunnen aantonen;
• kunnen aantonen dat zij op 23 februari 2022 in het bezit waren van een geldige (tijdelijke of permanente) Oekraïense verblijfsvergunning.

Dan wordt het adres van de sporthal of noodopvang geregistreerd.

De gemeente waar iemand verblijft, zorgt voor de inschrijving met een woonadres. Alleen als er geen woonadres is, kan een briefadres worden geregistreerd door de gemeente waar dat briefadres zich bevindt.

(Als de gemeente zorgt voor een briefadres, omdat deze persoon geen briefadresgever heeft, dan regelt de gemeente waar de persoon zich meldt een briefadres.)